Guide Pratique du Trésorier CE

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1 Guide Pratique du Trésorier CE Gratuit : votre extrait d, ouvrage commenté Madame, Monsieur, Vous tenez entre les mains votre extrait gratuit de l ouvrage "Guide Pratique du Trésorier CE" des Éditions TISSOT. Découvrez-le en suivant les commentaires que j ai ajoutés à votre intention. Le Guide Pratique du Trésorier CE : 1/ complète efficacement votre logiciel de comptabilité et la formation que vous avez suivie 2/ vous propose des conseils utiles pour toutes vos missions (quotidiennes et exceptionnelles) 3/ vous permet de gagner du temps et de l'énergie en allant droit à l'essentiel Essayez le guide grâce à cet extrait et adoptez-le Votre bon de réservation préférentiel se trouve page suivante. Par exemple, trouvez les réponses à ces questions grâce au symbole ❶ Avant de verser la subvention de fonctionnement, l'employeur a-t-il le droit d'intervenir sur l'utilisation des fonds? ❷ Comment agir si le compte bancaire du CE est déficitaire? ❸ Dans quel cas une prestation proposée par le CE peut-elle être soumise à cotisations? ❹ L'employeur est-il informé du fonctionnement du compte bancaire du CE? Bonne découverte Nathalie Camelin Éditeur PS : le symbole vous indique que le chapitre est présenté partiellement dans votre extrait. L ouvrage est rédigé par une équipe pluridisciplinaire composée de formateurs CE, d anciens élus CE, d experts-comptables et de juristes. TEXTES DE L EXTRAIT D OUVRAGE DATÉS DE JANVIER 2006

2 Tous les thèmes qui vous concernent Sommaire 1. Vos obligations légales en toute simplicité 1.1 Le calcul des subventions du CE 1.2 La dualité des budgets 1.3 La responsabilité civile et pénale 1.4 Signatures et engagements [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES 2. La comptabilité pas à pas 2.1 Les documents comptables 2.2 La trésorerie du CE : suivi et prévisions 2.3 L enregistrement des écritures [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES 3. La gestion facile des budgets 3.1 L élaboration des budgets prévisionnels 3.2 Le contrôle de gestion 3.3 L analyse des données 4. La présentation claire des comptes du CE 4.1 Le compte de résultat 4.2 Le bilan 4.3 La présentation en séance plénière 5. Tout ce qu il faut savoir sur les obligations administratives et fiscales du CE 5.1 La TVA 5.2 L impôt sur les sociétés 5.3 Les placements et produits financiers 5.4 Les relations avec l URSSAF 6. Les règles d or de la négociation et de la communication 6.1 Les relations avec les banques et assurances 6.2 La communication avec les salariés et la direction 6.3 La négociation avec les fournisseurs Sommaire susceptible de modifications. [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES [EXTRAIT GRATUIT] PAGES SUIVANTES

3 [EXTRAIT DE L INDEX ALPHABÉTIQUE] Les num é ros de pages où trouver les informations Index fonds de roulement gestion des fonds grand livre inventaire journaux justificatifs marge brute d autofinancement marges mixte objectifs outils comptables ouverture d un compte bancaire plan comptable provisions rapprochement bancaire ratios recours à un expert-comptable simple système «recettes-dépenses» système comptable classique taille du comité d entreprise tenue des comptes transmission des comptes trésorerie trésorier Compte bancaire fonctionnement ouverture rapprochement bancaire Compte de résultat amortissements analyse annexes charges contenu modèles produits ratios (suivi) résultats intermédiaires valeur ajoutée C

4 [EXTRAIT DE LA PARTIE 1] 1 Vos obligations légales en toute simplicité 1.1 Le calcul des subventions du CE 1.2 La dualité des budgets 1.3 La responsabilité civile et pénale 1.4 Signatures et engagements 1.1. Le calcul des subventions du CE C. Le calcul annuel des subventions Le calcul des subventions est basé en fonction de la masse salariale brute annuelle de l'entreprise. a) Quelle masse salariale doit-on prendre en compte? Des définitions compréhensibles et concrètes La masse salariale brute annuelle est égale au montant total des salaires et avantages salariaux versés au personnel de l entreprise ou de l établissement considéré, avant les déductions de la part salariale des cotisations sociales. Concrètement, la masse salariale comprend : - les salaires bruts ; - les primes et indemnités (sauf primes de licenciement, primes de départ à la retraite, sauf si elles ont le caractère d un complément de salaire, les remboursements de frais de déplacements) ;

