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1 accueil Ecole Supérieure du Numérique de Normandie

2 Développement d'applications et de systèmes d'information Ecole supérieure du Numérique de Normandie juillet 2013 (*) La durée des cycles métiers est donnée à titre indicatif. Elle peut être adaptée en fonction du besoin exprimé par l'entreprise cliente. Cliquez sur le module qui vous intérresse pour prendre connaissance du contenu pédagogique Cursus diplômant Chargé de projet en Systèmes Informatiques Appliqués - Spécialisation "Dématérialisation" Cycle métier * Facture sans papier et dématérialisation fiscale Gestion électronique de documents Echanges sans papier avec l'administration Archivage électronique Marchés publics dématérialisés Modules La signature électronique L'archivage électronique Le contexte réglementaire de l'archivage Les marchés publics en ligne Les procédures internes des marchés publics Les principes et les enjeux de la facture électronique Réglementation fr. et europ. de la facture sans papier La facture sécurisée et l'archivage électronique La dématérialisation fiscale Les factures fournisseurs Principes et outils de gestion électronique de documents L'offre du marché en GED La réponse à un appel d'offre public La veille sur les avis de publicité 525 h 56 h 35 h 35 h 35 h 35 h

3 La signature électronique 3 Ce module en 1 journée vous présentera le certificat électronique (équivalent d'une carte d'identité officielle sur format informatique) et ses usages sont multiples : signature de documents et de mails, cryptage des données, remplacement du login / mot de passe, en cadrant le contexte réglementaire de son utilisation. module l archivage électronique module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents module la réponse a un appel d offres public Comprendre l environnement réglementaire et technique du certificat Envisager toutes les utilisations du certificat électronique Comprendre et appliquer les opportunités de réduction de coûts et de gain du certificat. Toute personne utilisant ou souhaitant utiliser un certificat électronique Pas de pré-requis spécifique, mais une maitrise de base de l environnement informatique (Windows, notions d Internet) facilitera l acquisition des contenus. Qu est ce qu un certificat électronique? Quel est le contexte réglementaire du certificat (Europe, France : qu en dit la loi?) Implications du RGS sur la signature électronique Environnement technique de la signature électronique Etablir la confiance autour de la signature La signature de documents, de mails Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Démonstrations d outils sur le marché (certificats, logiciels de signature, vérification de signature) Des exercices, illustrant les contenus théoriques, seront proposés et encadrés par l intervenant. Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée d échanges & débats entre participants et formateur.

4 L'archivage électronique 4 On ne démarre pas une voiture sans savoir ou est le frein : on ne dématérialise pas sans savoir archiver. Le cycle de vie d un document (papier ou numérique) se termine par une destruction, ou une phase d archivage. Quand le document est électronique, le gestionnaire du document ou des données gère à la fois des opportunités et des risques techniques, juridiques, organisationnels. Appréhender ces questions, c est éviter les problèmes à moyen et long termes, et profiter des gains de la dématérialisation jusqu au bout. Ce cycle en 5 journées vous préparera à tous les cas de figure de la dématérialisation fiscale. Facturez comme il se doit: vite, bien, et sans surprise. cycle facture électronique cycle Gestion Electronique de Documents cycle «e-administration» cycle marchés publics Découvrir l environnement technique et juridique de l archivage électronique Découvrir des usages, des pratiques d archivage électronique Développer une vision financière et budgétaire de l'archivage Services administratifs, gérants, chefs de projets informatiques, archivistes Aucun. Toutefois, être confronté aux questions de pérennité des donnéees & des documents, a la question de l archivage permettra de tirer un plus grand profit de ce cycle. EXPLICATIONS, DÉMONSTRATIONS, MANIPULATIONS 1 ère journée : L environnement de l Entreprise L'organisation privée L'organisation publique Pôles d'activités opérationnelles Fonctions de l'entreprise Relations de l'entreprise Flux de l'entreprise 2 e journée : la signature électronique le certificat et la signature électroniques Environnement réglementaire Aspects techniques La certification électronique Le Référentiel Général de Sécurité et la certification Démonstrations de solutions 3 e journée : Archivage électronique Stockage, sauvegarde, archivage Enjeux et stratégie d'archivage Archivage électronique a valeur probante Archivage électronique dans les secteurs privé et public Coffres forts électroniques: offres du marché 4 e journée : contexte réglementaire de l archivage Les textes de lois actuels et à venir qui régissent l archivage électronique Labels & normes 5 e journée : la conduite du changement Cas clients carte heuristique diaporama navigateur web Pour la 2ème journée, de la pratique est incluse. Les ordinateurs sont fournis, ainsi que les codes d accès aux outils et les certificats électroniques. Des exercices, illustrant les contenus théoriques, seront proposés et encadrés par l intervenant. Ces 5 journées sont dispensées sur place, en formation présentielle. Une partie de chaque journée est consacrée à de l explication, une autre partie à de la démonstration (de logiciels, de services en ligne, de site web, etc.), et une autre partie à des échanges & débats entre participants et formateur. Les journées n étant pas consécutives, chaque participant disposera d un délai pour étudier, assimiler des contenus vus en formation, mais dont la maitrise est cruciale pour les journée suivantes. Chaque journée commence donc par une session de questions réponses sur les thèmes précédents, ansi que sur les éléments complémentaires proposés à la lecture par l intervenant.

