Livre blanc. Archivage Electronique et Conformité Réglementaire

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1 Livre blanc Octobre 2010 Archivage Electronique et Conformité Réglementaire Comprendre et mettre en œuvre des systèmes d archivage électronique à valeur probatoire 17 quai Joseph Gillet Lyon - France +33 (0) , rue de Milan Paris - France +33 (0)

2 2 1. A propos de cet ouvrage Enjeux Genèse du Système d Archivage Electronique SAE et systèmes de stockage Cadre juridique et légal associé au SAE Cadre normatif associé au SAE Mise en place d un SAE : un projet à plusieurs étapes Bénéfices et Perspectives Les contributeurs Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

3 3 1. A PROPOS DE CET OUVRAGE Ce document s adresse à tous ceux qui doivent mettre en place un Système d Archivage Electronique (SAE). Il sera très utile pour ceux qui mènent des missions de conseil et de prévention et qui doivent s assurer de la maîtrise du risque de non-conformité, risque pouvant entraîner des sanctions pénales et financières et une atteinte à l'image de l'entreprise et de ses dirigeants. En plus des responsables conformité (Compliance Officer), ce document s adresse aux DSI qui devront mettre en place le SAE. Ce document souligne les points essentiels pour concevoir, mettre en place et exploiter un système d archivage électronique conforme à la réglementation, avec une vision juridique, organisationnelle et technique, apportée par Philippe Ballet, avocat chez Alain Bensoussan Avocats, Michel Thomas, consultant expert chez Serda, Christian Dubourg, Directeur chez EVER TEAM Software. Une partie des textes composant ce document est issue d un article intitulé «SPECIFICATIONS JURIDIQUES ET TECHNIQUES DES SYSTEMES D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE» publié le 5 février 2010 et rédigé par Philippe Ballet et Michel Thomas. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

4 4 2. ENJEUX Depuis que les entreprises ou les collectivités échangent des informations avec des tiers, il est indispensable pour certaines catégories de documents de mettre en place des systèmes afin de conserver les documents qui revêtissent une valeur légale opposable à un tiers. Cette valeur ne s applique qu aux documents originaux. La loi définit précisément les obligations et les durées de conservation ainsi que les risques financiers voir pénaux associés au non respect de ces obligations. Les normes et réglementations ont été modifiées durant ces dix dernières années pour s adapter au nouveau contexte d une gestion des données et des documents dématérialisés. La crise financière va accroître cette pression réglementaire. La Commission européenne a récemment publié une proposition de directive visant à harmoniser la réglementation du secteur financier. En France, les prestataires de services d investissement (PSI) sont soumis au Code monétaire et financier ainsi qu au Règlement général de l Autorité des Marchés Financiers. Ces dispositions leur impose la mise en place d un système d archivage électronique, lequel participe directement au contrôle permanent interne, en particulier la sécurité de l information, comme l intégrité et, par conséquent, à la maîtrise du risque opérationnel. Le recours aux normes, telle que la norme NF Z sur l archivage électronique, s il est nécessaire, ne dispense pas d une réflexion approfondie pour en faire un outil de conformité avec une approche des coûts et des risques. Au-delà des risques économiques liés à la non conformité, notamment le pouvoir de sanctions de l Autorité des marchés financiers, la croissance non contrôlée de la volumétrie des données milite également pour la mise en place d un système d archivage électronique permettant de gérer les durées de conservation et de désengorger les serveurs de production. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

