DÉMATÉRIALISATION DES CEE

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1 CONTRIBUTION À LA CONCERTATION SUR LES MODALITÉS DE CONSTITUTION D UNE DEMANDE DE CEE EN TROISIÈME PÉRIODE DÉMATÉRIALISATION DES CEE Pour atteindre l objectif de simplification, la dématérialisation du dossier CEE est indispensable. Les effets induits par la mise en place de la dématérialisation sont : - une baisse des coûts de production des dossiers - une simplicité d usage pour le bénéficiaire, l installateur, l obligé, le régulateur - un apport automatique de preuves sur la chronologie et les contenus des documents - un contrôle renforcé également du dispositif classique papier Les conditions minimums nécessaires à une dématérialisation sous contrôle sont la combinaison de: 1. L identification garantie du signataire 2. La signature électronique certifiée 3. L horodatage archivé en temps-réel chez un tiers de confiance 4. La traçabilité électronique des documents & un format adapté de l attestation sur l honneur Remarques générales : 1. La dématérialisation n est pas simplement la numérisation d un document papier. C est un processus entièrement électronique (quand choisi par l utilisateur) : accord, signature, téléchargement et échanges de fichiers, preuves de chronologie, dépôt du dossier 2. Cette contribution au titre de la dématérialisation sécurise également les dossiers papier à signature manuscrite et permet donc de mieux sécuriser l ensemble du dispositif. 3. Cette contribution ne propose pas une chronologie précise de dépôt des documents, mais permet de contrôler le/les chronologies et les rôles incitatifs qui seront retenues. 4. Tous les devis et factures sont des fichiers (Excel ou Word au pire) avant d être imprimés. Le plus souvent, ils sont envoyés par l installateur à son prospect par fichier dans un . En résumé, les échanges documentaires entre installateur et bénéficiaire sont déjà dématérialisés. Le dispositif CEE qui l accompagne doit simplement se mettre au même niveau 5. Une photocopie est une numérisation qui est imprimée localement. Un fax est une numérisation qui est imprimée à distance. Pourquoi imprimer? Les risques de la dématérialisation : la dématérialisation apporte de réels bénéfices d usage à l ensemble de la chaîne de valeur du dispositif CEE (voir annexe 1), mais les risques sont grands si l encadrement n est pas clair. Les paradoxes de la dématérialisation sont les suivants : - Dématérialisation mal définie: c est un accélérateur des dérives possibles. - Dématérialisation bien définie : le contrôle est renforcé sur les dossiers dématérialisés comme sur les dossiers papier. 1/10

