Heures supplémentaires

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1 Heures supplémentaires Présentation et évolutions des allégements Tepa La loi du 21 août 2007 en faveur du travail, de l emploi et du pouvoir d achat a créé au 1er octobre 2007, une exonération d impôt sur le revenu ainsi qu un dispositif d allégement de cotisations sociales composé de deux volets : Pour les salariés, une réduction de cotisations salariales au titre des rémunérations relatives aux heures supplémentaires et complémentaires ; Pour les employeurs, une déduction forfaitaire de cotisations patronales de Sécurité sociale au titre des rémunérations relatives aux heures supplémentaires : De 1,50 euros pour les employeurs d au plus 20 salariés, De 0,50 euros pour les employeurs de plus de 20 salariés. Ces allégements TEPA ont été largement modifiés par deux lois : La loi du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives : modifie le seuil d effectif pour l application de la déduction forfaitaire majorée. Cette majoration est réservée aux entreprises de moins de 20 salariés (et non plus aux entreprises d'au plus 20 salariés). La loi de Finances rectificative du 16 août 2012 : Supprime l exonération fiscale sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires effectuées depuis le 1er aout Réserve, à compter du 1er septembre 2012, la déduction forfaitaire aux employeurs dont l effectif est inférieur à 20 salariés. Supprime pour les entreprises de 20 salariés et plus, la déduction forfaitaire des cotisations patronales au titre de la rémunération des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er septembre Supprime la réduction de cotisations salariales au titre de la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires effectuées depuis le 1er septembre 2012 pour tous les salariés, du privé comme pour les agents publics, et ce quelle que soit la taille de l'entreprise. Toutefois, les dispositifs de déduction forfaitaire patronale pour les entreprises de 20 salariés et plus et de réduction de cotisations salariales peuvent être maintenus sous certaines conditions dans les cas particuliers de modulation, d annualisation ou de travail par cycle en cours au 1er septembre 2012 et prenant fin au plus tard le 31 décembre La déduction forfaitaire patronale pour les employeurs de moins de 20 salariés La déduction forfaitaire patronale est réservée aux employeurs entrant dans le champ d application de la réduction générale des cotisations dite Fillon et dont l effectif est inférieur à 20 salariés. Rappel sur les employeurs concernés : Les employeurs soumis pour leurs salariés à l obligation d assurance contre le risque de privation d emploi (L du code du travail) ; Les employeurs des salariés des entreprises inscrites au répertoire national des entreprises contrôlées majoritairement par l'etat, des salariés relevant soit des établissements publics à caractère industriel et commercial des collectivités territoriales, soit des sociétés d'économie mixte dans lesquelles ces collectivités ont une participation majoritaire dont l emploi ouvre droit à l allocation d assurance chômage (L du code du travail) ; Les employeurs de salariés relevant des régimes spéciaux de sécurité sociale des marins, des mines, des clercs et employés de notaire. Ne sont pas concernés : - p. 1

