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1 >> La gestion du cycle de vie du courrier électronique comme La bonne décision pour aujourd hui et pour demain Les solutions de gestion du contenu d entreprise (Enterprise Content Management/ECM) de ELO Digital Office GmbH offrent toutes les fonctionnalités nécessaires pour une gestion du cycle du courrier électronique ( Lifecycle Management/ELM) complète. Cela inclut le simple archivage du courrier électronique et va jusqu à la gestion complète des processus liés au courrier électronique. Tous les s sont traités, archivés et gérés de leur création jusqu à leur suppression conformément aux corrélations de processus et aux directives nationales. Vous profitez de processus métier sûrs, transparents et conformes à ces directives. La gestion centralisée des s dans la suite ELO ECM permet de réduire les coûts et d économiser les ressources. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Workflow I

2 Solution un additionnel bénéfice >> Minimisation des risques et avantages concurrentiels Le courrier électronique est rapide et économique et il a conquis depuis longtemps le monde commercial de la communication. Il est, par conséquent, devenu pour l entreprise en tant que pièce justificative commerciale un actif à ne pas sous-estimer. Il est devenu le support d informations commerciales importantes dans tous les processus métier. L archivage des s à proprement parler peut certes répondre à certaines exigences juridiques, mais il n est pas suffisant pour mettre en place une solution informatique globale et donc à l épreuve du temps pour votre entreprise. Grâce aux systèmes ELO ECM, le contenu du courrier électronique est intégré de manière transparente et reproductible aux processus métier spécifiques à votre entreprise. Les s sont retrouvés d un simple clic de souris et leur contenu peut être reproduit dans l ensemble du processus. Il en résulte une prise de décision meilleure et plus rapide, qui, à son tour, engendre une minimisation des avantages concurrentiels et des risques. Mise en conformité mise en place progressive et renforcement durable La conservation d un , qui est une pièce justificative commerciale, est une prescription légale. Il existe, en ce qui concerne la diffusion du courrier électronique, un certain nombre d exigences juridiques sur la scène nationale et internationale. Ces dispositions sont le résultat d objectifs divers et sont très complexes. Cependant, toutes ces prescriptions légales fixent les mêmes exigences : le courrier électronique doit être archivé dans son état initial, c est-à-dire inchangé et, le cas échéant, pouvoir être retrouvé. La fonctionnalité standard des solutions ELO ECM permet de satisfaire en toute simplicité et sécurité à ces dispositions légales. Intégration parfaite dans l environnement principal du serveur de courrier ELO offre pour tous les logiciels de courrier électronique connus (Microsoft Exchange ou IBM Lotus Notes, par exemple) une Enterprise Content Management

3 intégration performante. Deux approches sont proposées comme stratégie d archivage : l archivage manuel basé sur un client et l archivage automatique du courrier électronique basé sur un serveur. Archivage du courrier électronique basé sur un client Dans cette approche, l utilisateur contrôle par le biais d une interface utilisateur le moment et l emplacement où il souhaite archiver un . Il est également possible de créer dans le logiciel de courrier électronique correspondant des systèmes de dossiers dans lesquels l utilisateur déplacera tous les s devant être archivés. ELO reprend entièrement ces structures de dossiers pour le stockage dans l archive. Ce système offre certes une grande flexibilité, mais il présente également le risque que la qualité de l archivage du courrier varie fortement d un utilisateur à l autre. En outre, l archivage basé sur un client ne garantit pas que tous les courriers commerciaux seront réellement enregistrés. Les exigences de conformité ne peuvent par conséquent qu être partiellement satisfaites. Archivage du courrier électronique basé sur un serveur Il s appuie sur des règles prédéfinies sur la base desquelles le serveur récupère les s. Il est ainsi possible de définir, par exemple, que tous les s lus soient automatiquement archivés au bout de quatre semaines et stockés dans une structure préfinie. L utilisateur peut accéder à ces e- mails facilement par le biais de la fonction de recherche d archive ELO ou via le logiciel de courrier électronique utilisé. Dans le logiciel de courrier électronique, ELO remplace les s par un lien qui est activé d un simple clic. Ceci garantit, d une part, que tous les s relatifs aux activités commerciales sont stockés en toute sécurité de manière centralisée et, d autre part, que le système de courrier électronique est désengorgé et demeure performant grâce au transfert des s. Utilisateur Fig. : archivage du courrier électronique basé sur un client Fig. : archivage du courrier électronique basé sur un serveur Gestion documentaire I Archivage I Workflow I