2 1. L identification garantie du signataire Aujourd hui dans le dispositif, un document doit être signé manuellement (ex : une attestation sur l honneur). Mais personne ne connait la signature manuscrite de cette personne. Le point de contrôle est simplement : le document est signé, mais il est impossible de garantir que la signature soit réellement de cette personne (entrez signature manuscrite sur Google image, vous obtenez des centaines de signatures manuscrites prêtes à l emploi et facilement posées par une simple imprimante). L adresse IP ne garantit pas non plus l identité car l usage de web service, de proxy ou de DHCP rend une adresse IP cachée ou dynamique, donc non garantie. La simple acceptation opt-in (coché oui j accepte sur une page web) ne garantit ni l identité déclarée de l utilisateur, ni son acceptation réelle à un programme, un produit ou un service. La tentation pourrait être grande de proposer (au titre de la dématérialisation) la signature avec un doigt ou un stylet sur une ardoise numérique ou sur un téléphone portable. Mais, dans ce cas, le problème reste entier : signature manuscrite ou signature électronique, aucun référentiel de la signature de cette personne ne garantira son paraphe. Principe d identification garantie : lors de l inscription en ligne, un utilisateur est enregistré par un groupe de données associées à son identité: - Un particulier : Prénom-Nom + adresse + tel mobile - Une entreprise/collectivité: Prénom-Nom + SIREN + adresse + tel fixe + tel mobile du signataire - Un installateur : Prénom-Nom + SIRET + adresse + tel mobile Les autres données collectées lors de l inscription pourront être modifiées sans changer l identité de cet utilisateur (ex : adresse, adresse des travaux, fonctions.). L adresse d un utilisateur doit toujours être validée. Exemple : l utilisateur reçoit un (à l adresse qu il a déclarée) et doit cliquer sur un lien dans cet - Si ce lien est cliqué : le système valide l association de cet à cet utilisateur. - Si le lien n est pas cliqué : l inscription est invalidée L seul n est pas un identifiant certifié pour un utilisateur. Nombre de services internet permettent de générer des adresses temporaires, jetables et anonymes (ex : Yahoo mail, Gmail, yopmail ). Donc une même personne (ou système informatique) peut facilement multiplier des identités . La validation de l adresse de messagerie de l utilisateur par un clic manuel de sa part, dans un reçu, permet au moins de diminuer les risques de fraudes. Une information supplémentaire doit être assignée aux données d identification de cet utilisateur : son code d accès unique et personnel au service (généré aléatoirement par un système informatique et invisible pour les opérateurs internes au service). Dès qu un utilisateur se connecte au service par ses identifiant (identifiant + son code d accès personnel), il se voit automatiquement 2/10

3 assigné les autres identifiants saisis lors de son inscription sans pouvoir les modifier (modification d une donnée d identification = changement d identité) Cette identité est déposée chez un tiers de confiance (voir partie 3) et une attestation de dépôt horodatée est reçue en retour de ce dépôts d identité. Remarque : une modification de l identité est possible (ex: changement du numéro de portable ou de l adresse de l utilisateur) et fait automatiquement l objet d un nouveau dépôt chez le tiers de confiance. 2. La signature électronique certifiée La signature électronique est constituée de 3 étapes indivisibles: 1. Identification d une personne lors de sa connexion (voir partie 1) 2. Invitation à signer électroniquement WEB + SMS un document précis 3. Dépôt et Horodatage de cette signature chez un tiers de confiance L adresse IP et l adresse ne garantissent pas les identités. Un canal supplémentaire est utilisé pour sécuriser l identification du signataire ainsi que sa signature : le numéro de téléphone mobile. Un utilisateur qui se connecte au service voit son profil automatiquement associé à ses données déposées (notamment son N de Tel portable) lors de son inscription sans pouvoir les modifier. La signature électronique n est proposée qu à un utilisateur connecté. Pour signer électroniquement, le système lui demande d utiliser 2 canaux indépendants (comme dans un système de carte bancaire): En ligne : Visualiser le document, et l inviter à choisir (opt-in) : a. «Oui, je valide ce document» b. «Non» 2- Puis de confirmer son choix en cliquant sur un bouton de type «valider» Mobile : Puis, le système lui propose de recevoir un code secret par SMS sur son portable. Le numéro de mobile est toujours celui associé à son profil déposé. 1- il doit saisir sur cette page le code reçu par SMS 2- Si le code saisi est exact, la signature est validée Les tentatives de saisie sont limitées en nombre et dans le temps La double signature est considérée comme valide à la seule condition que les deux acceptations WEB et Mobile soient valides. La signature électronique est proposée à l utilisateur, jamais imposée. Il peut choisir le mode papier sur son écran (ex : «imprimer ce document»). 3/10