5 5 3. GENESE DU SYSTEME D ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Du Papier au fichier Les documents sont des flux d informations qui entrent ou qui sortent des organismes ou des entreprises depuis toujours. Ces documents contiennent des informations plus ou moins importantes et plus ou moins précieuses pour l entreprise. Il s agit souvent d informations échangées avec des tiers via des moyens technologiques même anciens tels que le papier qui permettent de fixer les mots et de les transporter. Avant les années 1960, le support papier a été en majorité utilisé pour transporter les informations échangées. Ainsi, le document est devenu un support de contenu créé par un tiers à destination d un autre tiers. Les moyens d acheminement de ces documents correspondaient au déplacement physique du papier d un émetteur vers un destinataire. Pour ce faire, les entreprises utilisaient les services de tiers de confiance comme ceux proposés par La Poste en France. Pour les documents jugés importants, ces tiers de confiance offraient également des services plus ou moins couteux pour permettre d apporter la preuve à l émetteur que le document avait bien été reçu par le destinataire (recommandé avec AR). Comme les possibilités de perte des documents existaient pendant la phase de transport, il était coutume de réaliser une copie papier du document avant de le confier au tiers de confiance. Ainsi, il était toujours possible de renouveler l envoi en cas de défaillance du tiers de confiance. Dans les années 1970, l arrivée de nouveaux moyens de communication a changé la manière dont les entreprises échangeaient les documents. L arrivée des télécopieurs apportait de véritables nouvelles possibilités technologiques pour simplifier l échange de copie de documents papiers entre tiers sans déplacer physiquement le support papier. Les défauts du télex étaient entièrement gommés par ce nouveau moyen de communication basé sur des normes d échange internationales (CCITT) et permettant de reproduire à l identique sur le terminal papier du destinataire, le document envoyé par l émetteur. Toutes les informations visuelles (logo, signature, ) étaient reproduites par ce nouveau procédé technologique mais avec quelques dégradations du fait de la perte de qualité et de l appauvrissement réalisé par la transformation des couleurs en points noirs et blancs. L arrivée des serveurs fax, puis de la messagerie électronique a facilité encore les échanges de copie de documents papiers entre tiers tout en conservant les principes initiaux du télécopieur. Les copies de documents sont transmises sous la forme de fichiers électroniques comportant l image des documents papiers. Il n est dès lors plus nécessaire d imprimer le fichier pour visualiser et exploiter le document électronique. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

6 6 Malgré la facilité de transport des copies de document via la messagerie ou tout autre moyen, la majorité des documents échangés entre tiers doit être conservée à fin de preuve. Comme le mentionne la loi du 13 mars précisant l usage d un procédé fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache, la copie électronique dépourvue d une identification intègre du signataire ne suffit pas à donner à ce document électronique une valeur identique au document original. La conservation de certaines catégories de documents papiers est donc toujours nécessaire même si la loi facilite l utilisation des copies électroniques. Pour exemple, depuis 2001, les services administratifs, les entreprises, ne peuvent plus dans leurs demandes, exiger la production d'une copie certifiée conforme à l'original d'un document administratif. La production d'une photocopie simple du document original, dés lors qu'il est lisible, doit être acceptée. Cependant, en cas de doute sur la validité de la copie produite ou envoyée, ces administrations ou autres organismes peuvent demander de manière motivée, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la production de l'original. Documents électroniques : cycle sans papier Depuis quelques années, la législation a évolué afin de permettre aux entreprises de dématérialiser dès l origine certains documents et de passer dans un cycle sans papier. Avec cette approche, il n est plus nécessaire de générer une forme papier du document. C est par exemple le cas pour la facture électronique. Pour ce type de document, trois possibilités sont offertes : La dématérialisation simple: la facture papier est numérisée pour un usage propre à l entreprise (service comptable, commerciale, marketing, etc.). Avec cette approche, les «informations» de la facture sont disponibles sous forme électronique mais la «facture-papier» reste nécessaire d un point de vue fiscal. La dématérialisation fiscale sous forme de flux EDI : la facture papier n existe plus. Les informations contenues dans la facture sont structurés sous forme de données informatique et échangées entre système informatique via l EDI. Ce moyen d échange reste cependant couteux à mettre en place pour les PME. La dématérialisation fiscale sous forme de fichier : L'article 289-V du CGI4 2 fixe la possibilité d'une dématérialisation fiscale de la facture sous la forme 1 Loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique. 2 Code Général des impôts : Article 289 modifié par LOI n du 9 mars art. 16 Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

