Description Arco Mail Manager

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1 Table des matières 1 Arco Mail Manager Description générale Objectif Avantages Concept Infrastructure Arco Mail Manager Workflow L interface utilisateur L enregistrement La phase de traitement Pour information - Pour avis - Suite à donner Document sortant Sélection des contacts Délais prescrits Historique Possibilités de recherches Description Arco Mail Manager 1/11

2 1 Arco Mail Manager Description générale 1.1 Objectif offre une solution standard pour l enregistrement et le traitement du courrier entrant et sortant. Le mot «courrier» ( Post ) doit s entendre dans un contexte élargi : Courrier hardcopy Courrier numérique Fax Communication téléphonique Le terme de «courrier» s appliquera en fait ici à chaque forme de communication ou de notification qui demande un suivi. 1.2 Avantages 1.3 Concept Eviter de perdre des informations critiques au sein de l entreprise. Simplifier la logistique liée aux documents. Pouvoir réaliser un concept de bureau ( office concept ) flexible. Faciliter le suivi et le traitement à distance. Gérer des délais de suivi sur certains types de document. Réduire les erreurs dans le processus de travail (par exemple : moins d opérations de saisie moins d erreurs). Permettre une gestion et un suivi centralisés englobant les services. Réduire les coûts Moins d impressions Moins de stockage central (physique) et moins d archives Gain de temps 2/11

3 Le flux de base prévoit l enregistrement et la distribution du courrier, par exemple, par le secrétariat. La distribution des éléments de courrier se fera vers les différents services où se trouvent les utilisateurs et/ou rôles qui doivent les prendre en charge. Après l enregistrement vient une phase de traitement. Grâce au module de traitement du courrier, l utilisateur peut lancer certaines actions sur le courrier entrant. Les actions standard de ce module sont : transmettre pour information ou pour avis, requérir une tâche ou une suite à donner, et générer un document sortant. Si nécessaire, des actions personnalisées peuvent aussi être reprises dans le workflow. La solution donne encore la possibilité de joindre de nouvelles informations ou d autres pièces au courrier enregistré. Après traitement complet, le dossier est archivé et reste disponible pour des recherches ou pour consultation. La gestion de dossiers sera rendue possible au moyen d un module optionnel. 1.4 Infrastructure Archipol+ et Arco Mail Manager sont des solutions logicielles identiques basées sur le produit de gestion de documents Arco DocRoom 6 et le produit de gestion de workflow Arco Routing 6. L application peut gérer sans difficultés des millions de documents, avec un bon délai de réponse (à condition bien sûr de tenir compte des exigences système minimales). La gestion et l utilisation s effectuent à partir des navigateurs web Internet Explorer et Firefox. 3/11

4 2 Arco Mail Manager Workflow 2.1 L interface utilisateur L écran de base donne un aperçu des dossiers qu un utilisateur peut consulter ou sur lesquels il a des tâches à effectuer. La liste indique également la phase (procédure) dans laquelle se trouve le courrier et/ou l action (étape) qui doit être effectuée. Plusieurs possibilités de filtrage sont disponibles. L utilisateur dispose de 6 tabulateurs préconfigurés. Ajouter - Un utilisateur peut enregistrer un courrier entrant ou générer un document sortant. Mon Travail Tous les dossiers qui vous sont assignés. Mes dossiers Les dossiers que vous avez initialisés. Dossiers ouverts Tous les dossiers ouverts et que vous avez le droit de voir. Archives Les dossiers traités. Rechercher Recherche avancée dans le workflow. 4/11

5 2.2 L enregistrement Lors de l enregistrement du courrier, le dossier reçoit un numéro unique. On l assigne ensuite à une personne et/ou à un rôle, et on saisit ou sélectionne la personne ou la société qui a effectué l envoi. On sélectionne encore le contenu (lettre, réclamation,...), et optionnellement on peut indiquer une référence interne et/ou externe. On a la possibilité d associer un fichier si le courrier n a pas été placé automatiquement dans le workflow. Si on sélectionne un département lors de l assignation du dossier, à l intérieur du département luimême on peut ensuite désigner la personne particulière en charge, ou renvoyer le courrier d où il vient. 5/11

6 La personne désignée peut alors accepter ou refuser. Après acceptation, la pièce est acheminée vers la phase de traitement. 2.3 La phase de traitement Il s agit d actions sur le dossier à votre endroit ou à destination d autres personnes. Les actions de base sont : Pour information Pour avis Suite à donner Document sortant à générer Des extensions sont possibles Pour information - Pour avis - Suite à donner Une procédure de transmission est utilisée pour envoyer la pièce pour information, pour demander un avis, ou pour requérir une tâche à accomplir. 6/11

7 2.3.2 Document sortant Pour la génération d un document sortant, on doit utiliser des modèles de lettres standard (préconfigurées). Au moyen du bouton Ajouter on peut générer un document sortant indépendamment du courrier entrant. La lettre standard peut être enrichie par avance avec des plages d informations supplémentaires. Après sa création, la lettre pourra encore être modifiée en ligne. 7/11

8 8/11

9 La création d un courrier sortant peut être complétée par des étapes supplémentaires : - Processus d approbation interne: Contrôle du document sortant par une ou plusieurs personnes internes à l organisation. - Approbation externe: Le document sera imprimé et, après traitement, de nouveau numérisé et réinséré dans le circuit. - Expédition: Un service sera assigné en tant que responsable de l expédition du document. 2.4 Sélection des contacts La connection à des bases de données externes de contacts est possible. Ces contacts comprennent des personnes, des sociétés, des organisations,... Les informations de ces bases de données externes peuvent être utilisées par Arco Mail Manager lors de l enregistrement (personne ou société concernée). Les modifications effectuées par l utilisateur sur les contacts dans Arco Mail Manager n ont pas d influence sur la base de données d origine. On peut aussi introduire manuellement les contacts utiles dans la base de données interne propre à l application. 9/11

10 2.5 Délais prescrits On peut associer certaines actions supplémentaires à l expiration des délais prescrits. Si le délai prescrit est dépassé, il est possible par exemple d envoyer automatiquement un message par courrier électronique. 10/11

11 2.6 Historique Une vue d ensemble est disponible : status, modifications, assignations 2.7 Possibilités de recherches Des capacités de recherche avancée sont intégrées à l application. 11/11

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