Délibération n 39 Conseil municipal du 29 juin 2012

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1 Direction Générale Finances et Gestion Direction du Contrôle Interne Délibération n 39 Conseil municipal du 29 juin 2012 Sociétés publiques locales et sociétés publiques locales d aménagement - Dispositif de contrôle - Approbation M. BOLO, Adjoint, donne lecture de l exposé suivant : Exposé Les Sociétés Publiques Locales (SPL) et les Sociétés Publiques Locales d Aménagement (SPLA) sont des sociétés anonymes régies par le Code de Commerce dont la totalité du capital social est obligatoirement détenue par des actionnaires de droit public. Elles ont été créées respectivement par les lois du 13 juillet 2006 et du 28 mai Les SPLA sont compétentes pour réaliser toute opération d'aménagement ainsi que différentes missions précisées au Code de l Urbanisme. Les SPL ont une vocation plus généraliste puisqu elles peuvent intervenir pour toute activité d intérêt général. Enfin, les SPLA et les SPL ne peuvent intervenir que pour le compte de leurs seuls actionnaires et sur leur seul territoire. L intérêt de ces nouveaux outils juridiques tient notamment au fait que les collectivités actionnaires peuvent solliciter le concours de ces sociétés pour réaliser telle opération relevant de leurs compétences sans qu il soit besoin d organiser en préalable une procédure de publicité ou de mise en concurrence, et ceci qu il s agisse d un marché public, d une délégation de service public ou d une autre forme de dévolution contractuelle. Toutefois, le bénéfice de cette exemption ne peut être mis régulièrement en œuvre qu à la stricte condition que les collectivités actionnaires soient en mesure de justifier qu elles exercent sur la société un contrôle analogue à celui qu'elles exercent sur leurs propres services. Un contrôle jugé insuffisant serait de nature à retirer le bénéfice de l exemption de mise en concurrence et à invalider des conventions directement conclues entre l actionnaire public et la société. Les textes prévoient d ores et déjà différents moyens de contrôle. Ainsi, l assemblée délibérante de la collectivité publique actionnaire se prononce chaque année sur le rapport écrit relatif à la situation de la SPL/SPLA qui lui est transmis par ses représentants au conseil d administration. En outre, ces mandataires peuvent demander à la SPL/SPLA communication de tous éléments la concernant (par exemple : sur sa situation et sur les opérations qu elle conduit). Au-delà de ces moyens de contrôle existants, les instructions et recommandations récentes (notamment : circulaire ministérielle du 29 avril 2011, avis de l Autorité de la Concurrence du 24 novembre 2011) insistent sur la nécessité de la mise en place d un dispositif de contrôle effectif qui permette d attester que les collectivités Page 1 sur 6

2 actionnaires exercent une influence déterminante tant sur les objectifs stratégiques que sur les décisions opérationnelles de la SPL/SPLA. En l espèce, il est donc proposé que soient précisées ces mesures de contrôle sur les SPL/SPLA dont notre collectivité est actionnaire et ceci au-delà et en complément du dispositif légal de contrôle tel qu il résulte des textes. Bien évidemment, ce dispositif se doit d être opposable aux sociétés concernées. Ces dernières devront donc l intégrer sans délai dans leurs propres règles internes d organisation et de fonctionnement (règlement intérieur) et veiller à en assurer le respect. Au-delà de l objectif de conformité aux conditions légales, ce mécanisme de contrôle renforcé répond aussi à une finalité opérationnelle qui a sa légitimité propre. Il s agit, en effet, de permettre à celui qui finance en sa qualité d actionnaire ou qui commande une prestation en sa qualité de «donneur d ordre» de se donner les moyens d un suivi rigoureux et complet de l activité exercée. Cette exigence particulière trouve sa justification dans le fait qu il s agit en l occurrence d argent public. Le dispositif proposé, qui figure en annexe, vise donc à permettre de maîtriser les décisions ayant des impacts stratégiques pour la SPL/SPLA, pour la collectivité actionnaire ou pour les usagers, d optimiser les relations entre la société et la collectivité ainsi que de mettre en cohérence l action de la société avec les politiques publiques de la collectivité. Ce contrôle analogue doit ainsi pouvoir être exercé par la collectivité en sa double qualité d actionnaire de la SPL/SPLA et d autorité organisatrice, étant bien précisé que ce mécanisme ne saurait avoir ni pour objet ni pour effet de transférer les responsabilités de toute nature de la SPL/SPLA vers la collectivité. Le Conseil délibère et, 1. approuve le dispositif de contrôle sur les SPL et les SPLA tel que figurant en annexe, 2. autorise M. le Maire à prendre toutes les mesures nécessaires à l exécution de la présente délibération. (11 abstentions). Nantes, le 29 juin 2012 Patrick RIMBERT Maire Le Maire certifie le caractère exécutoire de la présente délibération, qui a été transmise en Préfecture et affichée le 5 juillet 2012 Patrick RIMBERT Page 2 sur 6