5 Le contexte réglementaire de l'archivage 5 Ce module en 1 journée détaille les textes relatifs à l archivage électronique en France (directives européennes applicables en France, lois, décrets, ordonnances ). Couvrant les spécificités du secteur public comme des entreprises privées, cette formation peut être également l opportunité de revoir la conformité réglementaire de vos pratiques actuelles en matière d archivage électronique. module l archivage électronique module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents module la réponse a un appel d offres public Bien délimiter les contraintes légales de la sauvegarde Vs l archivage électronique Comprendre l environnement réglementaire de l archivage S assurer de la conformité réglementaire de sa propre pratique d archivage électronique Toute personne se préoccupant de la question de l archivage électronique : juristes, archivistes, chargés de projets informatiques pour l archivage Pas de pré-requis spécifique, mais une réflexion en cours sur l archivage permettra de tirer encore plus profit de la formation. Différences entre sauvegarde, stockage, copies, et archivage Différences et points communs juridique entre l archivage papier/ matériel et l archivage électronique Le SEDA de 2010 La norme AFNOR Z et ses implications légales Le Code Civil La loi n du 17 juin 2008 La loi n 79 / 18 du 3 janvier 1979, Le Code du Patrimoine La loi n du 15 juillet 2008 La loi n du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés Code Général des Impôts et le Bulletin Officiel des Impôts n 12 du 24 janvier 2006 Le Code de la Consommation La Loi pour la Confiance dans l Economie Numérique (LCEN). Le décret n du 15 mai 2007 Sélection de textes internationaux ayant incidence sur la pratique de l Archivage électronique en France, et de textes métiers / filière (Santé, collectivité, batiment ) Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Sites web détaillant les textes et proposant leur interprétation Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée d échanges & débats entre participants et formateur.

