Qu'en est-il de l'archivage des s?

Dimension: px
Commencer à balayer dès la page:

Download "Qu'en est-il de l'archivage des Emails?"

Transcription

1 OPUS Conseils le 20 Janvier 2014 Qu'en est-il de l'archivage des s? Bonnes Pratiques et Recommandations POUR UNE APPROCHE «INTÉGRÉE» DE L ARCHIVAGE DES S L archivage des s continue de soulever les mêmes questions et interrogations de la part des dirigeants des Entreprises. Pourtant, dans le même temps, les DSI sont quotidiennement accaparées par les problématiques de gestion opérationnelle des Boites aux Lettres et celle de l augmentation exponentielle des volumétries. Ce document propose et argumente une démarche globale et intégrée pour aborder les différents aspects, organisationnels, juridiques et opérationnels de cette question, afin de mettre en place une solution efficace de gestion et d archivage des s. Les chapitres 1 à 3 font le point des besoins, contraintes et exigences juridiques qui s imposent et justifient la mise en œuvre d une démarche d archivage des s. Les Chapitres 4 et 5 décrivent les recommandations et bonnes pratiques pour organiser et conduire un tel projet. OPUS Conseils, du groupe OPUS Technologies Int., est depuis 1991 une société de conseil dont les missions portent sur l accompagnement et la conduite des projets de Dématérialisation des Documents, des Archives, des Données, des Processus et des s. Vous pouvez nous retrouver sur OPUSConseils_ArchivageDes s_23Juin2014JLh.docx Page 1 / 15

2 1. INTRODUCTION Les messageries électroniques prennent en charge l essentiel sinon la totalité des échanges d informations sous forme dématérialisée entre l Entreprise et l ensemble de ses différents interlocuteurs : Clients, Fournisseurs, Partenaires, Administration, et souvent l unique moyen de communication interne. Situation paradoxale et fragile dans la mesure où le moindre dysfonctionnement de la messagerie aura des impacts très importants et où une variation des temps de réponse sera ressentie comme une contrainte insupportable par l ensemble des utilisateurs. Dans un contexte de dématérialisation 1 croissante, la messagerie est donc la première application à ressentir les effets de cette augmentation incessante et exponentielle des informations et données générées, échangées, partagées (+60% par an). L objet de ce document est d analyser les différents arguments, justifications et approches possibles pour aborder cette question. Les pratiques actuelles utilisent essentiellement des solutions de Gestion et de Sauvegarde qui ne traitent la question que sous l aspect de l efficacité opérationnelle des messageries, mais évitent la question de la conservation des s, en particulier en raison des aspects juridiques qui restent mal maitrisés et peu clairs pour la plupart. Cette situation n est ni satisfaisante ni acceptable compte tenu des quantités d informations échangées et véhiculées par les messageries et de l accroissement des exigences qui portent sur toutes les entreprises, en matière de traçabilité et de transparence de l information. Les messageries sont mécaniquement de plus en plus utilisées pour véhiculer des informations 2, des documents. Le corps des s contient en définitive peu d informations à caractère professionnel (acter une décision, fournir des précisions, quelques données). L essentiel des informations sont formalisées dans des contrats, des bons de commandes, des rapports, des factures, qui renvoient donc à la nécessité d une Politique Documentaire et d Archivage, et donc à celle de recourir aux outils de Gestion et d Archivage des Documents 3. La démarche et les bonnes pratiques recommandées dans notre document partent de ce constat : l information à caractère professionnel est portée dans des documents typés, identifiés, contractuels, pour lesquels une gestion et un archivage sont nécessaires et totalement justifiés. La messagerie doit être considérée comme un moyen de transport et ne peut constituer un moyen de gestion et de conservation de l information. De ce fait, seule une approche globale et intégrée de la gestion et de la conservation des informations, quelle que soit leur origine, est possible pour consolider et adresser les besoins et enjeux, mutualiser les moyens. Compte tenu des technologies et des solutions existantes, cette démarche ne pose pas de problème technique particulier. Les solutions existent. En revanche, en termes d organisation, de mise en œuvre et de bonnes pratiques, la démarche justifie une attention particulière. Restent les s à caractère personnel, pour lesquelles les exigences juridiques et les enjeux peuvent être clairement affichés selon les recommandations de la CNIL : identifier les messages à caractères personnels, informer les acteurs, supprimer les messages au-delà des durées réglementaires ou légales 1 Dématérialisation au sens large, c est-à-dire ensemble des pratiques d utilisation de l information sous une forme nativement électronique. 2 Fichiers en pièces jointes des s, que seul le contenu permet d identifier en complément 3 Et aux outils de type Workflow (ou parapheur électronique) qui sont particulièrement destinés à tracer les choix et décisions ou à la circulation formalisée des documents OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 2 / 15

3 2. LE CONTEXTE ACTUEL EN MATIÈRE DE GESTION DE L INFORMATION ET DES S Les sources d informations dans les Entreprises peuvent schématiquement être présentées comme réparties entre les différents environnements et outils que sont : la messagerie, les espaces partagés en réseau, les applications métiers et leurs bases de données, les sites Web internes, les bases documentaires (quand elles existent). Pour chacun de ces environnements, les conditions de mise en œuvre, de gestion et d administration, d alimentation, sont différentes, comme les entités Métiers, MOA ou MOE qui en ont directement la responsabilité. En revanche, toutes ces informations se retrouvent, d une manière ou d une autre sur des infrastructures de stockage communes, sous la responsabilité des DSI. Pour chacun de ces environnements, les règles et pratiques d utilisation courantes seront très variables : soit totalement individuelles et personnelles, avec très peu de contraintes (messagerie, espaces partagés), soit totalement formalisées et respectueuses des procédures métiers et des exigences opérationnelles (Applications Métiers, Bases Documentaires). Laisser un peu d espace de liberté aux utilisateurs peut être une bonne manière pour solliciter leur sens de l initiative et leur réactivité (cela renvoie au développement de la micro-informatique dans les années 80-90). Cependant la contrepartie de cette «liberté» est la multiplicité et la redondance des sources et copies qui dans un contexte de forte augmentation des informations numériques conduit à des situations difficiles pour les DSI. Cela est particulièrement vrai et dramatique entre Messagerie et Espaces Partagés qui relèvent tous deux de pratiques individuelles et où la redondance des sources est la plus forte 4. Pour chacun de ces environnements les approches pour réduire la multiplicité des sources et améliorer l efficacité opérationnelle restent très cloisonnées : les outils complémentaires des messageries selon des approches de type Sauvegarde et Restauration, voire avec déduplication des sources les outils de migration de type HSM (ou réplication CLOUD) pour les espaces de stockage partagés, également avec potentiellement déduplication des copies les outils de sauvegarde traditionnelle pour les applications métiers et leurs bases de données, les espaces partagés et personnels, là encore avec déduplication à postériori. Dans ce paysage, seules les approches relevant de la Gestion et de l Archivage des Documents introduisent une véritable démarche transversale et commune en faveur d une source unique d information et d une déduplication à la source des copies, capable de lutter efficacement contre l accroissement des volumétries de stockage nécessaires. Ce constat conduit naturellement à recommander une approche intégrée de la gestion des s, c'est à dire commune avec les autres sources d informations, et conduisant à l application de règles et pratiques efficaces à tous points de vue : organisationnel, juridique, opérationnel et technique. 4 Les études montrent que plus de 80% des Pièces Jointes des s sont également présentes dans les Espaces Partagés. Une gestion efficace des objets et des sources peut donc faire gagner 50% des espaces disques correspondants. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 3 / 15

