B. Le rapprochement bancaire

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1 D autres signataires peuvent éventuellement être désignés mais il n est pas prudent de multiplier inconsidérément le nombre de personnes habilitées à effectuer des règlements sur le compte du comité d entreprise. Les signatures des personnes habilitées sont déposées à la banque lors de l ouverture des comptes avec toutes les précisions nécessaires concernant leur degré d habilitation : possibilité de signer seul ou nécessité d une double signature ; plafond d engagement, etc. Conseil : Il faut être particulièrement vigilant au suivi des signatures autorisées et signaler systématiquement à la banque tout départ d un signataire afin de lui retirer son habilitation au plus vite. Par ailleurs, il est souhaitable de limiter également l accès à la caisse aux seuls signataires bancaires. Pour plus de précisions sur ce point, vous pouvez consulter le chapitre 1 de la partie 7, dédié aux relations avec les banques. B. Le rapprochement bancaire Lors de la réception d un relevé bancaire, il est indispensable de «rapprocher» celui-ci de la comptabilité du comité d entreprise. Cette pratique consiste à identifier les écarts éventuels entre le relevé bancaire et la comptabilité dans le triple but de : déceler d éventuelles erreurs de la banque pour en demander la correction (frais prélevés à tort par exemple) ; déceler d éventuelles erreurs de la comptabilité pour les rectifier (inversion de chiffres, oubli d une dépense, etc.) ; connaître le montant réellement disponible pour régler les dépenses à venir. 1. Pourquoi établir un rapprochement bancaire? Par simplification, certains comités d entreprise se contentent d enregistrer leurs dépenses et leurs recettes à partir des relevés bancaires. Cette pratique est contestable à plusieurs titres : tout d abord elle est risquée dans la mesure où elle ne rend pas compte des sommes réellement disponibles : tous les chèques émis n ont pas nécessairement été encore encaissés par leurs bénéficiaires à la date du relevé et la somme figurant sur celui-ci est probablement surévaluée ; de plus, elle prive le comité d entreprise de tout moyen de contrôle face à une éventuelle erreur de la banque. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS

2 Ainsi, il est préférable d enregistrer les encaissements et les décaissements dès la réception ou l émission du moyen de paiement (chèque ou virement). Le solde du compte bancaire dans la comptabilité du comité d entreprise sera alors probablement différent de celui figurant sur le relevé envoyé par la banque. Une telle différence n est pas anormale mais elle mérite toutefois d être analysée et contrôlée. En effet, les écarts peuvent aussi bien être dus à des décalages temporaires justifiés (délai de remise d un chèque à l encaissement) qu à des erreurs à corriger (mauvaise saisie du comptable ou erreur du banquier). Le rapprochement consiste à identifier ces écarts, puis à les présenter sous forme d un tableau en deux parties : une première partie présente les corrections à apporter au relevé bancaire : chèques émis non encore déposés à la banque, prélèvement non justifié, etc. Le solde corrigé est calculé à partir du montant figurant sur le relevé de banque et des corrections identifiées ; une seconde partie présente les corrections à apporter à la comptabilité : prélèvement non comptabilisé, inversion de deux chiffres lors de la saisie, etc. Le solde corrigé est calculé à partir du montant figurant sur le livre comptable et des corrections identifiées. Il doit être effectué sans tarder à la réception de chaque relevé de banque. Exemple de rapprochement au 31/03/N : Montant figurant sur le relevé bancaire au 31/03/N Chèque n non présenté en banque Frais prélevés à tort Solde banque corrigé au 31/03/N 1.143, ,42 Observations 219,00 Chèque émis le 28/03 OK 6,00 A signaler à la banque pour annulation Montant figurant en comptabilité au 1.048,42 Observations 31/03/N Prélèvement Télécom non 85,00 A corriger en comptabilité comptabilisé Erreur de comptabilisation sur 180,00 A corriger en comptabilité chèque n (860 i au lieu de 680 i) Solde comptabilité corrigé au 31/03/N 1.143,42 Attention : Les deux soldes corrigés doivent être identiques au centime près car une erreur de 1 centime peut cacher deux erreurs de montants bien plus importants et qui se compensent mutuellement à un centime près GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS 2007

