Pourquoi archiver les s

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1 Pourquoi archiver les s Objectif du document Ce document a pour objectif d'expliquer la nécessité et le bien-fondé de l'archivage des s. Il a été écrit par Alain Heurtebise, Directeur Général de Messaging Architects EMEA. Si vous souhaitez échanger avec l'auteur, vous pouvez le joindre par (alainh@netmail.com) ou bien par téléphone au A propos de Messaging Architects, vous pouvez visiter : Sommaire Objectif du document... 1 Sommaire... 1 Que veut dire «archiver un »?... 2 Pourquoi archiver les s?... 2 Quelles sont les solutions habituelles pour résoudre ce problème?... 2 Augmenter la taille des serveurs de messagerie... 2 Limiter les boîtes aux lettres des utilisateurs... 3 Utiliser les capacités d archivage des nouvelles solutions de messagerie... 3 Pourquoi archiver les s (suite)?... 3 L entreprise doit-elle archiver les s?... 3 Pour combien de temps un doit-il être conservé?... 4 L archivage des s est d abord une décision de la Direction Générale... 4 Quelle est la bonne solution pour archiver les s?... 5 Point de vue de l Utilisateur... 5 Point de vue de la Direction Informatique... 6 Point de vue de la Direction Générale... 6 Former les utilisateurs... 7 mis à jour le 21 février

2 Que veut dire «archiver un »? C est déplacer un depuis l endroit où il est habituellement (la BAL 1 de l utilisateur) dans un endroit où il pourra rester pendant un temps long. Bien entendu, cet endroit doit rester accessible pour l utilisateur afin qu'il puisse récupérer facilement et rapidement n importe quel archivé. Ce processus d archivage des s qui sont des documents électroniques est tout à fait semblable au processus d archivage des documents papier. Quand je n ai plus besoin dans mon travail quotidien de certains documents papier et que je commence à manquer de place dans mon bureau, j'archive ces documents. Plusieurs méthodes d archivage existent. Depuis la plus simple : le document est mis dans un dossier rangé sur une étagère du service Archive comme par exemple, « Factures». Jusqu au processus d archivage très spécifique géré par les archivistes professionnels. Pourquoi archiver les s? Dans une entreprise (petite, moyenne, grande, du secteur privé ou du secteur public...), les utilisateurs de la messagerie reçoivent et envoient quotidiennement des s. Donc, inexorablement, le volume des BAL augmente. D un point de vue technique, on ne peut pas laisser croître indéfiniment le volume des BAL des utilisateurs. Même si techniquement cela était possible, cela ne serait pas raisonnable, car il faudrait en permanence réajuster la taille des serveurs de messagerie. D autre part, plus les serveurs de messagerie augmentent en taille, plus le coût de production de la messagerie augmente lui aussi : la maintenance, la sauvegarde, la restauration en cas d incident majeur deviennent plus coûteuses. Quelles sont les solutions habituelles pour résoudre ce problème? Augmenter la taille des serveurs de messagerie Dans certaines entreprises qui disposent d une messagerie robuste, il suffit d augmenter la taille des serveurs de messagerie. Ainsi, les BAL des utilisateurs peuvent monter jusqu à plusieurs dizaines de GB. Mais même si les capacités de la messagerie sont très élevées, après quelques années, d autres limites techniques sont atteintes. Comme, par exemple, celle de la sauvegarde quotidienne dont le temps de réalisation va atteindre les 24 heures. Ou bien le temps de redémarrage et de restauration du système de messagerie en cas de crash: restaurer un serveur de plusieurs TB peut prendre plusieurs jours. Donc, «augmenter la taille des serveurs de messagerie» n'est qu'une réponse temporaire. Remarque Aujourd hui, les messageries de type «cloud» proposent aux utilisateurs une BAL de 25 GB, voire 50GB. Beaucoup pensent que c est largement suffisant pour un utilisateur et pour longtemps. Compte tenu du nombre toujours croissant des pièces jointes (la messagerie électronique sert essentiellement à envoyer et recevoir des documents) et compte tenu surtout du volume de ces pièces jointes (photos HD, fichiers audio, vidéos,...), une telle limite sera atteinte. Et le problème se reposera à nouveau. 1 BAL : Boîte Aux Lettres mis à jour le 21 février