4 Les systèmes de messagerie ne sont pas adaptés aux règles usuelles en matière d archivage. Les messageries sont avant tout des moyens de transport. Elles ne sont pas conçues pour la gestion et la conservation collective de l information, même si leurs modes actuels de fonctionnement en font au moins temporairement au niveau du poste de travail un mode informel, décentralisé et non administré, ni sécurisé de conservation de l information. Pour y remédier les pratiques actuelles utilisent essentiellement des solutions de Gestion et de Sauvegarde qui ne traitent la question que sous l aspect de l efficacité opérationnelle des messageries, mais évitent la question de la conservation des s, en particulier en raison des aspects juridiques qui restent mal maitrisés et peu clairs pour la plupart. Les pouvoirs de destruction et les délais de conservation sont généralement laissés à la fantaisie des utilisateurs. Les mesures à prendre en cas de changement de responsabilités entre les agents ou services d une même entreprise ne sont ni explicitées, ni contrôlables. La garantie qu un document considéré comme définitif ne sera pas modifié par la suite n est pas assurée. Rien d autre que des analyses presque exhaustives des enregistrements informatiques retrouvés n est prévu pour faire des recherches ultérieures. Rien non plus en ce qui concerne l obsolescence et l évolution des supports informatiques utilisés. Cette situation n est ni satisfaisante ni acceptable compte tenu des quantités d informations échangées et véhiculées par les messageries et de l accroissement des exigences qui portent sur toutes les entreprises, en matière de traçabilité et de conservation de leurs données. La Sécurisation des Données, des s et des Documents. La définition et l'exploitation des infrastructures de stockage des données sont de plus en plus complexes et riches de solutions techniques : depuis les disques rapides SSD jusqu'aux Services WEB Amazon S3! Les principes et mécanismes de Sauvegardes traditionnellement utilisés pour sécuriser les données opérationnelles "sur bandes", ont été reconduits avec des pratiques de Sauvegardes de Disques à Disques ou de Disques à Cloud. Mais en définitives, elles peinent à répondre aux enjeux de la sécurisation : déduplication à la source, déduplication des blocs, compression, et elles s'avèrent moins efficaces que les principes et les pratiques d'archivage qui distinguent définitivement les contraintes opérationnelles de la pérennisation des données. Appliquées aux s, le constat est similaire, seule les pratiques d'archivage seront efficaces pour organiser durablement la conservation des données. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 4 / 15

5 3. LES EXIGENCES LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES Aux termes de l article L du Code du patrimoine, les «archives» sont l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité. Selon les juristes, il n existe aucune disposition légale qui imposerait des durées de conservation pour les correspondances individualisées, les S, professionnels ou personnels. Comme pour toutes les autres sources d informations sous forme électronique, la conservation des courriers peut s avérer nécessaire à des fins de preuve ou commencement de preuve, voire à titre patrimonial, dans le cadre des contrôles externes ou internes qui s imposent aux Entreprises, aux établissements financiers en particulier, ou bien au titre de l administration électronique. La durée de conservation des courriers ne peut être déterminée qu en fonction du contenu du message, de l objet du courrier, mais également des pièces jointes (fichiers) attachées au courrier. De ce fait la «mécanique» d archivage va être plus difficile à mettre en œuvre dans la mesure où les messageries ne fournissent pas de métadonnées permettant d identifier cela, contrairement aux outils documentaires (GED, ECM, SAE), dont c est la principale fonctionnalité. Ce constat conduit à devoir mettre en place des pratiques d archivage des s qui seront : soit «A la Demande» sur initiative personnelle des utilisateurs, soit «Automatique» sélectivement et avec filtres sur des BAL particulières, fonctionnelles, Soit «En Continu» globale et automatique pour archiver tout contenu d une ou plusieurs BAL. Cette dernière pratique est qualifiée aux US d archivage «LEGAL» en rapport avec la loi Sarbanes-Oxley (SOX 5 ) qui impose une traçabilité et une transparence aux Entreprises Américaines ou Internationales ayant une filiale américaine. Cette qualification «LEGAL» est très différente des exigences légales ou réglementaires exprimées en France ou en Europe par «Archivage à Valeur Probante» et qui relèvent des modifications du Code Civil en Mars 2000 et de l application des principes traditionnels de l Archivistique. «La conservation de documents à des fins probatoires nécessite le respect de certaines exigences légales, qui se traduisent notamment par des exigences techniques. Ces exigences s appliquent aussi bien en droit privé qu en droit administratif car, si en droit administratif la preuve est libre, il faut néanmoins emporter l intime conviction du juge.» 6 Pour ce qui est des messages à caractères personnels produits et échangés dans l environnement professionnel, la LCEN (Loi n du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique) ne distingue pas entre courrier électronique professionnel et privé. L utilisation de la messagerie électronique professionnelle pour envoyer ou recevoir un message à caractère personnel est un usage généralement et socialement admis. Afin que le courrier électronique soit identifié comme personnel, il doit comprendre dans son objet la mention «privé» ou «personnel». 5 Avec les équivalents LSF en France et BALE II en Europe 6 Bensoussan FEDISA 2008 OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 5 / 15

6 Concernant l archivage des documents ou s contenant des données personnelles, la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978 s applique : «L'informatique doit être au service de chaque citoyen. Son développement doit s'opérer dans le cadre de la coopération internationale. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques.» Les directives de la CNIL imposent aux entreprises différentes exigences : informer les personnes concernées par le traitement de leur identité des finalités poursuivies par le traitement, des destinataires des données, sous peine de sanctions pénales, fournir un droit d accès et de rectification des données archivées s assurer que les moyens d archivage employés sont de nature à exclure manifestement tout risque d atteinte à la vie privée des personnes concernées conserver les données à caractère personnel archivées sous une forme permettant l identification des personnes concernées pour une durée n excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées (article 6-5 de la loi de 1978) sous peine de sanctions pénales (droit à l oubli). Au final, si rien en termes juridiques n est strictement exigible et applicable aux s, en revanche, les exigences légales, réglementaires et patrimoniales s appliquent aux documents (au sens large de l article L du Code du patrimoine) échangés qui transitent par la messagerie, voire aux corps des s eux-mêmes. Ce constat renforce la démarche présentée au chapitre précédent, de consolider et mutualiser les mécanismes d archivage selon une approche dite «documentaire» dans la mesure où les profils d archivage (typologie, durée, sort final) s appliquent à des documents typés parfaitement identifiés, signés ou non et pour lesquels les exigences traditionnelles peuvent être facilement identifiées et donc appliquées. 4. LES SOLUTIONS DU MARCHÉ Le tableau suivant compare 3 solutions pour le traitement ou l archivage des s : 2 solutions US et une solution Française, particulièrement représentatives. Nom de la société ARKHEOS SYMANTEC EMC Nom du produit Fonctionnalités Solution SAARK (Système d'archivage ARKHEOS) Solution ENTERPRISE VAULT (EV) Fonctionnalités Solution SOURCE 1 Environnement Solution sous Windows Solution sous Windows Solution sous Windows Annuaires supportés AD, OPEN LDAP AD AD Archivages supportés Messageries supportées en archivage Serveurs de fichiers supportés en archivage Systèmes de Gestion de Bases de Données supportées en archivage Architecture logiciel et matériel Messagerie (ARKMAIL), Fichiers (ARKFILE), Base de Données (ARKSQL), Web/GED (ARKWEB) Exchange (2003, 2007, 2010, 2013) - CYRUS IMAP CIFS Oracle, SQLServer, PostgreSQL Messagerie, Fichiers, SharePoint Exchange (2003, 2007, 2010, 2013), LOTUS Messagerie Exchange (2003, 2007, 2010, 2013), LOTUS OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 6 / 15 CIFS Architecture logiciel et matériel Bases de Données de l'archiviste PostgreSQL (Open Source), SQLServer. 3 bases minimum SQLServer. 3 bases

7 du SAE SQLServer. Une Base unique. + 2 par VaultSore. Scallabilité Sauvegarde Possibilité Haute Disponibilité Archiveurs multiples répartis avec mode Parent-Enfant, en multithreads réglables,support des IIS multiples et répartis, ARKSTORE multiples Sauvegarde BDR intégrée. La sauvegarde d'entreprise ne voit que des fichiers plats. Oui, serveurs archiveurs multiples Parent-Enfant, cluster SQL, ferme NLB (portail IIS) Archiveurs multiples. Sauvegarde BDR et sauvegarde VaultStore Avec VERITAS Archiveurs multiples. Sauvegarde BDR et sauvegarde Archives ROLL BACK (restauration) Intégral et granulométrique Partiel Oui Archivage de messagerie Exchange Import des fichiers PST (recherche via l AD, automatisation) Partiel en standard ou automatisé avec APM Archivage de messagerie Exchange Support complet d OWA Oui Oui Oui Dédoublonnement Oui totale avec compression. Gain 70%. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 7 / 15 Oui Partiel par VaultStore Stubbing Oui Oui Support archive poste nomade (synchro Offline) Oui (Outlook 2007, 2010, 2013), Windows8 Archivage sur demande Oui Archivage ordonnancé Oui Oui Oui Archivage continu des BAL journal Oui Oui Oui Archivage des contacts et calendriers Consultation des archives Oui Oui Oui Oui Oui Consultation des archives Par le navigateur Outlook Oui Oui Oui Par le navigateur Explorer Oui Oui Oui Par un navigateur indépendant Détermination de sa politique d'archivage par l'utilisateur Oui (SWA) indépendamment de la messagerie ou des serveurs de fichiers Détermination de sa politique d'archivage par l'utilisateur Périodicité Oui avec AUE Dossiers Oui avec AUE Age du courriel ou du fichier Oui avec AUE Enrolement automatique dans l'archivage à partir d'un ajout AD Archivage des Bases de Données Oui en standard ou avec AUE pour politique d'archivage individuelle Archivage des Bases de Données Format d'archivage SQL SIARD (XML compressé) Archivage des journaux transactionnels de BDR Archivage des fichiers Oui. Archivage des fichiers Archivage sur demande Oui Archivage ordonnancé Oui Oui Oui Versionning d'archivage Oui Indexation de contenu et recherche FULL TEXT Indexation de contenu des archives Oui, séparée de l'archivage (ARKINDEX) Indexation de contenu et recherche FULL TEXT Oui en même temps que l'archivage Oui, séparée de l'archivage