2 L Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics administratifs, scientifiques ou culturels pour leurs salariés statutaires ou non ; Les chambres de commerce et d industrie, les chambres des métiers et les chambres d agriculture pour leurs salariés statutaires ou non ; Les particuliers employeurs. Nouvelle condition : un effectif inférieur à 20 salariés Comment déterminer ce seuil? Le principe : L effectif de l entreprise est apprécié au 31 décembre N-1, tous établissements confondus, en fonction de la moyenne au cours de l année civile des effectifs déterminés chaque mois en fonction des règles du droit du travail (articles L1111-2, L et L du code du travail). Cet effectif détermine le bénéfice de la déduction forfaitaire patronale à compter du 1er janvier de l année suivante et pour la durée de celle-ci. Pour la détermination de la moyenne, les mois au cours desquels aucun salarié n est employé ne sont pas pris en compte. Effectif déterminé au 31 décembre 2012 : Les nouveaux seuils d effectif «moins de 20 salariés» et «au moins 20 salariés» s appliquent à compter du 1er janvier 2013 sur la base de l effectif annuel de l année 2012 apprécié au 31 décembre L effectif déterminé au 31 décembre 2012 en fonction de la moyenne annuelle est pris en compte pour toute l année Exemple : Une entreprise de moins de 20 salariés au 31 décembre 2012 ouvre droit à la déduction forfaitaire patronale jusqu au 31 décembre Si au 31 décembre 2012, l'entreprise dépasse ou atteint pour la première fois l'effectif de 20 salariés, elle pourra continuer à appliquer la déduction forfaitaire en 2013, 2014 et 2015 au titre des heures supplémentaires réalisées pendant ces trois années.* (*Application de l article 48 de la loi n du 4 août 2008 de modernisation de l économie relatif à la neutralisation des effets de seuil) Une entreprise de 25 salariés au 31 décembre 2012 n ouvre pas droit à la déduction forfaitaire patronale pour l année 2013 (dans le cas où ce n est pas la première fois qu elle dépasse le seuil de 20 salariés). Cas particulier des entreprises créées au cours de l année 2012 : Le principe : Pour une entreprise créée en cours d année, il convient de tenir compte de l effectif au moment de la création. En cas d effectif nul à la date de création, l effectif est apprécié à compter du 1er mois civil au cours duquel des salariés sont embauchés. Au titre de l année suivante, l effectif de cette entreprise est apprécié dans les conditions définies en fonction de la moyenne des effectifs de chacun des mois de la première année. Conséquences en 2012 : La loi n du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l allégement des démarches administratives a modifié le seuil à partir duquel la déduction forfaitaire était majorée de 1 euro. Ce seuil est passé de «20 salariés» à «moins de 20 salariés». Les entreprises créées à compter du 24 mars 2012* doivent avoir un effectif inférieur à 20 salariés pour bénéficier de la déduction forfaitaire patronale. (*le lendemain de la publication au journal officiel de la loi du 22 mars 2012) Exemples : Pour les entreprises créées avant le 22 mars 2012 : les anciens seuils «20 salariés au moins» et «plus de 20 salariés» continuent de s appliquer. Ainsi, une entreprise créée en février 2012 avec 20 salariés ouvre droit à la déduction forfaitaire patronale jusqu au 31 décembre Au 31 décembre 2012, son effectif devra être calculé afin de savoir si en 2013, elle peut continuer à bénéficier de la déduction forfaitaire patronale. Pour les entreprises créées à compter du 24 mars 2012, le nouveau seuil de «moins de 20 salariés» est pris en compte. En conséquence, les entreprises créées à compter de cette date avec 20 salariés n ouvrent plus droit à la déduction forfaitaire pour la rémunération des heures supplémentaires versées depuis le 1er septembre Franchissement de seuil - p. 2

3 Les entreprises qui atteignent ou dépassent, pour la première fois, le seuil des 20 salariés au titre des années allant de 2008 et 2012 continuent de bénéficier de la déduction pendant une période transitoire de 3 ans. Si le seuil d'effectif, calculé au 31 décembre 2012 sur la moyenne mensuelle de l'année 2012, atteint ou dépasse 20 salariés pour la première fois, l'entreprise continuera de bénéficier de la déduction forfaitaire patronale pendant les années 2013, 2014 et Quels salariés prendre en compte pour déterminer l effectif? Les effectifs du mois sont déterminés, conformément aux articles L1111-2, L et L du code du travail. Doivent être pris en compte : les salariés en CDI à temps plein, les travailleurs à domicile : chacun compte pour une unité, les salariés en CDD, les salariés intermittents, ces salariés sont comptabilisés à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, les salariés à temps partiel au sens du code du travail : divisez, dans ce cas, la somme totale des horaires inscrits au contrat de travail par la durée légale du travail ou la durée conventionnelle si elle est inférieure, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, sauf s ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu du fait d un congé maternité, d un congé d adoption ou d un congé parental d éducation, les salariés intérimaires à due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents, sauf s ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu du fait d un congé maternité, d un congé d adoption ou d un congé parental d éducation. Pour calculer les effectifs d une entreprise de travail temporaire il est tenu compte : des salariés permanents de cette entreprise, des salariés temporaires qui ont été liés à cette entreprise par des contrats de mission pendant une durée totale d au moins trois mois au cours de la dernière année civile. Sont notamment exclus : les salariés en CDD - en contrat temporaire ou mis à disposition par une entreprise extérieure - lorsqu ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu mais continuant à percevoir une rémunération, les apprentis, les titulaires de contrats aidés (CUI, emploi d avenir...) les titulaires de contrat de professionnalisation jusqu au terme de leur contrat ou de leur action de professionnalisation. Heures concernées par la déduction forfaitaire La déduction forfaitaire patronale est applicable au titre des seules heures supplémentaires, elle ne s applique pas aux heures complémentaires. Il s agit : Des heures effectuées au delà de la durée légale fixée à 35 heures hebdomadaires ; Des heures effectuées au-delà de 1607 heures pour les salariés titulaires de conventions de forfait en heures sur l année ; En cas d'accord permettant une variation de la durée du travail sur une période supérieure à une semaine et au plus égale à l année : 1. Des heures effectuées au delà de la durée maximale hebdomadaire prévue par l accord ; 2. pour les périodes infra annuelles, des heures effectuées au delà de la durée moyenne de 35 heures calculée sur la période de référence fixée par l accord ; déduction faite le cas échéant de celles effectuées au-delà de la limite haute hebdomadaire déjà comptabilisées et rémunérées ; 3. pour les périodes annuelles, des heures effectuées au-delà de la durée annuelle de 1607 heures déduction faite de celles effectuées au delà de la limite haute hebdomadaire déjà comptabilisées et rémunérées. La déduction forfaitaire est également applicable au titre des majorations de salaire dont peuvent bénéficier les salariés sous convention de forfait en jours sur l année ayant renoncé à des jours de repos au-delà du plafond de 218 jours. - p. 3

