Quelle doit être la durée de conservation des documents comptables par le trésorier?

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1 Extrait n 1 du Guide Pratique du Trésorier CE Quelle doit être la durée de conservation des documents comptables par le trésorier? Voir la réponse La miseenplaced unecomptabilité 3.1 À notre avis : cccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc La colonne «valeur brute» de l actif sert à présenter les valeurs d origine, c est-à-dire le prix payé à l acquisition. En cas de perte de valeur, celle-ci est indiquée dans la colonne amortissements. La valeur nette correspond donc à la valeur ajustée des biens figurant à l actif du bilan. Par prudence, il est d usage de ne tenir compte que des pertes de valeur et non pas des augmentations de valeur. La colonne «valeur nette» fournit donc une évaluation a minima de la valeur de l actif du comité d entreprise. b) Contenu des comptes de résultats Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l année et, par différence, détermine le résultat du comité d entreprise : bénéficesiproduits>charges; pertesicharges>produits. Évitez les erreurs grâce aux mises en garde Attention : Les entreprises commerciales n établissent qu un seul compte de résultat mais les comités d entreprise sont tenus d établir deux documents distincts pour présenter séparément : - le résultat lié au fonctionnement du comité d entreprise (fonctionnement administratif et rôle d expertise économique) ; - le résultat lié à la gestion des activités sociales et culturelles. Il ne s agit pas là de la présentation sous deux formes différentes des comptes du comité d entreprise mais de la distinction des dépenses et des recettes selon qu elles sont attribuables au fonctionnement du comité ou directement attribuables à ses activités sociales et culturelles. Les produits sont les ressources générées par l activité du comité d entreprise : essentiellement les subventions reçues, mais aussi les versements éventuels des salariés, les intérêts perçus, etc. Les charges sont les consommations nécessaires pour réaliser l activité. Les charges et produits doivent figurer aux comptes de résultat de l année au titre de laquelle ils ont été engagés, même s ils n ont pas encore été encaissés ou décaissés. Ainsi, par exemple : lasubventiondoitfigurerpourlatotalitédumontantdûparl employeurmême si celui-ci n en a pas encore versé la totalité ; les frais relatifs à la soirée de Noël doivent figurer en charges même si les fournisseurs ont accordé des délais de règlement tels que les factures ne seront réglées que l année suivante. Les produits et les charges peuvent être détaillés selon leur nature (achats, salaires, honoraires, etc.) ou selon leur destination (organisation de l arbre de Noël, sortie rafting, etc.). La présentation par nature est celle qu utilisent les entreprises commerciales. Elle est généralement adoptée pour le compte de fonctionnement. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE ÉDITIONS TISSOT 125 1

2 3.1 La mise en place d une comptabilité Structure d un compte de fonctionnement : Charges de l année N : Produits de l année N : - Achats de fournitures - Subvention de fonctionnement -Honoraires -Autresproduits -Fraisdepersonnel -Impôtsettaxes -Dotationauxamortissements -Autrescharges Produits charges = bénéfice ou Charges produits = perte Exemple : Des exemples concrets pour illustrer les informations théoriques Compte de fonctionnement du comité d entreprise de la société ABC pour l année N Charges Montants Produits Montants Fournitures de bureau 855 Subventions patronales Fournitures informatiques 79 Produits financiers 85 Dotation aux amortissements Documentation 356 et abonnement Formation des membres du CE Honoraires experts Frais de déplacement Frais postaux 45 Frais financiers 56 Total des charges Total des produits Résultat de l exercice 998 (bénéfice) TOTAL TOTAL La structure par destination est plutôt adaptée au compte des activités sociales et culturelles : Charges de l année N : Produits de l année N : -Billetterie -Subventiondel employeur -Voyages -Autresproduits -ArbredeNoël -Aidesdiverses -Titresrestaurant -Autrescharges Produits charges = bénéfice ou Charges produits = perte 126 GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE ÉDITIONS TISSOT 2

