COMPTABILITÉ ET GESTION DES ACTIVITÉS Secrétariat BAC PRO - Terminale

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1 COMPTABILITÉ ET GESTION DES ACTIVITÉS Secrétariat BAC PRO - Terminale 1 - Les procédures comptables dans un environnement informatisé Les livraisons intracommunautaires et les exportations Les acquisitions intracommunautaires et les importations L exigibilité de la TVA sur les encaissements La déclaration de TVA Le suivi des comptes clients L ajustement comptable des comptes de tiers Le traitement comptable de la paie L amortissement des immobilisations La gestion de la trésorerie Cécile SERENNES-BEILLEVERT Patricia GALLIEN Gilles TOUBOULIC Responsable pédagogique : Monique TROCHU (IEN)

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3 THÈME 1 Les procédures comptables dans un environnement informatisé Co m p é t e n c e s Pratiques et techniques comptables Les achats La TVA La trésorerie Connaissances associées Les procédures de l entreprise Les achats Comptabilisation des achats et des autres charges externes La TVA Le principe et les limitations du droit à déduction La trésorerie Comptabilisation des encaissements et des décaissements Cadre du travail La SAS TOM-JADE Signalétique, implantée dans le département du Cher, a pour objet social l installation d enseignes. Elle compte parmi sa clientèle de grandes entreprises privées et publiques. Vous venez d intégrer la direction administrative et financière (DAF) encadrée par Guy Charpentier. Il supervise : - le secrétariat de direction encadré par Pauline Dubord, - la comptabilité encadrée par Françoise Gautier, - la direction des ressources humaines (DRH) encadrée par Isabelle Duchemin. Vos premiers jours sont consacrés à l analyse des procédures comptables mises en œuvre dans le cadre de l environnement informatique fortement développé dans l entreprise

4 1 Les factures fournisseurs marchandises Les factures d achat de l unique fournisseur de produits d enseignes MG sont injectées directement en comptabilité par Échange de Données Informatisé. Les 2 partenaires commerciaux ont défini des protocoles informatiques communs dans le cadre de l application Démat factures. Document 1 Page-écran du système Démat Factures Document 2 Page-écran de comptabilisation d un achat - 4 -

5 1. Dans quel cadre la page-écran du document 1 est-elle consultée? 2. Quel est l intérêt du système? 3. Quelle est la nature de la somme comptabilisée dans le compte d achat? 4. À quel montant de la facture la somme comptabilisée dans le compte fournisseur peut-elle être associée? Quel est le délai de règlement? 5. Donnez du sens à la somme comptabilisée dans le compte de TVA. 6. Sachant que l entreprise ouvre un compte de TVA par mois, justifiez le compte de TVA mouvementé. 7. À quelle nature de document pouvez-vous rapprocher les sommes négatives? 8. Comment se présentera le mouvement comptable pour les sommes négatives? - 5 -

6 2 Le traitement des factures fournisseurs dans un circuit décisionnel L entreprise a fait l acquisition d une solution DOCUTECH relative à la Lecture Automatique des Documents (LAD). Cette technologie concerne les autres factures fournisseurs les plus courantes. Les factures fournisseurs sont numérisées et déployées dans le cadre du réseau. La solution DOCUTECH dispose des connecteurs intégrés vers le progiciel de gestion intégré SAP de l entreprise. Dans le cadre du workflow (circuits décisionnels entre utilisateurs du réseau) mis en place par l entreprise, les factures sont validées par signature électronique du PDF. Document 3 Écran tactile de la solution DOCUTECH Document 4 Extrait du workflow administratif de l entreprise TOM-JADE - 6 -

7 Document 5 Facture fournisseur intégrée dans le workflow Commentaires et traçabilité sur le présent document : Docutech a reconnu et extrait les informations suivantes le 08/02/20.. à 10 :14 Facture Orange N du 04/02/20.. Montant HT : Montant TTC : Valeurs relues et corrigées par la Comptabilité, le 08/02/20.. à 14 :20 Facture Orange N du 04/02/20.. Montant HT : Montant TTC : Règlement proposé au 13/02/20.. Commentaire de la Comptabilité lors du contrôle des informations : Aucun Facture transférée par la comptabilité à la Direction Financière pour validation. Facture validée par Daf, le 09/02/20.. à 10 :15 Valeurs relues et corrigées par Daf pour validation Facture Orange N du 04/02/20.. Montant HT : Montant TTC : Règlement proposé au 13/02/20.. Commentaire de Daf pour validation : Aucun 1. Dans le workflow de l entreprise, quelle est la fonction de la personne qui numérise et ventile dans les bannettes électroniques les factures fournisseurs? 2. Par quelle solution technologique s identifie-t-elle sur le réseau? 3. Que propose la solution technologique en matière de prise de processus comptable? 4. Quel est l intérêt de cette technologie? - 7 -