3 2. Comment établir un rapprochement bancaire? La pratique du rapprochement bancaire n est pas compliquée mais nécessite rigueur et concentration. Mieux vaut choisir un moment calme et préparer à l avance tous les documents nécessaires : le relevé bancaire à contrôler ; un extrait de la comptabilité couvrant la même période que le relevé bancaire : édition du grand livre du compte « banque» pour les CE qui tiennent une comptabilité d engagement, copie du livre de banque pour les CE qui tiennent une comptabilité de trésorerie ; le rapprochement bancaire de la période précédente (sa date doit correspondre au début de la période couverte par le relevé de banque) ; une calculatrice ; des stylos de couleurs différentes et un surligneur. Ensuite il convient de procéder par étapes et comparer les documents deux à deux : Relevé de banque et extrait de comptabilité : Pointer les montants figurant à l identique sur les deux documents, c est-à-dire les identifier et les marquer d un signe coloré (à porter sur chaque document). Relevé de banque et rapprochement de la période précédente : Reprendre le précédent rapprochement et vérifier si les montants figurant en correction du solde bancaire apparaissent sur le relevé bancaire de la période. Pointer les montants effectivement corrigés (changer de couleur par rapport à l étape précédente). Extrait de comptabilité et rapprochement de la période précédente : Reprendre le précédent rapprochement et vérifier si les montants figurant en correction du solde comptable apparaissent dans l extrait de la comptabilité de la période Pointer les montants effectivement corrigés (changer de couleur par rapport à l étape précédente). Surligner les montants qui n ont pas été pointés sur les trois documents étudiés : ce sont les écarts à présenter sur le rapprochement de banque. Pour chaque écart ainsi identifié, déterminer qui du banquier ou du comptable a raison. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS

4 Exemples d erreurs de la banque : chèque émis par le CE mais non encore présenté par son bénéficiaire ; remise de chèques ou d espèces effectuée en fin de période et n apparaissant pas encore sur le relevé ; frais facturés à tort (souvent les frais sont facturés de façon automatique et il faut en réclamer le remboursement si des conditions plus avantageuses ont été négociées) ; prélèvement effectué à tort (rare mais possible) ; erreur sur un montant : virgule mal placée, inversion de chiffres (rare mais possible), etc. Exemples d erreurs du comptable : prélèvement direct sur le compte bancaire non comptabilisé : frais justifiés, prélèvement automatique, etc. ; virement reçu directement non comptabilisé ; erreur sur un montant comptabilisé : virgule mal placée, inversion de chiffres, etc. ; dépense ou recette comptabilisée deux fois, etc. Calculer le montant du solde bancaire corrigé en partant du solde figurant sur le relevé bancaire et en le corrigeant des erreurs attribuées à la banque lors de l analyse précédente. Ne pas oublier de reporter également les montants figurant sur le rapprochement précédent et qui n ont pas été corrigés sur la période étudiée. Calculer le montant du solde comptable corrigé en partant du solde figurant sur le livre de comptes et en le corrigeant des erreurs attribuées au comptable lors de l analyse précédente. Ne pas oublier de reporter également les montants figurant sur le rapprochement précédent et qui n ont pas été corrigés sur la période étudiée Vérifier l égalité des deux soldes corrigés et reprendre les étapes1à7sicen est pas le cas GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS 2007

5 Schéma récapitulatif des étapes du rapprochement bancaire : 1. Pointage relevé de banque + extrait de comptabilité 2. Pointage relevé de banque + rapprochement de la période précédente 3. Pointage extrait de comptabilité + rapprochement de la période précédente 4. Mise en évidence des écarts 5. Analyse des écarts (erreur de la banque ou de la comptabilité) 6. Calcul du solde bancaire corrigé 7. Calcul du solde comptable corrigé 8. Vérification solde bancaire corrigé = solde comptable corrigé (reprendre au début en cas d écart) Exemple : Reprenons le rapprochement de banque au 30/03/N présenté précédemment et établissons ensemble le rapprochement du mois d avril. Rapprochement bancaire au 30/03/N Montant figurant sur le relevé bancaire au 31/03/N 1.356,42 Chèque n non encore présenté en banque 219,00 Frais prélevés à tort 6,00 Solde banque corrigé au 31/03/N 1.143,42 Montant figurant en comptabilité au 31/03/N 1.048,42 Prélèvement Télécom non comptabilisé 85,00 Erreur de comptabilisation sur chèque n (860 i au lieu de 680 i) 180,00 Solde comptabilité corrigé au 31/03/N 1.143,42 GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS

