Facturation électronique et dématérialisation fiscale

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1 Facturation électronique et dématérialisation fiscale 6 mars 2006 Leader européen de la facturation électronique Plus de factures traitées par mois 250 sociétés connectés ou en cours de connexion au réseau Deskom Alliance stratégique avec le groupe Influe-Illicom, n 1 français de l EDI 25 personnes dédiées au déploiement du Réseau de Facturation Electronique, 60 années hommes d expérience dans la mise en place de projets de facturation électronique Plusieurs déploiements Européens en cours (France, UK, Benelux, Portugal, Espagne, Allemagne, ) Solution de facturation électronique et de traitement de factures vérifiée par Ernst & Young, et attestée par GS1 Document confidentiel Propriété de Deskom 2

2 Ils nous ont fait confiance Document confidentiel Propriété de Deskom 3 SOMMAIRE Introduction Motivations Amélioration des processus Optimisation des coûts Définitions Facture électronique Dématérialisation fiscale Cadre juridique Solutions Les solutions «fonctionnelles» Les panoramas de solutions acheteur/vendeur Positionnement Deskom Identité Offre Positionnement Document confidentiel Propriété de Deskom 4

3 Introduction Document confidentiel Propriété de Deskom 5 La facture, un objet multi-fonctionnel Introduction Matérialisation de la transaction commerciale Support d échange d information entre l acheteur et le vendeur et au sein de l organisation de l acheteur Support des écritures comptables clients et fournisseurs Pièce justificative au regard de la collecte et déduction de la TVA Document confidentiel Propriété de Deskom 6

4 Introduction La vision «duale» d une facture dématérialisée La Facture Texte ou Image La Facture de Données Structurées Original Facture «Image» signée Original Facture «EDI» structurée Document confidentiel Propriété de Deskom 7 Introduction L enjeu de la dématérialisation des factures est d organiser la convergence entre la position des clients et celles des fournisseurs: Validité juridique contractuelle (interchange) Automatiser les traitements Facture de Données (original) ou Données de Factures Dématérialiser les données (et l original) Facture Papier (original) Clients Eliminer le Papier Facture Image Signée (original) Dématérialiser l original Validité juridique intrinsèque (signature électronique) Document confidentiel Propriété de Deskom 8

5 Motivations Document confidentiel Propriété de Deskom 9 Quelles motivations? Améliorer Optimiser les processus Qualité Coût Délai Éliminer le papier des process Optimiser le coût de traitement de la facture Partager l information Qualité de l information, traçabilité comptable Document confidentiel Propriété de Deskom 10

6 Quelles motivations? Optimiser le coût de traitement de la facture 13,8 de coût «standard» par facture reçue 13,8 de coût «standard» par facture reçue 1 Réception 2 Saisie/ Codification 3 4 Paiement 5 Archivage 6 Gestion des litiges 0,9 0,9 1,4 1,4 5,4 5,4 2,8 2,8 1,5 1,5 1,8 1,8 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise 1 Préparation facturation Comptabilisation 2 Envoi 3 Rapprochement paiements 4 Archivage 5 Gestion des relances 6 Gestion des litiges 7 Coûts de trésorerie 0,3 0,3 1,2 1,2 0,5-2,0 0,5-2,0 0,8 0,8 0,8 0,8 2,4 2, Source Etude Arthur D Little Deskom Document confidentiel Propriété de Deskom 11 Définitions Facture électronique Dématérialisation fiscale Cadre juridique Contexte comptabilité publique Document confidentiel Propriété de Deskom 12

7 Définitions La facturation électronique En parallèle de la facture papier, l acheteur demande à ses fournisseurs de fournir un fichier électronique (disquette, ) pour pouvoir intégrer ses facture sans avoir à les saisir La dématérialisation fiscale Dans un cadre juridique particulier à respecter, fournisseur et client peuvent ne plus s envoyer de facture papier, le fichier électronique a valeur d original devant les administrations fiscales (pièce justificative comptable) Document confidentiel Propriété de Deskom 13 Dématérialisation fiscale, textes de références Directive européenne du 20 décembre 2001: Normalisation européenne des pratiques (mentions obligatoires, auto-facturation, échanges intra-communautaires, ) La facture peut être électronique sous 2 modes au moins: Mode «EDI» Facture électronique signée Déclinaison en droit national des pays membres avant le 1er janvier 2004 Déclinaison en droit français Loi de finance rectificative du 30 décembre 2002 Décret du 18 juillet 2003 Instruction DGI n 136 3CA du 7 Août 2003 Facture sous forme de fichier structuré suivant norme convenue entre les Parties (ex «EDI»): 289bis Facture électronique signée avec signature simple (non sécurisée / qualifiée) pour les fichiers non structurés (texte, image, ) : 289 V Possibilité de confier la transmission des factures à des tiers (sous mandat de facturation), notamment pour opérer la dématérialisation fiscale ou permettre l auto-facturation. Document confidentiel Propriété de Deskom 14

