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2 Pourquoi dématérialiser les documents RH? Gain de place Les archives papier prennent beaucoup de place. La dématérialisation permet de libérer des surfaces importantes. Economie de temps pour le management MyHRbox permet de donner aux managers l accès aux documents des équipes dont ils sont en charge. Ils gagnent en efficacité et en autonomie vis-à-vis des services RH qu ils mettent moins à contribution. Economie de temps pour l équipe RH L utilisateur MyHRbox pourra accéder aux documents en quelques clics sans bouger de son poste. Plus besoin de se rendre dans la salle des archives ou de perdre un temps considérable à chercher l information, à l utiliser et à remettre le dossier en place. Sécurité Les dossiers dématérialisés sont stockés sur des bases de données distantes sauvegardées régulièrement, dupliquées et sécurisées. Disponibilité des documents Lorsqu un dossier papier est sorti de son armoire pour consultation, il n est plus disponible pour d autres demandes. Economie de papier Fini les impressions et les photocopies de dossiers. Confidentialité Il est très difficile d assurer une parfaite confidentialité des dossiers papier qui sont souvent conservés dans des armoires et même des pièces séparées. Dans un même dossier papier, les documents n ont pas tous le même degré de confidentialité. Vous devez en tenir compte lorsque vous laissez une personne d y accéder. 2

3 L espace salarié confidentiel et gratuit Mes documents RH où je veux Quand je veux! Un site internet à destination des salariés. MyHRbox.com est accessible à tout moment, gratuitement, à partir de tout ordinateur ou smartphone connecté à internet. Les documents sont bien sûr consultables, imprimables et téléchargeables au format PDF. Un accès entreprise où le responsable de paie peut consulter, imprimer et télécharger les documents de ses salariés en toute confidentialité. L espace entreprise permet d éviter l édition des doubles des bulletins de paie même pour les salariés n ayant pas adhéré. Ne nécessite aucun logiciel supplémentaire. Vous avez le choix Les documents accessibles dans MyHRbox dépendent des choix de votre société. Ils sont classés par thèmes fonctionnels. Voici les plus représentatifs : 3 Les documents à valeur probante (bulletins de paie, contrats, etc ) sont signés électroniquement et horodatés. Ils sont plus sûrs que ceux en papier. Ils sont conservés au-delà des limites légales. L espace personnel est confidentiel. Seul le salarié y a accès. Retour sur investissement Le gain de temps et la surface libérée entraînent une économie substantielle. Le retour sur investissement est très rapide. De plus, vous gagnez en confort d utilisation et en sécurité.

4 Les avantages pour LE SALARIE Un stockage en toute sécurité et sans limitation de durée des documents RH. Limitation des risques de perte, de vol, d inondation, d incendie Les documents RH disponibles 24h/24, 7j/7 à partir de toute connexion internet. Lors d un achat en 4 fois sans frais. La possibilité de copier les documents en conservant leur caractère d authenticité. Les copies certifiées conformes ne sont plus nécessaires. Une mise à disposition plus rapide En vacances ou en cas d absence Un geste Eco-Citoyen Grâce au zéro papier L EMPLOYEUR Une réduction importante des coûts (jusque 80%). Impression, mise-sous-pli, affranchissement, archivage et distribution. Une optimisation du service des Ressources Humaines. Le service RH n est plus mis à contribution pour fournir des duplicatas de documents. Un service à valeur ajoutée offert aux salariés. Une dynamisation de l image de l entreprise. Un geste Eco-Responsable. Réduction de la consommation d encre et de papier ainsi que des transports liés à la distribution des documents. 4 LES TIERS Une source sûre et authentifiable. La falsification d un bulletin de paie devient très compliquée. La possibilité de mettre en place de nouveaux services. Demande de crédit en ligne ou reconstitution de carrière. Un moyen d améliorer les services pour les institutions publiques et privées. Amélioration des délais, réduction de la fraude et des tâches manuelles.

5 Les forces de notre solution Utilisation conviviale La navigation dans MyHRbox est intuitive et conviviale. Les documents RH sont classés par thèmes fonctionnels. On y accède en quelques clics. Maintenance cryptographique Grâce à la solution Perennity de Cryptolog, les documents signés électroniquement (bulletins de paie, contrats, etc.) bénéficient d une maintenance cryptographique assurant leur intégrité. Accessible après avoir quitté l entreprise Un salarié ayant quitté l entreprise conserve l accès à son espace personnel sans limitation de durée. 5 Disponibilité des bulletins de paie antérieurs à l adhésion Un salarié ne donnant pas tout de suite son accord aura quand même accès à ses précédents bulletins de paie lorsqu il adhèrera. Multi-employeurs Un salarié changeant d entreprise est automatiquement reconnu si sa nouvelle société est elle-aussi adhérente à MyHRbox. Service d impression Il est possible d imprimer et d envoyer les bulletins de paie aux salariés ayant refusé la dématérialisation.

