Comment réussir le déploiement de votre communauté B2B et réduire les coûts de votre chaîne logistique?

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2 Comment réussir le déploiement de votre communauté B2B et réduire les coûts de votre chaîne logistique? La chaîne d approvisionnement ne saurait plus fonctionner sans EDI. L enjeu est à présent d accélérer le déploiement B2B face à la croissance des partenaires et des flux, et ainsi accroître les économies sur la supply chain dans un environnement de plus en plus concurrenciel. Les études régulièrement publiées témoignent des forts gains financiers apportés par la dématérialisation des processus B2B, en particulier dans les domaines de l approvisionnement, de la facturation ou la gestion de référentiels produits. Selon une récente étude 2010 de GS1 France, le seul secteur de la distribution économise d ores et déjà 800 millions d euros par an grâce à l EDI et pourrait encore gagner 1,6 milliards d euros en poursuivant le déploiement des processus B2B auprès de l ensemble des acteurs de la filière. Cette même étude nous rappelle que la mise en place d une commande dématérialisée entraîne une économie de 15 à 20 par document, que la dématérialisation d une fiche produit permet un gain de 42 par fiche et que la mise en place de la facture électronique apporte en moyenne une économie de 10 à 15 par acte. Certaines filières économiques comme la distribution, l industrie automobile, l assurance ou la publicité ont, dès le début des années 1990, compris l intérêt de dématérialiser par EDI les flux B2B. Dans ces domaines, le taux de dématérialisation atteint par exemple 90 % des commandes échangées. Ces secteurs ont ainsi permis la mise en place d une logistique en flux tendus et/ou le traitement automatique de millions de documents administratifs et commerciaux. En matière d échanges électroniques B2B, l enjeu principal consiste bien à déployer les flux sur un maximum de fournisseurs. Les donneurs d ordre les plus avancés ont parfois consacré une ou deux décennies à déployer leurs flux EDI «message par message» et «fournisseur par fournisseur». Il est constaté, suite aux enquêtes, un délai moyen supérieur à 30 jours pour intégrer un fournisseur dans une démarche EDI multiprocessus. 2

3 B2B Si la dématérialisation de processus B2B est une démarche offrant un fort potentiel de gains, il ne faut pas oublier de rappeler que ces économies sont proportionnelles au déploiement réalisé. Le déploiement EDI consiste à dématérialiser avec une cible de partenaires économiques un ou plusieurs processus B2B souvent la commande, l avis d expédition et la facture en s appuyant sur des formats d échanges normalisés (EDIFACT ou XML) et des protocoles de transport (RVA EDI ou EDIINT AS2). Il est principalement l initiative du donneur d ordre envers ses fournisseurs. Il se traduit par un ensemble d actes et d étapes méthodiques et fastidieuses consistant à préparer les campagnes, informer les partenaires, contrôler la qualité des données, tester et certifier les connexions en assurant un suivi continu des étapes du projet. La démarche de déploiement ou d enrôlement de fournisseurs s applique aussi à la mise en place d un nouveau protocole de transport des données par exemple EDIINT AS2 ou à la maintenance des processus et protocoles déjà déployés, par exemple la mise à jour d un certificat de signature ou l évolution fonctionnelle d un message EDI. Pour un donneur d ordre, un projet EDI/B2B se justifie toujours par un retour sur investissement, mesurable par les économies administratives (suppression du papier, réduction des litiges, traitement automatique) et les gains de productivité mais aussi en considérant les coûts du projet. Sur ce dernier point, de nombreux donneurs d ordre ont découvert à leurs dépends que les coûts de mise en œuvre technique d une gateway EDI/ B2B représentent bien peu d investissement comparativement à l effort d enrôlement des partenaires EDI/B2B. Certains secteurs d activité et donneurs d ordre ont fini par limiter leurs projections en matière d EDI craignant la difficulté et les coûts du déploiement. 3