8 Moteur d'indexation LUCENE (Open Source) VIVISSIMO (Propriétaire) Propriétaire Nombre d'extensions reconnues voir LUCENE?? Ordonnancement possible Oui Oui Génération de logs d'erreur Portail pour navigateur d'archive mutualisé pour les archiveurs Gestion des archives Gestion des archives Administration de la solution Gestion des rapports Scellement des archives Support des matériels d archivage Taux d'erreur disponible avec ARKMAN SWA SAARK WEB ACCESS : recherche FULL TEXT transverse pour les archiveurs (mails, files, pages web) Oui avec ARKMAN (Analyses avec rapports, migrations média et format, scellement, vérification cohérence et intégrité des archives, purges taxonomiques, gsetion des archives OFFLINE, Gestion des catalogues d'externalisation des médias, ediscovery) Console d'archivage, console de gestion des archives Oui avec ARKMAN (rapports d'états, rapports d'évolution, rapports statistiques, rapports de facturation) Oui (NF Z42013) Optique et ISO avec recherche sur le média Partages réseaux, Nearline, VTL, OFFLINE, Cloud. Gestion des archives Partielle: purge uniquement sur date Partielle: purge uniquement sur date Support des archives offline Oui Vérification de l'intégrité et de la cohérence des archives Oui Formats d'archives supportés HSM, ODA HSM HSM Possibilité de recherche FULL TEXT globale sur la messagerie (ediscovery) Oui Oui Oui Possibilité de tris taxonomiques Oui Possibilité de migration de formats Oui Possibilité de déplacements totaux ou partiels des archives Gestion des catalogues de média externalisés Oui Oui Ce comparatif met en évidence les distinctions entre les différentes approches : Les solutions SYMANTEC et EMC sont principalement orientées sur le marché de l Archivage «LEGAL» au sens de la loi américaine US «SOX» avec des mécanismes complets, mais dédiées aux messageries, et parfaitement adaptées pour une approche verticale restreinte aux s, aux BAL, aux Journaux. La Solution Française SAARK d ARKEOS, ainsi que quelques autres solutions ECM du marché 7, proposent une approche transversale capable d appliquer des Profils d Archivage sur des Sources variées : s, Fichiers, WEB/GED, Base de Données, selon le modèle de la norme OAIS ISO ECM Entreprise Content Management disposant de «Connecteurs» vers Exchange ou Notes, tel EVER TEAM, OPEN TEXT, 8 Le modèle OAIS préconise une indépendance du Dispositif d Archivage afin de garantir la Pérennité et l Autonomie des Archives OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 8 / 15

9 Dans le schéma ci-dessous : Les «Archiveurs» sont les différents mécanismes ou Connecteurs pour collecter les Archives depuis les environnements «Producteurs». L «Archiviste» est le composant du Dispositif d'archivage Électronique qui prend en charge les différentes sources, gère les cycles de vie et les durées de conservation, délivre les restitutions. Une telle approche permet de réconcilier les différentes exigences et contraintes : Organisationnelles : mise en place de règles et de pratiques effectivement applicables relevant d une Politique de Gestion des Documents et des Archives unique et large sur le modèle, d un seul Référentiel Documentaires et d un jeu unique de Profils d Archivage. Fonctionnelles et Techniques : capacité d identifier avec des métadonnées les sources versées, de mise en place d une gestion des cycles de vie des Archives des lors qu elles ont été versées et qu elles sont prises en charge. Opérationnelles : la véritable efficacité de la déduplication ne peut être atteinte que si l ensemble des sources sont prises en compte et en particulier entre Messagerie et Espaces Partagés., ce que seule une approche globale et intégrée permet. Règlementaires et Normatives : avec l application des recommandations des 3 normes essentielles qui sont : o la Norme ISO sur le Records Management et la mise en œuvre d un SAE o la Norme NF Z pour les processus de versement et de traitement o la Norme ISO OAIS pour l architecture du Système d'archivage Électronique OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 9 / 15

10 5. LES BONNES PRATIQUES ET RECOMMANDATIONS Les 3 chapitres précédents (Pratiques et Enjeux Aspects Juridiques Solutions du Marché) démontrent l opportunité d une approche fonctionnelle et organisationnelle globale et intégrée de la gestion et de l archivage des s : Globale : pour relative à une Politique de Gestion des Documents et des Archives commune à l ensemble des sources d informations et relevant du Records Management Intégrée : pour justifier la mise en œuvre d une infrastructure d archivage, selon le modèle OAIS qui sera intégrée aux différentes infrastructures sources de Messagerie, de Stockage, de Base de Données, de Gestion Documentaire du Système d'informations. Les enjeux d une telle approche portent sur la capacité de mutualiser et simplifier les processus, les moyens techniques et ainsi d obtenir une plus grande efficacité opérationnelle par la réduction des volumétries (déduplication 9 large) et la mise en place de pratiques courantes communes et collectives, non sujettes aux aléas des contextes propres aux utilisateurs. Une Démarche de type «Records Management» «En amont des questions techniques, du choix des solutions, et comme pour tout projet de dématérialisation, la mise en œuvre doit être précédée d une définition et d une évaluation du dispositif cible d archivage des s, avec un descriptif des enjeux et des exigences, prise en compte, des pratiques d utilisation, des règles de gestion. Si l Entreprise dispose déjà d une «Politique de Gestion de Documents et des Archives 10», d une organisation pilotée par un «Records Manager», et d une infrastructure de Gestion Documentaire et d Archivage, il restera à définir les Bonnes Pratiques et le plan de déploiement de ces pratiques. Faire un état des lieux papiers, courriels, fichiers, mais aussi des responsabilités! Pour ce qui est du papier la question est en général connue et maîtrisée par les règles en usage dans les secrétariats centraux des entreprises. Il en va de même pour tous les documents se situant dans l environnement des services de comptabilité, gestion de stocks, commandes, expéditions, facturations qui sont eux liés à l informatique de gestion. En revanche s agissant de la bureautique trois problèmes se posent : la nature personnelle ou professionnelle des documents électroniques, leur localisation et leur volume. Le premier problème trouve sa solution dans les règles juridiques et administratives à fixer au personnel en matière d usage à des fins personnelles des matériels de bureautique de l entreprise. Le deuxième et le troisième supposent généralement l emploi d outil d analyse des postes de travail pour y détecter en nature, nombre et volume les fichiers de sauvegarde de messages (PST) et les autres fichiers générés par les différents outils de la bureautique (traitements de texte, tableurs, gestionnaires d images ou de sons ). Pour ce qui est des responsabilités, il convient de déterminer quels sont les «possesseurs» des documents de l entreprise et quels sont ceux qui ont des droits d accès sur ces documents et également de mettre en place des procédures permettant de prendre en compte la mobilité des personnes. 9 Déduplication d un même document entre les différentes sources Messagerie, Fichiers, GED par exemple. 10 GDA transcription des recommandations de la norme de Records Management ISO OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 10 / 15