7 7 d un fichier qu il est alors possible de véhiculer simplement. «Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article.». Les modes d implémentation de cet article peuvent être mis en oeuvre à l aide de fichiers non structurées ou semi-structurées (facture au format PDF, ), comme à des fichiers structurés (fichiers xml, ebxml par exemple). Pour faciliter les échanges électroniques, l administration fiscale a précisé que la signature électronique pouvait émaner d une personne morale et non pas uniquement d une personne physique. Plus récemment, Le Code du travail modifié par la Loi du 12 mai 2009 donne la possibilité aux employeurs de remettre un bulletin de paie aux salariés sous forme électronique. Il devient donc important de pouvoir mettre en place un moyen pour conserver les documents électroniques et les mettre à disposition pour des tiers (salariés par exemple) mais également pour pouvoir conserver les fichiers électroniques envoyés par des tiers. La conservation du document numérique : naissance du SAE De part l ensemble des avantages qu apportent le document numérique, l usage du document papier diminue très rapidement et d une manière inexorable. Le document original numérique devient donc un ensemble d octets qu il convient de conserver aussi longtemps et d une manière aussi adaptée que ce qui était mis en place pour les documents papiers. Les obligations et les risques associés à la non conservation des documents électroniques originaux sont les mêmes que ceux qui existent vis-à-vis des originaux papiers. Comme pour les documents papiers, il ne doit exister qu un seul original. Celui qui à une valeur légale. Les autres documents peuvent être considérés comme des copies. Une impression papier d un document électronique n a pas de valeur légale même si on pourrait peut-être arriver à lui donner une certaine valeur probatoire à l aide d éléments de preuve associés à la copie papier. La conservation des documents papiers à valeur légale est assurée par la mise en place d un système d archivage où les documents sont classés dans des boîtes d archives, elles mêmes rangées dans des rayonnages. Parfois, pour faciliter l accessibilité à certaines catégories de documents, des moyens de reproduction sont mis en place par ces services. Il peut s agir de techniques de micrographie ou de numérisation. Le système d archivage papier peut être interne à l entreprise, ou externalisé chez un tiers archiveur spécialisé dans la gestion des documents papiers. Dans le cadre de la numérisation, les images des documents peuvent être versées dans le système d archivage électronique afin de leur donner une valeur de copie. Pour assurer la conservation des documents électroniques, le système d archivage papier doit être remplacé ou complété par Le SAE (Système d Archivage Electronique). Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

8 8 4. SAE ET SYSTEMES DE STOCKAGE Principes fondamentaux Avec l arrivée des documents électroniques à valeur légale, les nouveaux enjeux pour les entreprises et les tiers archiveurs consistent à assurer la valeur probatoire dans le «temps probant» pour ces nouveaux types de documents. La difficulté liée à la volatilité des documents électroniques est réelle et nécessite de mettre en place un système performant apportant de véritables solutions liées aux contraintes imposés par un SAE: La prise en charge et la maitrise des versements des documents électroniques dans le SAE. L intégrité des documents versés dans le SAE. La traçabilité des actions réalisées sur les documents électroniques et aux opérations réalisées au sein du SAE. La pérennité des documents électroniques et des traces associées au regard du temps pour permettre la lisibilité et l audit des contenus. La réversibilité des contenus archivés dans le SAE La sécurité des documents électroniques et du SAE. Le SAE gère les documents électroniques qui lui sont confiés par des applications externes. Pour le stockage des fichiers, il peut s appuyer sur un «coffre-fort numérique» ou gérer directement le stockage sur des ressources disques qu il pilotera. Les outils et mécanismes de stockage, qu il soit mis en œuvre par le SAE ou par le «coffre-fort numérique» piloté par le SAE, doivent respecter les standards et ne pas utiliser des principes de chiffrement ou tout autre mécanisme propriétaire de gestion des fichiers. Les documents électroniques qui doivent être conservés pendant plusieurs dizaines d années doivent être stockés de manière à ce qu il soit facilement possible de les déplacer sur de nouveaux supports de stockage au bout de quelques années du fait de l obsolescence rapide (moins de 10 ans) des technologies de stockage. Le SAE doit donc être le plus indépendant que possible du matériel utilisé pour le stockage afin de pouvoir facilement en changer lorsque ce matériel devient obsolète. Pour ce faire, le SAE doit être régulièrement contrôlés afin de vérifier que les technologies qu il utilise restent pertinentes au regard des évolutions technologiques. Il doit permettre d anticiper l obsolescence afin de gérer le changement dans des conditions organisationnelles et financières optimales. Dans tous les cas, le SAE a la responsabilité des documents électroniques qui lui sont confiés et doit mettre en œuvre l ensemble des moyens techniques et technologiques nécessaires pour répondre aux contraintes exposées ci dessus. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

