ELOECM Conference2015

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1 ELOECM Conference2015 ELO BLP / BC Intégrez vos applications métier à la GED Stéphane MONTRI Consultant ELO France

2 Le Tsunami de l Information «90% des données actuelles ont été crées durant les deux dernières années» Source: IBM «We are drowning in information but starved for knowledge» John Naisbitt 2

3 ERP ou ECM? Quelle(s) solution(s) permet(tent) une gestion globale et efficace de toute cette Information dans l Entreprise? 3

4 GED / ECM : Les défis Une nouvelle expérience utilisateur Malgré toutes les technologies GED / ECM du marché, quels sont les défis à relever pour améliorer leur acceptation par les utilisateurs? Input Management : Comment gérer l entrée des documents provenant de sources variées dans la GED? Impressions depuis applications métier (ERP, ), documents bureautique, fichiers de l explorateur Windows, etc Recherche et usage simples : Que faut-il pour que chaque utilisateur (avec ses besoins particuliers) utilise la GED (documents archivés, workflows, )? Automatisation des processus au sein d une intégration 360 : Est-il possible d intégrer complètement tous les systèmes d une entreprise? Tout connecter pour une utilisation intelligente de l Information! 4

5 Pourquoi BLP? Intégration holistique / traitement intelligent des documents L intégration est «la» demande actuelle dans les projets de GED. Nous retrouvons quasi systématiquement : Une ou plusieurs activités métier importantes (ERP, CRM, etc ) à intégrer Typologies et sources de documents importantes Stockage des documents de façon structurée et organisée (par projet, client, contrat, ) afin de répondre aux spécificités métier et à la stratégie de l entreprise Mais comment répondre à toutes ces demandes d intégration tout en maitrisant les coûts d implémentation du projet? La solution? ELO Business Logic Provider & ELO Business Connect 5

6 ELO Business Logic Provider (BLP) est une suite complète qui permet une intégration holistique et un traitement basé sur des règles métier fournit une logique métier complète pour le traitement des processus avec un éventail large d intégrations configurables «by design» via l utilisation de modèles Output Management, Scan, s, Microsoft Office, Monitoring de filesystem, Office 365, Sharepoint, Des modèles applicatifs et métier (LOB) est la méthode simple et innovante pour stocker et traiter les documents efficacement 6

7 ELO Business Logic Provider (BLP) Maîtrise des coûts d intégration Un seul socle technique pour toutes les applications et sources de données Office ERP CRM App. métier Les coûts du projet sont réduits grâce à cette centralisation des processus ELO BLP Pas de développement! Services Serveur ELO Client ELO GED ELO 7

8 Traitement complet avec BLP Quelque soit la source de l information Classification Plans de classement Indexation Gestion des droits Stockage Evénements Versioning Actions 8

9 BLP Documentation Documentez vos projets automatiquement Enjeux de la documentation : Règlementation et gouvernance d entreprise Minimum 4 jours pour rédiger la documentation initiale, les éditeurs ou fournisseurs de solutions Suivi souvent omis ou simplement oublié Documentation des processus (ISO-900x) sans documentation technique Apports de BLP : Créer une documentation exhaustive automatiquement et à moindre coût ~ 70% de réduction des coûts même sur la version initiale 9

10 BLP : Bien plus que de l intégration de documents Orchestration, Intégration et Automatisation de l information Informations Données, Documents, Bases de données ERP, CRM, Applications métier Organisation de contenu «conforme» traitement holistique basé sur des règles Associer l information à un contenu structuré Configurable «by design» basé sur des modèles ECM ELO Cloud Office365, Google Drive, Dropbox, Portails SharePoint, Intégration transparente avec les applications métier Stockage performant, rapide et dans le contexte de l utilisateur Architecture client-serveur Contextuelle et basée sur des rôles 10

11 ELO Business Connect (BC) permet aux utilisateurs d accéder à l information contextuelle et de déclencher une action offre les fonctions de recherche, création, appel et stockage intègre différentes sources d information (données, documents, reporting, ) LOBs (ERP, CRM), Microsoft Office, GED (ELO), applications tierces Applications Web, bureau local établit une vision complète des données et une gestion uniforme des actions via la barre latérale 11

12 ELO Business Connect (BC) Données, Rôles, Objets et Actions Gestion de projet Objets Actions ERP, CRM, Applications métier Ventes Données Rôles Commande Client Commande Numéro Date Client PM Montant Client Numéro Nom Adresse Ville, CP Tel ERP Dépôt Courrier 12