6 Les marchés publics en ligne 6 Voilà plus de 8 ans que vous pouvez répondre à un appel d offres sur Internet! Les seuils évoluent tous les ans :depuis le 1er janvier 2010, l acheteur public peut imposer une réponse à son appel d offres sur Internet, et depuis janvier 2012, les seuils ont encore baissé. Utiliser Internet pour les marchés publics, c est détecter les bons marchés rapidement, récupérer et consulter les DCE sans perdre de temps, et gagner une à deux journées dans les délais de réponse, en toute sécurité juridique et technique. Profitez de cette formation très pratique, et «authentique», basée sur des exemples et des manipulations réelles et reprenant le cycle de réponse de A à Z. Ce cycle en 5 journées vous préparera à toutes les étapes de la réponse en ligne aux marchés publics. cycle archivage électronique cycle Gestion Electronique de Documents cycle «e-administration» cycle facture électronique - Comprendre l intérêt et les obligations des marchés publics sur Internet - Apprivoiser toutes les étapes de la réponse en ligne aux appels d offres - Découvrir et tester en situation réelle au moins trois plateformes de réponse aux marchés publics en ligne. - Faire de la veille sur les marchés publics en ligne Toute personne (secrétaires, commerciaux, chargés d affaires, assistants, métreurs, gérants ) chargée de répondre aux appels d offres de marchés publics pour le compte de l entreprise Connaitre les notions de base des marchés publics Savoir naviguer sur internet. Formation pratique, juridique et technique, axée sur l'usage EXPLICATIONS, DÉMONSTRATIONS, MANIPULATIONS 1ère journée : L environnement de l Entreprise L'organisation privée L'organisation publique Pôles d'activités opérationnelles Fonctions de l'entreprise Relations de l'entreprise Flux de l'entreprise 3ème journée : la signature électronique Le certificat et la signature électroniques Environnement réglementaire Aspects techniques La certification électronique Le Référentiel Général de Sécurité et la certification Démonstrations de solutions 4 e journée : répondre a un appel d offres Le Code des marchés publics dans le domaine de la dématérialisation Les solutions du marché Les étapes d'un appel d'offres dématérialisé Démonstrations & pratique : démonstration du début à la fin d une réponse électronique à un appel d offre 5ème journée : la veille des avis de publicité Pour quelles raisons faire de la veille Seuils des marchés publics, et conditions de publications des avis de publicités («AAPC») Méthodologies de veille Cibler sa veille, trouver ses sources, outils pour bien choisir les mots clés Utiliser les outils de base (Alertes, Flux RSS, moteurs d annonces, sites des annonceurs et profils d acheteurs, plateformes de dématérialisation, annonces privées, les déclarations d intention de travaux ) - carte heuristique - diaporama - navigateur web Pour les journées 2, 4, et 5 de la pratique est incluse. Les ordinateurs sont fournis, ainsi que les codes d accès aux outils et les certificats électroniques. Des exercices, illustrant les contenus théoriques, seront proposés et encadrés par l intervenant. Ces 8 journées sont dispensées sur place, en formation présentielle. Une partie de chaque journée est consacrée à de l explication, une autre partie à de la démonstration (de logiciels, de services en ligne, de site web, etc.), et une autre partie à des échanges & débats entre participants et formateur. Les journées n étant pas consécutives, chaque participant disposera d un délai pour étudier, assimiler des contenus vus en formation, mais dont la maitrise est cruciale pour les journée suivantes. Chaque journée commence donc par une session de questions réponses sur les thèmes précédents, ansi que sur les éléments complémentaires proposés à la lecture par l intervenant.

7 Les procédures internes des marchés publics 7 En 1 journée, ce module fait le tour des contraintes légales et de l environnement technique de l usage des plateforme de dématérialisation des achats publics. Avec une triple approche théorie + démonstrations + pratique, cette formation permet d apprivoiser l achat public dématérialisé. module l archivage électronique module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents Comprendre l intérêt et les obligations des Marchés Publics sur Internet Apprivoiser toutes les étapes de la réponse en ligne aux appels d offres Découvrir et tester en situation réelle (de A à Z) un outil de création et de gestion d appels d offres en ligne. Toute personne chargée de répondre aux appels d offres pour le compte d un acheteur, «personne responsble des marchés». Avoir un minimu d aisance dans la manipulation des outils informatiques et d internet ; connaitre les procédures de base des marchés publics; avoir participé à la création d un marché n est pas indispensable, mais utile. Le code des Marchés Publics: procédures concernées par la dématérialisation, point sur les seuils et les procédures Contraintes pratiques, les solutions du marché Les étapes d un appel d offres dématérialisé, coté fournisseur et coté acheteur Démonstration: - création d un profil d acheteur - création d annonces - mise en ligne d un DCE, - gestion des questions / réponses avec les candidats - gestion du séquestre des réponses et de gestion des offres et archivage Manipulation sur les outils présentés (1 ordinateur par participant), sur chaque étape de la démonstration ci dessus, avec manipulation de fichiers typiquement utilisés pour les Marchés Publics en ligne: Autocad, PDF, vérification des signatures des documents (certificats fournis), zip et rar Signature électronique de documents Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Démonstrations concrètes et potentiellement réelles Pratique sur les outils, manipulation des plateforme Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée de pratique sur les outils du marché