3 Annexe à la délibération Sociétés publiques locales et sociétés publiques locales d aménagement - Dispositif de contrôle - A titre liminaire, il est affirmé que la collectivité actionnaire exerce en cette qualité et/ou en sa qualité d autorité organisatrice contractante un contrôle analogue à celui qu elle exerce sur ses propres services concernant tant les orientations stratégiques que les décisions opérationnelles de la SPL/SPLA. De façon plus spécifique, il est précisé que le directeur général des services de la collectivité actionnaire est invité à toutes les séances du Conseil d Administration et aux Assemblées Générales de la société. Celui-ci peut au besoin se faire représenter ou se faire assister. En complément des dispositions décrites ci-dessous qui doivent être comprises comme un socle minimum, chaque société ayant pu prévoir en complément un dispositif adapté à ses enjeux et à son fonctionnement, la collectivité reste en permanence souveraine pour définir l étendue de ce contrôle tant en ce qui concerne son contenu, sa fréquence et ses modalités de mise en œuvre. A - Pouvoir de contrôle de la collectivité, actionnaire 1. Comité d orientations stratégiques Pour chaque SPL/SPLA, il est institué un Comité d orientations stratégiques. Toutes les questions affectant les orientations stratégiques de la société sont obligatoirement soumises pour avis préalable au Comité. A ce titre, il examine notamment le projet d entreprise définissant la stratégie de cette dernière et tel que proposé par sa direction générale. Ce projet d entreprise vise à donner, dans une perspective pluriannuelle, une visibilité opérationnelle et financière par une programmation des actions. Le Comité devra également s assurer de la cohérence entre les orientations stratégiques de la société et les objectifs de politiques publiques de la collectivité. Le Comité d orientations stratégiques est présidé par le représentant légal de la collectivité actionnaire. Le Comité est composé des élus représentant la collectivité actionnaire, lesquels sont assistés par les agents de la collectivité concernée. Les services de cette collectivité seront chargés de la tenue et du fonctionnement matériel du Comité. La direction générale de la société est présente aux réunions du Comité et veille à apporter toutes les réponses aux questions posées par ses membres. Le Comité pourra préciser l organisation de son travail et les modalités de son fonctionnement. Le directeur général de la SPL/SPLA porte obligatoirement à la connaissance des organes statutaires de la société l avis du Comité avant la prise, par ces derniers, des décisions relevant de leurs attributions. A échéance régulière et au moins une fois par an, le Comité évalue la réalisation du projet d entreprise sur la base d indicateurs proposés par la direction générale et demande sa mise à jour régulière. 2. Comité de suivi opérationnel Il est institué un Comité de suivi opérationnel qui a pour mission de contrôler la bonne marche opérationnelle de la société, dont notamment la réalisation du projet d entreprise, en procédant à toutes analyses et vérifications nécessaires à cet effet. Il contrôle la situation budgétaire et son avancement par rapport aux prévisions, l état de la trésorerie ainsi que le niveau global des emprunts. Page 3 sur 6

4 Le Comité de suivi opérationnel est présidé parle Directeur Général des Service ou son représentant. Le Comité est composé de représentants des directions concernées de la collectivité actionnaire. A la demande du Comité, la direction de la société participe à ses réunions et lui communique au préalable tous les éléments nécessaires à la bonne conduite de ses travaux. D une façon générale, le Comité de suivi opérationnel se réunit chaque fois qu il le décide. De façon plus particulière, il se réunit selon les rythmes et sur les sujets suivants: - au premier semestre de chaque année, il examine le rapport d activité et autres rapports annuels de l année passée ainsi que l analyse prospective de l année en cours ; au second semestre, il évalue la projection des comptes pour l année en cours et analyse le budget prévisionnel de l année à venir en veillant à sa cohérence avec le projet d entreprise. - avant la réunion des instances de décision de la société (conseil d administration, assemblée générale), l objectif étant de permettre la diffusion le plus tôt possible aux élus représentant la collectivité actionnaire des informations nécessaires. A cet effet, la société devra obligatoirement soumettre au Comité de suivi, dans un délai raisonnable permettant une bonne appréciation, les documents avant la convocation de l Assemblée Générale ou du Conseil d administration : les projets à l ordre du jour, les dossiers et projets de délibérations ; tout projet affectant la structure de la SPL/SPLA ou pouvant affecter la situation des associés (nombre d associés, modification du capital social, etc ) ou de nature à modifier les aspects du projet d entreprise dans ses dimensions stratégiques et financières. - au moins une fois par an sur les thèmes suivants : Politique des Ressources Humaines : A cette occasion, seront transmis par la société les éléments suivants : 1. un document précisant la politique de rémunération, l évolution de la masse salariale et, de manière générale, tous éléments susceptibles d affecter le budget ou les engagements de la SPL/SPLA en matière de ressources humaines. 