4 Solution un additionnel bénéfice >> Archivage par processus Sécurité et conformité grâce à des concepts d organisation sophistiqués Dans le cas de la stratégie d archivage automatisée basée sur un serveur, il importe d éviter l archivage d s non pertinents (spam ou virus, par exemple). Des filtres automatiques sont assurément bénéfiques. Cependant, le meilleur filtre demeure l homme. Cet aspect plaide en faveur de la stratégie d archivage retardé. Il est judicieux, lors du stockage des s, d avoir recours à un masque de stockage étendu dans lequel des attributs supplémentaires peuvent être entrés, par exemple, un numéro de projet ou l attribut «relevant de la fiscalité». De cette manière, les s relevant de la fiscalité sont facilement distingués des autres de sorte que le vérificateur n a pas besoin de passer en revue tout le courrier électronique. La conversion automatique des s dans un format d archivage de longue durée (PDF/A, par exemple) garantissant une lecture du courrier électronique même après plusieurs années est indiquée. Classification et automatisation intelligentes Le courrier électronique véhicule des informations précieuses qui sont nécessaires pour les processus métiers et doivent être également disponibles pour d autres applications spécialisées (ERP, CRM, entre autres). Outre l archivage du courrier électronique à proprement parler, il est par conséquent important que les s soient affectés aux processus métier correspondant. Pour garantir une gestion complète du cycle de vie du courrier électronique, il est donc impératif de classer, et de ranger dès le début la multitude d s entrants et de sélectionner parmi le contenu les informations adéquates pour le traitement ultérieur. Le module ELO DocXtractor rend tout ceci possible. Grâce à un processus intelligent et auto-organisant, il exploite et classe le contenu des documents et soulage ainsi l utilisateur d une grande partie de son travail. En outre, ELO DocXtractor lance automatiquement le flux de traitement correspondant. Ainsi, par exemple, une demande de renseignements Enterprise Content Management

5 ou une commande d un client arrivant par peut, après son stockage, être adressée directement au responsable compétent dans le cadre d un flux de travaux prédéfini. La demande du client est rapidement traitée, ce qui améliore le taux de satisfaction. Votre avantage : Grâce à la suite ELO ECM, vous êtes assuré qu un bénéficie, outre d un stockage conforme à la législation, d un traitement approprié dans le processus métier correspondant. Les informations extraites de l (commande, demande de renseignements, changement d adresse, facture, etc.) sont interprétées par ELO et transmises à un processus métier prédéfini. Les collaborateurs peuvent reproduire rapidement et clairement les opérations. Informations critiques Le courrier électronique contient des informations de plus en plus critiques. C est pourquoi il faut veiller à ce que ces informations soient accessibles non seulement par le processus métier, mais également par toutes les personnes autorisées. Ceci s applique notamment en cas de maladie d un collaborateur. Il est alors possible d accorder au remplaçant ou aux collègues l accès à la boîte aux lettres. Mais si l on veut protéger des informations confidentielles contre l accès par des personnes non autorisées, il est indiqué de classer les s en fonction de leur pertinence par rapport au processus et de les transférer dans une structure de stockage prévue à cet effet. Les systèmes ELO ECM offrent une fonction d héritage automatique des droits. Elle définit automatiquement pour tous les s les droits nécessaires : en fonction du type de document (commande, par exemple) ou de la destination du stockage (par ex. un dossier client). En outre, les règles relatives aux remplaçant permettent également d attribuer des droits d accès temporaires. Economies d argent grâce à l envoi électronique de factures Un autre exemple concerne l envoi électronique de factures : si la facture est livrée sous la forme d un document électronique (au format PDF, par exemple), il faut veiller à ce qu elle soit pourvue d une signature numérique qualifiée. La déduction de l impôt préalable ne sera reconnue par l administration des finances que dans ces conditions. Au cours du classement du courrier électronique, ELO reconnaît les signatures électroniques, les vérifie automatiquement et les archive en toute sécurité avec le document correspondant. Gestion documentaire I Archivage I Workflow I

6 Solution un additionnel bénéfice >> Des fonctionnalités qui simplifient le travail Autres fonctionnalités de base : Archivage à instance unique : stockage sans redondance L archivage à instance unique veille à ce que les fichiers joints en plusieurs exemplaires ne soient stockés qu une seule fois dans l archive. La sauvegarde des données conserve ainsi toute son efficacité, la charge administrative reste faible et les coûts sont minimisés. Intégration parfaite des fichiers PST Les fichiers PST existant déjà sont parfaitement intégrés dans le nouveau processus d archivage. Cette fonction est importante si l on veut passer à l archivage électronique et transférer les anciennes données depuis des fichiers PST relativement peu sûrs dans un système d archive sûr. Elle présente un autre avantage : les délais de mise à niveau et de conversion réduits lors d un changement de version de Microsoft Exchange ou IBM Lotus Notes. L accès au courrier électronique archivé se fait en outre directement depuis le client de courrier électronique courant. Fichiers PST Enterprise Content Management

7 Mobilité Avec le client mobile, ELO offre la possibilité de consulter des s archivés même en étant hors connexion. Ceci présente un grand avantage lorsque l on doit accéder à d anciens s tandis que l on est en déplacement et que l on ne dispose pas de connexion Internet. Avantages de ELO -Management Archivage automatique ou manuel du courrier électronique Amélioration des performances du serveur de courrier électronique Coûts d administration moindres Respect des prescriptions légales Evolutif en réponse à des besoins croissants Maîtrise des volumes de courrier électronique Réduction des coûts de stockage Recherche rapide des s Archivage par processus métier Accès aux s archivés par le biais de l interface utilisateur des logiciels de courrier électronique Disponibilité hors connexion pour les utilisateurs mobiles Archivage à instance unique pour éviter les doubles archivages Reconnaissance et vérification automatiques des signatures numériques Vérification intelligente du contenu Transfert aux processus métier correspondants (commande de processus) Gestion documentaire I Archivage I Workflow I

8 >> ELO -Management La gestion du cycle de vie du courrier électronique comme ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Allemagne. Réimpression, même partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Sous réserve de modifications techniques. Imprimé en Allemagne. Article n A000- -FR ELO est disponible auprès de : ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart ELO Digital Office CH AG CH - Zürich ELO Digital Office AT GmbH A - Linz Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Workflow I

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