4 Pour pouvoir utiliser le format officiel des attestations sur l honneur. La signature prend la forme d une série de données apposées sur le document à l emplacement de la signature manuscrite. Exemple: - Date et heure de la validation WEB + Adresse IP utilisateur lors de la validation WEB - Date et heure de la validation par Mobile + N du Tel Mobile utilisé - Le code de 5 chiffres envoyé (et validé) - Nom du portail internet utilisé par l utilisateur pour signer L utilisateur reçoit automatiquement et peut imprimer une copie du document original avec sa signature électronique dessus. Ce document e-signé est déposé immédiatement chez le tiers de confiance (voir partie 3 de ce document) et une attestation de dépôt horodatée est reçue en retour. Remarque : un document papier paraphé manuellement est également déposable (si numérisé) chez le tiers de confiance, pour garantir par exemple la preuve d antériorité. Ce certificat de dépôt horodaté garantit la place de ce document et de cette signature dans la chronologie du dossier. 3. Horodatage certifié de documents originaux La signature électronique n est utilisable que sur des documents générés par un logiciel (contrat avec un installateur, convention avant travaux, attestation sur l honneur ) et traçables par une marque unique apposée sur ce document (voir partie 4 de ce document). L e-signature valide alors bien un document précis (sans rature ou modification possible). La signature manuscrite et la signature électronique doivent pourvoir être apposées sur le même document. Avantage : un seul type de document (modèle officiel de d attestation sur l honneur par exemple) est utilisé quel que soit le type de signature. Un document cosigné doit pouvoir panacher signature manuscrite (ex : le client) et électronique (ex : l installateur). Le tiers de confiance : service indépendant de l obligé, de l éligible, ou de la structure collective et de ses prestataires de services (informatique ou ressources humaines). Le tiers de confiance est une société spécialisée dans le dépôt sécurisé de documents électroniques. Plusieurs prestataires reconnus de ce type existent sur le marché. Le dépôt des documents électroniques est très simple et le coût est insignifiant. Traçabilité et Horodatage: il est simple pour un logiciel de remplir / générer un document et de le marquer (voir partie 4).Ce document, ainsi marqué, sera reconnu et suivi en permanence. Il est donc possible de suivre l historique de chaque document (édition, envoi, signature, retour, validation) et de l archiver avec ses données de traçabilité. Cette reconnaissance automatique de document permet de facto d éviter les doublons puisque un document même modifié sera reconnu par le système comme déjà affecté à un dossier. Cette traçabilité n est pas suffisante. Si dans le système papier un opérateur s amuse à modifier des dates manuscrites, il lui sera encore plus 4/10

5 simple de modifier des dates informatiques. Le paradoxe est que la traçabilité est plus grande avec la dématérialisation mais cette traçabilité est plus facilement modifiable. Pour rajouter une garantie à la traçabilité. Il suffit de déposer le document, dès que reçu, chez un tiers de confiance (coût proche de zéro pour un fichier) et de recevoir en retour une attestation de dépôt pour ce document. C est la preuve de dépôt et de l état d un document précis à une date précise. Si le document est modifié par la suite, le tiers de confiance prouve que le dépôt original et le document du dossier CEE ne sont plus identiques. Preuves pour le PNCEE : Il est simple de joindre l attestation de dépôt avec son document lors d un contrôle par l administration. Le régulateur pouvant consulter le document directement chez le tiers de confiance. Il peut ainsi vérifier très simplement et rapidement si un document d un dossier CEE a réellement été déposé à une date précise comme déclaré. Exemples des échanges : Demandeur Prestataire Tiers de confiance Nouveau bénéficiaire / installateur > Dépôt de son identité (doc PDF) Contrat/ mandat > Dépôt du document signé (doc PDF) Role incitatif direct enregistrement à un programme > Dépôt de signature du programme Offre de prime ----> Dépôt de l'offre signée Edition de la déclaration sur l'honneur > Dépôt du document Signature bénéficiaire > 2éme Dépôt du document signé Signature installateur > 3éme dépôt du document co-signé Document nécessaire au dossier > Dépôt du document Rappel : cette contribution ne propose pas une chronologie précise de dépôt des documents, mais permet de contrôler le/les chronologies qui seront retenues pour la 3éme période. Role incitatif via installateur Enregistrement à un programme > Dépôt du devis Offre de prime au client > Dépôt d'acceptation de l'offre signée * signé: electronique ou manuscrite 5/10