2. la liste complète et mise à jour des salariés. Cette liste précisera la fonction des agents, la variation éventuelle des effectifs permanents et le recours à du personnel sous contrat à durée déterminée ainsi que du personnel vacataire ou en intérim. 3. un document portant sur l avancement de la démarche RSE dans la société, si elle est concernée touchant les aspects de la politique ressources humaines ; 4. un document présentant, avant tout engagement de négociation, si la société est concernée les différents éléments de la Négociation Annuelle Obligatoire (NAO). Il est précisé que la collectivité actionnaire sera obligatoirement consultée avant toute décision concernant les éléments significatifs de gestion des ressources humaines des cadres dirigeants. Si nécessaire, une séance de présentation et d échanges pourra être organisée à la demande de l une des parties. Litiges et contentieux : Une information complète et dûment mise à jour sera donnée sur les éventuels litiges ou contentieux en cours susceptibles d impacter la société. Elle présente à cet effet un rapport détaillant l origine du litige, les intervenants en cause, le point sur les procédures et les enjeux. Ce rapport comporte une appréciation motivée sur les risques induits ainsi que l indication des mesures prises pour y faire face (par exemple : déclaration aux assurances, provisions ). Commande publique : La commande publique représente pour la collectivité actionnaire un secteur privilégié pour les actions à mettre en œuvre en matière de contrôle sur la société. Cette dernière veille tout particulièrement au strict respect des principes fondamentaux suivants : liberté d accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. Page 4 sur 6

5 La SPL/SPLA transmet au Comité de suivi un rapport justifiant de l écart entre le montant prévisionnel des marchés conclus et son montant réel, si cet écart est supérieur à 15%. Comité d engagement : Pour les sociétés qui ont mis en place un comité d engagement, il sera transmis au Comité de suivi une information complète sur les dossiers examinés par les éventuels comité d engagement. 3. Exercice des contrôles Indépendamment de la mise en place du Comité d orientations stratégiques et du Comité de suivi opérationnel, la collectivité actionnaire se réserve le droit de diligenter à tout moment tout contrôle qui lui semble nécessaire. Ce contrôle s exerce de la même manière et dans les mêmes conditions que celui exercé par la collectivité actionnaire sur ses propres services. A cet effet, elle dispose vis-à-vis de la société d'un droit de contrôle permanent sur place et/ou sur pièce portant sur tous les domaines de son activité. La collectivité actionnaire organise librement ce contrôle. Elle peut en confier l'exécution soit à ses propres agents, soit à des intervenants qu'elle choisit. Les agents désignés par la collectivité actionnaire disposent des pouvoirs de contrôle les plus étendus pour l exercice de leur mission et la société devra faire ses meilleurs efforts pour y donner suite (par exemple : transmission de documents, élaboration de réponses motivées suite à des questions posées ). Pour faciliter l'accomplissement du contrôle, la SPL/SPLA doit permettre à tout moment l'accès aux personnes mandatées par la collectivité actionnaire. Enfin, la société informe sans délai la collectivité actionnaire de l engagement de tout contrôle externe dont elle pourrait être l objet (notamment : contrôles initiés par le commissaire aux comptes, par le contrôle de légalité de la Préfecture, par la Chambre Régionale des comptes, l URSSAF.). Elle assure cette information en continu pendant toute la période de contrôle. B - Pouvoir de contrôle de la collectivité, autorité organisatrice 1. Rappel du cadre légal d intervention de la SPL/SPLA L'article L du code général des collectivités territoriales précise que les sociétés publiques locales exercent leurs activités exclusivement pour le compte de leurs actionnaires et sur leur seul territoire. La loi précise par ailleurs que la compétence d intervention des SPL concerne «les opérations d'aménagement, de construction, l'exploitation de services publics à caractère industriel ou commercial ou toutes autres activités d'intérêt général». L article L du code de l urbanisme indique que les sociétés publiques locales d'aménagement sont notamment compétentes «pour réaliser toute opération d'aménagement au sens du code de l urbanisme». De la même manière que pour les SPL, les SPLA exercent leurs activités exclusivement pour le compte de leurs actionnaires et sur leur seul territoire. 