5 1 - les indemnités de paniers ; - les avantages en nature ; - les indemnités de congés payés ; - les indemnités versées en cas de maladie ; - les indemnités versées en cas de congé de conversion ; - les compensations salariales des pertes de salaires résultant de la réduction du temps de travail ; - les compléments de salaires versés par l employeur aux malades et aux accidentés Le saviezvous? Si les membres du comité d entreprise estiment qu il existe une différence non justifiée entre le calcul qui leur est proposé et la somme figurant sur la ligne «salaires» du compte de résultat, ils peuvent demander à l URSSAF et à l administration des contributions directes d effectuer un contrôle. Ils peuvent également adresser une question écrite au commissaire aux comptes de l entreprise. D. Les modalités de perception de la subvention Il est clairement établi que le versement des 2 subventions doit s effectuer de manière distincte. La subvention de fonctionnement s ajoute à la subvention des activités sociales et culturelles, elle ne vient pas en déduction de cette dernière. La contribution versée par l employeur doit être versée chaque année. La Cour de cassation considère que si la contribution patronale est fixée annuellement, le versement doit être fait en fonction du programme de dépenses et des besoins de trésorerie. Le paiement fractionné est généralement admis et les employeurs peuvent verser une contribution mensuelle ou trimestrielle. Néanmoins, ces versements doivent s effectuer de manière à ce que le comité puisse assurer sa gestion, sans aucune entrave, selon ses besoins, dans la limite d un budget annuel. ❶ La contribution est versée sans contrôle préalable de l utilisation des fonds. Les versements doivent être effectifs et l employeur ne peut obliger le comité à respecter telle règle ou telle procédure interne à l entreprise pour gérer ces fonds.

6 [EXTRAIT DE LA PARTIE 2] 2 La comptabilité pas à pas 2.1 Les documents comptables 2.2 La trésorerie du CE : suivi et prévisions 2.3 L enregistrement des écritures 2.2. La trésorerie du CE : suivi et prévisions A. Comment surveiller la trésorerie? Pour surveiller la trésorerie, il y a lieu d avoir une comptabilité à jour. L ensemble des dépenses et des recettes doit être enregistré dans les livres, par compte bancaire ou postal, d une part, et par type de budget, d autre part (budget de fonctionnement et budget des activités culturelles et sociales). S il n existe pas d autorisation de découvert, les comptes bancaires ou postaux doivent avoir un solde positif. Si les comptes sont à jour et que le rapprochement bancaire est réalisé régulièrement, le trésorier aura donc un solde «vérifié et réel». En fonction de ce solde, il pourra ou non engager les dépenses souhaitées par le comité. Dans l hypothèse de dépenses réalisées et d un compte non suffisamment approvisionné, les démarches suivantes sont envisageables :

