Gestion Electronique d'informations et de Documents pour l'entreprise

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1 Gestion Electronique d'informations et de Documents pour l'entreprise

2 DocuWare en quelques mots Une remarquable success story 24 ans d existence Plus de clients 500 intégrateurs certifiés Utilisé dans plus de 70 pays Disponible en 17 langues Un modèle de vente indirecte 2

3 Extraits de références DocuWare

4 DocuWare : un outil générique DocuWare : une solution logicielle de GEIDE «tout en un» Tout type de document Interface complète De 5 à utilisateurs Tout secteur d activité Imprimante Au bureau Chez soi Papier Applications p. ex. MS Office ou PGI En itinérance Par Internet Scanner / Fax 4

5 DocuWare pour tous les services Comptes fournisseurs Comptes clients Conservation des enregistrements Planification Conservation des enregistrements Curriculum Vitae Documents associés au personnel Propositions Demandes client Commandes Fichiers client Preuve de livraison Documents d'expédition Documents de douane Comptable Contrôle Ressources Humaines Ventes Logistique Inter services Conformité Gestion des contrats Gestion des enregistrements Gestion des connaissances Production Achat R&D Assurance Qualité Juridique Instructions d'assemblage Contrôles de sortie Fiches de sélection Odres d'achat Informations produit Contrats Notes de version de protocoles Documents associés au projet Annonces publiques Rapports de test Notifications Contrats Contrats Conformité à la réglementation Archivage légale

6 Une gamme d'offres pour tous les besoins Gestion Electronique Documentaire (GEIDE/GED) Gestion du contenu d'entreprise Archivage électronique (SAE) Gestion des connaissances Flux de travail Automatisation des processus Gestion de contenu Web Archivage des s Gestion des flux entrants et sortants (capture, OCR..)

7 Problèmes : les silos d information 1 processus de travail = 4 recherches Papier : commande Devis Fichier : Bon de livraison ERP/PGI : Facture

8 Solution : DocuWare GEIDE 1 archive documentaire centrale pour tous les types de documents Papier Fichier Base de données ERP/PGI

9 Une visibilité immédiate de tout le processus Demande Devis Commande Facture

10 Une automatisation des processus Winner 1/12/2008 Winner 1/12/2008 APPROVED APPROUVÉ État/ Taches Timbre DocuWare vous fait économiser du temps et de l'argent Aperçu des informations d'état de tous les processus Simplicité d'utilisation Contrôle du processus de travail Validation par des timbres Des processus rapides et efficaces

11 Exemple de processus : Facture Fournisseur Les raisons de la mise en place d une GED :» Une volumétrie conséquente» Des processus complexes (plusieurs signataires)» Sur des sites éloignés» Des interlocuteurs peu présents 11

12 Situation constatée Perte de temps :» Factures perdues ou égarées» Recherche de l interlocuteur donneur d ordre» Signataires sur des sites distincts» Classement et archivage fastidieux» Nombreuses photocopies des documents Circuit de validation non maîtrisée» Congés» Signataires en déplacement» Satut inconnu de la facture (traçabilité) 12

13 Processus «facture achat» Coût de la facture : 6,6 3 services différents 3 photocopies 200 mètres de couloir de bureau Direction générale 15 jours (délai) 20 minutes par facture (temps passé) Donneur d ordre Comptabilité Service courrier

14 Processus «facture achat» (GED) Coût de la facture : 3,3 Diviser les coûts par 2 4 services différents 4 photocopies 1 scan 200 mètres de couloir de bureau 15 jours (délai) 2 jours 20 minutes (tps passé) 10 minutes Direction générale Donneur d ordre Comptabilité Service courrier

15 Retour sur investissement Economie : /an (calcul pour 100 factures/jour) Solution DocuWare : investissement 40 K Retour sur investissement en moins d une année 15

16 L archivage des s Les raisons de la mise en place d une GED :» Explosion des échanges par s» Augmentation des échanges électroniques à caractère légal (devis, comande, facture, proposition...)» Risque de perte d une information importante, qui engage l entreprise 16