8 Les principes et les enjeux de la facture électronique 8 Déjà 22 ans que la facture sans papier est possible... mais elle peut prendre tellement de formes différentes qu il faut y voir clair pour être sûr de bien s y prendre. Dans un environnement réglementaire riche et évolutif, avec des clients parfois hésitants, parfois insistants, des technologies multiples et florissantes, systèmes incompatibles, réattributions des missions de secrétariat, garanties fiscales et comptables Formez vous pour dématérialiser vos factures sans perdre vos clients ni vous facher avec votre commissaire aux comptes. Ce cycle en 8 journées vous préparera à tous les cas de figure de la dématérialisation fiscale. Facturez comme il se doit: vite, bien, et sans surprise. Complétez cette formation avec cycle archivage électronique cycle Gestion Electronique de Documents cycle «e-administration» cycle marchés publics Découvrir l ensemble des pratiques et des usages de la facture électronique Disposer des informations permettant de faire un choix éclairé sur la dématérialisation fiscale Appréhender les limites techniques et juridiques de la facture électronique Développer une vision financière et budgétaire de la facture dématérialisée, y compris de l'archivage Services administratifs, comptables et commerciaux, gérants, chefs de projets informatiques Maîtriser les notions fiscales et commerciales des factures et être à l aise avec Internet; avoir suivi la 1ère partie du cycle "les fondamentaux de la dématérialisation" ou en maitriser le contenu. EXPLICATIONS, DÉMONSTRATIONS, MANIPULATIONS 1ère journée : L environnement de l Entreprise L'organisation privée L'organisation publique Pôles d'activités opérationnelles Fonctions de l'entreprise Relations de l'entreprise Flux de l'entreprise 2 e journée : principe et enjeux La facture papier, la facture électronique Enjeu et intérêt des factures dématérialisées Les points d économies et les budgets financiers Coûts associés 3 e journée : la signature électronique Le certificat et la signature électroniques Environnement réglementaire Aspects techniques La certification électronique Référentiel Général de Sécurité et certification Démonstrations de solutions 4 e journée : réglementation francaise et europenne de la facture sans papier Textes de lois actuels et à venir qui régissent la facture électronique et les réglementations à l international (Europe et Reste du Monde) Labels & normes 5 e journée : la facture sécurisée & l archivage électronique Formats acceptés et interopérabilité L image, le PDF signé L intégration comptable et le contrôle humain L archivage électronique Démonstrations de solutions 6 e journée : la dématérialisation fiscale Facture électronique par EDI Tiers et prestataires & infogérance Règles de contrôle des factures électroniques Démonstrations de solutions Faire cohabiter plusieurs moyens de facturation 7 e journée : les factures fournisseurs Tiers et prestataires & infogérance Les services que proposent les plates formes de dématérialisation de factures Démonstrations de solutions Démos sur plate forme de dématérialisation 8 e journée : la conduite du changement Cas clients - carte heuristique - diaporama - navigateur web Pour les journées 3, 5, 6 et 7, de la pratique est incluse. Les ordinateurs sont fournis, ainsi que les codes d accès aux outils et les certificats électroniques. Des exercices, illustrant les contenus théoriques, seront proposés et encadrés par l intervenant. Ces 8 journées sont dispensées sur place, en formation présentielle. Une partie de la journée est consacrée à l explication, une autre partie à de la démonstration et une autre partie à des échanges & débats entre participants et formateur. Les journées n étant pas consécutives, chaque participant disposera d un délai pour étudier, assimiler des contenus vus en formation, mais dont la maîtrise est cruciale pour les journées suivantes. Chaque journée commence par une session de questions réponses sur les thèmes précédents, ansi que sur les éléments complémentaires proposés à la lecture par l intervenant.