7 2 Faites votre choix grâce à des explications claires et structur é e s - procéder à un virement d un compte d épargne pour approvisionner le ❷ compte déficitaire ; - demander une avance à l employeur qui la déduira du montant du versement de la prochaine subvention ; - accorder un «prêt» au compte déficitaire. Dans le cadre d une situation provisoire, il est possible que le budget de fonctionnement approvisionne le budget des activités sociales et culturelles (ou inversement). Il est vivement conseillé de «rembourser» le compte prêteur dans un délai assez court ; - prévenir la banque qu un chèque sera tiré sur le compte et qu un découvert de quelques jours sera possible, dans l attente du versement imminent de la subvention patronale (si le découvert devait durer, il convient de demander une autorisation formelle de la banque avant d effectuer la dépense) ; - demander à la banque un emprunt sur une durée appropriée (ce procédé reviendra moins cher que des frais de découvert). Si le compte bancaire devait connaître un solde positif durable, il est préférable de placer l argent, puisque celui-ci ne sera pas rémunéré sur le compte ordinaire. Il faudra adapter ce placement en fonction des besoins futurs de trésorerie, le trésorier devant être en mesure de pouvoir débloquer rapidement les fonds. Des conseils pratiques a) Le fonctionnement du compte bancaire A la réception des relevés bancaires, il est conseillé de «pointer» toutes les sommes figurant sur le relevé avec celles figurant sur les comptes du comité. Cette opération est dénommée «rapprochement bancaire». Le solde du relevé du compte bancaire présente quelquefois des différences avec le livre de trésorerie du comité d entreprise. En effet, les chèques tirés par le comité d entreprise peuvent ne pas être présentés rapidement à la banque. En cas de remise de chèques par le trésorier à la banque, il est préférable d effectuer une remise de chèques par activité. Lorsque plusieurs chèques concernant des activités diverses ou ventes diverses sont déposés sur le même bordereau de remise de chèque, des erreurs sont à craindre. Après coup, lorsqu il s agit de comptabiliser cette remise, il est parfois difficile de se souvenir quel chèque a payé la participation de qui, et pour quelle activité.

8 [EXTRAIT DE LA PARTIE 3] La gestion facile des budgets L élaboration des budgets prévisionnels 3.2 Le contrôle de gestion 3.3 L analyse des données 3.2. Le contrôle de gestion b) Les opérations d inventaire Ces opérations garantissent une saine gestion. Elles consistent à effectuer un certain nombre de vérifications comptables. Ces vérifications vont engendrer des opérations techniques qui vont faciliter l arrêt des comptes. Les opérations comptables d inventaire permettront de donner une image fidèle des comptes du comité d entreprise, en respectant : - l indépendance des exercices ; - une attitude de prudence vis-à-vis de certains événements ; - la sincérité des comptes. Exemple d opérations d inventaires à chiffrer dans les comptes : - quelles sont les factures qui restent à régler? - quel est le reliquat de subvention patronale à percevoir? - quels sont les chèques à encaisser? - quelles sont les provisions pour litige éventuel? > L indépendance des exercices Lorsque l on «tient» un budget, il convient de veiller à ce qu un certain nombre d opérations ne soient pas prises en compte dans une année, alors qu elle concernent une autre année.

9 3 Il faut éviter que des opérations soient enregistrées sur une année et concernent l année suivante. Des exemples concrets pour illustrer la réalité des situations que vous connaissez Exemple : En novembre, il est versé un chèque d acompte pour réserver un séjour de neige pour les vacances de février. Cet acompte est à comptabiliser dans les dépenses de novembre, mais il sera à la charge du budget de l année suivante. Cette opération sera comptabilisée en «charges payées d avance» de manière à faire supporter la charge effective l année suivante. Il faut également éviter que des opérations soient enregistrées sur une année et concernent l année précédente. Exemple : En janvier, il est payé un éclairagiste qui a aidé à décorer et à éclairer la salle dans laquelle s est déroulée la distribution des colis et cadeaux de Noël. Ce règlement doit concerner les charges de décembre et non de janvier. En décembre, il suffira de comptabiliser cette opération en «charges à payer» ; la pièce justificative sera le bon de commande, le devis ou le bon de travaux. > La prudence Les comptes du comité d entreprise doivent refléter une attitude de prudence. Le principe est que les valeurs inscrites dans l actif des comptes du comité soient estimées compte tenu des risques latents. Il faut tenir compte : - de la dépréciation de la valeur des marchandises ; - des moins-values potentielles des valeurs mobilières de placement ; - des créances à recouvrer qui comprennent un risque de non-recouvrement ; - des biens immobilisés qui seraient détériorés ; - d un litige qui oppose le comité à un tiers ou à un ancien salarié ; - d un litige avec un fournisseur. L attitude de prudence consiste à considérer le risque, même s il y a un doute, plutôt que de ne pas en tenir compte. En d autres termes, le trésorier du comité sera plutôt légèrement pessimiste qu optimiste. Exemple : Le CE a réalisé un voyage. Une prestation n a pas été effectuée. Le mauvais déroulement du voyage a amené le comité à envisager de ne pas régler le solde de la facture et d entamer des poursuites pour demander des dommages et intérêts. Les comptes du CE devront (quand même) enregistrer la totalité de la charge du voyage et «provisionner» les honoraires d un avocat qui assistera le CE dans le règlement du litige.