11 Les Spécificités des s L archivage des s se prête particulièrement bien à la mise en œuvre de processus automatisés de versement et d archivage électronique : source électronique, formalisme standardisé et structuré, capacité d identification via les champs et métadonnées des s, En revanche, d autres caractéristiques justifient une réflexion et une adaptation des pratiques actuelles et des organisations. Parmi les problématiques spécifiques des messageries électroniques d entreprise, la première réside dans l usage individuel qui en est fait et dans le fait qu un Courriel pourra être une propriété commune à plusieurs entités : un émetteur vers une adresse interne à l entreprise, qui est soit un employé, soit une BAL de service, soit une autre entreprise. un ou plusieurs récipiendaires (to : et cc), qui sont, si le courrier n est pas destiné à une autre entreprise, des employés en intranet la société (en particulier si elle est externe) qui fournit le service de messagerie Il en résulte une très grande variété de situation et de nature/contenu d , comme d interlocuteurs impliqués internes, externes. Formaliser les Processus Métiers afin d automatiser les mécanismes d archivage Cette situation conduit à devoir identifier et définir précisément Quels s sont éligibles pour Quelles Pratiques (automatisées ou non), Quelles Règles/Exigences applicables et restreint le champ d application aux seuls échanges : qui pourront être formalisés avec l usage de BAL Fonctionnelles (usage et contenu définis), adressés ou émanant d Interlocuteurs identifiés, Internes ou Externes, soit selon des processus identifiés. Ces cibles pourront faire l objet de processus d archivage dits «automatisés», attachées aux BAL Fonctionnelles avec filtres et critères portant sur les clés d indexation des s. Comme pour la gestion des espaces de stockage partagés, mis à la disposition des utilisateurs, pour lesquels de simples règles de nommages et de classement restent le plus souvent inefficaces, les règles et bonnes pratiques pour la gestion des s relèvent d une réflexion sur les procédures métiers, les rôles des utilisateurs et le formalisme des échanges. À titre d exemple, les besoins de collaboration interne, ne relèvent pas nécessairement des échanges par mais d une approche documentaire de type Groupware permettant de supprimer la redondance des fichiers dans les BAL, et dans les Répertoires Partagés, et sur les Sites WEB (accès externes). Réduire le champ d application des Pratiques Individuelles Adresser et formaliser les processus métiers permet de restreindre les pratiques individuelles des utilisateurs sources de diversités, et ainsi de couvrir l essentiel des exigences d archivage légales, réglementaires et patrimoniales par des mécanismes automatisés ou bien en ayant recours aux infrastructures documentaires GED, Workflow, GroupWare, qui partagent le même Dispositif d'archivage Électronique. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 11 / 15

12 Seules les exigences d archivage dites Patrimoniales 11 peuvent rester sous la responsabilité directe des Utilisateurs (archivage «À la Demande»), en complément toutefois des mécanismes justifiés par les exigences Légales et Réglementaires, pour lesquelles l automatisation doit être recherchée. Réduire les poids des s Les volumétries des s augmentent mécaniquement à cause du poids des pièces jointes, de l accroissement des échanges dématérialisés informels et du faible développement des échanges formalisés. La réduction du poids des s est cependant un objectif majeur pour réduire significativement les espaces de stockage et les temps de sauvegarde. Les Entreprises tardent à développer des mécanismes d échanges formels (par exemple pour la dématérialisation fiscale des factures, ou la collaboration en ligne), non basés sur l échange des pièces par s, mais selon une approche dite «Documentaire», ou l accès et le partage des informations ne sollicitent pas les messageries, ou seulement pour les notifications. Les télé-procédures de l administration et les plateformes d échanges des factures n ont pas recourt aux messageries. Ramener les traitements des archives nées de la bureautique à une juste dimension. L état des lieux, comme indiqué précédemment aura déjà permis d éliminer les documents personnels. Pour ce qui est des documents professionnels la première préoccupation est d éliminer les doublons des messageries en distinguant entre en-tête et contenu des messages de telle sorte que plusieurs en-têtes puissent pointer vers un contenu unique. Ce qui revient à distinguer entre une base de données contenant des métadonnées propres à chaque message archivé et des fichiers contenant les données des messages. Cette constitution de métadonnées peut être enrichie de clés de recherche plus ou moins sophistiquées. Enfin les techniques informatiques permettent de faire une compression. Chercher une solution unifiée pour toutes les archives. Ce travail de constitution de métadonnées pour archiver des messages, quoique parfois plus complexe, est de même nature que celui qui est nécessaire pour n importe quel archivage. Il doit normalement conduire à chercher une solution unifiée pour la constitution, la conservation, la consultation et la gestion des archives des documents électroniques quelle qu en soit la provenance, y compris de celle des documents papier saisis numériquement. Les bases d une bonne solution d archivage sont en effet les mêmes quelles que soient les archives on a toujours des fiches pour rechercher (les métadonnées) et des boites de documents (les fichiers de données). 11 Exigences LÉGALES, qui s appliquent à toutes les Entreprises quelle que soit leur activité Exigences REGLEMENTAIRES, qui s appliquent de manière spécifique selon l activité de l Entreprise Exigences PATRIMONIALES, qui relèvent des besoins propres de l Entreprise. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 12 / 15

13 6. EN CONCLUSION La question de l archivage des s ne peut plus être considérée comme une démarche isolée et/ou sujette à trop de contingences pour être repoussée. Convergence des Solutions et des Intervenants Les outils et solutions de Sauvegarde et d Archivage du marché, que ce soit pour les Fichiers ou pour les s, évoluent vers une gestion de plus en plus granulométrique des objets. A la sauvegarde incrémentale se substitue une déduplication à la source et donc à la prise en compte de chacun des objets/fichiers/données individuellement, avec davantage de métadonnées, davantage de filtres et de règles traitées. Cette évolution des solutions conduit vers une approche qui peut être qualifiée de «Documentaire» dans la mesure où l objet géré est le Document avec ses métadonnées d identification, ses règles et droits d accès, ses exigences de conservation. Cette évolution conduit également à rapprocher les MOE-DSI précédemment attachées aux aspects purement opérationnels des solutions et à la gestion des espaces de stockage nécessaires, des MOA-Métiers attachées à la formalisation des Processus Métiers via en particulier la gestion des Documents. Convergence des Exigences Ne pas archiver les sources électroniques, c est prendre le risque de manquer des éléments de traçabilité et de preuve qui peuvent s avérer être très utiles, en définitive, à posteriori. Les règles traditionnelles de l archivistique (tableau de gestion, cycle des archives, processus de versement, ), doivent s appliquer de manière similaire aux sources électroniques et donc au s, comme aux Fichiers ou aux Données. L application de règles et exigences communes ne peut se faire qu au prix d une réduction notable des pratiques individuelles en faveur de processus formalisés. La nécessité de dater les échanges entre les administrations et les administrés et entre les administrations elles-mêmes a été rappelée par la loi de Mars 2000 et dans les décisions du juge administratif. Il convient en particulier de conserver, pendant une certaine durée, les opérations de datation des échanges concernés. Sachant qu un courriel imprimé n a aucune valeur juridique, seul. Seul le document électronique natif prime devant les juridictions. Davantage de Formalisme, Convergence de la Gouvernance Davantage de formalisme des procédures et des pratiques afin de réduire la trop grande variété des situations, des contenus et afin de pouvoir automatiser l identification des objets à archiver, les tris et les processus de versement. Ce travail vers davantage de formalisme pour décrire des pratiques et des processus communs sollicite une participation collégiale des MOA Métiers, des Juristes, des MOE Informatiques, et des Archivistes, sous une responsabilité et un pilotage unique et communs tel que le recommande le Records Management. OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 13 / 15

14 Table des matières 1. Introduction Le contexte actuel en matière de gestion de l information et des s... 3 Les systèmes de messagerie ne sont pas adaptés aux règles usuelles en matière d archivage La Sécurisation des Données, des s et des Documents Les Exigences Légales et Règlementaires Les Solutions du Marché Les Bonnes Pratiques et Recommandations Une Démarche de type «Records Management» Faire un état des lieux papiers, courriels, fichiers, mais aussi des responsabilités! Les Spécificités des s Formaliser les Processus Métiers afin d automatiser les mécanismes d archivage Réduire le champ d application des Pratiques Individuelles Réduire les poids des s Ramener les traitements des archives nées de la bureautique à une juste dimension Chercher une solution unifiée pour toutes les archives En Conclusion Convergence des Solutions et des Intervenants Convergence des Exigences Davantage de Formalisme, Convergence de la Gouvernance Par Jacques LERET, DG d'opus Technologies Int. Tel : OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 14 / 15

15 OPUSCONSEILS_ARCHIVAGEDES S_23JUIN2014JLH.DOCX Page 15 / 15

CATALOGUE DE LA GAMME EASYFOLDER OFFRE GESTION DE CONTENUS NUMERIQUES

CATALOGUE DE LA GAMME EASYFOLDER OFFRE GESTION DE CONTENUS NUMERIQUES CATALOGUE DE LA GAMME EASYFOLDER OFFRE GESTION DE CONTENUS NUMERIQUES Gestion Electronique de Documents (GED) Système d Archivage Electronique (SAE) Coffre Fort Numérique (CFN) et modules complémentaires

Plus en détail

Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques

Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques OPUS Conseils Le 24 Juin 2013 JL Une Architecture simple pour la Pérennité des Archives Électroniques Bonnes Pratiques et Recommandations, par Jacques LERET INTRODUCTION : La validation prochaine de la

Plus en détail

DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information)

DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information) RFI-2013-09 Demande d information Page 1/9 DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information) Socle de Ged-Archivage SOMMAIRE 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION... 3 2. PÉRIMÈTRE DE L INFORMATION...