13 ELOECM Conference2015 Des Questions?

14 ELOECM Conference2015 Cas client KARP KNEIP Comment ELO BLP aide au traitement des factures clients Stéphane BLANCK Consultant Tech-IT P.S.F. SA (filiale du groupe KARP KNEIP)

15 La société Tech-IT P.S.F. SA Intégrateur de solutions informatiques ELO Digital Office IBM VMWare Microsoft Citrix 40 consultants Intervient dans les milieux Banques, Assurances, Production et BTP Fournisseur d environnement IaaS, SaaS, AaaS, BaaS et de services d hébergement 15

16 Le groupe KARP KNEIP Société de Travaux Publics Luxembourgeoise Plus de 100 ans d expérience Chiffre d affaires : 50 M 350 employés Production d enrobé (LU / BE / DE / FR) : Tonnes par an 660 chantiers par an 16

17 Cas client KARP KNEIP La problématique Impression et transmission des factures clients (150 / mois) Papier KARP KNEIP souhaite Archiver automatiquement les factures dans ELO Supprimer les doubles saisies et éviter les erreurs Déclencher automatiquement les workflows de validation 17

18 Cas client KARP KNEIP Contexte ERP Microsoft Dynamics NAV Client Citrix Messagerie Exchange 150 utilisateurs administratifs et conducteurs de chantiers 150 factures clients par mois 100 factures fournisseurs par jour 300 bons de livraison par jour 18

19 Cas client KARP KNEIP La solution mise en œuvre Factures fournisseurs Courrier entrant ECM ELO XC Courriels Documents chantier DocXtractor BLP 4 Output Manager Client Windows Client iphone/ipad Client Web Documents entrants Factures achats Factures clients Service Comptable Service Facturation 19

20 Cas client KARP KNEIP Des éléments de configuration de BLP Import du masque d indexation ELO (métadonnées du document) 20

21 Cas client KARP KNEIP Des éléments de configuration de BLP Lien avec les données de l ERP 21

22 Retour d expérience Indexation automatique depuis l ERP Facilité de recherche des documents Processus de workflow plus performants Plus aucune erreur de double saisie Accès permanent à l information Amélioration de la productivité Des utilisateurs satisfaits! 22

23 ELOECM Conference2015 ELO BLP / BC Les nouveautés de la version 5! Stéphane MONTRI Consultant ELO France

24 Les nouveautés Nouveau designer unique pour BLP et BC Nouvelle architecture BLP : traitement code à barres sur serveur Recherche intégrée "isearch" Intégration de contenu Web dans la barre latérale de BC 24

25 Plus d intégrations Ouverture sur le cloud Connexion vers les applications métier SAP, AX, NAV, Dépôt dans ELO Pro ou Ent. Connexion vers des référentiels techniques Connexion aux plateformes Cloud O365, Dropbox, BLP Connexion vers SharePoint, Odata, Utilisateurs (bureau ou FS Windows, MS Office, Web, ) Vers impression scans, 25

26 Nouveau design Plus de flexibilité de conception et plus de sources de données Conception d un processus ELO Sources de données Sources standards (SAP ECC, Outlook, O365, ) Création d adaptateur spécifique 26

27 Nouveau designer Conception graphique des processus 27

28 Nouveau designer Modules techniques 28

29 Nouveau designer Rapport d exécution 29

30 Business Connect 5 Informations & Actions Rechercher & Trouver Exécuter Informer Déposer Créer dans ELO Doc. & données Ouvrir dans SAP ECC ouvrir SHP voir les KPI Info. Glisser déposer documents commande Doc. Objet client analyse BI Déposer document consulting Corresp. client 30

31 Modèles Une base sûre pour des projets efficaces Modèles applicatifs Modèles métier Objets standards et actions Procédures standards Commerce Industrie Client Commande RH Services Publics Article Employé Gestion de contrat Gestion de projet Projet 31

32 ELO BLP 5 + BC 5 Orchestration, Intégration, Automatisation et ACTIONS Documents Scan Fichiers Fax CAD Cloud SAAS ERP CRM App. métier Données et informations MS Office Outlook CRM ERP ELO SharePoint O365 Social Actions (front- et backend) 32

33 ELOECM Conference2015 Des Questions?

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