Directeur Secteur Applicatif : Philippe ARNAULT Chef de Projet : Ceydrick GENDRE

Transcription

1 Directeur Secteur Applicatif : Philippe ARNAULT Chef de Projet : Ceydrick GENDRE

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3 La dématérialisation c est quoi??? «C est la transformation de supports papiers entrants ou sortants en des fichiers informatiques (Contrat, factures, commandes ) dans le cadre d échanges avec vos clients et fournisseurs.» Pourquoi archiver??? «Les documents matériels ou immatériels, doivent être conservés pendant au moins 10 ans pour des raisons pratiques ou pour des raisons juridiques.» C est pour répondre à cela que le concept d archivage électronique est né. Comme l archivage traditionnel, il doit permettre aux entreprises de répondre à ces besoins et aux exigences légales.

4 Type de document Bilans, comptes de résultat et annexes Bons de commandes Bons de livraison Factures fournisseurs Durée de conservation 10 ans à compter de la clôture de l exercice considéré (article L al. 2 du Code du Commerce) 10 ans 10 ans 10 ans à compter de la clôture de l exercice considéré (article L al. 2 du Code du Commerce) Honoraires clients 10 ans à compter de la clôture de l exercice considéré (article L al. 2 du Code du Commerce) Livres et registres comptables 10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre

5 L archivage légal implique 1. Une signature électronique La certification des documents - Authentique (identification du signataire) - Infalsifiable (la signature ne peut pas être copiée) - Non réutilisable (clé ou certificat unique qui accompagne le pdf). - Non modifiable - Irrévocable (la personne ne peut le nier juridiquement) L horodatage : l association d une date et de l heure à un document d une manière certaine. 2. Une garantie de pérennité du stockage et de restitution avec une impossibilité de modification des documents

6 Document Archivage légal dans les faits Signature Horodatage Stockage pérenne

7 Réglementation fiscale: articles 289 bis et 289 V La directive européenne 2001/115/CE, en vigueur dans tous les états de l'union depuis le 1er janvier 2004 autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier comme document légal. Le CGI (Code Général des Impôts) fixe les conditions de la dématérialisation fiscale des factures dans ses articles 289 bis et 289 V : Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret.

8 Réduction des coûts : 0,67 : Affranchissement et Papier entête, mise sous pli, impression. Stockage physique des documents papiers. Suppression des tâches chronophages (classement, édition, recherche) Impact environnemental Mise à disposition des factures dans le coffre fort. 80 % des entreprises qui perdent leurs documents font faillite dans les 12 Mois. (vol, incendie )

9 Capture du flux d impression Association de fond de page et de dos de page Extraction de données Certifications du document Gestion des fax entrants

10 Document Choix Config Principe solution EDEDOC Impression Avec fond de page? Consultation Via portail EDEDOC Enrichissement Méta-données Et/Ou Conf Fonds de page R/V Instructions d'extraction Certificat Class3+ Certificat horodatage Archives

11 Fax Répartition Principe solution EDEDOC Fax Interface EDEDOC Fax Consultation Via portail EDEDOC Enrichissement Méta-données Archives Dossiers Utilisateurs Instructions d'extraction

12 EDEDOC Administrateur EDEDOC Edition EDEDOC Mails & Dématérialisation EDEDOC Archivage standard ou légal EDEDOC Portail interne ou externe EDEDOC Fax (nouveau module)

13 Administrateur Création de la configuration : Fonds de pages (Recto verso) Sélection des champs à extraire du documents (Métadonnées). Définition des traitements ou actions Options de signature Gestion des modèles de mails Définitions des droits utilisateurs

14 Edition Réception du flux Application configurations Edition, mise sous pli et envoi par courrier

15 Dématérialisation Création du mail en fonction d un modèle Envoi des mails Gestion file d attente mails non envoyés

16 Archivage Certification du document et horodatage (signature). Stockage dans l entreprise Incorporation dans dans le Portail

17 Portail et GED Plusieurs niveau d accès : Entreprise Tiers (clients, salariés ) Possibilité de rechercher/trier sur les méta données Edition, consultation et extraction de documents Gestion des droits utilisateurs

18 EDEDOC Fax Gestion des fax entrants (formats PDF & TIF) Visualisation/Extraction de données/annotations Répartition sur destinataires ou dossiers Archivage Mise à disposition possible dans le portail EDEDOC Intégré à l AD Gestion du calendrier des absences