Les enjeux de la dématérialisation du courrier entrant

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1 Les enjeux de la dématérialisation du courrier entrant EMC Solutions for Digital MailRoom 1

2 Introduction à l Input Management 2

3 Une organisation dépendante des flux papier? Site 1 Gestionnaires Formulaires Adhésion Courrier Site 2 Courrier EDI Service Courrier Services Centraux Comptables Admin. Chèques Factures Clients et Tiers 3

4 Une Organisation Rationalisée Courrier Site 1 Gestionnaires Admin. Formulaires Adhésion Site 2 Courrier EDI Comptables Chèques Factures File System Base de Données Clients et Tiers Application Métier CRM 4

5 Pourquoi dématérialiser ses documents? Enjeux Organisationnels Maitriser ses processus métiers Respecter les procédures ISO Détecter les anomalies en amont Accélérer la résolution des litiges Enjeux métiers Accélérer les traitements Axer sur les activités à valeur ajoutée Avoir plus de réactivité et proposer de nouveaux services clients Sécuriser les prévisions et améliorer sa trésorerie Enjeux fonctionnels Classification automatique et sécurisée Appréhender et maitriser les contenus d information en circulation Consultation sécurisée Archivage légal 5

6 Notre Offre EMC Captiva InputAccel Solution de capture d informations issues de supports papier ou électronique, et d alimentation du SI d entreprise et du référentiel de gestion documentaire. 6

7 EMC Captiva Architecture Numérisation Reporting Suivi de Production Numérisation en Web Audit Documents électroniques Capture Classification Extraction Validation Export Fax Sites Web Téléphone / Palm Gestion des données entrantes Capture des contenus papiers et numériques et amélioration de la qualité des images Identification des types de documents et extraction des données Validation des données Transfert des informations vers EMC Documentum, ERP / CRM et autres systèmes Numérisation par plis, dossiers, documents ou pages 7

8 Présentation Produit et Solutions 8

9 Etape 1 : Capture Numérisation Numérisation en Web Documents électroniques Capture Fax Sites Web Téléphone / Palm 9

10 Points Clés : Multiplicité des sources Numérisation Numérisation en Web Documents électroniques Fax Sites Web Capture de tous types de contenus via fax, scanner, serveur de fichiers, sites distants Inclut les documents papiers et électroniques (structurés et non structurés), et les flux de données Applique les contrôles qualité sur les images, nettoie les images pour en améliorer le contraste, la lisibilité ainsi que la vitesse de traitement sans intervention humaine Téléphone / Palm 10

11 Points Clés : Une solution globale Factures fournisseurs et Frais Généraux Notes de frais Dossiers clients/ fournisseurs/ partenaire Courriers libres Formulaires : Enquêtes, sondages Fiches, bons d inscription, mains courantes Chèques, RIB/RIP, ordres de paiements Feuilles de soins, Décomptes 11

12 Etape 2: Classification Numérisation Numérisation en Web Reconnaissance graphique des types de documents Classification automatique par type de document Contrôle de la cohérence des dossiers Documents électroniques Capture Classification Fax Sites Web Téléphone / Palm Rapidité de traitement : jusqu à doc/h Cadence généralement constatée : +/ doc/h 12

13 Points Clés : La Classification des Documents Serveur InputAccel Réduction des opérations manuelles de préparation et de tri des documents Indexer et router les documents vers la procédure métier appropriée Regrouper toutes les fonctions automatisables d un service courrier Doc. fiscal Réclamations Contrats Devis Souscriptions InputAccel Utilisation de séparateurs, patch codes, codes barres Dispatcher Fonctions de classification à forte valeur ajoutée pour réduire ou éliminer les tâches manuelles de préparation et de tri Association de modèles 13

14 Points Clés : La Classification des Documents Courriers manuscrits Documents non Reconnus Courriers Libres Documents Récurrents Documents Semi Structurés En moyenne + 70% des documents reconnus en production En moyenne l Approche Graphique est 200x plus rapide que l Approche FullText Jusqu à 40 pages/s 14

15 Etape 3 : Extraction Numérisation Extraction des données Données extraites en fonction des documents Adaptation à la langue du document Numérisation en Web Documents électroniques Capture Classification Extraction Fax Sites Web Téléphone / Palm Contrôle des données des lues Contrôles des chiffres et dates Contrôles à partir de données tiers Contrôles personnalisés 15

16 Etape 3 : Extraction Sur les 70% de documents automatiquement classifié 98% de champs lus Interface de modélisation simple et rapide d utilisation. Modélisation permettant d obtenir les plus hauts taux de capture : jusqu à 100% de lecture dans la grande majorité des cas. 16