4 Comment se déroule un projet de déploiement EDI? L incapacité des donneurs d ordre à déployer rapidement leur communauté B2B se traduit souvent par un R.O.I. moins rapide que prévu, puis par une révision des ambitions d embarquement et du seuil d amortissement du déploiement par fournisseur. Plus néfaste, cela amène l entreprise à conserver une part importante de ses fournisseurs sur des processus non intégrés reposant sur des échanges papier et manuels. Ce qui dans l environnement concurrentiel actuel est un véritable handicap pour développer la performance d une entreprise. 4

5 La check-list d une campagne de déploiement : 2 4 Identifier la cible de fournisseurs concernés, préparer les campagnes ou vagues de déploiement selon les regroupements possibles : par profil, taille, nature de produits, Définir le projet : les objectifs, les flux à dématérialiser, le business plan, l accompagnement au changement, la démarche et le planning,... Qualifier précisément la cible : quels sont les interlocuteurs? quelle est leur maturité en terme EDI? leur capacité à intégrer tel ou tel flux EDI? Concevoir le «kit de déploiement» qui regroupe l ensemble des supports qui seront nécessaires : a. Les documents d information qui indiquent aux fournisseurs les objectifs, les avantages partagés, le mode opératoire, le planning du projet b. Le cahier des charges fonctionnel décrivant les données à échanger à travers le guide d implémentation des messages EDI c. Le contrat d échange électronique qui notifie en particulier le consentement des parties et les modalités de mise en œuvre 5 6 Mettre Diffuser méthodiquement l information et les composants du kit de déploiement auprès de la cible en place une cellule de gestion du projet chargée d assister les fournisseurs, de les relancer, les convaincre et mobiliser, programmer avec chacun d entre eux les diverses étapes et assurer le pilotage 7Réaliser les tests d intégration consistant par exemple à réceptionner des jeux de tests de facture fournisseur et à contrôler la qualité des données et le respect des règles spécifiées Certifier les fournisseurs après 8une série de tests concluants 9 Mettre en production sur la gateway B2B les fournisseurs 10 Elaborer des tableaux de bord, assurer le suivi du projet sur l ensemble de la cible et pour chaque partenaire. 5

6 L embarquement B2B nécessite la répétition pour chaque partenaire d un ensemble de tâches unitaires et reste souvent le principal frein à la conduite de projet EDI La majorité des projets sont conduits sans outillage ni méthode de déploiement éprouvée. Le donneur d ordre multiplie des actes manuels, fastidieux et peu gratifiants : envoi de mails, diffusion de documents, campagne de relance, organisation de tests, certification unitaire des fournisseurs,... Dans certains cas, un début d industrialisation de la démarche est constaté par l emploi de solutions diverses comme l ing, des extranets orientés, partage de document ou encore l usage de robots de tests de messages. Comment accélérer le déploiement EDI en réduisant le temps et les coûts d intégration? Afin de ne pas en arriver aux désillusions précédemment évoquées, il convient donc de mettre en œuvre dès le lancement de la démarche EDI, un véritable projet de déploiement. Community Management Intégration avec les outils EDI Mise en production Plan de déploiement & Kit partenaire Gestion de la campagne Reporting Autotests, Recette, Certification Gestion du référentiel B2B 6 Partage Informations, documents

