Guide de l approbateur de base

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1 File Routing & Collaboration Guide de l approbateur de base 5.0 V1 Date Modified 03/04/2014

2 Historique des révisions Date Version Description Auteur Feb. 19, Original Chris Olberding 2

3 1 re étape : Connexion FRC 1. Ouvrez la fenêtre d un navigateur Internet et saisissez dans la barre d adresse (assurez-vous de ne pas avoir bloqué les fenêtres publicitaires dans les préférences de votre navigateur). L utilisation d Internet Explorer est recommandée pour les utilisateurs de Windows, et celle de Safari pour les utilisateurs Mac ; Firefox est supporté pour les deux systèmes d exploitation. 2. Saisissez le nom d utilisateur (votre adresse électronique complète) et le mot de passe qui vous a été attribué (les nouveaux utilisateurs doivent utiliser le mot de passe Pass1word pour leur première connexion ; le mot de passe est sensible à la casse). Cliquez ensuite sur Login. 3. Lors de votre première connexion, le système vous invitera à choisir un mot de passe «fort». Un mot de passe fort est constitué d un minimum de 8 caractères et comprend au moins trois des éléments suivants : une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et/ou un caractère spécial (par exemple : %, #, <, $, etc ). Utilisez le lien vers le diagnostic système avant de vous connecter s il s agit de votre première connexion ou en cas d un problème de connexion quelconque. Si vous avez oublié votre mot de passe après avoir modifié le mot de passe initial «Pass1word», cliquez sur le lien «Mot de passe oublié?». Saisissez votre nom d utilisateur, et le système vous enverra un courrier électronique contenant votre mot de passe en vigueur enregistré. 2 e étape : Ouverture d un projet Dans le système FRC, vous avez recours à des projets pour collaborer sur des travaux en cours. Les projet, puis les tâches d approbation peuvent vous être assignées pour que vous révisiez et approuviez un ou plusieurs de ces éléments. La capture d écran ci-dessous montre l écran «Mes tâches». Un cercle plein rouge avec un chiffre à l intérieur apparaîtra si des tâches attribuées sont à échoir ou déjà échues. Le chiffre indique combien de tâches sont en attente d une action de votre part. Les codes de couleur des dates d échéance indiquent si les tâches à remplir sont en retard (rouge), échues à la date du jour (orange) ou à échoir prochainement (jaune). Faites un double-clic sur la vignette pour démarrer une session Smart Review*. *Smart Review est une application basée sur le langage JAVA et elle s exécute comme une application séparée. Elle permet de consulter, d annoter, d approuver ou de refuser l emballage (voir les pages 5 à 7 pour plus de détails). 3

4 3 e étape : Statut des tâches l écran «Mes tâches» et cliquez n importe où sur la ligne d une tâche. Tous les détails de la tâche, tels que les approbateurs ou les groupes d approbateurs assignés à la tâche et le statut de chaque individu ou groupe, vote-counts group» (groupe au sein duquel le premier à exprimer son opinion devient le décideur) qui aura établi le statut au nom du groupe. Utilisez les filtres se trouvant dans la barre de menu grise : filtrez sur un client spécifique si vous avez accès à plusieurs clients dans FRC. Filtrez sur le nom d un projet spécifique ou le nom d une tâche spécifique. Filtrez sur les tâches «Non terminées» pour consulter les tâches nécessitant votre intervention, ou choisissez «Toutes les tâches» pour consulter toutes les tâches qui vous ont été assignées, y compris celles pour lesquelles vous avez antérieurement établi un statut. Types de tâches : Tâche d approbation Tâche de révision Tâche mixte Tâche d approbation authenti- Tâche d approbation : Une tâche d approbation est une tâche qui nécessite une acceptation ou un refus de la part de l utilisateur invité pour une illustration (un élément) se trouvant dans le circuit. Les utilisateurs peuvent également faire des annotations sur les illustrations dans un environnement collaboratif si un changement doit être effectué. Tâche de révision : Une tâche de révision est une tâche permettant aux utilisateurs d examiner l illustration. Les utilisateurs peuvent également annoter l illustration, mais ces tâches ne sont pas utilisées pour approuver ou refuser l illustration. Tâche mixte : Une tâche mixte est une tâche permettant à la fois aux utilisateurs et aux réviseurs de faire partie d une seule tâche. La tâche sera réalisée à 100 % lorsque tous les approbateurs auront établi l état. L état de la tâche ne change pas lorsque les réviseurs établissent l état. Si une tâche est aussi conditionnée montre un exemple d écran de «mot de passe requis». Tâche mixte authenti- Nota : Les icônes de couleur orange correspondent à des tâches échues à la date du jour ou en retard, les icônes grises correspondent à des tâches non encore échues. 4

