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1 ELOECM Conference2015 Dématérialisation de courriers ELO DocXtractor Florent Melchers Consultant Projet et Avant-vente

2 Intérêt d une solution de dématérialisation Nos clients visent principalement trois objectifs stratégiques dans le cadre du traitement des documents entrants par DocXtractor Papier Fax «Le projet a pour ambition d accroître le niveau de productivité de la chaîne globale de dématérialisation et d indexation afin de participer à l atteinte des objectifs suivants» : Contribuer à garantir les délais de traitement des dossiers client et améliorer la compétitivité commerciale Réduire significativement le coût global unitaire de dématérialisation et de traitement d un document entrant quel que soit son origine, BPO Absorber l accroissement des volumes afin de ne pas avoir à recruter de nouvelles ressources. Coûts rentables Service de qualité Mobile 2

3 Processus de courrier entrant 1 Les canaux de communication 2 Analyse automatique 3 Post traitement 4 Association aux processus métier Reporting Classification Extraction ERP Vérification CRM Archivage Services distants Configuration Administration 3

4 Flux entrants Autres Entrée de courrier par canaux multiples Formulaires Documents semi-structurés Documents non-structurés 4

5 DocXtractor : les clefs du succès DocXtractor établit de nouvelles normes pour le traitement intelligent de documents Ergonomie Services Technologie Architecture La technologie de classification et d extraction à la pointe Une architecture logicielle moderne et la conformité SOA Opérations nécessitant des coûts et efforts d administration minimaux Opérations Services de haut niveau et de qualité Ergonomie très optimisée et adaptée aux utilisateurs 5

6 Les étapes de traitements possibles Cinq étapes pour traiter les formulaires avec DocXtractor: Traitement d images Classification De documents Séparation de documents Indexation Extraction Validation 6

7 Traitement d image Les traitements d images Suppression des «saletés» Redressement Détection texte haut bas Détection de ligne et suppression Suppression du fond 7

8 Classification ou RAD Chang. d adresse Questionnaire Rupture Contrat Commande Facture La classification combine plusieurs technologies : Mise en page, Recherche de mots clefs, AutoClassifier, Format 8

9 Classification avec l AutoClassifier Rupture contrat Annulation Annuler Supprimer Terminer Déplacer Adresse Changement Nouvelle habitation Déménagement Déménager Locaux loués Fiche de paie Changement d adresse Bulletin salaire Frais réel Résilier Déductions Propriétaire Résider Locataire Crédit d impôt Déclaration d impôts Contrat de location 9

10 La séparation Possibilité de gérer la séparation de documents Séparation de documents Séparation automatique sur rupture de page Séparation automatique sur une logique métier Modification possible de l ordre des pages manuellement 10

11 Extraction d informations Localisation des champs de données Résultats OCR Nom des champs PETTY Nom Ernest Prénom 907 Riverside Drive Adresse SD Etat Code Postal Aberdeen Ville Différentes approches d'extraction: ancre, recherche fixe ou de mots clefs, table, date, Montant, la recherche TopDown... 11

12 Extraction de données en base Recherche TopDown o Comparaison de l information extraite avec le contenu d une table en base de données o La connaissance de la position des champs n est pas nécessaire o Recherche flou (tolérance entre les résultats OCR et les différentes orthographes possibles) o Des résultats optimaux sans apprentissage 12

13 Vérification efficace L interface Possibilité de travailler uniquement avec le clavier Aperçu du lot Classification (type de document) Configuration individuelle de la visionneuse de document Recherche contextuelle et de requête de base de données Flexibilité grâce à de nombreuses options de configuration Informations à traiter De couleur différente 13

14 Vérification efficace Les contrôles Zoom automatique sur une zone Les champs vides peuvent être laissés de côté Contrôle de zones - Vérification de la syntaxe - Base de données - Restriction 14

15 Traitement des s Classification Factures Changement de RIB Taux d insatisfaction Minime Métadonnées Extraction Account data (new): Strato Ltd Account no Sort code

16 Reporter Pro L amélioration continue Quel est le taux d'automatisation? Quels sont les documents qui demande le plus de vérification manuelle? Quel fournisseur nécessite le plus de vérification? Quel est le temps passé entre la réception, la vérification puis l export de documents? Quel est le volume de répartition des documents dans le système? Business organization Management Information technology Departments 16

17 ELOECM Conference2015 Dématérialisation de Factures DocXtractor

18 Positionnement DocXtractor en quelques mots : Une solution intégrant un module facture orienté métier Permet l extraction automatique des données o Lecture entête, corps et pied de page o La gestion des factures internationales o Le lien avec les commandes correspondantes, les délais de paiement Une solution intégrable et personnalisable Notion d auto-apprentissage Outil de statistique et de mesure du rendement 18

19 Les points clés de DocXTractor Invoice Traitement de factures génériques : o Approche générique du traitement des factures o Pas besoin de définir des modèles pour chaque fournisseur o Solution clé en main : usage possible sans adaptation Méthode de recherche indépendante du positionnement des données Customisation possible (champs spéciaux, règles de contrôle, etc.) Extraction automatique des tableaux (lignes articles) Séparation automatique possible des factures Intégration complète à la suite ECM ELO 19

20 ELOECM Conference2015 Quelques nouveautés

21 La Capture mobile Gestion multicanale Message d état Analyse Vérification Processus métier, GED, Archivage 1 Import des différents canaux d entrée 2 Analyse de documents en automatique 3 Poste de vérification 4 Envoi vers les processus métier 21

22 La Capture mobile Interactive et assistée Positionnez votre appareil au dessus du document Rapprochez-vous Tenez votre appareil horizontalement Evitez les mouvements Photo prise automatiquement 22

23 La Capture Mobile Intégrable dans une application métier La solution Capture Mobile est disponible sous forme de SDK La solution pourra s intégrer dans votre application métier Capture Mobile 23

24 Page Divider Gain de temps incontestable Découpage manuel Le traitement manuel avec Page Divider Productivité accrue! Peut prendre 5 à 15 min Temps de traitement 5 sec 24

25 Page Divider Autre scénario possible 25

26 Web Verifier Ergonomie & Expérience utilisateur Utilisation intuitive 26

27 Web Verifier Visualisation d une facture 27

28 Web Verifier Visualisation d une facture 28

29 ELOECM Conference2015 Merci pour votre attention des questions?

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