Plus en détail

"Le Référentiel des Métadonnées Documentaires" ou "le MDM appliqué au Records Management"

Le Référentiel des Métadonnées Documentaires ou le MDM appliqué au Records Management OPUS Conseils Le 27 Mai 2013 V2 "Le Référentiel des Métadonnées Documentaires" ou "le MDM appliqué au Records Management" Stratégie en matière Documentaire, par Jacques LERET INTRODUCTION Les Entreprises

Plus en détail

Système d archivage électronique

Système d archivage électronique Les Mémos du CR2PA Système d archivage électronique Comment le choisir? Le bon progiciel d archivage, c'est celui qui répond à la fois à vos besoins et aux exigences légales et/ou réglementaires régissant

Plus en détail

Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie Gestion des informations unifiée pour les environnements d'entreprise Windows

Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie Gestion des informations unifiée pour les environnements d'entreprise Windows Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie Gestion des informations unifiée pour les environnements d'entreprise Windows Croissance exponentielle des informations non structurées

Plus en détail

Au-delà de la "Gestion Électronique des Documents" le "Records Management"

Au-delà de la Gestion Électronique des Documents le Records Management OPUS Conseils Le 26 Mars 2013 JL Au-delà de la "Gestion Électronique des Documents" le "Records Management" Bonnes Pratiques et Recommandations, par Jacques LERET INTRODUCTION Alors qu'afnor Services finit

Plus en détail

Pensez socle d'archivage électronique unifié pour un ROI rapide

Pensez socle d'archivage électronique unifié pour un ROI rapide Pensez socle d'archivage électronique unifié pour un ROI rapide Paul TERRAY, Consulting Manager, SOLLAN Alexis FRITEL, System Engineer, EMC 16/06/2015 Sommaire Partie 1 : Présentation de la problématique

Plus en détail

CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE

CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01 CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE IRISLINK le 15 Février 2012 01100011 01101001 01101101 01100001 01101001 01101100 Un monde d informations en toute confiance

Plus en détail

La gestion du cycle de vie des documents dans la banque de détail Société Générale : GED et Archivage électronique

La gestion du cycle de vie des documents dans la banque de détail Société Générale : GED et Archivage électronique Décembre 2007 JJ Mois Année La gestion du cycle vie s documents dans la banque détail Société Générale : GED et Archivage électronique 2 Sommaire Contexte : les projets GED et archivage électronique Constat

Plus en détail

L ARCHIVAGE LEGAL : CE QU IL FAUT SAVOIR

L ARCHIVAGE LEGAL : CE QU IL FAUT SAVOIR L ARCHIVAGE LEGAL : CE QU IL FAUT SAVOIR INTRODUCTION A la suite de grands scandales financiers qui ont ébranlés le monde des affaires, les instances législatives et réglementaires des Etats Unis ont remis

Plus en détail

Glossaire. Arborescence : structure hiérarchisée et logique qui permet d organiser les données dans un système informatique.

Glossaire. Arborescence : structure hiérarchisée et logique qui permet d organiser les données dans un système informatique. Cadre législatif et règlementaire Code du patrimoine Code général des collectivités territoriales. Décret n 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d publics et à la coopération

Plus en détail

ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT ECM & RM

ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT ECM & RM ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT PLAN Introduction Partie I : le records management Qu est ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les enjeux du RM Les étapes de la mise

Plus en détail

Université de Lausanne

Université de Lausanne Université de Lausanne Records management et archivage électronique : cadre normatif Page 2 Ce qui se conçoit bien s énonce clairement Nicolas Boileau Page 3 Table des matières Qu est- ce que le «records

Plus en détail

Nos formations sont conçues pour vous permettre de gagner en autonomie sur ces thématiques au coeur de votre quotidien :

Nos formations sont conçues pour vous permettre de gagner en autonomie sur ces thématiques au coeur de votre quotidien : Nouvelles technologies, nouvelles pratiques, nouvelles normes dans un environnement de plus en plus complexe, se former pour maîtriser les concepts clés de l archivage physique, numérique et de la dématérialisation

Plus en détail

Constat ERP 20% ECM 80% ERP (Enterprise Resource Planning) = PGI (Progiciel de Gestion Intégré)

Constat ERP 20% ECM 80% ERP (Enterprise Resource Planning) = PGI (Progiciel de Gestion Intégré) Constat Les études actuelles montrent que la proportion d'informations non structurées représente aujourd'hui plus de 80% des informations qui circulent dans une organisation. Devis, Contrats, Factures,

Plus en détail

services Présentation 2015 de nos produits et LA G.E.D (GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS) INFORMATIQUE TELECOMMUNICATION RESEAUX

services Présentation 2015 de nos produits et LA G.E.D (GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS) INFORMATIQUE TELECOMMUNICATION RESEAUX Présentation 2015 de nos produits et services INFORMATIQUE TELECOMMUNICATION RESEAUX PROGICIEL de gestion SAARI DEVELOPPEMENT SPECIFIQUE SITE WEB LA G.E.D (GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS) Introduction

Plus en détail

GDD GESTION DOCUMENTAIRE DEPARTEMENTALE

GDD GESTION DOCUMENTAIRE DEPARTEMENTALE Gestion Documentaire Départementale Matinée Cercle de L Adminisration Numérique Janvier 2012 Organiser et partager l information Gérer le cycle de vie des documents Renforcer la sécurité des acteurs du

Plus en détail

La présentation qui suit respecte la charte graphique de l entreprise GMF

La présentation qui suit respecte la charte graphique de l entreprise GMF La présentation qui suit respecte la charte graphique de l entreprise GMF Approche du Groupe GMF Besoins d archivage de la messagerie d entreprise Introduction Présentation du Groupe GMF Secteur : assurance

Plus en détail

Symantec Enterprise Vault 7.0

Symantec Enterprise Vault 7.0 Symantec Enterprise Vault 7.0 Stocker, gérer et récupérer les informations stratégiques de l'entreprise Suite à l explosion des volumes de données et au développement des communications et des échanges

Plus en détail

iextranet Solution sécurisée de partage de fichiers et de travail collaboratif www.oodrive.com

iextranet Solution sécurisée de partage de fichiers et de travail collaboratif www.oodrive.com Solution sécurisée de partage de fichiers et de travail collaboratif www.oodrive.com Collaborer efficacement et en temps réel avec des collaborateurs nomades, des filiales, des clients, des prestataires

Plus en détail

Solutions logicielles d'archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires. 2009 IBM Corporation

Solutions logicielles d'archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires. 2009 IBM Corporation Solutions logicielles d'archivage répondant à des contraintes légales et réglementaires. IBM SWG IM-ECM 2009 Nicolas Coscino Agenda (45mn) Stratégie IBM : SWG Information On Demand. Enjeux, normes et standards.

Plus en détail

Déjeuner EIM 360 - Enterprise Information Management. Mardi 16 novembre 2010 Restaurant l Amourette Montreuil Thomas Dechilly CTO Sollan

Déjeuner EIM 360 - Enterprise Information Management. Mardi 16 novembre 2010 Restaurant l Amourette Montreuil Thomas Dechilly CTO Sollan Déjeuner EIM 360 - Enterprise Information Management Mardi 16 novembre 2010 Restaurant l Amourette Montreuil Thomas Dechilly CTO Sollan (Extract du livre blanc) Introduction... 2 Continuité des pratiques

Plus en détail

PROGRAMME DE FORMATION

PROGRAMME DE FORMATION F-5.04 : METHODOLOGIE D UN PROJET DE DEMATERIALISATION ET D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE, APPLICATION AUX MAILS /// Objectifs pédagogiques Apporter aux participants les informations essentielles pour aborder

Plus en détail

SharePoint 2010, nouvelle donne pour l ECM? Gonzague Chastenet de Géry Ourouk

SharePoint 2010, nouvelle donne pour l ECM? Gonzague Chastenet de Géry Ourouk Gonzague Chastenet de Géry Ourouk Sommaire 2 ECM, un besoin à maturité La promesse SharePoint 2010 La réaction du marché Votre stratégie Une préoccupation commune des métiers et de la DSI. 3 Métiers Disposer

Plus en détail

GED, dématérialisation du courrier. Quelles solutions et quelle valeur ajoutée?

GED, dématérialisation du courrier. Quelles solutions et quelle valeur ajoutée? GED, dématérialisation du courrier Quelles solutions et quelle valeur ajoutée? Jeudi 2 avril 2015 Rencontre 2 avril 2015 GED, dématérialisation du courrier : Quelles solutions et quelle valeur ajoutée?