6 4. Traçabilité automatisée des documents Le dispositif, pour son contrôle, demande un nombre important de pièces administratives échangées, complétées par différent acteurs (demandeur, installateur, bénéficiaire). Les documents doivent pouvoir intégrer un marqueur assurant leur traçabilité de type QRCode ou BarCode. Ce marqueur doit être : soit défini et apposé par le l obligé/éligible (ou son prestataire/mandataire en son nom), soit fourni à la volée par le régulateur (identifiant unique par document). Ce marqueur unique assure de la nature du document, puis permet de suivre son traitement (édition, envoi, retour signé, validation ). Un service de reconnaissance automatique du marqueur permet au demandeur de diminuer : les coûts de traitement d un dossier CEE, le nombre d erreurs de manipulations, le nombre de documents incomplets, le nombre de doublons, les tentatives de fraudes Les autres conditions pour faciliter la dématérialisation sont : Format natif des documents officiels : Pour des raisons de sécurité, la fourniture de documents vierge sous forme d image (PDF) peut sembler être une garantie de non modification. Ce n est pas le cas. Un document peut être reconstitué à l identique (même un PDF) pour être traité par un logiciel par la suite. La fourniture contrôlée de ces documents sous format Word (ou équivalent) pour générer des PDF remplis sur-mesure permettra un gain de temps à tous les acteurs du dispositif. QR code (ou équivalent): Il faut laisser un espace libre pour apposer un marqueur sur les documents au format officiel et permettre la traçabilité et la reconnaissance automatique de document. Associé à une signature électronique, il permet de supprimer totalement le traitement manuel de ce document. Edition du document déjà rempli (+ dépôt tiers de confiance) E-signature de ce document, donc non modifié (+ dépôt tiers de confiance) Identification, assignation automatique du document au bon dossier Le QR code permet également un retour papier (fax ou courrier) du document tout en gardant sa traçabilité (une vérification de non modification, raturage doit être fait dans ce cas). Logo marque : La présence d un espace permettant d apposer un logo graphique rappelant l identité de l obligé/éligible est essentielle pour les bénéficiaires. (Permet de relier la marque qui a fait la 6/10

7 promesse avant travaux avec celle qui lui demande sa signature de l attestation sur l honneur). Bouquet de travaux : Si l option de plusieurs opérations présentes sur une même attestation sur l honneur est retenue, les cas suivants doivent être étudiés : même opération avec des équipements différents, un chantier avec des opérations différentes assurées par des installateurs différents (plusieurs factures), Enrichissement des données déposées sur EMMY : Dépôts de fichiers (documents numérisés), d attestation de dépôts, d identité utilisateurs dans le but de faciliter l échantillonnage et le contrôle du régulateur. L adjonction d un document entête (non officiel) à l attestation sur l honneur L objectif est d aider l utilisateur dans la marche à suivre, explications et des indications pour retourner le document (n de fax, adresse courrier, tel du support client, ) Description technique de l opération : Une description linéaire des informations sur l attestation sur l honneur est préférable : - Bâtiment de + de 2 ans : Oui Non - Code postal : - Surface habitable (m²) : - Énergie de chauffage après travaux : Combustible Électricité à un une présentation en tableau dispersant les champs à remplir : Bâtiment de + de 2 ans : Oui Code postal : Non Surface habitable : Énergie de chauffage : Combustible Électricité 7/10