4 Les rémunérations concernées par la déduction forfaitaire La déduction forfaitaire n est accordée que lorsque l heure supplémentaire effectuée fait l objet d une rémunération au moins égale à celle d une heure normale. Si l employeur compense en partie l heure supplémentaire sous forme de repos, la déduction forfaitaire n est accordée que si au moins 100% de la rémunération due au titre de cette heure est versée au salarié. Elle n est donc pas accordée si la rémunération versée au salarié correspond uniquement à la majoration de 25%. Exemple : Une heure normale est rémunérée 10 euros. La majoration pour les 8 premières heures est de 25% soit 2,50 euros. Au total l heure majorée est de 12,50 euros. L'employeur paye intégralement l'heure majorée (12,50 euros) L'employeur paye l'heure normale (10 euros) et octroi un repos compensateur de 15 minutes L'employeur octroi une heure de repos compensateur et paye uniquement la majoration de 25% L'employeur octroi un repos compensateur pour l'heure supplémentaire et la majoration L'employeur paye l'heure normale et une partie de la majoration (ex : 15% soit 1,50 euros), le reste étant récupéré par le salarié sous la forme d'un repos compensateur de 6 minutes Déduction forfaitaire patronale Oui Oui, l'heure supplémentaire effectuée étant au moins rémunérée à hauteur d'une heure normale Non, l'heure supplémentaire effectuée n'étant pas rémunérée au moins à hauteur d'une heure normale Non, en l'absence de rémunération Oui, la déduction est accordée lorsque l'heure supplémentaire effectuée est rémunérée au moins à hauteur d'une heure normale Montant de la déduction forfaitaire Le montant de la déduction forfaitaire par heure supplémentaire est égal à 1,50. La déduction est égale 10,50 pour chaque jour de repos auquel renonce un salarié relevant d une convention de forfait en jours sur l année au delà du plafond de 218 jours. Imputation de la déduction Elle s impute sur les sommes dues à l Urssaf par les employeurs (parts patronales) pour chaque salarié concerné, au titre de l ensemble de sa rémunération versée au moment du paiement de cette durée de travail supplémentaire, sans pouvoir dépasser ce montant. Limites et conditions d application de la déduction forfaitaire La déduction est applicable sous réserve : du respect par l employeur des dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail ; que les rémunérations afférentes aux heures supplémentaires ne se substituent pas à d autres éléments de rémunération, sauf si un délai de douze mois s est écoulé entre le dernier versement de l élément en tout ou partie supprimé et le premier versement des éléments de rémunération relatifs aux heures supplémentaires. Sont exclues de la déduction forfaitaire les heures normales transformées volontairement en heures supplémentaires du fait de l abaissement après le 20 juin 2007, de la durée maximale hebdomadaire fixée par un accord de modulation ou du plafond hebdomadaire conventionnel en cas de réduction du temps de travail par octroi de jours de repos De plus, pour bénéficier de la déduction, les employeurs doivent respecter les dispositions* relatives aux aides de minimis qui permet l octroi d aides sans obligation de notification à la Commission européenne à condition qu elles ne dépassent pas un certain plafond par entreprise, pour une période de trois exercices fiscaux dont l exercice en cours. Ce plafond est égal à , excepté pour les entreprises du secteur routier pour lesquelles il est fixé à *règlement CE n 1998/2006 du 15 décembre p. 4