6 MyHRbox : mode SaaS ou Progiciel SALARIÉ SYSTÈME D INFORMATION CLIENT SERVEUR SALARIE me.myhrbox.com SERVEUR CLIENT client.myhrbox.com Dépôt/Soumission Consultation Téléchargement Partage E-Coffre Envois du salarié vers son service RH Demandes de soumission de documents (arrêt maladie, justificatifs, ) Echanges cryptés sécurisés Mise à jour des bases de données Transfert des documents Transfert des communications (mails, notes) Alertes / Rappels / Partages SaaS Progiciel SALARIÉ RESSOURCES HUMAINES 6 Fonctionnalités RH Dépôt de documents, création d utilisateurs, gestion des autorisations et des partages Mise à jour de la base salariée (par le service RH ou à partir du SI) SERVEUR RH rh.myhrbox.com Saas ou Progiciel MyHRbox est utilisable en mode Saas MyHRbox peut également être installé sur le serveur client

7 Des partenaires reconnus EXPERT DE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE DE CONFIANCE Cryptolog est un éditeur Français de solutions innovantes pour la signature électronique, l'horodatage et la gestion de preuves. Ses produits apportent une indispensable sécurité à la dématérialisation des documents. La société développe, opère et commercialise en mode licence et SaaS des composants logiciels de signature électronique, d'horodatage et de gestion de la preuve. NOTRE HEBERGEUR INTERNET Grâce à ses datacenters, à ses serveurs, à ses fibres télécoms et à ses équipements réseaux, Ecritel assure la continuité de ses services 24h sur 24, 365 jours par an. Ecritel fait partie des leaders de l hébergement en France depuis plus de 14 ans. Des clients prestigieux lui font confiance pour des applications sensibles. Spécialiste de l'infogérance, Ecritel dispose d'équipes de spécialistes des systèmes d'exploitation, des systèmes de gestion de base de données et des environnements logiciels les plus répandus. Par les capacités de son architecture, par le trafic des sites hébergés, par la notoriété de sa clientèle, par les notations de sa qualité de service, par les compétences de ses équipes, par son ancienneté dans ce métier, Ecritel fait aujourd'hui partie des quelques leaders de cette activité en France. 7 Universign : La plateforme d'horodatage électronique en mode SaaS de Cryptolog (Qualifiée RGS) Leur plateforme Universign est à ce jour la seule autorité d'horodatage qualifiée RGS (Référentiel Général de Sécurité) en France.

8 Une expertise reconnue dans le domaine RH MyHRbox est une réalisation de Soft-IT, société de conseil créée en 2006, par trois consultants en Systèmes d Informations des Ressources Humaines. Elle a réalisé de nombreux projets RH pour différentes organisations allant de la PME au grand groupe. Elle a toujours su s adapter aux enjeux et aux valeurs de ses clients. Forte de son expérience, elle apporte à ses clients une réelle écoute et une grande qualité de service. Elle les conseille dans le choix de nouvelles solutions autour des SIRH. En 2010, elle s est engagée dans la dématérialisation du bulletin de paie avec de réelles compétences dans le domaine de la paie, tant au niveau fonctionnel que technique. Sa solution Cyberpaye s avère être l une des plus conviviales du marché tout en respectant les contraintes en termes de sécurité, de réglementation et de fiabilité. Sa nouvelle solution MyHRbox permet d étendre la dématérialisation à l ensemble des documents RH et à tout type d entreprise. Elle s avère encore plus conviviale et encore plus pointue en terme de technologie. Spécialiste des projets SIRH et de la dématérialisation RH en mode SaaS ou hébergé, Soft-IT vous accompagne dans la mise en place de ses solutions en tenant compte de vos spécificités et de votre organisation. Plus qu un fournisseur, vous découvrirez en elle, un véritable partenaire avec lequel vous pourrez bâtir sur le long terme. 8 Conseil et accompagnement La dématérialisation n est pas qu un projet informatique. Elle traduit une volonté d évolution des Ressources Humaines qui doivent mettre les moyens pour obtenir l adhésion des salariés et des partenaires sociaux. Nous vous accompagnons pour relever ce défi!

9 Nous contacter MyHRbox ou Cyberpaye vous intéresse? Contactez-nous! Nous sommes à votre disposition pour vous aider à préparer la dématérialisation de vos documents RH. Chaque client ayant ses particularités, nous établirons l offre qui répond le mieux à vos besoins, vos souhaits et vos contraintes. Contact contact@myhrbox.com Consultez ou Notre nouvelle solution de dématérialisation des documents RH. Destinée aux PME comme aux grandes entreprises. Solution de dématérialisation des bulletins de paie. Particulièrement destinée aux PME.