Plus en détail

Portail collaboratif Intranet documentaire Dématérialisation de processus

Portail collaboratif Intranet documentaire Dématérialisation de processus Portail collaboratif Intranet documentaire Dématérialisation de processus 2 Le groupe Divalto, Solutions de gestion Catalyseur de performance Créé en 1982, le groupe Divalto propose des solutions de gestion

Plus en détail

I partie : diagnostic et proposition de solutions

I partie : diagnostic et proposition de solutions Session 2011 BTS assistant de manager Cas Arméria: barème et corrigé Remarque: la 1 ère partie doit être cohérente avec les éléments déterminants du contexte décrit dans cet encadré, qui n est pas attendu

Plus en détail

Serveur de partage de documents. Étude et proposition d'une solution afin de mettre en place un serveur de partage de documents.

Serveur de partage de documents. Étude et proposition d'une solution afin de mettre en place un serveur de partage de documents. Serveur de partage de documents Étude et proposition d'une solution afin de mettre en place un serveur de partage de documents. Table des matières Introduction... 3 L existant... 3 Les besoins de l entreprise...

Plus en détail

Les Ateliers Info Tonic

Les Ateliers Info Tonic Les Ateliers Info Tonic La dématérialisation des processus documentaires Mardi 9 octobre 2012 8h30-10h30 Grand Salon La Gestion Electronique de l Information et des Documents d Entreprise Environnement

Plus en détail

REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE HONNEUR FRATERNITE JUSTICE INSPECTION GENERALE D'ÉTAT TERMES DE REFERENCE

REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE HONNEUR FRATERNITE JUSTICE INSPECTION GENERALE D'ÉTAT TERMES DE REFERENCE REPUBLIQUE ISLAMIQUE DE MAURITANIE HONNEUR FRATERNITE JUSTICE INSPECTION GENERALE D'ÉTAT TERMES DE REFERENCE POUR LA MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE GESTION DES MISSIONS DE L IGE Liste des abréviations IGE

Plus en détail

Votre Infrastructure est-elle? La gestion de contenus d entreprise. mieux structurée et connectée

Votre Infrastructure est-elle? La gestion de contenus d entreprise. mieux structurée et connectée Votre Infrastructure est-elle? La gestion de contenus d entreprise mieux structurée et connectée Tous les contenus d entreprise à portée de main Aujourd hui, au sein de toutes les organisations, l information

Plus en détail

«Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de

«Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de 1 2 «Les documents référencés ci-dessus étant protégés par les droits d auteur et soumis à la déclaration au Centre Français d exploitation du droit de Copie, seules les références bibliographiques peuvent

Plus en détail

Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique

Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique MINISTÈRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION Direction générale des Patrimoines Service interministériel des Archives de France Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique

Plus en détail

EXCHANGE 2010 VS ARCHIVAGE

EXCHANGE 2010 VS ARCHIVAGE EXCHANGE 2010 VS ARCHIVAGE OPTRIUM SAS www.optrium.fr 171 avenue Georges Clémenceau 92000 Nanterre Tel. : 01 55 17 35 00 Fax : 01 47 29 84 81 Capital de 151 625-477 909 493 00025 RCS Nanterre TVA : FR

Plus en détail

Gestion Electronique des Documents et la qualité documentaire au cœur du développement durable.

Gestion Electronique des Documents et la qualité documentaire au cœur du développement durable. Gestion Electronique des Documents et la qualité documentaire au cœur du développement durable. Introduction La Gestion Electronique des Documents est la mémoire de l entreprise. La mémoire existante qui

Plus en détail

Stockage et recherche - Indexation systématique dans les armoires

Stockage et recherche - Indexation systématique dans les armoires Archivage des e- mails Solution Info Stockage et recherche - Indexation systématique dans les armoires La messagerie électronique, devenue un moyen de communication privilégié dans le monde professionnel,

Plus en détail

www.digitech-sa.ch PRESENTATION 2009 L'ingénierie Documentaire

www.digitech-sa.ch PRESENTATION 2009 L'ingénierie Documentaire PRESENTATION 2009 L'ingénierie Documentaire 1 Historique 1992 Création de Digitech France 1993 Création de Digitech Suisse 1999 Rachat de la société DOC PLUS 2000 Rachat du département AIRS (gestion documentaire)

Plus en détail

Catalogue de conférences v1

Catalogue de conférences v1 Programme de s Catalogue de s v1 1 sur 9 Planning type des deux jours Programme de s Mercredi 23 mars 2011 (salon ouvert de 9h00 à 18h30) 9h30-10h15 : 10h30-11h15 : 11h30-13h00 : 13H30-14h15 : 14H30-15h15

Plus en détail

La gestion de la documentation

La gestion de la documentation La gestion de la documentation Des aspects méthodologiques & organisationnels.vers la mise en œuvre d un outil de GED M S. CLERC JOSY 13 OCTOBRE 2015 PLAN Définition d un projet de gestion de la documentation

Plus en détail

18/01/2011 Intervention groupe PIN

18/01/2011 Intervention groupe PIN Archivage des e mails Offres et outils Jean Marc MarcRietsch, Président defedisa Ingénieur Civil des Mines Expert en dématérialisation et archivage électronique Chargé de cours à Mines ParisTech Analyste

Plus en détail

Bien comprendre les fonctionnalités d'une GED

Bien comprendre les fonctionnalités d'une GED Bien comprendre les fonctionnalités d'une GED StarXpert 2011 STARXPERT - Siège social : 100 rue des Fougères 69009 LYON SAS au capital de 40 000 - Siret : 449 436 732 00035 - NAF : 723Z Table des matières

Plus en détail

Votre référentiel documentaire. STS.net Solution de gestion et de conservation des actifs documentaires de l entreprise

Votre référentiel documentaire. STS.net Solution de gestion et de conservation des actifs documentaires de l entreprise Votre référentiel documentaire STS.net Solution de gestion et de conservation des actifs documentaires de l entreprise STS group le groupe STS Créé en 1984 Autonomie et stabilité financière Partenaire

Plus en détail

Dossier de presse L'archivage électronique

Dossier de presse L'archivage électronique Dossier de presse L'archivage électronique Préambule Le développement massif des nouvelles technologies de l information et de la communication (TIC) a introduit une dimension nouvelle dans la gestion

Plus en détail

MINISTERE DE L HABITAT, DE L URBANISME ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE

MINISTERE DE L HABITAT, DE L URBANISME ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE MINISTERE DE L HABITAT, DE L URBANISME ET DE LA POLITIQUE DE LA VILLE JOURNEE PORTES OUVETRES Jeudi 27 septembre 2012 DEMATERIALISATION DES ARCHIVES Pour un meilleur accès à l information 1 PLAN Archivage

Plus en détail

FONCTIONS CLEFS. Gestion documentaire. Chaîne de validation des documents. Espaces de travail collaboratif. Gestion des accès basée sur des rôles

FONCTIONS CLEFS. Gestion documentaire. Chaîne de validation des documents. Espaces de travail collaboratif. Gestion des accès basée sur des rôles Nuxeo Collaborative Portal Server 1 FONCTIONS CLEFS Gestion documentaire Chaîne de validation des documents Espaces de travail collaboratif Gestion des accès basée sur des rôles Sécurité Suivi des versions

Plus en détail

Messagerie & Groupeware. augmentez l expertise de votre capital humain

Messagerie & Groupeware. augmentez l expertise de votre capital humain Messagerie & Groupeware augmentez l expertise de votre capital humain OUTLOOK 2010* Etude des fonctionnalités d un logiciel de messagerie Tout public 1 journée MG01 Maîtrise de l environnement Windows

Plus en détail

Annexe 4 Service Messagerie DSI CNRS

Annexe 4 Service Messagerie DSI CNRS Annexe 4 Service Messagerie DSI CNRS Contenu I. Introduction... 2 II. Description de l Offre de Service Messagerie unifiée... 2 1. Services proposés... 2 2. Utilisation... 2 3. Types de fournitures...

Plus en détail

Depuis 1537, nous pensons que préserver notre patrimoine intellectuel et culturel est vital.

Depuis 1537, nous pensons que préserver notre patrimoine intellectuel et culturel est vital. Depuis 1537, nous pensons que préserver notre patrimoine intellectuel et culturel est vital. Le service d Archivage numérique de la Bibliothèque nationale de France 1. Les enjeux 2. Le système SPAR 3.