10 [EXTRAIT DE LA PARTIE 4] 4 La présentation claire des comptes du CE 4.1 Le compte de résultat 4.2 Le bilan 4.3 La présentation en séance plénière Les informations juridiques utiles + la référence aux textes officiels 4.1. Le compte de résultat Le CE n'a pas d'obligations formelles en ce qui concerne la tenue d'une comptabilité puisqu'il n'a pas en principe - de vocation commerciale. Cependant, le Code du Travail (art. R ) fait obligation au comité d'entreprise de présenter chaque année un compte rendu de sa gestion financière. Le CE doit indiquer le montant des ressources dont le comité dispose et le montant des dépenses assumées par lui pour son fonctionnement et pour les activités sociales et culturelles dépendant de lui. Le comité doit donc informer le personnel et les tiers concernés de sa gestion. En fonction de l'importance du budget géré, le trésorier présentera pour approbation un état de sa gestion au bureau, avec un niveau de détail des comptes approprié.

11 4 Résultat et bilan A. Le compte de résultat Un comité qui gère un budget au montant peu élevé peut présenter ses comptes dans un tableau qui récapitulera ses dépenses et ses recettes. A partir d'un certain niveau de budget, le risque de présenter ainsi ses comptes est que le tableau de trésorerie «mélange» les opérations qui concernent plusieurs exercices et ne tienne pas compte de l'usure du matériel possédé par le comité. Le compte de résultat présente de nombreux avantages. Il va chiffrer l'activité du comité, non pas en donnant un solde de trésorerie, mais en résultat. Le compte de résultat est établi pour une période donnée, c'est-àdire pour 1 mois ou 1 année. On trouvera, d'un côté, les ressources du comité (les produits économiques, la subvention patronale...) et, de l'autre, les charges auxquelles le comité a dû faire face (les coûts des activités du comité, les charges administratives de fonctionnement...). Exemple de compte de résultat du budget de fonctionnement du comité d'entreprise Charges Produits Fournitures de bureau 632,75 Subvention de fonctionnement ,00 Fournitures informatiques 183,64 Dotation aux amortissements 1.300,00 Documentation et abonnement 472,40 Formation des membres Produits financiers 95,52 du CE 7.500,00 Honoraires experts 2.753,60 Frais de déplacement 956,45 Frais postaux 32,96 Frais financiers 45,60 Résultat de l'année 862,12 Total ,52 Total ,52

12 5 Tout ce qu il faut savoir sur les obligations administratives et fiscales du CE [EXTRAIT DE LA PARTIE 5] 5.1 La TVA 5.2 L impôt sur les sociétés 5.3 Les placements et produits financiers 5.4 Les relations avec l URSSAF 5.1. Les relations avec l URSSAF B. Les prestations soumises ou non à cotisations ❸ Le saviezvous? Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations, sauf si son exonération est expressément prévue. En application de ce texte, la Cour de cassation a élaboré une jurisprudence constante qui vise à soumettre à cotisations tous les avantages alloués par les comités d entreprise, sauf ceux ayant le caractère de secours. Par «secours», il faut entendre : «attribution extraordinaire d une somme d argent ou d un bien en nature en raison d une situation particulièrement digne d intérêt». L Administration a toutefois prévu des tolérances qui permettent aux comités d entreprise de bénéficier d exonérations de cotisations sur diverses prestations qui se rattachent directement à leurs activités sociales et culturelles. Une instruction ministérielle énumère certaines prestations et précise si elles sont soumises ou non à cotisations. Il faut rappeler qu une instruction ministérielle, n ayant pas de valeur juridique, ne s impose pas aux tribunaux. C est ce qui explique que la jurisprudence de la Cour de cassation soit plus restrictive que la pratique des URSSAF, qui appliquent les tolérances ministérielles. Ces tolérances ont été précisées par l Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (ACOSS) en ce qui concerne, d une part, les bons d achat et