5 Règle relative au cumul La déduction forfaitaire est cumulable avec d autres mesures d exonérations de cotisations patronales et notamment avec la réduction générale des cotisations patronales dite «Fillon». Ce cumul ne peut aboutir à un allégement supérieur au montant des cotisations et contributions dues à l Urssaf. Documents à fournir en cas de contrôle Urssaf L employeur doit tenir à disposition des inspecteurs du recouvrement les divers documents sur lesquels il doit porter les horaires de travail de chaque catégorie de salariés. Lorsque ces données ne sont pas immédiatement accessibles, l employeur complète ces informations, au moins une fois par an pour chaque salarié, par un récapitulatif hebdomadaire du nombre d heures supplémentaires ou complémentaires effectuées ou du nombre d heures de travail lorsque le décompte des heures supplémentaires n est pas établi par semaine, indiquant le mois au cours duquel elles sont rémunérées et distinguant les heures supplémentaires et complémentaires en fonction du taux de majoration qui leur est applicable. Lorsque les heures supplémentaires résultent d'une durée collective hebdomadaire de travail supérieure à la durée légale et font l'objet d'une rémunération mensualisée, l'indication de cette durée collective suffit à établir le nombre d'heures supplémentaires uniquement pour les heures supplémentaires concernées. L'indication de la durée collective établit uniquement le nombre d'heures supplémentaires concernées par cette durée collective. Modalités de déclaration La déduction forfaitaire des cotisations patronales doit être déclarée sur le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) sous le code type de personnel 004. Le montant de la déduction doit être déclaré dans la zone Cotisations. Le nombre d heures supplémentaires doit figurer dans la zone Salaires. Cas de maintien de la réduction salariale et de la déduction forfaitaire pour les entreprises de 20 salariés et plus Le principe : La suppression de la déduction forfaitaire patronale pour les entreprises de 20 salariés et plus et de la réduction salariale est applicable au titre des rémunérations perçues à raison des heures supplémentaires et complémentaires effectuées à compter du 1er septembre 2012 lorsque le temps de travail du salarié est décompté sur la semaine civile. Le 1er septembre étant un samedi et le décompte du temps de travail étant généralement calqué sur la semaine civile, le nouveau régime des heures supplémentaires s applique aux heures effectuées à compter du 3 septembre Les cas particuliers : Lorsque la période de décompte du temps de travail en cours au 1er septembre 2012 s effectue sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l année et que cette période prend fin au plus tard le 31 décembre 2012, les rémunérations des heures supplémentaires et complémentaires constatées au plus tard le 31 décembre 2012 bénéficient des allégements TEPA dans leur version antérieure à l entrée en vigueur de la loi de Finances rectificative du 16 août 2012, y compris en cas de décalage de paie ou de rappels de salaire versés en Exemple : Une entreprise dont l effectif est de 21 salariés au 31 décembre 2011 et qui pratique la modulation du 1er janvier 2012 au 31 décembre 2012 peut continuer à bénéficier de la déduction forfaitaire patronale et de la réduction de cotisations salariales sur la rémunération des heures effectuées au-delà de 1607 heures. Les heures supplémentaires et complémentaires doivent être constatées au plus tard le 31 décembre En revanche, les heures supplémentaires effectuées chaque semaine au-delà du plafond maximal à compter du 1er septembre 2012 n ouvrent plus droit aux allégements. En effet, la disposition ci-dessus concerne les périodes de décompte du temps de travail qui ne correspondent pas au mois calendaire. Elle n a pas vocation à s appliquer à ces heures supplémentaires. Ces dispositifs d allégements Tepa s appliquent aussi en cas de versement au cours de l année 2013 (décalage de paie ou rappels de salaires). Pour plus d informations sur le maintien des - p. 5

6 allégements TEPA pour les salariés dont la répartition du temps de travail s effectue sur une période supérieure à la semaine, consultez l extrait du questions réponses issu de la circulaire ministérielle du 18 août 2012 : Comment remplir la déclaration sociale pour ces particuliers? Pour les cas particuliers évoqués ci-dessus (modulation, annualisation des heures supplémentaires et travail par cycle avec paiement), les codes types de personnels suivants continuent de s appliquer : CTP 003 «Réduction salariale heures sup». CTP 005 «Déduction PP heures sup + 20 sal». Liens vers les documents utiles La loi de finances rectificative pour 2012 n du 16 août numjo=0&datejo= &numtexte=1&pagedebut=13479&pagefin=13496 Circulaire N DSS/5B/2012/319 du 18 août 2012 relative au régime social applicable aux heures supplémentaires et au forfait social résultant de la loi n du 16 août 2012 de finances rectificative pour Lettre circulaire Acoss n Pour connaître en détail les conditions d application de la réduction salariale et de la déduction forfaitaire patronale pour les entreprises de 20 salariés dans leur version antérieure à la loi de finances rectificative du 16 août 2012, consultez ce dossier réglementaire : - p. 6

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