2. Principaux dispositifs de contrôle Les activités exercées par une SPL/SPLA pour le compte d'une de ses collectivités actionnaires doivent nécessairement se formaliser dans un cadre contractuel. Au-delà des obligations de contrôle résultant des textes en vigueur (par exemple : production du rapport annuel du délégataire devant notamment comporter une analyse de la qualité du service et toutes informations utiles permettant à la collectivité d apprécier les conditions d exécution de la mission confiée), la SPL/SPLA doit élaborer de façon adaptée, au moment de la contractualisation, un document prévisionnel retraçant les impacts des projets de contrat, avant leur signature, sur la société elle-même, et ceci dans tous les domaines dont notamment les domaines financiers et celui des ressources humaines. Ce document doit comporter les indications chiffrées de ces impacts. Par la suite, il est Page 5 sur 6

6 en permanence mis à jour à partir des outils de reporting mis en place par la société et tenu à la disposition de la collectivité actionnaire. En complément de ce dispositif général, des mécanismes spécifiques de contrôle sont mis en place. Ils sont constitués des éléments suivants qui constituent une synthèse des processus de contrôle et de suivi qui figurent dans les contrats : - Pour les délégations de service public : Le délégant dispose d un droit de contrôle permanent sur l exécution du contrat et la qualité des prestations. Il dispose d un droit d information et de contrôle des renseignements fournis par le délégataire dans le compterendu annuel et les comptes prévisionnels d exploitation. Il peut accéder aux ouvrages et équipements ainsi qu au système d information du délégataire, ce dernier devant conserver tous documents et informations pendant la durée du contrat et procéder ensuite à leur archivage. Le délégataire participe chaque semestre à l instance de reporting mise en place par le délégant et il y expose à celui-ci le suivi de l exécution du contrat en produisant les documents rendant compte des données pertinentes de l activité et des données financières, en particulier celles relatives aux redevances et éventuelles participations. Il assure un suivi patrimonial régulier et tient tous les documents s y rapportant à la disposition du délégant, dont le plan de gros entretien et des grosses réparations, l inventaire des biens par nature, les budgets prévisionnels des travaux envisagés, l état des provisions (solde, dotations, reprises) et amortissements en cours. - Pour les concessions d aménagement : Afin d assurer une maîtrise aussi complète que possible des opérations en cours, des organes de concertation entre la collectivité et l aménageur sont mis en place. Ainsi, un comité technique financier - composé des représentants de chaque partie - a pour mission de préparer les documents de programmation financière des opérations tels que prévus par les textes en vigueur. Une première réunion se tient avant le 30 mars de chaque année pour l examen du compte-rendu financier prévu au code de l urbanisme, ce document faisant apparaître l état des engagements réalisés en dépenses et en recettes, l estimation des dépenses et recettes à réaliser et le montant de l éventuelle participation de la collectivité pouvant en résulter, toutes ces données étant accompagnées des échéanciers correspondants. Afin de préparer cette première réunion annuelle, l aménageur transmet à la collectivité différents documents dont un bilan financier prévisionnel et un dossier permettant d appréhender l avancement opérationnel de l opération (selon un contenu adapté au besoin de suivi et aux enjeux de l opération : par exemple cartographie, programmation des espaces publics, planning prévisionnel de réalisation, programmation foncière, programmation immobilière). Une deuxième réunion se tient au second semestre de l année civile pour analyser l état d avancement des opérations tant du point de vue financier que du point de vue de la réalisation. Les documents produits à cette occasion doivent notamment faire apparaître les taux de réalisation et les taux d avancement. 3. Obligations complémentaires de la SPL/SPLA vis-à-vis de l autorité organisatrice Dans le cas où la collectivité contractante participe au coût de l'opération confiée sous forme d'apport financier, d'apport en terrain ou de toute autre forme quelconque d aide, les justifications, caractéristiques et modalités de cet apport sont inscrites de manière précise au contrat. Le contrat détermine ainsi les paramètres de calcul, de contrôle régulier et de révision éventuelle de cette compensation ainsi que les modalités de remboursement à la collectivité publique des possibles surcompensations financières. Dans l hypothèse où le contrat ne comporterait pas formellement un tel dispositif, ce dernier s imposerait néanmoins aux parties et la collectivité serait fondée à en exiger la mise en œuvre. Page 6 sur 6