9 9 Architecture d un SAE et enjeux stratégiques dans le système d information Le SAE dans le SI Les applications métiers qui génèrent des documents papiers pour des tiers (rentrant dans le cadre des catégories de documents qu il faut conserver) sont amenées à évoluer. Actuellement, ces applications utilisent en majorité des services d impression et de mise sous pli des documents pour imprimer puis envoyer par courrier les documents aux tiers. Une copie est alors conservée dans le service d archive ou directement aspirée par un outil de GED (Gestion Electronique de Documents) de type COLD. Les nouvelles générations d application métiers permettent déjà pour certaines et vont permettre pour les autres, de générer des documents électroniques, de les signer pour en assurer l authentification, et de les déposer sur des serveurs sécurisés pour que les destinataires puissent les récupérer. Certaines applications vont jusqu à gérer l envoi des données électroniques (EDI) vers les systèmes tiers. Cependant, ces applications métiers n offrent pas la possibilité de gérer la valeur probatoire des documents électroniques car cette préoccupation est éloignée du cœur de l application. De plus, les échanges multi latérales s intensifient, et les entreprises reçoivent de plus en plus de documents électroniques par des canaux aussi difficiles à maitriser que la messagerie d entreprise. Afin de gérer les documents électroniques entrants et sortants qu il convient de conserver au regard de la politique d archivage de chaque entreprise, il devient nécessaire de mettre en place au service du système d information de chaque entreprise, un SAE capable de gérer les documents électroniques en provenance des différents canaux et progiciels qui peuvent fournir ce type de document. Pour permettre aux applications du SI de déposer des documents électroniques dans le SAE d entreprise, il est nécessaire de mettre en place des mécanismes de versements universels que toutes les applications existantes ou à venir dans le SI pourront utiliser afin de confier leurs documents. ECM - GED - SAE Le système d archivage électronique (SAE) est un sous ensemble des technologies de la gestion de contenu (ECM). La gestion électronique des documents (GED) est également un sous ensemble de la gestion de contenu (ECM). Les deux types d application (GED et SAE) gèrent des documents électroniques. Il semble donc à priori étonnant de devoir mettre en œuvre un SAE lorsqu une GED est en place ou de mettre une GED en place lorsqu un SAE est en place. Pourtant le périmètre d un SAE est totalement différent de celui d une GED. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

10 10 Un document électronique possède une durée de vie globale souvent qualifié dans les normes de durée administrative (DUA). Cette durée de vie est ellemême constituée de deux périodes différentes. La durée d utilité courante et la durée d utilité intermédiaire. La durée d utilité courante est la durée durant laquelle l accès au document est souvent fréquent du fait des actions à réaliser liées au document et au contenu qu il porte. Les systèmes de GED sont souvent mis en œuvre pour gérer les documents pendant cette période du cycle de vie du document. Le temps moyen de cette durée est très variable selon le type de document. Il peut s agir de quelques jours jusqu à quelques années. Une fois la durée d utilité courante passée, le document entre dans sa période appelée durée d utilité intermédiaire. Il s agit alors de préserver le document tant qu il est nécessaire de le conserver par rapport aux obligations légales. Bien souvent, cette durée est importante, et il devient inutile de saturer les systèmes de GED avec ces documents puisqu ils n ont plus aucune utilité. Le SAE doit être utilisé dès le début du cycle de vie du document électronique et donc le plus tôt possible après sa création. Plus le SAE prend en charge le document rapidement, meilleur est sa valeur probatoire. Il ne faut pas attendre la fin de la durée utile du document pour le verser dans le SAE mais il faut le verser dès sa création. Bien entendu, une copie électronique peut vivre en même temps dans un système de GED. Mais le document original doit être déposé au plutôt dans le SAE qui reste le garant de son intégrité. Dans le cas de la mise en œuvre d une GED qui produit des documents à valeur probatoire comme un courrier électronique signé, il est alors important que la GED puisse verser le document dans le SAE après signature du document par son auteur. Une copie du document peut néanmoins rester dans la GED pendant sa durée de vie utile. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