3 Limiter les boîtes aux lettres des utilisateurs Pour les entreprises qui ne disposent pas d une messagerie suffisamment robuste et qui ne peuvent pas surdimensionner leur messagerie, la solution habituelle est de limiter la taille des BAL des utilisateurs : à 50 MB, à 100 MB, à 200 MB, à 1 GB... Lorsque cette limite sera atteinte, la BAL de l utilisateur ne fonctionnera plus. L utilisateur pour pouvoir continuer à utiliser sa messagerie devra vider sa BAL. S il souhaite conserver ses s, il fera une archive personnelle avant de vider sa BAL. Pour les utilisateurs d Outlook de Microsoft, ces archives personnelles s appellent des fichiers PST 2. Cette solution consiste donc à reporter la tâche d archivage sur l utilisateur. Dans le temps, l utilisateur pourra construire plusieurs archives personnelles qu il devra gérer lui-même. Par exemple, certains utilisateurs laissent ces fichiers PST sur leur ordinateur. Ainsi, si l ordinateur de l utilisateur est volé ou bien devient inutilisable, les données contenues dans ces fichiers PST sont définitivement perdues. Pour pallier cette difficulté, certaines entreprises mettent à disposition des utilisateurs des espaces sur les serveurs pour qu ils puissent stocker leurs fichiers PST. Ces serveurs étant sauvegardés quotidiennement, les données sont alors bien sécurisées dans le temps. Néanmoins, cette solution a, elle aussi, des limites. Au bout de plusieurs années, certaines entreprises continuent à sauvegarder quotidiennement des dizaines de TB de fichiers PST sans que personne ne sache très bien à qui appartiennent ces fichiers PST et ce qu il y a dedans. Utiliser les capacités d archivage des nouvelles solutions de messagerie Les solutions de messagerie les plus récentes comme Exchange 2010 ou Exchange 2013 proposent à l utilisateur, en plus de leur BAL habituelle, une BAL d archivage. C est en quelque sorte une extension de la BAL habituelle dans laquelle l utilisateur peut par un simple «drag & drop» déplacer un depuis sa BAL. Cette solution est très simple pour l utilisateur, mais elle peut se révéler coûteuse pour l entreprise. En effet, cela revient à augmenter la taille des serveurs de messagerie. Comme la solution précédente, cela revient aussi à déporter la tâche de l archivage sur l utilisateur. Si on reprend l analogie avec l archivage des documents papier, cette solution consisterait à agrandir le bureau de l utilisateur dès qu il n aurait plus assez de place pour ranger tous ses documents papier. Pourquoi archiver les s (suite)? Nous avons déjà répondu à cette question d un point de vue technique : «parce que techniquement on ne peut pas faire autrement». Pour mieux répondre à cette question, essayons de répondre à quelques questions préalables. L entreprise doit-elle archiver les s? L entreprise doit-elle conserver les s reçus et envoyés? L entreprise doit-elle être en mesure de retrouver rapidement un ou plusieurs s ou pièces jointes contenus dans une ou plusieurs BAL? À notre époque où l essentiel du courrier opérationnel est envoyé par , il n est pas raisonnable de répondre «non» à ces questions. 2 PST: Personal Storage Table mis à jour le 21 février