Plus en détail

I. LE PROJET DE RENOUVELLEMENT DES SUPPORTS D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

I. LE PROJET DE RENOUVELLEMENT DES SUPPORTS D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE SUIVI D UN PROJET D ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE : LES DIFFICULTÉS D APPLICATION DU CADRE NORMATIF DANS LE MONDE BANCAIRE Le poste que j occupe au sein du service d archives du Crédit Lyonnais qui sont désormais

Plus en détail

Pourquoi archiver les emails

Pourquoi archiver les emails Pourquoi archiver les emails Objectif du document Ce document a pour objectif d'expliquer la nécessité et le bien-fondé de l'archivage des emails. Il a été écrit par Alain Heurtebise, Directeur Général

Plus en détail

La Gestion Electronique des Documents

La Gestion Electronique des Documents La Gestion Electronique des Documents La mise en place d une solution La gestion de l information est devenue un enjeu stratégique majeur à l intérieur des organisations. D après l observation des projets

Plus en détail

Les ressources numériques

Les ressources numériques Les ressources numériques Les ressources numériques sont diverses et regroupent entre autres, les applications, les bases de données et les infrastructures informatiques. C est un ensemble de ressources

Plus en détail

Urbanisme du Système d Information et EAI

Urbanisme du Système d Information et EAI Urbanisme du Système d Information et EAI 1 Sommaire Les besoins des entreprises Élément de solution : l urbanisme EAI : des outils au service de l urbanisme 2 Les besoins des entreprises 3 Le constat

Plus en détail

Le coût d'une plate-forme d'archivage électronique

Le coût d'une plate-forme d'archivage électronique Le coût d'une plate-forme d'archivage électronique Résultats d'une étude lancée par la direction des Archives de France F. Banat-Berger Présentation Groupe PIN 20 octobre 2005 Plate-forme d'archivage électronique

Plus en détail

OpenScribe L ECM Sagem. Pour maîtriser simplement tous les flux d informations

OpenScribe L ECM Sagem. Pour maîtriser simplement tous les flux d informations OpenScribe L ECM Sagem. Pour maîtriser simplement tous les flux d informations Solution complète clé en main pour la gestion des flux d informations Gestion du cycle de vie du document actif Partage et

Plus en détail

La construction d un référentiel d identité est au cœur des approches de gestion des identités et des accès.

La construction d un référentiel d identité est au cœur des approches de gestion des identités et des accès. Etat de l art Synchronisation des identités pour un référentiel d identités multi-annuaires La construction d un référentiel d identité est au cœur des approches de gestion des identités et des accès.

Plus en détail

Ce que dit la norme 2009

Ce que dit la norme 2009 Mettre en œuvre un système d archivage électronique : les apports de la norme révisée Ce que dit la norme 2009 Formation APROGED 2009 1 Domaine d application de la norme Politique et pratiques d archivage

Plus en détail

Fiche technique: Archivage Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise

Fiche technique: Archivage Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise Archivage de référence pour les messages électroniques Symantec Enterprise Vault, produit phare en matière d'archivage de contenu

Plus en détail

Solutions d archivage d e-mails Gamme FileNet Software Capitalisez pleinement sur vos investissements existants en matière de gestion des e-mails

Solutions d archivage d e-mails Gamme FileNet Software Capitalisez pleinement sur vos investissements existants en matière de gestion des e-mails Minimisation des risques liés aux e-mails, conformité et reconnaissance Solutions d archivage d e-mails Gamme FileNet Software Capitalisez pleinement sur vos investissements existants en matière de gestion

Plus en détail

Migration et consolidation de systèmes d archivage de documents électroniques

Migration et consolidation de systèmes d archivage de documents électroniques Migration et consolidation de systèmes d archivage de documents électroniques 26/10/2013 Page 1 sur 8 Sommaire : Pourquoi décider de migrer les documents vers un système d archivage unique?... 3 Une migration

Plus en détail

DIACLIENT GESTION DE LA RELATION CLIENT

DIACLIENT GESTION DE LA RELATION CLIENT La Gestion de la Relation Client par Excellence è DIACLIENT GESTION DE LA RELATION CLIENT Capitalisez l information client et dynamisez la qualité de service. Dossier permanent complet, avec ajout personnalisable

Plus en détail

Agenda. Le problème -> La réponse : NADAP Les limites. NADAP pour les MOA, les MOE et les bénéficiaires

Agenda. Le problème -> La réponse : NADAP Les limites. NADAP pour les MOA, les MOE et les bénéficiaires Présentation NADAP Nouvelle Approche Dédiée aux Processus MAJ 17/10/2014 Rafael Gutierrez Agenda Le problème -> La réponse : NADAP Les limites NADAP pour les MOA, les MOE et les bénéficiaires Guides et

Plus en détail

Présentation NADAP Nouvelle Approche Dédiée aux Processus-V1 MAJ 20/01/2015. Rafael Gutierrez

Présentation NADAP Nouvelle Approche Dédiée aux Processus-V1 MAJ 20/01/2015. Rafael Gutierrez Présentation NADAP Nouvelle Approche Dédiée aux Processus-V1 MAJ 20/01/2015 Rafael Gutierrez Agenda Le problème -> La réponse : NADAP Les limites NADAP pour les MOA, les MOE et les bénéficiaires Guides

Plus en détail

L archivage pérenne du document numérique au CINES. CINES (O.Rouchon) JRES 2007 21 Novembre 2007

L archivage pérenne du document numérique au CINES. CINES (O.Rouchon) JRES 2007 21 Novembre 2007 L archivage pérenne du document numérique au CINES CINES (O.Rouchon) JRES 2007 21 Novembre 2007 Sommaire La mission d archivage du CINES Le contexte, la problématique et les constats Les défis, orientations

Plus en détail

Tessella. Leader en Pérennisation et Archivage numérique

Tessella. Leader en Pérennisation et Archivage numérique Tessella Leader en Pérennisation et Archivage numérique Tessella Technologie et Conseil Points clés Fondé en 1980: 30 années de Service de qualité Informatique et innovation en R&D Croissance régulière,

Plus en détail

Forum panafricain sur le leadership et le management de l action gouvernementale. Forum des secrétaires généraux de gouvernement

Forum panafricain sur le leadership et le management de l action gouvernementale. Forum des secrétaires généraux de gouvernement Centre Africain de Formation et de Recherche Administratives pour le développement Fondation pour le Renforcement des Capacités en Afrique (ACBF) Forum panafricain sur le leadership et le management de

Plus en détail

Parole d expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé (DPI) : réalités et enjeux d un monde hybride

Parole d expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé (DPI) : réalités et enjeux d un monde hybride Parole d expert : Dossier patient papier vs. Dossier Patient Informatisé (DPI) : réalités et enjeux d un monde hybride L époque du dossier patient composé de documents papier classés en chemises et sous

Plus en détail

Symantec Enterprise Vault et Symantec Enterprise Vault.cloud

Symantec Enterprise Vault et Symantec Enterprise Vault.cloud Symantec Enterprise Vault et Symantec Enterprise Vault.cloud Stocker, gérer et rechercher au mieux les informations stratégiques de l'entreprise Présentation de la solution : Archivage Introduction Depuis

Plus en détail

APX Solution de Consolidation de Sauvegarde, restauration et Archivage

APX Solution de Consolidation de Sauvegarde, restauration et Archivage APX Solution de Consolidation de Sauvegarde, restauration et Archivage APX vous accompagne de la Conception à l Exploitation de votre Système d Information. Ce savoir faire est décliné dans les 3 pôles

Plus en détail

La baisse des coûts liés au

La baisse des coûts liés au AVIS D EXPERT Paris, le 27 mai 2013 ILM (Information Lifecycle Management) : comment garantir la disponibilité des données à l heure du Big Data conformément aux exigences règlementaires tout en réduisant

Plus en détail

Gestion de la Relation Client Gestion de services DIACLIENT : GESTION DE LA RELATION CLIENT

Gestion de la Relation Client Gestion de services DIACLIENT : GESTION DE LA RELATION CLIENT Gestion de la Relation Client Gestion de services DIACLIENT : GESTION DE LA RELATION CLIENT Capitalisez l information client et dynamisez la qualité de service. Dossier complet, avec ajout personnalisable

Plus en détail

Gestion de contacts et Gestion de la Relation Client La GRC des PME PMI

Gestion de contacts et Gestion de la Relation Client La GRC des PME PMI Gestion de contacts et Gestion de la Relation Client La GRC des PME PMI è VISIONNAIR : GESTION DE CONTACTS, TRAVAIL DE GROUPE, RELATION CLIENT, HISTORIQUES, COMMUNICATION Capitalisez l information client

Plus en détail

La gestion globale des contenus d entreprise

La gestion globale des contenus d entreprise Gonzague Chastenet de Géry La gestion globale des contenus d entreprise Le projet ECM, une nouvelle approche de la gestion de l information é d i t i o n s Les Editions de l ADBS publient des ouvrages

Plus en détail

Data Governance et. Optim / FileNet. La synergie entre le structuré et le non structuré. 2011 IBM Corporation

Data Governance et. Optim / FileNet. La synergie entre le structuré et le non structuré. 2011 IBM Corporation Optim / FileNet Data Governance et La synergie entre le structuré et le non structuré Ce que nos clients recherchent : Construire un socle universel d archivage Exemple : archiver l ensemble des données