11 11 Eléments d une solution d Archivage Electronique Conformité aux spécifications normatives et aux exigences Toute solution technologique complète pour mettre en place un SAE doit être conforme aux spécifications techniques de la norme NF Z42-013:2009 en appliquant toutes les exigences techniques minimales de la norme conformément aux principes exposés dans le paragraphe 8.2 de ce document. Du fait de sa capacité à gérer des documents électroniques mais également des «records», la solution ES-Compliance, lorsqu elle est couplée avec un système informatique de gestion des transactions financières est parfaitement conforme à l article de l AMF puisqu elle permet facilement de reconstituer chaque étape clé du traitement de toutes les transactions dont la trace est versée dans le SAE qui en assure alors l intégrité, la sécurité et la pérennité en dehors de l application métier. Un SAE s intégrant au SI Quelque soit le Système d information et le schéma d architecture en place ou souhaité, La solution d Archivage Electronique doit s intégrer au SI comme un simple service complémentaire à la disposition des applications de l entreprise. Les documents électroniques à valeur probatoire de l entreprise peuvent être envoyés dans un coffre-fort électronique externe (tiers-archiveur) ou dans le coffre-fort électronique de l entreprise (système de stockage propre à l entreprise piloté par le SAE). LA solution d Archivage Electronique doit être positionnée au sein du SI comme une solution transverse du système d information qui permet à toutes les applications de l entreprise de déposer des documents électroniques. Mais il est également possible de positionner ES-Compliance comme une solution dédiée à l archivage des documents électroniques d une application particulière du SI. Dans tous les cas, le SAE est le garant de la sécurité, de l intégrité et de la pérennité des documents archivés. Il est également le responsable de la constitution des journaux liés au cycle de vie des documents et aux évènements d exploitation du système. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

12 12 Capture des documents et flux électroniques La solution doit permettre d assurer la capture des documents papiers (fichiers numérisés) ou électroniques (fichiers électroniques ou messages électroniques avec ou sans fichiers attachés). Pour la capture des documents électroniques, La solution doit permettre de déclarer des flux d archivage. Il s agit pour chaque type de flux candidat de paramétrer ses caractéristiques et de définir les règles d import qui lui seront associées. D une manière standard, le SAE est en mesure de capturer des flux déposés par des applications tiers dans des répertoires disques dédiés mais également de capturer des flux arrivant sur des serveurs de messagerie électronique. Son interface de capture extrêmement paramétrable permet lorsque c est nécessaire de développer spécifiquement des mécanismes de capture différents. Capture des métadonnées associées aux documents électronique : Pour pouvoir intégrer un document électronique dans le SAE, il est obligatoire de le décrire préalablement avec des métas-données associées conformément aux exigences des normes en vigueur. Selon le cas, les métadonnées peuvent se trouver directement intégrées dans le document électronique ou se trouver dans une structure XML accompagnant le document électronique à archiver. Lorsqu un fichier porte ses métadonnées en son seing, la fonction de capture du SAE peut extraire ces données s il s agit d informations structurées au format XMP (extensible Metadata Platform). Cette technologie permet d'ajouter des données relatives à un fichier directement dans le fichier lui-même, et ce sous forme de balise XML. L avantage de cette technologie spécifiée par Adobe est de rendre indissociable le fichier et ses métadonnées. De nombreux formats de fichiers supportent les balises XMP (PDF, TIFF, JPEG, GIG, PNG, HTML, AI, SVG, PSD, EPS, AVI, MOV, MP4, WMA, ). Vérification du format de fichier : Conformément à la norme NF Z42-013, le SAE doit posséder une table des formats de fichiers électroniques qu il accepte de prendre en charge. Cette table évolutive permet de limiter volontairement l import de documents électroniques ayant des formats standards et de refuser les fichiers dont le format ne serait pas accepté par le SAE. Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