9 Réglementation fr. et europ. de la facture sans papier 9 En étant un document fiscal et commercial, la facture est un rempart contre les litiges et protège en cas de contentieux. Les memes précautions s imposent avec la facture sans papier, avec quelques règles techniques et juridiques en plus. Ces contenus sont faits pour vous éviter les problèmes ou pour vérifier la conformité réglementaire de vos pratiques actuelles. module l archivage électronique module la veille sur les appels d offres module la facture sécurisée module la signature électronique Obtenir une vision d ensemble de l environnement réglementaire de la facture sans papier Vérifier que vos pratiques actuelles ou en projet, avec vos clients ou vos founisseurs, sont conformes aux textes en vigueur. La formation s'adresse à toute personne impliquée dans la facturation sans papier : services achats, chargés de projets informatiques sur la facture électronique / la dématérialisation fiscale, les services comptables Maitriser les notions de base de la facturation, et avoir un minimum d aisance avec l informatique. Mentions obligatoires de la facture papier, de la facture électronique La directive sur la facturation électronique du 20 décembre 2001 Les directives du 28 novembre 2006 et du 13 juillet 2010 Sélection d autres textes européens applicables en Europe Les dispositions du CGI concernant la facture sans papier La loi et le décret sur la signature électronique, et les textes s y attachant Le décret n du 7 juillet 2003 sur l archivage des factures L instruction fiscale n 136 du 7 août 2003 sur la TVA L instruction fiscale du 11 janvier 2007 Evaluation papier en fin de session. Diaporama & carte heuristique Explications des textes sur les sites web officiels Alternance d apports théoriques et d explications des textes, ponctuée d échanges sur l environnement et les contraintes de chaque participant.

10 La facture sécurisée et l'archivage électronique 10 Ce module en 1 journée vous présentera les contraintes techniques et reglementaires de la facture sans papier, et sans EDI. Adaptée pour les «petits clients», et les petits volumes, la facture dite sécurisée est souple et aisée a mettre en œuvre, et peut permettre de démarrer la facture sans papier avec prudence. module l archivage électronique module la dématérialisation fiscale module principe et outils de la gestion électronique des documents module les factures fournisseurs Comprendre l intérêt de la facture pdf /image signée pour vous et vos clients Comprendre l environnement réglementaire et technique de la facture sécurisée La formation s'adresse à toute personne impliquée dans la facturation sans papier : services achats, chargés de projets informatiques sur la facture électronique / la dématérialisation fiscale, les services comptables, en particulier dans les entreprises ayant beaucoup de clients avec un faible volume de facturation. Pas de pré-requis spécifique, mais une certaine maitrise de base de l environnement informatique (Gestion de fichiers, notions sur les réseaux et internet) facilitera l acquisition des contenus. Qu est ce que la facture sécurisée? Qu est ce que ca n est pas? A quelles entreprises cet usage profite t il le plus? Quel est le contexte réglementaire de la facture sécurisée (Europe, France : qu en dit la loi?) Environnement technique de la dématérialisation fiscale : formats d export (bureautique, PDF, PDF/A, images ), certificats électroniques, prestataires, intermédiaires et tiers de confiance La question de l archivage des factures : chez le fournisseur, chez le client, chez un tiers Démonstrations de solutions et pratique par chaque participant Démarrer, accompagner un projet de facture sécurisée Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Démonstrations d outils sur le marché Pratique sur outils et logiciels (ordinateurs, logiciels et certificats fournis) Alternance d apports théoriques, de démonstrations d illustration, et d exercices pratiques, ponctuée d échanges & débats entre participants et formateur.