4 Pour combien de temps un doit-il être conservé? C est une question difficile. En France, la loi ne dit rien de précis. Il est de bon sens de considérer que certains s réputés importants devraient être conservés très longtemps et que d autres, plus insignifiants, pourraient être détruits presque immédiatement. Mais alors la question se pose d un tri pertinent des s : comment distinguer les s importants de ceux moins importants? Il est difficile aujourd hui d imaginer un tri des s qui soit efficace et économique. Comment décider aujourd hui de la pertinence future d un ? Par exemple, un de quelques lignes confirmant un rendez-vous peut sembler aujourd hui insignifiant. Quelques années plus tard, dans le cadre d une procédure judiciaire, cet pourra revêtir une importance capitale. Aujourd hui, la politique d archivage la plus simple à mettre en place est d archiver toute la BAL de l utilisateur à l exception des s personnels (reçus ou envoyés) que l utilisateur aura pris soin de mettre dans un dossier «Personnel» qui sera ignoré par le processus d archivage. Quant à la durée de rétention, on peut opter pour une durée longue : par exemple, dix ans. Voire plus, dans certains métiers comme les travaux publics. L archivage des s est d abord une décision de la Direction Générale En conclusion, les deux questions précédentes montrent que l archivage des s est d abord une décision de la Direction Générale avant d être une question de technique informatique. Pour le bien de l entreprise, il faut que les s soient archivés pour une durée assez longue afin de permettre à chaque utilisateur de retrouver une information dans ses s archivés ou bien à un auditeur autorisé d analyser le contenu d une ou plusieurs BAL. Ensuite, cette décision doit être mise en œuvre par la mise en place d une solution d archivage qui satisfasse les contraintes techniques de l entreprise, les besoins des utilisateurs et bien entendu dans un cadre financier satisfaisant. Remarque Si l entreprise décide de ne pas archiver les BAL, alors les utilisateurs le font par eux-mêmes. Cette activité est donc un coût caché de l entreprise. Supposons que l utilisateur passe une demi-heure chaque semaine pour «gérer et archiver» correctement sa BAL, cela représente un coût annuel de 235,00 (= 47 semaines x 0,5 heure/semaine x 10,00 /heure 3 ). Dans une entreprise de utilisateurs, en supposant que la messagerie soit un outil de travail quotidien pour seulement 20 % des effectifs, soit 200 utilisateurs, le coût total annuel s élève à ,00 (= 200 x 235,00 ). Donc, même si on considère que l archivage n est pas une obligation pour l entreprise et qu au fond, ce n est qu un problème de l utilisateur, la mise en place d une solution d archivage des s peut être pertinente d un point de vue économique et d un point de vue efficacité des utilisateurs. 3 Le SMIC horaire brut a été fixé à 9.53 euros par heure à compter du 1er Janvier 2014 mis à jour le 21 février

5 Quelle est la bonne solution pour archiver les s? Pour répondre à cette question, il faut regarder la solution de différents points de vue : point de vue de l Utilisateur point de vue de la Direction Informatique point de vue de la Direction Générale Point de vue de l Utilisateur Ce que souhaite l utilisateur, c est disposer d une messagerie qui fonctionne lorsqu il en a besoin être rassuré quant à la sauvegarde de ses données pouvoir retrouver facilement et rapidement une information qu il sait être dans sa messagerie ne pas perdre de temps dans des activités qui n ont aucune valeur pour lui. On peut imaginer la politique d archivage suivante. Les s restent dans la BAL de l utilisateur pendant une année complète. Si l utilisateur cherche un de moins d un an, il le trouvera dans sa BAL. S il cherche un de plus d un an, il le trouvera dans ses s archivés. C est un peu comme avec les documents papier : ou bien le document est dans son bureau ou bien le document est au service des Archives. Ainsi donc, avec l archivage centralisé, l utilisateur est certain que sa BAL ne sera jamais bloquée, que ses données sont régulièrement et systématiquement archivées et qu il pourra toujours retrouver un soit dans sa BAL soit dans ses archives. Remarque Certains insistent pour que l expérience utilisateur change le moins possible et souhaitent que l accès aux s archivés soit le même que pour l accès à la BAL. Plusieurs remarques à ce sujet : 1. Techniquement l intégration de l accès aux s archivés avec l accès à la BAL est possible. Mais cela rend plus complexe la mise en place et la maintenance de la solution d archivage. 2. De plus en plus, les utilisateurs sont habitués aux interfaces web aussi bien dans leur vie professionnelle que dans leur vie privée. Par exemple, dans le monde Exchange, les jeunes professionnels habitués à Gmail, à Hotmail, à FB, ne comprennent plus très bien la nécessité de travailler avec le logiciel Outlook lorsqu une interface web comme OWA 4 leur permet de faire plus et plus facilement. Notre recommandation est donc d utiliser une interface web pour accéder aux s archivés. En plus d être dans l air du temps, cette interface permet : d avoir accès à ses s archivés à partir d un simple navigateur internet d avoir accès à ses s archivés sans avoir besoin de se connecter à sa messagerie et «last but not least» de faire l économie du logiciel Outlook à installer sur les ordinateurs des utilisateurs et de sa maintenance. De plus, il est très facile d intégrer l interface web d accès aux s archivés à l interface d accès à la BAL (OWA dans le cas d Exchange). 4 OWA : Outlook Web Access mis à jour le 21 février