17 Situation constatée Risque pour l entreprise :» Pas de processus formalisés sur les s» Aucun partage de l information» Perte de l information lors du départ du salarié» Sauvegarde des s sur leu poste de travail (non sauvegardé) Obligation légale de sauvegarder ses s» Son impression n est qu une copie, l original reste le fichier numérique 17

18 Gestion des mails 5 services différents 5 mails stockés + 2 impressions ( + pièce jointe) Perte potentielle de l information Recherche dans le dossier Papier (5 minutes) Traitement du mail (5 minutes) Achat, Production, DG, Comptabilité Utilisateur Commercial Expéditeur

19 Gestion des mails (GED) 5 services différents 5 mails stockés + 2 impressions ( + pièce jointe) 1 mail stocké, sécurisé et accessible Perte potentielle de l information Recherche dans le dossier Papier (5 minutes) Traitement du mail (5 minutes) (10 secondes) Achat, Production, DG, Comptabilité Utilisateur Commercial Expéditeur

20 Quelques fonctionnalités DocuWare Archiver les documents de tous formats» Les documents entrants (courrier, facture...)» Les documents sortants (facture client, confirmation de commande, devis...)» Les s entrants et sortants Rechercher les documents de tous formats» Depuis le Web» Depuis le Navigateur Windows» Depus vos applications ERP, CRM, Comptabilité» Depuis un portail internet» Depuis une application mobile (tous supports) 20

21 Archiver les documents entrants Utilisation d un bac d attente avant classement des documents dans les armoires (suppression des pages blanches, agrafages virtuelle avant indexation, pré indexation, annotations sur le document )

22 Archiver les documents sortants Pour les documents sortants, l indexation peut être couplée à l impression réelle des documents

23 Paramétrage de l imprimante virtuelle

24 Archiver Les s entrants et sortants Vous pouvez archiver vos mails manuellement ou automatiquement, et les rechercher dans la GED depuis Outlook

25 Un peu de technique : l archivage des mails

26 Rechercher les documents depuis le Web Une recherche multi- critères, full texte et mots clés.des listes de résultats paramétrables par utilisateur

27 Rechercher les documents dans Windows Vous pouvez consulter la GED à travers différentes arborescences directement dans Windows.. Pour un changement progressif vers la GED.

28 Rechercher les documents depuis votre logiciel Vous accéder directement et contextuellement à vos documents depuis vos applications «métiers»

29 Rechercher les documents depuis votre logiciel Smart Search pour un accès rapide aux informations

30 Rechercher les documents depuis un portail

31 Rechercher depuis les applications mobiles

32 DocuWare : Un outil à 360 PAR IPHONE IPAD BLACKBERRY ANDROID WINDOWS MOBILE 7 SERVICE GESTION SERVICE CLIENT COMPTABILITE FINANCE - RH DIRECTION GENERALE A TRAVERS LES APPLICATIONS METIERS COMME SAGE OU SAP DIRECTION COMMERCIALE DIRECTION JURIDIQUE DANS OUTLOOK DIRECTION DU DEVELOPPEMENT DIRECTEMENT DANS UN REPERTOIRE WINDOWS SHAREPOINT OU PORTAIL PAR LE WEB SANS PLUGIN

33 Les points forts de la solution DocuWare Intégration avec le SI» Connecteurs standards avec Sharepoint, SAP, Notes...scanner et MFP» Connecteur universel (Smart Connect) pour accéder à ses documents» Imprimante virtuelle (documents sortants)» SDK (API, Web services) et URL variable pour les cas les plus complexes Archivage électronique SAE (dans le respect des normes NF Z42-013) Solution packagée, facile à déployer et à administrer» Paramétrage centralisée et didactique» Transfert de compétence à l administrateur : 2 jours» Utilisation intuitive de l outil Richesse fonctionnelle» Gestion du Push et des alertes» Workflow non prédictif et simple à configurer» Lecture de 150 formats (sans plug, ni programme sur le poste)» Gestion de documents composites» Archivage des mails personalisables (automatique, manuel)» Recherche (index, full text, mots clés...) 33

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