11 La dématérialisation fiscale 11 Ce module en 1 journée vous présentera les contraintes techniques et reglementaires de la dématérialisation fiscale, mais également ses opportunités (réduction des couts, des risques d erreur, optimisation des flux, réduction des litiges). Avec des démonstrations et une méthodologie, un passage obligé pour tirer parti de l EDI. module l archivage électronique module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents module les factures fournisseurs Comprendre l intérêt de la dématérialisation fiscale Comprendre l environnement réglementaire et technique de l EDI La formation s'adresse à toute personne impliquée dans la facturation sans papier : services achats, chargés de projets informatiques sur la facture électronique / la dématérialisation fiscale, les services comptables Pas de pré-requis spécifique, mais une certaine maitrise de base de l environnement informatique (Gestion de fichiers, notions sur les réseaux et internet) facilitera l acquisition des contenus. Qu est ce que la dématérialisation fiscale? Qu est ce que ca n est pas? Quel est le contexte réglementaire de la dématérialisation fiscale (Europe, France : qu en dit la loi?) Environnement technique de la dématérialisation fiscale : normes de l EDI, matériels, intermédiaires et tiers de confiance La question de l archivage des flux Démonstrations de solutions (EDI, solutions hybrides) Démarrer, accompagner un projet de dématérialisation fiscale Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Démonstrations d outils sur le marché Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée d échanges & débats entre participants et formateur.

12 Les factures fournisseurs 12 Avec ses formats multiples, les factures fournisseurs sont les plus délicates a dématérialiser. Pourtant, c est possible. Ce module en 1 journée vous abordera les contraintes techniques et organisationnelles de la dématérialsation des factures fournisseurs. Adaptée pour tous ceux qui recoivent des factures Public ou privé, TPE ou grosse PME module l archivage électronique module la dématérialisation fiscale module principe et outils de la gestion électronique des documents module la facture sécurisée Comprendre le mécanisme de la dématérialisation des factures fournisseurs Comprendre l environnement réglementaire, technique Découvrir des outils matériels, logiciels et des services en ligne pour en profiter La formation s'adresse à toute personne impliquée dans la facturation sans papier : services comptables, chargés de projets informatiques sur la facture électronique / la dématérialisation fiscale Pas de pré-requis spécifique, mais une certaine maitrise de base de l environnement informatique (Gestion de fichiers, notions sur les réseaux et internet) facilitera l acquisition des contenus. Mécanisme de la dématérialisation des factures fournisseurs ; qu est ce qui peut être fait, qu est ce qui ne peut pas être fait? Déployer un environnement technique pour dématérialiser ses factures fournisseurs : formats d export (bureautique, PDF, PDF/A, images ), EDI, données normalisées, logiciels adaptés Fair intervenir un prestataire, un tiers de confiance La question de l archivage des factures papier (originales) : chez le fournisseur, chez le client, chez un tiers Démonstrations de solutions (Yooz, Qweeby) Démarrer, accompagner un projet de dématérialisation des factures fournisseurs Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporamas Démonstrations d outils sur le marché Alternance d apports théoriques, et de démonstrations d illustration, ponctuée d échanges & débats entre participants et formateur.

13 Principes et outils de gestion électronique de documents 13 En une journée, cette formation fait le tour des notions de base de la Gestion Electronique des Documents. C est est un moyen de gérer électroniquement les documents entrants et sortants de l'entreprise ou de la collectivité: lettres, formulaires (bons de commandes, bulletins,...), factures, paiements (chèques, traites,...). Projet transversal par excellence, il peut amener de grands gains de productivité ou, si mal pensé, ralentir durablement l actvitié. module l archivage électronique module la veille sur les appels d offres module la facture sécurisée module la signature électronique Comprendre la pesanteur du papier dans la manipulation de l'information Repérer les activités en internet qui profiteraient d'une GED Visualiser des solutions de GED pour comprendre comment elles peuvent s'intégrer à votre organisation La formation s'adresse à toute personne impliquée dans la mise en oeuvre d'une application de gestion électronique de documents. Maitriser les notions de base de la navigation sur Internet. Il n est ni nécessaire ni génant d avoir entamé une démarche de réflexion ou de mise en œuvre d une GED pour tirer profit de cette journée. Qu'est ce que la GED, la GEIDE, et qu est ce que ce n est pas Les questions à se poser avant la mise en oeuvre d'une GED Les principales fonctionnalités Les composants matériels (scanner, supports de stockage, réseau,..) Les composants logiciels (logiciel de numérisation, RAD/LAD, GED, OCR, sécurité et protection,...) Démonstrations de solutions du marché Éléments de réflexion avant de mener a bien un projet de GED Analyse des gains de productivités et de la réduction des coûts de diffusion de l'information en interne Evaluation papier en fin de session. Diaporama & carte heuristique Démonstrations concrètes sur des outils du marché Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée d échanges sur l environnement et les contraintes de chaque participants. Le formateur alimentera les échanges avec des retours d expérience.

