Recette Présentation du processus standard de la recette

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Recette Présentation du processus standard de la recette Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 Préambule Présentation de l ensemble des modules de formation proposés Domaines Budget La gestion en AE et CP Modules de formation associés Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget 2 Transverse Dépenses Engagement juridique marché Demande de paiement sur EJ Retenues de garantie Comprendre les processus de la dépense Engagement juridique hors marché Demande de paiement hors EJ Gestion des avances et des acomptes Carte d achat et dématérialisation Le service fait Mise en paiement Gestion des pénalités Les référentiels La démarche de contrôle Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres Recettes globalisées et fléchées Recettes Cas particuliers Recettes au comptant 70 Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

3 Sommaire 3 Concepts clés Concepts clés Processus standard de la recette Acteurs et étapes clés Principe de séparation des rôles Impacts Budgétaires et Comptables Processus standard Quiz Quiz

4 Concepts clés 4

5 Concepts clés 5 Recettes des organismes Le terme «recettes» est pris dans son sens budgétaire : ensemble des moyens assurant la couverture des «dépenses». Elles sont inscrites au tableau des autorisations budgétaires. Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. D origines variées, les recettes d un organisme peuvent provenir : de l Etat (subvention pour charge de service public, dotation en fonds propres et autres subventions de l Etat) ; d un tiers autre que l Etat (subvention, dons et legs, mécénat, activité commerciale, etc.). Elles sont par défaut globalisées. Recettes fléchées Un «marquage» des dépenses et/ou des recettes peut être réalisé pour pouvoir restituer l ensemble des actes de gestion associés à une même finalité ou un même dispositif de financement. Il s agit en particulier du cas des recettes fléchées. Titre Document matérialisant la créance vis-à-vis d un «tiers» Le titre validé par l ordonnateur vaut ordre de recouvrer.

6 Processus standard de la recette 6

7 Processus standard de la recette Acteurs et étapes Le processus de la recette comporte cinq étapes : 7 Rôles Service Métier Gestionnaire et Responsable du titre Comptable chargé de la prise en charge Comptable du recouvrement Responsable de la trésorerie Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Description Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d une prestation, une vente) Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires Il crée un titre Le responsable du titre de recette le valide Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l ordonnateur ou le comptable La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l ordonnateur La créance est encaissée L encaissement est rapproché du titre de recette

8 Processus standard de la recette Etape : Constatation de la recette Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d une prestation, une vente) Rôles Service Métier L événement à l origine peut être : Une livraison, la réalisation d une prestation ou encore une vente Le résultat d une décision. Ex. : une décision d attribution de subvention au profit de l organisme Directement l émission d une facture. Action de l étape : Préparer la facturation le cas échéant Réunir les pièces justificatives Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres s qui pourra émettre le titre s associé Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d attention : cette étape peut prendre la forme d une constatation des produits dès l acquisition des droits.

9 Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance / Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et crée un titre Le responsable du titre de recette le valide Etape de création d un titre par le gestionnaire Le titre comporte : L ordre de recouvrer L avis des sommes à payer Le gestionnaire du titre Saisit le titre dans l outil Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. : vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des éléments par les services métiers, etc. Rôles Gestionnaire Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d attention : Les titres doivent être identifiés de manière unique, et être restituables et auditables en permanence dans l'outil informatique. Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit.

10 Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance 2/ Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et créé un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Validation du titre par le responsable du titre Le titre est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du titre : En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer et est transmis au comptable pour la prise en charge. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Rôles Responsable du titre Points d attention : Le titre doit faire l objet d un circuit de validation dématérialisé portant les pièces justificatives.

11 Processus standard de la recette Etape 3 : Prise en charge du titre Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l ordonnateur ou le comptable Transmission du titre au comptable de la prise en charge : Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet) Contrôle du titre Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé Après prise en charge, le titre n est plus modifiable. L avis des sommes à payer (la facture dans le cadre d une activité commerciale) peut être envoyé Rôles Comptable chargé de la prise en charge Rejet du titre de recette, avec renseignement d un motif de rejet Retour au responsable du titre pour modification Aucun impact comptable

12 Processus standard de la recette Etape 4 : Recouvrement Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l ordonnateur Si le règlement attendu n a pas lieu spontanément, des actions sont menées par le comptable de recouvrement Le comptable du recouvrement dispose du titre qui fonde l action de recouvrement et a force exécutoire Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l organisme (au titre des frais engagés) Impacts budgétaire ou comptable : aucun Rôles Comptable du recouvrement Le règlement attendu n a pas lieu Etapes du Recouvrement Recouvrement amiable Si échec du recouvrement amiable, engagement d une procédure de recouvrement contentieux, avec information préalable à l ordonnateur

13 Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement / Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / La créance est encaissée L encaissement est rapproché du titre de recette Cette étape se décompose en deux sous-étape : l encaissement et le Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie : L encaissement est constaté en trésorerie L encaissement de la facture peut être partiel ou total Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale Etapes de l encaissement Rôles Responsable de la trésorerie Le règlement est adressé L encaissement est constaté sur le compte de l organisme Une écriture d encaissement est enregistrée en comptabilité générale

14 Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement 2/ Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / La créance est encaissée L encaissement est rapproché du titre de recette Deuxième sous-étape : de l encaissement et du titre par le responsable de la trésorerie : Identification du titre correspondant à l encaissement Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du du paiement avec un titre Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire Rôles Responsable de la trésorerie

15 Processus standard de la recette Principe de séparation des rôles 5 Séparation des rôles de «prise en charge», de «recouvrement» et de «responsable de la trésorerie» : Comptable chargé de la prise en charge Le comptable chargé de la «prise en charge» est en relation avec les gestionnaires et les responsables des titres : - Il est responsable des contrôles liés à la prise en charge et de l enregistrement des écritures comptables - Il est chargé de la validation du titre, qui est ensuite mis en recouvrement Comptable du recouvrement Le comptable chargé du «recouvrement» met en œuvre les procédures adéquates de recouvrement ; Responsable de la trésorerie Le responsable de la trésorerie réalise l encaissement des créances. Il est nécessaire que chacune des interventions soit tracée dans les outils.

16 Impacts budgétaires et comptables 6

17 Impacts budgétaires et comptables Sur le processus standard de la recette Etape Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre Recouvrement Encaissement / Impact comptable Impact budgétaire Lors du de l encaissement avec le titre

18 Quiz 8

19 Quiz 9 Question L étape de prise en charge du titre a un impact sur : - la comptabilité budgétaire 2- la comptabilité générale 3- les deux comptabilités Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - débit d un compte de créances compte de classe 4 - crédit d un compte de produits compte de classe 7

20 Quiz 20 Question 2 L encaissement a un impact - en comptabilité budgétaire 2- en comptabilité générale 3- les deux Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - Débit d un compte de trésorerie compte de classe 5 - Crédit d un compte de créances compte de classe 4

21 Quiz 2 Question 3 Quand intervient la comptabilisation budgétaire du titre de recette? Réponse : Réponse : l impact en comptabilité budgétaire a lieu lors du entre l encaissement et le titre de recette

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