8 5. Reconstituez le work flow de la facture Orange. Date Service Action 6. Vers quelle application la facture est-elle injectée après validation? 7. À quelle date le mouvement comptable sera-t-il généré? Certaines factures non modélisées dans le système DOCUTECH sont toujours traitées de façon traditionnelle en comptabilité. C est le cas de celles émises par le fournisseur XEROX. Document 6 Facture fournisseur Document 7 Fiche fournisseur 8. Comptabilisez la facture XEROX contrôlée par Françoise Gautier (utilisez le plan comptable général pour retrouver le compte de charge). Date N compte Débit Crédit Libellé - 8 -

9 3 Le traitement des frais de déplacement Les notes de frais sont validées par la DAF avant traitement comptable. Notre fournisseur MG a organisé 3 jours de présentation de sa nouvelle unité logistique implantée près de Clermont-Ferrand. Notre collaborateur, Pierre Dupuis, a représenté notre entreprise. Les frais relatifs aux déjeuners et dîners ont été pris en charge par MG. Les frais de carburant, de péage et de repas sont payés par une carte bancaire Business au nom de l entreprise, remise au collaborateur avant son départ. Le collaborateur utilise la berline 5 places, immatriculée au nom de l entreprise. Un décompte mensuel bancaire détaillé est envoyé par la banque. Les factures ne sont pas modélisées dans l application DOCUTECH et doivent à ce titre faire l objet d un enregistrement comptable standard. Document 8 Note de frais dématérialisée - 9 -

10 Document 9 Pièces comptables Autoroutes Paris-Rhin-Rhône Reçu N Entrée : Villefranche sur Cher Sortie : Clermont-Barrière Réf KM : 238 Classe tarif : 1 Prix HT 15,47 TVA % 3,03 Prix TTC 18,50 Carte n : XXXXXX X Voie 6-27/11 à 8h55 SIREN : RCS Dijon TVA FR Les Chilins GANNAT Autoroutes Paris-Rhin-Rhône Reçu N Entrée : Clermont-Barrière Sortie : Villefranche sur Cher Réf KM : 452 Classe tarif : 1 Prix HT 15,47 TVA % 3,03 Prix TTC 18,50 Carte n : XXXXXX X Voie 1-30/11 à 16h55 SIREN : RCS Dijon TVA FR Les Chilins GANNAT Aire du Centre de La France Autoroute A Farges Allichamps Date : 27/11 Reçu Gas-oil Pompe 8 TTC 81,40 TVA % 13,34 HT 68,06 Bourges RCS Document 10 Relevé carte Business Relevé de votre carte Business Titulaire : TOM JADE SAS Date Commerce Ville Montant Total prélevé sur votre compte bancaire le 30/11 325,

11 1. Pointez les pièces comptables avec le montant déclaré par le collaborateur sur la note de frais. 2. Afin de préparer l imputation comptable, complétez le tableau d analyse des factures. Péage Repas Charges TTC HT Hébergement Gas oil Total TVA non récupérable TVA récupérable Mois de déductibilité de la TVA : 3. Comptabilisez, au dernier jour du mois, les frais. Le compte banque est mouvementé en contrepartie. Date N compte Débit Crédit Libellé

12 4 Le contrôle des comptes de tiers et de la trésorerie Le suivi des comptes fournisseurs Les factures fournisseurs sont intégrées dans le progiciel de gestion intégré. Françoise Gautier prend connaissance d un courrier, déposé par Pauline Dubord dans sa bannette électronique. Il est émis par le fournisseur Bollhoff Otalu. Document 11 Extrait lettre de relance fournisseur Bollhoff Otalu Document 12 Page-écran du PGI

13 1. Vérifiez par lettrage du compte la requête du fournisseur. 2. Afin de pouvoir rendre réponse au fournisseur, préparez le mél à l attention du directeur administratif et financier, seul habilité dans le work flow à débloquer une facture en litige (voir document 4). Chaque collaborateur de l entreprise dispose d une adresse sous le format prénom.nom@tom_jade.eu