14 L'offre du marché en GED 14 Dématérialiser ses flux d information implique forcément une Gestion Electronique des Documents. Pourtant, on peut oublier jusqu où peuvent aller les outils de GED. Entre la réflexion, les outils, les logiciels, les applications, la gestion de droits et la ré organisation inévitable qu accompagne un tel projet, mieux vaut s informer et prévoir. cycle archivage électronique cycle facture électronique cycle «e-administration» cycle marchés publics - Comprendre la pesanteur du papier dans la manipulation de l'information - Repérer les activités en internet qui profiteraient d'une GED - Visualiser des solutions de GED pour comprendre comment elles peuvent s'intégrer à votre organisation - Acquérir les bases juridiques et techniques permettant d encadrer la dématérialisation des documents et des échanges - Acquérir les bases méthodologiques permettant d intégrer la dématérialisation des documents et des échanges de façon efficiente Responsables SI, AMO, responsables qualité, responsables administratifs et financiers, responsables process, juristes, Maîtriser les notions de base de l informatique et de la navigation sur Internet. Faire face à une problématique de gestion des flux d'information et etre dans une démarche de recherche de solutions accèlérera l acquisition de ce cycle. EXPLICATIONS, DÉMONSTRATIONS, MANIPULATIONS 1 ère journée : L environnement de l Entreprise L'organisation privée L'organisation publique Pôles d'activités opérationnelles Fonctions de l'entreprise Relations de l'entreprise Flux de l'entreprise 2 e journée : la signature électronique le certificat et la signature électroniques Environnement réglementaire Aspects techniques La certification électronique Le Référentiel Général de Sécurité et la certification Démonstrations de solutions 3 e journée : la GED Principes, gammes, et interets d'une GED Outils périphériques à la GED: logiciels et matériels 4 e journée : Offre du marché Présentation et pratique de solutions du marché Insertion, indexation, recherche de documents Modification, suppression, transfert, extraction des données 5 e journée : la conduite du changement Cas clients Mener à bien un projet de GED - carte heuristique - diaporama - navigateur web Pour les journées 2 et 4, de la pratique est incluse. Les ordinateurs sont fournis, ainsi que les codes d accès aux outils et les certificats électroniques. Des exercices, illustrant les contenus théoriques, seront proposés et encadrés par l intervenant. Ces 8 journées sont dispensées sur place, en formation présentielle. Une partie de chaque journée est consacrée à de l explication, une autre partie à de la démonstration (de logiciels, de services en ligne, de site web, etc.), et une autre partie à des échanges & débats entre participants et formateur. Les journées n étant pas consécutives, chaque participant disposera d un délai pour étudier, assimiler des contenus vus en formation, mais dont la maitrise est cruciale pour les journée suivantes. Chaque journée commence donc par une session de questions réponses sur les thèmes précédents, ansi que sur les éléments complémentaires proposés à la lecture par l intervenant.