13 5 Pratiques et faciles à consulter : des tableaux et des schémas cadeaux en nature et, d autre part, la participation du comité d entreprise aux régimes complémentaires de retraite et de prévoyance. Ces précisions sont applicables aux prestations allouées par le comité à compter du 1 er janvier Sources : Instruction ministérielle du 17 avril 1985, Lettre-circulaire ACOSS du 3 décembre Extrait du tableau de synthèse Prestations Soumises à cotisations Exonérées de cotisations sociales sociales Mères Oui Non (primes allouées à l occasion de la fête des mères) Mutuelles Oui Oui (participation du CE au En revanche, cette Exonérée de cotisations financement d une mutuelle) participation est soumise : en tant que contribution - à la taxe de 6 % qui est patronale, dès lors que due par les employeurs de cette participation : plus de 9 salariés sur les - est accordée dans les contributions destinées à mêmes conditions financer des prestations financières à tous les complémentaires de salariés ; prévoyance ; - à la CRDS et à la CSG - «et sous réserve du élargie. respect des seuils fixés par le décret du 23 juillet 1985 (2). Naissance Oui Non Noël (primes) Oui Non Pères (fête des pères) Oui Non Perte de salaire Oui Non Préretraite Oui Non (prime à l occasion du départ en préretraite) Rentrée scolaire Oui Non Retraite (départ) Oui Non Secours Non Oui Scolarité (prime) Oui Non Spectacles Non Oui (réductions tarifaires) Sports Non Oui (réductions tarifaires)

14 [EXTRAIT DE LA PARTIE 6] Les règles d or de la négociation et de la communication Les relations avec les banques et assurances 6.2 La communication avec les salariés et la direction 6.3 La négociation avec les fournisseurs 5.1. Les relations avec les banques et assurance A.. Consulter sa banque Ouverture des comptes bancaires Le comité d'entreprise est libre de choisir sa banque et son agence bancaire. Même si la comptabilité est bien tenue (comptabilité «analytique», ou différenciation des comptes), il est préférable d'ouvrir un compte pour le budget de fonctionnement et un autre compte pour le budget des oeuvres sociales. Il est vraisemblable que la banque demande au trésorier de se présenter physiquement pour effectuer les formalités d'ouverture de compte. Important : ❹ Pour lever toute ambiguïté : des Seules les personnes qui ont la signature peuvent être informées du fonctionnement du compte. Le président n'a pas forcément la signature sur le compte. Il est bon de vérifier à chaque élection la liste des personnes qui ont la signature sur le compte afin d annuler la signature des personnes qui n'ont plus l'autorisation de faire fonctionner le compte. précisions utiles

15 6 Les modèles à personnaliser sont directement exploitables : gagnez du temps Vous les retrouvez tous sur votre Espace Internet (voir détails dans le dépliant ci-joint). Modèle de lettre d ouverture de compte bancaire Comité d'entreprise de... Adresse... Téléphone : E- mail : A, le Objet : ouverture d'un compte dans votre agence A l'attention de Monsieur... Monsieur, Selon la délibération du comité d'entreprise de la Société XX, du..., nous avons décidé l'ouverture d'un compte bancaire dans votre agence. Les personnes qui seront habilitées à faire fonctionner le compte seront : - le Secrétaire : MM... - le Trésorier : MM... - le Secrétaire adjoint : MM... - le Trésorier adjoint : MM... - MM... Les personnes ayant la signature pourront effectuer les mouvements de fonds et les opérations sur leur seule signature. Variante : Les personnes ayant la signature pourront effectuer les mouvements de fonds et les opérations conjointement avec une autre personne habilitée. Toutes les opérations devront donc comporter deux signatures autorisées. Vous trouverez ci-joint : - le procès-verbal de la délibération du ; - le règlement intérieur du comité d'entreprise ; - un extrait du procès-verbal des élections, certifié conforme par le président du comité ; - la copie des cartes d'identité des personnes ci-dessus - un justificatif de domicile des personnes ayant la signature. Nous ne manquerons pas de prendre prochainement rendez-vous avec vous pour remplir les cartons de signature. Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées. M. XX Secrétaire du comité d'entreprise de la société Signature