6 Point de vue de la Direction Informatique L archivage centralisé permet à la Direction Informatique de : contrôler facilement la taille des serveurs de messagerie limiter drastiquement les risques de panne réduire les coûts de production : maintenance plus facile, sauvegarde plus rapide, restauration plus rapide en cas d incident majeur. Pour bien choisir un archivage centralisé, les points à vérifier d un point de vue technique sont : la protection des accès aux données archivées la sécurisation des données archivées l intégrité des données archivées la gestion des doublons (SIS 5 ) la possibilité d archiver un même s il est détruit par l utilisateur la possibilité ou non pour l utilisateur de détruire un archivé la scalabilité 6 de la solution d archivage (incluant le stockage) la réutilisation des données archivées la recherche dans les données archivées l export des données archivées En conclusion, d un point de vue informatique, il est préférable de disposer à côté de la messagerie, d un système d archivage des s indépendant, mais relié à cette messagerie. Ainsi la messagerie peut rester à une taille raisonnable. Quant au système d archivage, comme son architecture est faite pour supporter les gros volumes, il peut passer à l échelle sans aucune difficulté. D autre part, cette indépendance a un autre avantage. Si le format des données archivées est un format ouvert (XML), les données peuvent être réinjectées dans un autre système de messagerie. Cette indépendance est très utile en cas de changement de messagerie électronique. Point de vue de la Direction Générale Comme dit précédemment, la Direction Générale se doit de sécuriser toutes les informations qui transitent par la messagerie de l entreprise tout en respectant les lois en vigueur. Par exemple, les banques sont obligées d archiver tous les s qui transitent par leurs serveurs de messagerie (accords Bâle II et Bâle III). La solution d archivage des s doit garantir un excellent niveau de sécurisation. Les bonnes solutions d archivage des s doivent permettre aussi l archivage légal. C est-à-dire qu un archivé doit avoir une valeur probante dans une procédure judiciaire en garantissant l intégrité des informations contenues dans l original. L idéal pour la Direction Générale est d inclure l archivage des s dans une politique globale d utilisation de la messagerie. Dans chaque entreprise, une charte d utilisation de la messagerie doit décrire cette politique globale définie par la Direction Générale. Elle doit être partagée et acceptée par tous les utilisateurs de l entreprise et sa mise en œuvre doit pouvoir être contrôlée par la Direction Générale. 5 SIS : Single Instance Storage 6 Scalabilité : traduction du mot anglais "scalability" qui signifie capacité de passer à l'échelle mis à jour le 21 février

7 Former les utilisateurs En conclusion, l entreprise doit définir une politique globale pour l'utilisation de la messagerie électronique qu'elle met à disposition de ses employés. L'entreprise doit aussi veiller à bien former et informer ses employés à l utilisation de la messagerie tout en les rendant toujours plus conscients des risques liés à la messagerie électronique. Dans le cadre de cette formation, l entreprise peut expliquer aux utilisateurs pourquoi et comment la solution d archivage sera mise en place dans l entreprise. ************************* mis à jour le 21 février