15 La réponse à un appel d'offre public 15 Utiliser Internet pour répondre a un marché public, c est détecter les bons marchés rapidement, récupérer et consulter les DCE sans perdre de temps, et gagner une à deux journées dans les délais de réponse, en toute sécurité juridique et technique. Cette formation très pratique, concise et «authentique», basée sur des exemples et des manipulations réelles, reprend le cycle de réponse de A à Z. module l archivage électronique module la veille sur les appels d offres module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents Comprendre l intérêt et les obligations des marchés publics sur Internet Apprivoiser toutes les étapes de la réponse en ligne aux appels d offres Découvrir et tester en situation réelle au moins trois plateformes de réponse aux marchés publics en ligne. Toute personne (secrétaires, commerciaux, chargés d affaires, assistants, métreurs, gérants ) chargée de répondre aux appels d offres de marchés publics pour le compte de l entreprise, toute personne ayant essayé de répondre, sans succès. Connaitre les notions de base des marchés publics Savoir naviguer sur internet. Formation pratique mais non technique, axée sur l'usage Le Code des marchés publics dans le domaine de la dématérialisation (principaux seuils) Contraintes pratiques (obligations des fournisseurs ; présentation des obligations techniques et légales des acheteurs, et incidence sur la méthode de réponse des fournisseurs) Les solutions du marché (principe des plateformes de dématérialisation, profil d acheteur, le tiers de confiance ) Les étapes d'un appel d'offres dématérialisé Démonstrations : démonstration du début à la fin d une réponse électronique à un appel d offre : gestion des fichiers informatiques PRATIQUE : 1 ordinateur par stagiaire, certificat électronique fourni ; manipulations individuelles sur au moins 3 plateformes avec le soutien du formateur Téléchargement de DCE et réponse à au moins quatre appels d offres fictifs, en conditions réelles, sur 3 plateformes différentes, signature des documents, compression et décompression de fichiers au format zip Manipulation sur les outils directement pendant la formation, et évaluation papier en fin de session. Diaporama & carte heuristique Démonstrations concrètes et potentiellement réelles Pratique sur les outils, manipulation des outils (1 ordinateur par personne) Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée de pratique sur les outils du marché

16 La veille sur les avis de publicité 16 Destinée aux entreprises, cette journée apporte les éléments pratiques pour être efficace pour trouver les bons AAPC (avis d appel public a la concurrence, ou avis de publicité ), sans être inondé d avis non pertinents. En balayant l ensemble des outils gratuits disponibles et en démontrant comment bien les paramétrer, cette journée doit augmenter votre activité auprès de vos clients publics. module l archivage électronique module la facture sécurisée module principe et outils de la gestion électronique des documents Découvrir les méthodologies efficaces de recherche des avis de publicité des marchés publics. Apprivoiser et maitriser les outils de veille en ligne efficaces et adaptés à votre activité. Toute personne (secrétaires, commerciaux, chargés d affaires, assistants, métreurs, gérants ) chargée de détecter et de trier les avis de marchés publics pour le compte de l entreprise Avoir accès a sa messagerie le jour de la formation Savoir naviguer sur internet. Formation pratique mais non technique, axée sur l'usage Avoir des notions sur les principes et le fonctionnement des marchés publics est un plus non indispensable Pour quelles raisons faire de la veille Seuils des marchés publics, et conditions de publications des avis de publicités («AAPC») Méthodologies de veille: comment organiser, structurer et capitaliser sa recherche d avis de publicités? Cibler sa veille, trouver ses sources, outils pour bien choisir les mots clés Utiliser les outils de base : - Alertes - Flux RSS Les moteurs d annonces Les sites des annonceurs et les profils d acheteurs Les plateformes de dématérialisation Les annonces privées, les déclarations d intention de travaux Manipulation sur les outils directement pendant la formation : réactivité quasi instantantée Etude de cas : Evaluation en fin de session sur support papier Diaporama & carte heuristique Démonstrations concrètes et potentiellement réelles Pratique sur les outils, manipulation des outils (1 ordinateur par personne) Alternance d apports théoriques et de démonstrations d illustration, ponctuée de pratique sur les outils gratuits

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