3 La miseenplaced unecomptabilité 3.1 Exemple : Compte des ASC du comité d entreprise de la société ABC pour l année N Charges Montants Produits Montants Achats cantine Subventions patronales Achats fournitures Cantine Achats colis cadeaux Achats marchandises Arbre de Noël Arbre de Noël 865 Fête des pères et des Fête des pères et des 562 mères mères Soirée dansante Soirée dansante Barbecue Barbecue Photos Photos Fournitures vidéothèque Vidéothèque Sorties Sorties Spectacles Spectacles Activités sportives Activités sportives 120 Colonies de vacances Colonies de vacances Chèques vacances Chèques vacances Billetterie Billetterie 675 Secours Dotation aux 806 amortissements Total des charges Total des produits Résultat de l exercice 456 (bénéfice) TOTAL TOTAL La date d arrêté des comptes La loi prévoit que les comptes doivent être établis tous les ans mais elle laisse libre le choix de la date de la première clôture. Par la suite, les comptes seront établis tous les ans à cette même date. Ainsi, certains CE choisissent de faire démarrer l année comptable (les professionnels parlent d exercice comptable) avec l élection du nouveau bureau. Toutefois, pour simplifier les travaux comptables, il est préférable de faire coïncider l année comptable avec l année civile et de clôturer ainsi les comptes au 31 décembre de chaque année. De cette façon, on évite les décalages entre les comptes du comité d entreprise et la période de référence pour le calcul des subventions ainsi qu avec les déclarations URSSAF et ASSEDIC dans le cas où le comité d entreprise emploie des salariés. Des conseils pratiques pour vous aider au quoditien Conseil : La durée légale de 12 mois ne s applique pas la première année. Il est donc possible d avoir un premier exercice comptable d une durée inférieure à 12 mois pour venir se caler sur la date de clôture souhaitée. Ainsi, un comité d entreprise créé le 15 juin de l année N peut choisir de clôturer son premier exercice comptable le 31 décembre N : celui-ci aura alors une durée de 6,5 mois. Par la suite, les comptes seront établis tous les ans au 31 décembre. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE ÉDITIONS TISSOT 127 3

4 3.1 La mise en place d une comptabilité 4. L organisation de la séparation des budgets L affectation précise des dépenses lors de leur comptabilisation est suffisante pour permettre d établir des comptes de résultat distincts pour le fonctionnement et les activités sociales et culturelles. Il n est donc pas indispensable d ouvrir des comptes bancaires distincts pour ces deux budgets. Bien au contraire, l existence de deux comptes bancaires séparés présente plusieurs inconvénients : ellenesimplifiepasletravailderéflexionpuisqu ilfautpourchaquedépense choisir quel compte utiliser ; elle pose problème lorsque des dépenses sont communes aux deux budgets (matériel informatique ou personnel affecté aux deux activités) ; ellenerèglepaslaquestiondel affectationdechargesnegénérantpasde décaissement (dotation aux amortissements) ; elle complique le travail du trésorier qui doit effectuer deux rapprochements bancaires au lieu d un ; ellerisquedegénérerdesfraisinutilessiuncompteestàdécouvertetl autre excédentaire sans que les sommes y figurant ne soient rémunérées. 5. La conservation des documents comptables Les règles de prescription étaient jusque-là celles de droit commun, c est-à-dire 5 ans. Le fait de faire dépendre les CE du Code de commerce depuis 2014 leur amène des règles de conservation étendues : la prescription est en effet de 10 ans (art. L du Code de commerce). Le Code du travail reprend à son tour cette obligation dans son article L La prescription est alors bien plus longue que celle s appliquant en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal (3 ans plus l année en cours). Il convient donc de conserver a minima durant 10 ans : lescomptesannuelsou,pourlespetitsce,l étatdesynthèsesimplifié; lesrapportsquiysontliés,notammentlerapportsurlesactivitésetlagestion financière (cf. TCE.46A4) et le rapport sur les conventions (cf. TCE.46A2) ; l ensembledesdocumentsjustificatifs(factures,relevésdecomptesbancaires, listes de signature des avantages reçus par les salariés, notes de frais, etc.). La réponse à la question Nous recommandons en sus de garder sans limitation de durée : lescomptesannuelsou,pourlespetitsce,l étatdesynthèsesimplifié; les accords d entreprise ou les décisions unilatérales de l employeur concernant les avantages donnés au CE, et toujours en vigueur (taux des subventions, heures de délégation, locaux, matériel, mise à disposition de personnel, etc.) ; lerèglementintérieur,danssesversionssuccessives; touteslesfichesdepaieetleslivresdepaiesileceemploiedupersonnel; lesactesd acquisitiondesbiensimmobiliers. 128 Depuis le 1 er janvier 2014, en cas de comptabilité informatisée, le CE devrait en outre tenir à la disposition du fisc un état dématérialisé sous un format spécifique. En pratique, en cas de contrôle (du reste très peu fréquents, faute d intérêt) le CE pourra yéchapperenautorisantl Administrationàtravaillersursesfichiers,ouàréaliserles interrogations demandées par le contrôleur. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE ÉDITIONS TISSOT 4

