Canon Business Services. Dématérialisation des factures fournisseurs

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1 Canon Business Services Dématérialisation fournisseurs

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3 Dématérialisation fournisseurs Aperçu du marché Le saviez-vous? De nos jours, les processus de dématérialisation fournisseurs sont de plus en plus utilisés. En effet, il a été estimé qu en 2012, plus de 15 milliards de factures ont été envoyées et archivées électroniquement à travers le monde. Source : Rapport Billentis, E-Invoicing/Electronic Invoicing, E-Billing/Electronic Billing, AP Automation - Opportunities in a challenging mar ket environment. Communiqué de presse en français : Tendance générale De plus en plus de sociétés et de particuliers abandonnent le traitement papier en privilégiant leur équi valent numérique. On s aperçoit ainsi que les banques sur Internet et réseaux mobiles se développent et le commerce en ligne fait désormais partie de notre quotidien. Présentation Crédoc et monabanq du «Internet modifie la relation des français à leur banque», disponible sur internet via Les entreprises Face aux défis imposés par la situation économique actuelle, les sociétés cherchent à améliorer leur trésorerie en se focalisant sur l optimisation de leur Besoin en Fond de Roulement (BFR). Le marché L Europe représente 56 % du marché de la facturation électronique, alors que l Amérique du Nord et l Asie-Pacifique représentent respectivement 35 % et 7 %. Le nombre d uti lisateurs électroniques croît rapidement, que ce soit dans les segments B2B ou B2C. Source: E-Invoicing report 2010, European Market Guide, INNOPAY, ABE/EBA Gain Potentiel Le destinataire d une facture peut économiser jusqu à 60 % en fonction du niveau de dématérialisation et d automatisation du processus. Source : Arthur D. Little pour sept Bénéfices de ce service Une réduction du coût de traitement Une amélioration de la gestion des flux de trésorerie Une approbation simplifiée Des dossiers et processus de traitement disponibles dans le monde entier Comment CBS intervient Par la réalisation d une interface robuste entre la chaîne de dématérialisation fournisseurs et les systèmes financiers. Par l apport de notre expertise métier nécessaire à la mise en place du processus de dématérialisation fournisseurs et par une gestion optimisée, au quotidien, du processus métier. 3

4 Dématérialisation fournisseurs Bénéfices client Processus actuel Réception. Classification entrantes. Approbation manuelle. Saisie des données dans les systèmes comptables. Emission et envoi des bons à payer. Archivage papier. L approche de CBS Réception et prise en charge. Numérisation et dépôt des images au sein du système d information du client (GED, ERP,...). Utilisation de le technologie OCR permettant de captu rer des données utiles. Fourniture d un fichier de données formaté selon les besoins du client. Archivage physiques. En option, CBS peut aussi fournir les solutions logicielles reproduisant le circuit d approbation élec troniques à travers l organisation interne de l entreprise. Résultats et avantages Un traitement plus rapide. Une économie potentielle pour le destinataire d une facture d environ 60 %. Une amélioration continue de nos services grâce à l identification des fournisseurs nécessitant des traitements particuliers. Une efficacité accrue. Un accès instantané à la facture. Une accélération du processus d approbation. Une visibilité accrue des flux de trésorerie. La possibilité de bénéficier de remises pour paiement avant échéance. Une visualisation en temps réel du statut de toutes les fac tures en cours. Dématérialisation fournisseurs Réception Préparation et numérisation Analyse, extraction et validation Transfert automatique au sein du système d information client Circuit d approbation automatisé (workflow) automatisation des bons à payer Temps de traitement global Economie du temps de traitement A B C D Réception A B E F G H I J K L M N O Tri global Tri détaillé Connexion Saisie manuelle Attribution aux applications manuelle comptables Traitement manuel fournisseurs Circuit manuel d approbation Approbation manuelle Emission des bons à payer 4

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7 Dématérialisation fournisseurs Synthèse Par son service de dématérialisation fournis seurs, CBS numérise et transmet directement les données au sein de vos systèmes comptables. Cela réduit considérablement les temps de traitement et ainsi le coût total du processus de gestion fournisseurs. Notre approche Les factures peuvent être réceptionnées sous des formes diverses et variées : papier, fax, . Elles sont numérisées et toutes les données significatives en sont extraites (validation et/ou OCR). Ces données sont ensuite validées et transmises dans vos outils comptables pour y être traitées. CBS propose également des outils de workflow pour la modélisation et l exécution des processus d approbation électro niques. CBS demeure votre interlocuteur unique en tant que fournisseur d une prestation globale incluant la réalisation des opérations, les logiciels et les matériels. La mise en œuvre de la prestation est assurée selon la méthodologie de gestion de projet Prince2 * privilégiée par CBS. Notre valeur ajoutée Les services de dématérialisation fournisseurs de CBS sont parfaitement adaptés à tout secteur d activité et vous proposent : Des technologies et une expertise reconnues dans l accompagnement client. Le meilleur de la technologie pour vous apporter une solution sur mesure et une qualité de service au plus proche de vos besoins opérationnels. Une amélioration continue de nos processus de production ainsi que des investissements réguliers dans les dernières technologies. Des services sur site ou hors site Conservez le traitement de vos factures fournisseurs au sein de votre société, ou privilégiez une réalisation de ces activités sur l un de nos sites mutualisés en France ou sur notre ScanRecoCenter de Prague. Nos experts sur site sont déjà opérationnels pour traiter vos factures avec le plus grand soin et la plus grande flexibilité. Workflow d approbation Plus besoin d envoyer papier dans toute votre entreprise. Grâce au workflow d approbation pouvant être fourni par CBS, les factures peuvent être approuvées partout et à tout moment. Cette solution SaaS (logiciel en tant que service) est implémentée conformément aux différentes législations en vigueur. Vers une externalisation complète du traitement Concentrez-vous sur votre cœur de métier en confiant la totalité du traitement de vos factures à CBS, depuis leur réception jusqu à leur paiement, en passant par leur approbation, conformément à vos exigences. Prince 2 * : Projets dans des environnements contrôlés (PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments) est une approche de management de projet reposant sur les processus, qui offre une méthode facilement adaptable et évolutive pour manager tous types de projet. Plus de détails sur le site 7

8 Votre business Vos clients Vos utilisateurs Septembre Canon France Business Services Toutes les caractéristiques sont susceptibles d être modifiées sans avis préalable. Tous les noms relatifs aux produits et/ou aux sociétés sont déposés et constituent des marques protégées de leurs fabricants ou titulaires sur leurs marchés et/ou pays. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon France S.A.S. Siège social 17, quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tél canon.fr Canon France Business Services S.A. 12, avenue de l Europe CS Montévrain Marne la Vallée Cedex 04 Tél Fax canon.fr oce.fr Capital de RCS Meaux

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