8 Les aspects juridiques et fiscaux Conclusion Les entreprises disposent aujourd hui du cadre légal, normatif et contractuel pour établir une véritable chaîne de confiance du traitement du document électronique. Document confidentiel Propriété de Deskom 15 Achat public, comptabilité publique, spécificité Le principe de séparation de l ordonnateur et du payeur et les procédures d affectation budgétaire des commandes, de validation et de règlement des factures doivent être déclinées en gestion électronique : pièces justificatives : devis, commande, réception, bordereau de paiement, parapheur. La déclinaison du processus formel sous forme électronique (a priori à base de workflow signés de l ensemble des documents justificatifs, dont il faut assurer aussi la dématérialisation) semble être le préalable à la mise en œuvre de la facture électronique pour les achats publics (?) Document confidentiel Propriété de Deskom 16

9 Les Solutions Les solutions «fonctionnelles» Les panoramas de solutions acheteur/vendeur Document confidentiel Propriété de Deskom 17 Les Solutions de Facturation Dématérialisée Scanning Facture électronique signée EDI Web EDI EIPP (plate-forme de facturation électronique) Document confidentiel Propriété de Deskom 18

10 Scanning, dématérialisation de factures entrantes Contrôle des Flux Filtrer Concentrer Trier Factures Pièces jointes Scanner, Indexer Archiver papier Images Indexées LAD Template I.A. Saisie Vérification Intégration GED Work Flow Données Intégration Portail collaboratif Démat fiscale 5 15 champs + images Manuelle / Assistée Manuelle, Workflow Non Non Avantages Tous les flux Autonomie, non dépendant des contreparties Réorganisation rapide possible (CSP) Limites Peu d automatisation Encore de la saisie Volume pour rentabiliser Impact faible sur perturbations fournisseurs Niveau de SI GED, WorkFlow, Archive / Stockage, Déploiement Utilisateurs Industrialisation et Pilotage du processus SI dimensionné (si volumes) La première marche vers l optimisation du processus coté Acheteur Document confidentiel Propriété de Deskom 19 Facture électronique signée Acheteur Factures Pièces jointes LAD OCR + Saisie / Vérif Complétude Intégration GED Work Flow Données Intégration 5 15 champs + images Manuelle / Assistée Manuelle, Workflow Avantages Facile pour le fournisseur (imprimante virtuelle) Limites Déploiement contreparties Portail collaboratif Démat fiscale Niveau de SI Non Oui GED, WorkFlow, Archive / Stockage, Déploiement Utilisateurs Réduit coût du papier S associe bien au scan coté Acheteur Fonctionnement proche du papier (plus facile pour les utilisateurs) Peu d automatisation Encore de la saisie Impact faible sur perturbations fournisseurs S.I. dimensionné et solide Un mode d abord adapté aux fournisseurs, notamment les grands émetteurs Document confidentiel Propriété de Deskom 20

11 EDI, WEB EDI Factures / Données Données / Factures Acheteur Intégration Work Flow Formulaires Complétude Données 100% Données + Visu Pour accélérer chez le fournisseur : Réduire investissements (format unique, plus de flux) Renvoyer de l info sur paiement Intégration Automatique / Assistée Avantages Limites Portail collaboratif Démat fiscale Niveau de SI Automatique / Assistée Non Oui WorkFlow, Archive / Stockage, Très intégré pour l Acheteur Automatisation Bien adapté aux flux avec commande Déploiement lent, freiné Multiplication des formats originaux Pièces jointes?? Impact faible sur perturbations fournisseurs Un mode d abord destiné aux grands Donneurs d Ordre Document confidentiel Propriété de Deskom 21 EIPP, Plateformes de facturation électronique s Factors / Paiement Données de factures Formulaires Traduction Démat Fiscale Transmission Paiement Portail Banques Acheteurs Flux unique Complétude Work Flow Données 100% Données + Visu Avantages Limites Intégration Portail collaboratif Démat fiscale Automatique / Assistée Automatique / Assistée Oui Oui Normalisation Mutualisation Synchronisation Automatisation Déploiement contreparties Accepter externalisation Interconnexion plateformes Niveau de SI Intranet / Internet Sécurité Réduire la complexité, Mutualiser les investissements, Normaliser Document confidentiel Propriété de Deskom 22

12 Les solutions Le panorama coté «Acheteur» 2b - Services 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD EAI, Workflow, GED Règlement Acheteur Information & Gestion des Clients Pilotage a b 1 2 Plateforme OCR Scan Routage GED Traitements internes Commandes Compta four Intégration & complétude comptable 3 n k p Réseau EDI 3a. Un déploiement en direct (point à point). 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Scan, LAD, Archivage Document confidentiel Propriété de Deskom 23 Les solutions Le panorama coté 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : EAI, Base factures, GED 2b - Services Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD Impression 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties Plateforme Client a Client b Client Client Client 1 Client 2 Client 3 Client Client Client n Client Compta Client Consommations Traitements internes Trésorerie Recouvrements Factures conformes Réseau EDI Client Client p Client Client x Client y Pilotage CRM / Contrats 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Impression, Archivage 3a. Un déploiement en direct (point à point). Document confidentiel Propriété de Deskom 24