5 Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client » Voir la fiche produit en ligne tissot.fr GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE Trésorier du CE : tirez profit de toutes les astuces qui faciliteront vos missions comme jamais auparavant! Le guide pratique Le guide vous propose toutes les solutions à vos interrogations issues de vos fonctions de trésorier. Vous pouvez mettre en œuvre, jour après jour, les recommandations des formations que vous avez suivies et, de plus, vous bénéficiez d astuces pratiques qui facilitent votre mandat. Vous retrouvez les informations et les conseils utiles concernant : les budgets (projets et gestion) ; la comptabilité ; les ayants droit aux activités du CE ; les négociations avec les fournisseurs ; la compréhension des comptes de l employeur ; les relations avec les organismes sociaux ; le compte rendu des choix budgétaires. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, le guide est mis à jour et enrichi chaque semestre Le Code du travail sur Internet Accédez rapidement et simplement à tous les articles du Code du travail. Inclus : Bulletins de veille. VOS AVANTAGES 1. Efficace : les réponses concrètes, précises et pertinentes pour chaque situation que vous rencontrez (budgets, activités sociales, achats ). 2. Opérationnel : des astuces calquées sur la réalité que vous connaissez, des modèles exploitables immédiatement, des explications qui prennent en compte les spécificités de votre mandat. 3. Simple : bénéficiez d'une documentation accessible et pratique, sans jargon juridique. Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Support papier Support internet Le fascicule "Vos représentants du personnel, porter votre voix au quotidien" Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 284 HT Internet : 254 HT

6 Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne tissot.fr BON DE COMMANDE Ref : /73/WQ/W Votre commande : Guide Pratique du Trésorier CE Cochez votre choix Référence Prix HT Frais de port HT** Frais d'ouverture d'abonnement HT Total HT Total TTC Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Le guide pratique, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet, Le fascicule «Vos représentants du personnel, porter votre voix au quotidien». TCEA 245, 00 10, 00 39, , , 83 Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Le guide pratique sur Internet, Le Code du travail sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. TCEW 215, 00 39, , , 63 VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l'ordre des Éditions Tissot) VOS COORDONNÉES (*Champs obligatoires) Raison sociale* Nom* E mail* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Prénom* Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Téléphone* Ville* Fax Effectif : Salariés SIRET Commentaires Code APE/NAF Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu'au 31/12/2015. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L'abonnement couvre une période d'un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur tissot.fr, une participation aux frais de port et d'emballage d'un montant forfaitaire de 18 HT (pour toute commande au montant inférieur à 120 HT) ou de 27 HT (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Le fait de passer commande implique votre adhésion entière et sans réserve aux Conditions générales de vente des Editions Tissot (disponibles sur tissot.fr). Vous reconnaissez que vous avez bénéficié des informations suffisantes pour vous assurer de l adéquation de l offre à vos besoins. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy le Vieux CEDEX Fax tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/

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