17 Points Clés : Extraction intelligente de données InputAccel fournit un premier niveau d indexation rapide à l aide de fonctions de saisie, de lecture de zones et d OCR de zones pointées par l utilisateur Dispatcher exécute la lecture automatique par extraction de champs ainsi que la lecture plein texte complétée par l utilisation de règles d identification de combinaisons de mots-clés. Tout type d information en provenance d un champ, d un tableau ou d une page peut ainsi être extrait. Réduction de la quantité de données saisies par un opérateur Extraction de zones Extraction plein texte 17

18 Points Clés : Extraction intelligente de données Extraction des données à partir du type de document et des besoins métiers Extraction des données à partir des champs clés ou processus complet d extraction des données pour les formulaires Moteurs OCR/ICR multilingues Système de Voting (optimiste, pessimiste, méthode de la moyenne) Code barres Manuscrit (ICR) Cases à cocher (OMR) Dactylographié (OCR) Structures de tables complexes 18

19 Etape 4: Validation Numérisation Numérisation en Web Documents électroniques Capture Classification Extraction Validation Fax Sites Web Téléphone / Palm En production, la validation manuelle ne concerne que 30 % des documents 19

20 Etape 3 & 4 : Contrôles Contrôles de cohérence du document Montants, dates Noms, matricule Reformatage des données (adresses, codes, références, ) Vérification des codes par calcul de clé (N SS, RIB, ) Contrôles avec des données tiers n dossier Doublons Déduction du Service destinataire Listes spéciales (black-listing, ) Cohérence informations entre les documents (noms, références, montants, ) Contrôles de la complétude d un dossier Intégrité d un dossier Alerte ou workflow en cas de lacune Comparaison de données entre documents Contrôles graphiques Présence de signature (contrats, chèques, déclaration,...) Présence de tampons (contrats, justificatif, ) 20

21 Points Clés : Validation des données Les données non-conformes sont vérifiées par un Opérateur Définition de règles métier de validation en fonction de chaque type de document Validation en temps réel en s appuyant sur le SI de l entreprise Garantie de l intégrité des données (les contrôles sur les données lues sont exécutés sur les données saisies) 21

22 Etape 5: Export Numérisation Export des images et index vers les ECM / EDM leader du marché, bases de données et les applications d archivage légal, Gestion de version de documents, Déclenchement de Workflows Numérisation en Web Documents électroniques Capture Classification Extraction Validation Export Fax Sites Web Téléphone / Palm Tout type de formats d image (TIFF, JPG, BMP, PDF, etc.) Tout type de formats de données (PDF, XML, DOC, TXT, CSV, etc.) Export vers toute base de données ODBC et tout file system Export par 22

23 Points Clés : Export des données et documents ECM / EDM / BPM File System Production de fichiers EDI Application Métier Base de Données CRM Export des images et index vers les ECM / EDM leader du marché et les applications d archivage légal Formats d image (TIFF, JPG, BMP, PDF, etc.) Formats de données (PDF, XML, DOC, TXT, CSV, etc.) Export ODBC Export file system Export en flux XML Export par Portail WEB 23

24 Mise en œuvre 24

25 Un Socle de Capture Factures Recouvrement Contrats Courrier Entrant Applications?? Architecture Scan Central Scan Distribue Document Fichiers Electronique Electronique Monitoring / Analyse Répartition de Charge Sources et Flux d Informations Capture Classification Extraction Validation Export Scalabilité Plateforme Sources EMC Captiva ERP Application ODBC Interfaces Connecteurs GED / BPM Metier Document Electronique Continuité de Service Ecosystème d Information 25

26 Captiva 6 Reports Reporting Suivi de Production Audit Base de Données InputAccel Captiva 6 Reports est le module de reporting en Client Léger de la Solution Captiva Architecture Factures Recouvrement Contrats Courrier Entrant Applications Scan Central Scan Distribue Document Fichiers Electronique Electronique?? Monitoring/ Analyse Sources et Flux d Informations Répartition de Charge Capture Classification Extraction Validation Export Reporting historisé, Suivi de Production, Piste d audit Scalabilité Continuité de Service Connecteurs GED / BPM Sources Interfaces EMC Captiva Platform ERP Application Metier Document Electronique Ecosystème d Information ODBC 26

27 Points Clés : Architecture Solution robuste adaptée à vos politiques de sécurité du SI : Authentification LDAP / Active Directory Signature électronique Support CITRIX et TSE Support Vmware et Hyper-V Numérisation à distance en client léger Certification avec tous les scanners ISIS Connecteurs natifs Disaster Recovery et SLA maitrisés 27

28 28

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