Plus en détail

Votre infrastructure est-elle? La collaboration informatique. améliore la performance globale

Votre infrastructure est-elle? La collaboration informatique. améliore la performance globale Votre infrastructure est-elle? La collaboration informatique améliore la performance globale Des processus automatisés Travail isolé ou processus de groupe : où en êtes-vous? Le travail en équipe a toujours

Plus en détail

Section 13 - Synthèse

Section 13 - Synthèse Section 13 - Synthèse FRANÇOISE BANAT-BERGER CLAUDE HUC version 1 22 novembre 2011 Table des matières Chapitre 1. Objet de cette section 5 Chapitre 2. Avancées constatées durant ces dernières années 7

Plus en détail

J'ai un patrimoine électronique à protéger

J'ai un patrimoine électronique à protéger J'ai un patrimoine électronique à protéger Je ne sais plus ou mettre mes fichiers «J'ai de grandes volumes des fichiers et je ne sais plus vraiment comment faire pour bien les conserver.» «Les produits

Plus en détail

Système d archivage Exabuilder. Matinée de veille technologique Argos 22 novembre 2012

Système d archivage Exabuilder. Matinée de veille technologique Argos 22 novembre 2012 Système d archivage Exabuilder Matinée de veille technologique Argos 22 novembre 2012 Exabuilder Qui sommes-nous? Vocabulaire du stockage des données Pourquoi archiver? Les besoins induits Les approches

Plus en détail

INDUSTRIALISATION ET RATIONALISATION

INDUSTRIALISATION ET RATIONALISATION INDUSTRIALISATION ET RATIONALISATION A. LA PROBLEMATIQUE La mission de toute production informatique est de délivrer le service attendu par les utilisateurs. Ce service se compose de résultats de traitements

Plus en détail

Thomas GENNBURG Microsoft Practice Manager Sogeti Benoit HAMET Senior Enterprise Architect Capgemini

Thomas GENNBURG Microsoft Practice Manager Sogeti Benoit HAMET Senior Enterprise Architect Capgemini Préparation à la migration Lotus Notes vers SharePoint (PAR 219) Thomas GENNBURG Microsoft Practice Manager Sogeti Benoit HAMET Senior Enterprise Architect Capgemini 1 Agenda Contexte du projet Présentation

Plus en détail

Fiche technique: Archivage Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise

Fiche technique: Archivage Symantec Enterprise Vault for Microsoft Exchange Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise Stocker, gérer et rechercher les informations stratégiques de l'entreprise Archivage de référence pour les messages électroniques Symantec Enterprise Vault, produit phare en matière d'archivage de contenu

Plus en détail

Avantages de l'archivage des e-mails

Avantages de l'archivage des e-mails Avantages de l'archivage des e-mails En plus d'être l'un des plus importants moyens de communication actuels, l'e-mail est aussi l'une des sources d'information les plus complètes et précieuses. Or, les

Plus en détail

Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique

Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique MINISTÈRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION Direction générale des Patrimoines Service interministériel des Archives de France Soutien aux projets de mise en place de systèmes d'archivage numérique

Plus en détail

! " # $ % & OPN Day Paris 14 mars 2006

!  # $ % & OPN Day Paris 14 mars 2006 '! " # $ % & L information en entreprise X2/an 40% 70% X5 Quelques chiffres! "# $ % &' )# $ * +*!% &' ' (! La voie de la Collaboration Solutions différentiées Plateforme intégrée Email & Calendrier Portails

Plus en détail

Livre blanc Compta La dématérialisation en comptabilité

Livre blanc Compta La dématérialisation en comptabilité Livre blanc Compta La dématérialisation en comptabilité Notre expertise en logiciels de gestion et rédaction de livres blancs Compta Audit. Conseils. Cahier des charges. Sélection des solutions. ERP reflex-erp.com

Plus en détail

PRESENTATION DES SERVICES ET DES SOLUTIONS

PRESENTATION DES SERVICES ET DES SOLUTIONS PRESENTATION DES SERVICES ET DES SOLUTIONS OPTRIUM SAS www.optrium.fr 171 avenue Georges Clémenceau 92000 Nanterre Tel. : 01 55 17 35 00 Fax : 01 47 29 84 81 Capital de 151 625-477 909 493 00025 RCS Nanterre

Plus en détail

La gouvernance documentaire dans les organisations françaises

La gouvernance documentaire dans les organisations françaises LIVRE BLANC La gouvernance documentaire dans les organisations françaises Enquête serdalab Mars 2011 serdalab Page 1 Sommaire Les problématiques auxquelles la gouvernance documentaire répond...4 La définition

Plus en détail

VeePeePost Blue Edition

VeePeePost Blue Edition VeePeePost Blue Edition Solution d échange de fichiers volumineux par Internet VeePeePost permet l échange de tous types de documents de très grande capacité (jusqu à 2Gos) sans installation logicielle,

Plus en détail

ELO for SharePoint. Plus de fonctionnalités pour une meilleure effectivité. ELO ECM pour Microsoft SharePoint 2013

ELO for SharePoint. Plus de fonctionnalités pour une meilleure effectivité. ELO ECM pour Microsoft SharePoint 2013 Plus de fonctionnalités pour une meilleure effectivité ELO ECM pour Microsoft SharePoint 2013 Avec les systèmes d'enterprise Content Management (ECM) d'elo, vous disposez de tous les éléments nécessaires

Plus en détail

Recommandations aux concepteurs de sujets pour l'épreuve U61

Recommandations aux concepteurs de sujets pour l'épreuve U61 Recommandations aux concepteurs de sujets pour l'épreuve U61 Durée : 2 heures Coefficient de l épreuve : 2 Le sujet repose sur un dossier documentaire constitué de parties indépendantes qui prennent appui

Plus en détail

Evolution de messagerie en Cloud SaaS privé

Evolution de messagerie en Cloud SaaS privé Evolution de messagerie en Cloud SaaS privé Olivier Genestier - Responsable de Domaine Ingénierie du Poste de Travail et outils de Messagerie et de Communication unifiés Présentation de Total DSIT Le département

Plus en détail

Le fonctionnement d un service d archives en entreprise. Le Service national des archives

Le fonctionnement d un service d archives en entreprise. Le Service national des archives L archivage électronique : Le fonctionnement d un service d archives en entreprise Le Service national des archives un module de du La système Poste d information du Service national des archives du Groupe

Plus en détail

La suite progiciel pour les sociétés de services

La suite progiciel pour les sociétés de services La suite progiciel pour les sociétés de services CRM/ERP - Gestion d affaire - Outil extra-comptable - Suite collaborative Intuitif Progessi propose un ensemble de fonctions intégrées et cohérentes pour

Plus en détail

Marché à Procédure adaptée. Tierce maintenance applicative pour le portail web www.debatpublic.fr

Marché à Procédure adaptée. Tierce maintenance applicative pour le portail web www.debatpublic.fr Marché à Procédure adaptée Passé en application de l article 28 du code des marchés publics Tierce maintenance applicative pour le portail web www.debatpublic.fr CNDP/ 03 /2015 Cahier des clauses techniques

Plus en détail

Gestion Electronique d'informations et de Documents pour l'entreprise

Gestion Electronique d'informations et de Documents pour l'entreprise Gestion Electronique d'informations et de Documents pour l'entreprise DocuWare en quelques mots Une remarquable success story 24 ans d existence Plus de 10 000 clients 500 intégrateurs certifiés Utilisé

Plus en détail

Archivage électronique Guide de bonnes pratiques Fiches annexes

Archivage électronique Guide de bonnes pratiques Fiches annexes Archivage électronique Guide de bonnes pratiques Fiches annexes GT mandat DISIC 1/84 Version du 13/09/2012 Table des matières Mise en place d une stratégie d archivage dans le système d information d une

Plus en détail

CONSERVATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES SANS SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

CONSERVATION DES DOCUMENTS ELECTRONIQUES SANS SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Cadre législatif et règlementaire Code du patrimoine Code général des collectivités territoriales Décret n 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d publics et à la coopération

Plus en détail

DiaClient Gestion de la Relation Client

DiaClient Gestion de la Relation Client La Gestion de la Relation Client par Excellence è DiaClient Gestion de la Relation Client Capitalisez l information client et dynamisez la qualité de service. Dossier permanent complet, avec ajout personnalisable

Plus en détail

Plan de formation. Caroline Duthille

Plan de formation. Caroline Duthille Plan de formation Caroline Duthille 1 Objectifs, contexte et prérequis des formations Offre de formation et profils Prérequis Livrables Profils, prérequis et livrables Les formations sont dispensées par

Plus en détail