8 5. Conclusion La combinaison des 4 éléments : identité garantie + signature électronique + originaux déposés chez un tiers + horodatage certifié donnent à la dématérialisation un avantage indiscutable sur le niveau de contrôle du dispositif. Le dispositif devient plus simple pour l obligé/éligible comme pour le PNCEE. Ces techniques informatiques nécessaires sont simples et non coûteuses (et déjà utilisées sur la production de dossiers CEE chez différents acteurs) L apport automatique des preuves permet de moins solliciter le bénéficiaire ou l installateur dans des échanges administratifs ayant pour seul objectif de garantir : accord, date, preuve, signature et donc de simplifier pour eux la constitution d un dossier. De surcroit, il permet également de garantir la chronologie et d apporter des preuves au dispositif CEE papier. En les numérisant, ces documents sont déposables chez le tiers de confiance, ce qui garantit la date de dépôt et son contenu. 8/10

9 Annexe 1 Quelques bénéfices de la dématérialisation Bénéficiaire Pour le client final, la dématérialisation, c est se voir offrir une «expérience utilisateur» simple, associé à un logiciel ergonomique : Plus simple : les informations sont dynamiques et masque le coté administratif du dispositif Plus simple : les documents sont auto remplis (car contrôlés avant) Plus simple : pas de documents retournés incomplets, Plus simple : pas de document retournés non-signés la rapidité : signature sans imprimante la rapidité : envoie et retour automatique (à l installateur ou à l obligé) des documents signés la rapidité : retour des documents signés sans imprimante, fax ou courrier Installateur Enjeux : faire plus simple, plus rapide, plus efficace et plus encadré. Pour l Installateur, la dématérialisation offre une assistance à 100% et une décharge administrative réelle : Mode assisté pour remplir un document (détection d erreur) Diminution du nombre d erreurs de manipulations, Diminution du nombre de documents retournés incomplets, Diminution du nombre de document retournés non-signés la rapidité : signature installateur sans imprimante la rapidité : envoie et retour automatique (du client) des documents signés la rapidité : retour des documents signés sans imprimante, fax ou courrier la rapidité pour répliquer une action administrative Demandeurs/Obligés Enjeux : augmenter le volume de projets collectés, baisser ses coûts d acquisition et diviser les coûts de production de CEE. La dématérialisation permet : Facilite une relation directe Bénéficiaire/Obligé Démultiplication des canaux de collectes avec le même niveau d exigence (politique de contrôle identique) Division des coûts de production (moins de traitement manuel des dossiers) Augmentation du taux de transformation des dossiers (moins d erreur, erreur détectée plus tôt) Abaissement du seuil minimal des dossiers (les coûts fixes sur un petit dossier deviennent très bas, donc acceptables) Simplification dans la présentation des preuves au PNCEE (cas de contrôle à postériori) Diminution du nombre d erreurs de manipulations, Diminution du nombre de documents retournés incomplets, Diminution du nombre de documents retournés non-signés 9/10

10 Détection automatique des doublons, Détection simplifiée des tentatives de fraude Meilleur ergonomie proposée au client et à l installateur PNCEE Les enjeux du régulateur vont être : de contrôler 3 à 4 fois plus de dossiers à posteriori, avoir une dispersion des dossiers sur un nombre élargi de fiches, renforcer les contrôles et garantir la bonne tenue du dispositif dans son ensemble. La dématérialisation apporte Un contrôle des identités des signataires (bénéficiaire, installateur, ) Une même méthode de contrôle et d horodatage des rôles incitatifs (quels qu ils soient) Une même méthode de contrôle papier comme dématérialisé Horodatage certifiés des rôles incitatif Horodatage certifiés de l édition de l attestation sur l honneur Horodatage certifiés des signatures de l attestation sur l honneur Horodatage certifiés de la réception de facture Vérification d un dossier complet en ligne Vérification des chronologies d un dossier en ligne Dédoublonnage simplifié inter-obligés Une garanti sur l identité des signataires Horodatage des documents complémentaires qualification RGE, certification produit, Filtrage pour échantillonnage non-aléatoire des dossiers à contrôler. ParisTECH entrepreneurs et bpi France (Banque publique d investissements, fusion de CDC et d OSEO) sont nos partenaires à l innovation dans le développement d un progiciel ergonomique de dématérialisation des CEE. 10/10