13 Mise en œuvre : un projet «démat» de factures, c est : 1 1. L Évolution des processus 3 Trésorerie Comptabilité GED Une gestion électronique des factures 4 OCR Scan Commandes Pilotage Portail s Work flow Portail Clients CRM 4 3. Des outils de dématérialisation 4. La connexion avec les partenaires Juridique Fiscal Comptable 5 5. Une validation transverse Document confidentiel Propriété de Deskom 25 Positionnement Deskom Document confidentiel Propriété de Deskom 26

14 Leader européen de la facturation électronique Plus de factures traitées par mois 250 sociétés connectés ou en cours de connexion au réseau Deskom Alliance stratégique avec le groupe Influe-Illicom, n 1 français de l EDI 25 personnes dédiées au déploiement du Réseau de Facturation Electronique, 60 années hommes d expérience dans la mise en place de projets de facturation électronique Plusieurs déploiements Européens en cours (France, UK, Benelux, Portugal, Espagne, Allemagne, ) Solution de facturation électronique et de traitement de factures vérifiée par Ernst & Young, et attestée par GS1 Document confidentiel Propriété de Deskom 27 L offre Deskom : l interface de facturation FOURNISSEURS Intraco Données électroniques CLIENTS DESKOM Statuts factures Statuts factures fournisseurs fournisseurs Statuts factures Statuts factures clients clients EDIFACT, idoc, XML, etc. DESKOM Données électroniques Votre Société Données électroniques DESKOM EDIFACT, idoc, XML, etc. PDF Archives fiscales Archives fiscales PDF Deskom Deskom assure assure la la synchronisation synchronisation des des données données factures factures de de l'entreprise l'entreprise avec avec les les contraintes contraintes imposées imposées par par ses ses clients clients et et fournisseurs fournisseurs Document confidentiel Propriété de Deskom 28

15 Plateforme Deskom : Cinématique Acheteur Vers SI Comptable Facture Edifact Facture XML Fichier comptable, Idoc, Annuaire Relationnel Annuaires Annuaires Archivage Archivage Démat Démat Mise en forme Mise en forme Traduction Fichier plat Idoc, Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée Numérisation OCR Contrôles métiers OCR Factures Pièces jointes Scan Vers Work flow Paiement Factures html Factures pdf Images de scan Indexation Document confidentiel Propriété de Deskom 29 Plateforme Deskom & Dématérialisation Fiscale Pour l acheteur, le fournisseur, ou les deux Acheteur Vers SI Comptable Facture Edifact Facture XML Fichier comptable, Idoc, Annuaire Relationnel Annuaires Annuaires Fichier plat Idoc, Facture Edifact Facture XML Web EDI Facture signée Archivage Archivage Démat Démat Mise en forme Mise en forme Traduction Numérisation OCR Contrôles métiers Factures Pièces jointes Paiement Document confidentiel Propriété de Deskom OCR Scan Vers Work flow Factures html Factures pdf Images de scan Indexation 30

16 Pourquoi Deskom? Notre Eco-système Actionnariat : Galileo (53,5%), Influe (23%), General Motors (19,5%) Alliance avec le groupe INFLUE acteur incontournable du monde de l EDI (1 er acteur français, 2 ème acteur européen) 1 er ensemble de services dédié aux échanges de données informatisées interentreprise de la commande à la facture en passant par l avis d expédition et la GPA Une offre de traitement de facture complète et modulaire (Dématérialisation, interopérabilité, Scan, Lad, éditique, solution locale ou solution externe) La réponse du marché : Attestation GS1, attestation de conformité Ernst & Young De grandes références clients : SNCF, Schneider Electric, EDF, Adecco, La dynamique des communautés d entreprises se rejoignant sur le réseau Deskom Document confidentiel Propriété de Deskom 31 Pourquoi Deskom? Midas, alimentation du système de gestion fournisseurs depuis 2003 "Le ROI est atteint. Notre équipe de traitement administratif est restée stable en dépit de l augmentation du nombre de centres franchisés (+100 franchisés, soit plus 50%)" Jean-Christophe Thomas Responsable des Systèmes Financiers Juin Progiforum Sill confie sa dématérialisation fiscale à Deskom «Les données provenant du traducteur EDI sont envoyées via un réseau à valeur ajouté à la plateforme Deskom, qui se charge de la dématérialisation fiscale puis de l envoi des données vers B Process, le prestataire retenu par Carrefour. Un extranet permet à Sill d accéder au suivi de ses factures confiées à Deskom» Gisèle Pennec - responsable informatique magazine RIA Juin 2005 Schneider Electric, en flux intraco depuis avril 2005 «Nous avons constaté une bonne technicité, une adaptabilité et une réactivité des équipes Deskom [ ] Notre choix s est porté sur une solution externe donc rapide à mettre en œuvre [pour la facturation intraco] car elle pourra devenir notre futur plate-forme d échanges de factures. D autre part, un grand groupe comme Schneider doit être présent dans la course à l EDI et à la dématérialisation.» Bruno Bayrou - responsable support SI Finance la Tribune Sept 2005 Document confidentiel Propriété de Deskom 32

17 Contacts Contact : Cyrille Sautereau [email protected] Téléphone : Portable : Document confidentiel Propriété de Deskom 33