7 Les principales étapes incontournables d une campagne de déploiement L embarquement des fournisseurs doit s appuyer sur une méthodologie éprouvée et sur l usage d une plate-forme de déploiement pour industrialiser la démarche. Le succès des projets d enrôlement fournisseurs repose aussi sur une série de recettes à présent bien connue : Ne pas minimiser l effort et le temps qui sera nécessaire pour déployer une cible et par conséquent s y préparer en constituant des outils et référentiels, en appliquant une méthode éprouvée et en acceptant d y consacrer des ressources. Mettre en rapport l ambition du projet et le poids économique du donneur d ordre sur son écosystème. Un constructeur automobile leader sur son marché enrôlera plus facilement ses principaux fournisseurs qu un industriel de second rang. Imaginer des contreparties à négocier avec les fournisseurs, par exemple, en leur adressant des informations sur les ventes, les prévisions ou en acceptant un partage des bénéfices de l EDI. Qualifier le niveau de maturité de la cible des fournisseurs à déployer. Certains secteurs sont nettement plus matures et équipés que d autres. Les fournisseurs régulièrement sollicités sont équipés de solutions EDI et aguerris à la pratique. Cette analyse permettra de doser la difficulté du projet et de définir la cible. Enquêter également sur les pratiques de ses concurrents : où en sont-ils? avec quels fournisseurs? sur quelle catégorie de flux? et quelle nature de données? Une attitude de suiveur est bien plus économique qu une démarche de précurseur. Informer, relancer régulièrement les fournisseurs afin de maintenir une pression et démontrer la détermination du donneur d ordre. Mettre en place une cellule d assistance et d information des fournisseurs afin de les aider à gérer le projet de leur côté mais aussi pour les convaincre de l intérêt mutuel de l approche. Aider dans certains cas les fournisseurs à s équiper de solutions EDI/B2B ou WEB EDI et leur proposer plusieurs modes de connexions possibles selon leur contexte et taille : EDI intégré, SaaS EDI, WEB-EDI ou Portail fournisseur Ne pas être trop exigeant sur la nature des données à échanger. Concevoir le cahier des charges fonctionnel en prenant en compte les pratiques du marché et la capacité de gestion des applications informatiques... Inutile de demander 250 attributs pour une fiche produit quand un fournisseur en gère habituellement une cinquantaine Conduire le projet à l aide d une plate-forme collaborative de déploiement de communauté B2B Les nouvelles plates-formes collaboratives de déploiement de communautés B2B vont résoudre les difficultés de déploiement auxquelles sont confrontés les donneurs d ordre. 7

8 Déploiement de votre communauté B2B Les principaux leaders du marché de l intégration et de la collaboration EDI/B2B ont récemment mis en marché des plates-formes de services conçues pour automatiser les campagnes EDI/B2B. L enjeu est de taille : développer, administrer et maintenir sa communauté B2B de manière plus efficace et en réduisant considérablement la durée et les coûts associés. Les premiers utilisateurs de plates-formes de déploiement de communauté témoignent d une réduction de 60 à 75 % du temps d intégration d un fournisseur EDI. 4 à 5 plates-formes de ce type ont été annoncées. Certaines se contentent d automatiser les campagnes d information ou de partager des documents, d autres se focalisent plutôt sur la «robotisation» des tests fonctionnels ou techniques. Les plus complètes d entre elles permettent à un donneur d ordre de publier sa campagne de déploiement sur un service web selon un workflow personnalisable. La plate-forme prend en charge la gestion de la campagne, la publication des documents, la gestion des référentiels, les tests fonctionnels et techniques, la certification des fournisseurs et le pilotage du projet à travers une série de tableaux de bord. Elle automatise ainsi les étapes d un projet de déploiement sur la base d un workflow modélisé pour chacun des donneurs d ordre. Ce dernier administre totalement ses campagnes à partir d une interface web intuitive. Il personnalise les étapes, ajuste ses règles de gestion et alerte, prépare ses enquêtes de capacité, publie des documents, décide des passages en production... De plus, il dispose en temps réel, d une vision agrégée sur la situation du déploiement à travers des indicateurs paramétrables et de l état d avancement paramétrables Pour sa part, le fournisseur dispose d un compte utilisateur sur la plate-forme pour accéder à l ensemble des services, et exécuter selon le workflow de son client les tâches lui incombant. Il est assisté par une série d outils tels que l aide en ligne, les FAQ, le didacticiel, les forums d échange, les comptesrendus de tests et dispose de l archivage de toutes ses opérations. Ces nouveaux services communautaires devraient connaître un essor rapide et relancer la pénétration des pratiques EDI/B2B au sein d une plus large cible de secteurs d activités. lls s intégreront au sein des offres de gateway B2B des offreurs de solutions les plus visionnaires afin de mettre à la disposition des entreprises une solution unique pour déployer l ensemble de l écosystème EDI et opérer les différents médias B2B : EDI, Portail, MFT, WS,... 8

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