13 13 Conversion de format en entrée : Bien que pas toujours souhaitable, Le SAE peut être en mesure de convertir des documents électroniques lors de leur import. Cependant, la norme NFZ préconise dans ses exigences minimales liées à la pérennité d utiliser des «formats normalisés ou standardisés et utilisable librement». Si à l origine, les documents électroniques versés n utilisent pas ce type de format, la norme permet au travers des exigences complémentaires liée à la pérennité, de réaliser des «conversions des formats à l entrée». Le choix du nouveau format de conservation et les modalités de conversion doivent en tout état de cause éviter la perte involontaire d informations significatives. La réalisation et les caractéristiques de la conversion sont contrôlées et enregistrées par le SAE dans son journal des évènements. Contrôle d unicité des métadonnées dans le SAE : Afin d éviter les doublons involontaires, le SAE doit mettre à disposition un mécanisme de contrôle de doublons basé sur les métadonnées associées aux documents versés. Numériser les documents papiers : Très souvent, l image numérique imprimée des documents papiers associée aux informations de traçabilité démontrant l intégrité de ces documents sera suffisante en cas de besoin de fourniture de justificatif. En effet, pour plus de 80% des cas, la fourniture d une copie d un document papier est suffisante en cas de litige. Il n est que très rarement nécessaire de devoir produire un document original. De ce fait, la numérisation des documents papiers pour en réaliser une archive électronique tout en conservant l original papier est une solution très économique et profitable. Le classement à moindre frais chez un tiers ou dans des emplacements peu couteux remplaceront avantageusement un classement interne et méticuleux des documents papiers à conserver sur des périodes plus ou moins longues. La conservation numérique assurera également une préservation de la qualité du document. Même si l image numérique d un document papier à valeur légale ne peut donner qu une valeur de preuve limitée, la mise en place d un SAE apporte un véritable gain organisationnel suffisant à économiser les coûts associés à la préservation des documents papiers dans des conditions suffisantes à leur exploitation. Profils d archivage Conformément à la norme NF Z42-013, il est nécessaire de définir, au moment de chaque dépôt, l ensemble des règles applicables à celui-ci. Pour ce faire, le SAE permet de définir des profils d archivage. Comme le mentionne le paragraphe 5.1 de la norme, «Un profil d archivage est un ensemble de règles applicables à des documents partageant les mêmes critères de confidentialité, de durée de conservation, de destruction et de droits d accès pour déposer, consulter ou détruire.» Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SA

14 14 Profils Utilisateurs Des droits d accès doivent permettre de définir les fonctionnalités accessibles dans le SAE pour chaque catégorie d utilisateur. A minima, un «auditeur» doit avoir la possibilité de rechercher et consulter les archives ainsi que d accéder à l ensemble des journaux associés aux documents et à l ensemble des traces soigneusement conservées par le SAE. Le «record manager» doit avoir les mêmes possibilités que l auditeur mais doit pouvoir également paramétrer et gérer les profils de documents. L administrateur technique doit pouvoir se charger du suivi des jobs de capture et du suivi du système. Stockage des documents électroniques et des données associées Le SAE dépose les informations et les fichiers qu il prend en charge dans son système de stockage. L évolution des solutions d archivage électronique, à l instar des modifications apportées à la norme française sur l archivage électronique, permet de substituer aux traditionnels supports physiques non réinscriptibles (Worm3 physique), des supports logiques non réinscriptibles (Worm logique) voire des supports réinscriptibles. L emploi de supports Worm logique, dont le caractère non réinscriptible est assuré par des dispositifs matériel et/ou logiciel intrinsèques a pour avantage de répondre aux besoins fonctionnels d un système d archivage électronique tout en interdisant la destruction, l altération ou la modification de l information. Ces supports réinscriptibles non amovibles, compte tenu des dispositifs de protection embarqués, y compris contre la suppression, paraissent donc admissibles au même titre que le Worm physique, d autant que, à la différence de ces derniers, le Worm logique permet de gérer l exigence du droit à l oubli, imposée par la loi Informatique et libertés, passée la durée de conservation initialement assignée4. Le recours aux supports dits réinscriptibles non Worm, au regard de la norme précitée, permet d établir, sous réserve de se conformer à un ensemble d exigences supplémentaires, la traçabilité de toute modification, c est à dire l intégrité des enregistrements, dès lors que la notion d intégrité se limite à l altération ou la modification mais non la suppression, intentionnelle ou non, d une information. Le choix du support de stockage peut être également guidé par d autres considérations, comme les temps d accès ou le coût total de possession («Total cost of ownership» ou «TCO», en anglais). L exigence d intégrité pourrait être appréciée par l Autorité au cas par cas dans le cadre des enquêtes et ce, par 3 Write Once, Read Many. 4 En cas de recours au Worm logique, une attention particulière devra être apportée aux paramétrages de la solution de stockage, de sorte que l enregistrement des données soit effectivement irréversible, même par le «super administrateur». Livre blanc : Archivage Electronique et Conformité Réglementaire EVER TEAM SAW

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