La dématérialisation et après

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1 La dématérialisation et après Formes de dématérialisation des factures, enjeux et facteurs clés de succès 2014 Emmanuelle Muller-Schrapp Associée Conseil opérationnel & Outsourcing 2013 Grant Thornton International Ltd. All rights reserved.

2 Rappel du contexte du service public Enjeu GED Directive 2012 : Dématérialisation de l'ensemble de des flux administratifs. Optimisation et automatisation du processus, rapprochement, validation, etc Simplifier la communication avec l'agent Comptable. Les documents à dématérialiser sont les factures et l'ensemble des pièces justificative à produire à l'agent Comptable pour valider le dossier de paiement. 2

3 L'automatisation du processus Commandes/Factures La dématérialisation des factures favorise notamment l'automatisation des processus comptables et financiers et la réduction des coûts associés (traitement des factures, gestion des litiges, archivage des factures, etc.) COUTS FACTURE NON DEMATERIALISEE La numérisation des documents reçus pour une meilleure traçabilité et accélération du traitement du courrier 14 Automatisation de la saisie des pièces comptables grâce à la reconnaissance automatique (OCR) des champs des factures au moment du scan Approbation électronique des factures via un circuit d'approbation électronique permettant une meilleure traçabilité et suivi La gestion des litiges grâce à un workflow pour améliorer la traçabilité et le suivi L'archivage électronique pour améliorer la rapidité d'accès et le partage de l'information COUTS FATURE DEMATERIALISEE Réception : Pouvant disparaitre en cas de dématérialisation fiscale Saisie : Pouvant être automatisée jusque 90 % Validation : Pouvant être diminuée jusque 60% de part la traçabilité et système de relance automatique Gestion des litiges : Pouvant atteindre 50% de diminution des coûts 7-4 3

4 Les différents formats de dématérialisation de factures Réception Scan & OCR / vidéocodage Enregistrement comptable Piste audit Dématérialisation simple Transformation d'une facture papier en image électronique Intégration de fichiers EDI sans valeur probante Dématérialisation fiscale Intégration de factures envoyées électroniquement Intégration de factures à signature électronique Fichiers EDI à valeur probante 4

5 La piste d'audit pour les factures électroniques Les 4 critères clés de justification fiscale d'une facture sont : Authenticité de son origine (c est-à-dire l identité du fournisseur ou de l émetteur) Intégrité de son contenu (la garantie que celle-ci n a pas été modifiée depuis son émission) Correspondance avec une prestation réalisée Lisibilité(la garantie que le format utilisé permettra sa relecture à tout moment) Directive européenne 2010/45/UE Réception Comptabilisation Consultation Archivage Facture papier : Tampon date de réception (horodatage) Factures reçues électroniquement : Horodatage électronique sécurisé Automatisation du traitement (sans intervention de transformation documentaire) Factures fiscales : Obligation de traitement par Tiers de confiance Validation de la facture sur base de l'attestation de la livraison du Bien et du Service Flux EDI non fiscal obligatoirement rapproché de la facture originale pour comptabilisation Traçabilité de l'ensemble des étapes de traitement Mise à disposition de l'image et historique de la facture à tout moment Factures papier : Obligation de garder l'original sur le territoire français Factures reçues électroniquement : France ou Etranger si le pays est lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle Factures fiscales : Identique factures reçues électroniquement excepté contenu (Facture électronique + Signature + Certificat) 5

6 Les 4 dimensions d'un projet de dématérialisation Centraliser la réception et traitement des factures TSA, CSP, externalisation Organisation Processus Repenser le processus complet commande / facture Réception, traitement des factures, rapprochement commande / réception / facture, workflow de validation, comptabilisation, paiement Compétences Système d'information Professionnalisation et adéquation des compétences A chaque étape du processus et pour l'administration de l'outil Choix d'une solution technologique Scan/OCR/Vidéocodage Interface avec l'erp Workflow d'approbation 6

7 Les freins souvent constatés 40% 35% 30% 34% 31% Mêmes si les solutions de dématérialisation s'intègrent aux ERP, cela reste un projet technique, basé sur des échanges de données complexes ou non natives. 25% 20% 15% 10% 5% 0% 17% 7% 6% 5% La facilité ou difficulté de mise en place de ce projet est liée à la maturité initiale du processus : Le niveau d'optimisation du processus fournisseur Le niveau de productivité atteint par l'organisation actuelle La couverture fonctionnelle des outils en place Plusieurs éléments sont à prendre en compte dans le coût d'implémentation de la solution : Cadrage Solution (+ évolutions SI à prévoir) Déploiement (accompagnement au changement) ROI moyen constaté est entre 6 à 12 mois 7

8 Facteurs clés de succès Travailler à l'optimisation du flux Commande & Facture dans son intégralité L'atout du Service Public : un processus commande en place dans les systèmes qui facilitent le rapprochement et les workflows de validation Cadrer les besoins fonctionnels avant de faire le choix d'une solution technique Bien dimensionner et structurer l'équipe projet S'assurer d'avoir les expertises nécessaires Choisir l'intégrateur expert de la solution retenue Accompagner le changement S'assurer du correct niveau d'appropriation de la solution par l'établissement qui en deviendra l'administrateur fonctionnel 8

9 Grant Thornton 100 rue de Courcelles Paris T Membre de Grant Thornton International Grant Thornton France, Tous droits réservés. 9

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