5 FRC 4e étape : Ouverture de Smart Review Pour démarrer une session Smart Review, faites un double-clic sur l image miniature dans l écran «Mes tâches». 8QH VHVVLRQ 6PDUW 5HYLHZ HVW LOOXVWUpH FL GHVVRXV DYHF XQ DIÀFKDJH GHV SDQQHDX[ G LQIRUPDWLRQ /LVWH popphqwv GRVVLHUV ª HW 1DYLJDWLRQ ª &HV SDQQHDX[ VRQW DIÀFKpV GHSXLV OD VpOHFWLRQ GX PHQX :LQGRZ ª de Smart Review. Dans la capture d écran, on constate que les deux fenêtres peuvent être déplacées librement. Cliquez simplement sur le symbole «<<» (entouré en rouge ci-dessous) pour déplacer le panneau et l ancrer sur le côté gauche de la fenêtre Smart Review. Lorsque les panneaux sont ouverts et ancrés à un endroit, ils resteront dans la même position lors des utilisations ultérieures de Smart Review. La liste des éléments du dossier est très utile car elle indique si plusieurs éléments sont inclus dans la tâche ou si l élément est un document multipages. Cela permet de voir toutes les pages de l élément. /H SDQQHDX GH QDYLJDWLRQ PRQWUH OD WRWDOLWp GH O popphqw HQ SHUPDQHQFH HW ORUVTXH O DIÀFKDJH HVW DJUDQGL OH SDQQHDX DIÀFKH XQH GpOLPLWDWLRQ FRQVWLWXpH GH OLJQHV URXJHV LQGLTXDQW OD SDUWLH GX GRFXPHQW FRPSOHW TXL HVW HQ FRXUV G DIÀFKDJH 5

6 5 e étape : Annotations dans Smart Review Dans Smart Review, il est possible de faire des annotations avec des commentaires, de demander des Voir ci-dessous pour régler le statut Zoom Annotation Texte (commentaire) indiquer l endroit précis des changements désirés Outils de mesure qui peuvent prendre la forme d annotations 6 e étape : Définition du statut dans Smart Review Des remarques générales peuvent être ajoutées en cas de besoin. Cliquez ensuite sur le bouton OK. 6 Remarque importante : Le bouton X rouge est activable uniquement si des annotations ont été faites sur l illustration dans Smart Review. Si aucune annotation n a été faite et que le bouton rouge X est activé, un message d avertissement apparaîtra : «Cannot reject element as at least one anotation must be entered» (Impossible de refuser l élément car au moins une annotation doit être faite.). La coche verte ne peut être activée que si aucune annotation n a été faite. Si des annotations ont été faites et que la coche verte est activée, un message d alerte apparaîtra : «Cannot approve element as there are user entered annotations» (Impossible d approuver l élément car des annotations ont été faites par l utilisateur.).

7 Caractéristiques de Smart Review FRC La deuxième façon d observer le statut des tâches est de démarrer une session Smart Review. Cliquez deux fois sur l illustration miniature dans l écran «My Tasks». Si l élément présente de nombreuses révisions, sélectionnez la révision que vous Tous les éléments associés à la tâche sélectionnée et votre statut pour chaque élément. Cliquez sur le nom d un élément ou sur une miniature pour ment. Le panneau de navigation af- angle rouge pour indiquer où vous vous situezsur toute l illustration lorsqu un zoom est effectué. Alignez les images (Mode de comparaison) Sélectionnez la tâche pour laquelle vous désirez éditer le statut de cet élément. dans le projet qui ne sont pas inclus dans la tâche courante, sélectionnez «No Task» dans ce menu déroulant. Dessinez des formes et annotez Ajoutez des guides horizontaux ou verticaux Cliquez pour joindre une session de révision de groupe avec d autres utilisateurs.au sujet de cet élément. Si un autre approbateur révise le même élément, le numéro changera de 1 à 2 à 3, etc. Les formes d annotations sont exemple Loupe (zoom à 100 % sur des zones déterminées) Outil de sélection Outil main les séparations Zoom Annotations en texte informations les annotations de l élément Mesures Comparez deux éléments ou deux révisions du même élémentt couleur dans une zone déterminée Adaptez l objet à la fenêtre Changez la couleur de votre annotation Adaptez la largeur de ses dimensions Effectuez la rotation de l image Ouvrez le gestionnaire d annotations Générez un rapport de révision élément Redimensionnez l image Changez l élément qui Zoom slider Blocage du zoom 7