14 La trésorerie Les opérations de trésorerie sont comptabilisées quotidiennement par consultation en ligne des relevés bancaires. La comptabilisation quotidienne limite les opérations de rapprochement bancaire à la fin du mois. Françoise Gautier a imprimé l état des mouvements de trésorerie du 30 novembre. Elle a pointé par un V les sommes déjà comptabilisées dans le compte banque de l entreprise. Document 13 Relevé bancaire du 30/11 généré au format PDF Document 14 Extrait du plan de comptes Tiers (clients et fournisseurs) : 44271A DOTC Sologne 45145D SNCF Caisse Générale 45157U RATP 45189F Masterfoods Effets de commerce : Les effets de commerce sont comptabilisés à leur création dans un compte : 40300JJMM Fournisseurs, effets à payer Jour et Mois d échéance ou 41300JJMM Clients, effets à recevoir Jour et Mois d échéance Banque Services bancaires

15 3. Écrivez à droite de chaque somme du relevé bancaire le mot client ou fournisseur ou services bancaires. 4. Comptabilisez les mouvements non pointés (les numéros de pièces correspondent aux numéros de factures et seront recherchés en aval). Date N compte Débit Crédit Libellé

16 Synthèse Les factures fournisseurs peuvent être intégrées dans le logiciel de gestion par : - échange de Données Informatisé (EDI), - lecture Automatique de Documents (LAD), - transfert d une facture du module gestion commerciale, - saisie de la facture. Le traitement d une facture fournisseur ne peut aboutir qu après validation d un collaborateur de l entreprise défini dans un circuit décisionnel (workflow) et va mener : À la comptabilisation de la facture : Date mouvement comptable Numéro de pièce Libellé Numéro compte d achat Mouvement compte d achat Numéro compte TVA Mouvement compte TVA Numéro compte fournisseur Mouvement compte fournisseur Date facture Numéro facture Nom du fournisseur Compte classe 6 défini dans plan de comptes HT au débit Compte défini dans plan de comptes TVA au débit Compte numéro individuel TTC au crédit Le droit à déductibilité de la TVA est limité dans certains cas (carburant, frais relatifs aux véhicules de tourisme, nuit d hôtel). Au règlement de la facture : Le compte fournisseur est soldé (débité) en contrepartie du compte banque (crédité). Le développement des environnements administratifs informatisés (intranet, extranet, progiciels de gestion intégré) a entraîné la mutation du travail comptable. Il ne supprime pas pour autant les tâches de contrôle : - contrôles de la liasse des documents commerciaux (commande, bon de livraison, facture) afin de donner le bon à payer ; - contrôles des comptes de tiers (fournisseurs et clients) par lettrage (rapprochement entre les factures et les règlements (lettrage) afin de détecter les anomalies ; - contrôles de la trésorerie par rapprochement régulier entre le relevé bancaire en ligne et le compte 512 tenu par l entreprise. Par un «effet miroir», les deux comptes fonctionnent dans le sens contraire. De plus, les obligations fiscales de l entreprise (ex : déclaration mensuelle de TVA) obligent les entreprises à continuer à accorder de l importance à ces contrôles

17 Application Sous la responsabilité de Géraldine CHAPELIN, vous avez intégré le service comptabilité du supermarché sous l enseigne Squal Market de LOCHES (37). Effectif : 16 salariés APE : 4711D TVA intracommunautaire : FR Vous disposez de : Document 1 : Organisation comptable Document 2 : Comptes de TVA déductible de novembre (PDF sur CD) Document 3 : Récapitulatif des ventes de novembre (PDF sur CD) 1 re mission : Préparez la déclaration de TVA de novembre (formulaire PDF sur CD). Vous disposez de : Document 4 : Plan de comptes Document 5 : 8 factures d achat du 1 er décembre (PDF sur CD) Document 6 : État des ventes du 1 er décembre par taux de TVA (PDF sur CD) Document 7 : État des ventes du 1 er décembre par rayon (PDF sur CD) Au titre du 1 er décembre : 2 e mission : Comptabilisez les achats et les ventes. 3 e mission : Grâce à l outil bureautique, mettez en forme les ventes de la journée par rayon dans un graphique à secteurs. Document 4 Plan de comptes Achats marchandises 2.10 % (presse) Achats marchandises 5.50 % Achats marchandises % Même symétrie pour les comptes de vente 401 Fournisseur (code fournisseur annoté sur chaque facture) Clients supermarché) Autres comptes : utiliser le plan comptable général

18 Document 1 Organisation comptable 1 - Transfert Passage en caisse de chaque client Serveur (logiciel de gestion des caisses) 2 - Impression des ventes 3 - Saisie des ventes par taux de TVA Statistiques ventes (ventilation par rayon et par taux de TVA) Factures d achat fournisseurs 4 - Saisie des achats Logiciel comptable Télédéclaration mensuelle TVA Balance comptable