6 Les montants enregistrés en comptabilité durant le mois d avril sont les suivants : Solde au 01/04/N 1.048,42 01/04 Prélèvement Télécom 85,00 01/04 Correction erreur sur chèque n ,00 03/04 Chèque n (frais de déplacement) 210,00 15/04 Subvention de fonctionnement 4.000,00 21/04 Remboursement emprunt 2.000,00 30/04 Dépôt d espèces (photos) 135,00 Solde au 30/04/N 3.068,42 Le relevé bancaire reçu pour le mois d avril est le suivant : Solde au 01/04/N Débit Crédit 1.356,42 03/04 Chèque n ,00 15/04 Virement reçu 4.000,00 21/04 Prélèvement 2.000,00 30/04 Chèque n ,00 Solde au 30/04/N 2.927,42 Le pointage des documents doit donner le résultat suivant : U : éléments pointés à l étape n 1 : relevé bancaire avril + extrait de comptabilité avril ; : éléments pointés à l étape n 2 : relevé bancaire avril + rapprochement au 30/03 ; > : éléments pointés à l étape n 3 : extrait de comptabilité avril + rapprochement au 30/03. Les éléments surlignés en bleu correspondent aux écarts identifiés. Extrait de comptabilité Solde au 01/04/N 1.048,42 01/04 Prélèvement Télécom 85,00 > 01/04 Correction erreur sur chèque n ,00 > 03/04 Chèque n (frais de déplacement) 210,00 U 15/04 Subvention de fonctionnement 4.000,00 U 30/04 Dépôt d espèces (photos) 135,00 Solde au 30/04/N 5.068, GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS 2007

7 Relevé bancaire : Solde au 01/04/N Débit Crédit 1.356,42 03/04 Chèque n ,00 15/04 Virement reçu 4.000,00 U 21/04 Prélèvement mensualité emprunt 2.000,00 30/04 Chèque n ,00 U Solde au 30/04/N 2.927,42 Rapprochement au 31/03/N : Montant figurant sur le relevé bancaire au 31/03/N 1.356,42 Chèque n non encore présenté en banque 219,00 Frais prélevés à tort 6,00 Solde banque corrigé au 31/03/N 1.143,42 Montant figurant en comptabilité au 31/03/N 1.048,42 Prélèvement Télécom non comptabilisé 85,00 > Erreur de comptabilisation sur chèque n (860 i au lieu de 180,00 > 680 i) Solde comptabilité corrigé au 31/03/N 1.143,42 Il est alors possible d établir le rapprochement suivant au 30/04/N : Montant figurant sur le relevé 2.927,42 Observations bancaire au 30/04/N Frais prélevés à tort 6,00 Voir pourquoi pas remboursé Encaissement non pris en compte 135,00 Déposé le 30/04 OK Solde banque corrigé au 30/04/N 3.068,42 Montant figurant en comptabilité 5.068,42 au 30/04/N Remboursement emprunt non ,00 A corriger en comptabilité comptabilisé Solde comptabilité corrigé au 3.068,42 31/04/N L égalité entre le solde bancaire corrigé et le solde comptable corrigé est bien respectée au centime près. GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS

8 Attention : Les comités d entreprise qui tiennent une véritable comptabilité d engagement remarqueront que les sommes apparaissent «à l envers» dans leur comptabilité par rapport au relevé bancaire : ce qui est présenté au débit sur le relevé bancaire figure au crédit en comptabilité et inversement. Cette inversion provient du fait que le relevé bancaire est un extrait de la comptabilité du banquier et non pas du comité. Or, le banquier voit la même opération sous un angle différent de son client : les frais facturés sont un produit pour le banquier mais une charge pour le comité d entreprise. 3. Comment analyser un rapprochement bancaire? L égalité arithmétique entre le solde bancaire corrigé et le solde comptable corrigé n est pas une fin en soi. Elle permet de mettre en évidence les écarts entre la banque et la comptabilité, mais il faut ensuite analyser ces écarts et s interroger sur leur justification : les erreurs commises par le banquier devront lui être signalées pour en demander la rectification ; les erreurs commises par le comptable devront être corrigées rapidement. Les écarts relevant de décalages temporaires (chèque émis mais pas encore déposé en banque par exemple) pourront être acceptés dans un premier temps mais devront être étudiés de plus près si la situation perdure : le fournisseur a-t-il bien reçu le chèque envoyé? pourquoi le banquier refuse-t-il de rembourser les sommes prélevées à tort? etc. Une fois les actions correctrices mises en place, le rapprochement devra être classé avec le relevé de banque. Il doit rester accessible car il servira à nouveau pour l établissement du rapprochement de la période suivante GUIDE PRATIQUE DU TRÉSORIER CE - EDITIONS TISSOT -MARS 2007