Ressources affectées Selon l instruction n M9 du 18 mai 1993 Fiche de gestion financière

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1 Ressources affectées Selon l instruction n M9 du 18 mai 1993 Fiche de gestion financière Date de création : mars 2011 Modification : décembre 2011

2 SOMMAIRE 1 DEFINITION DES RESSOURCES AFFECTEES Les caractéristiques des opérations de ressources affectées Les critères à remplir pour être une "ressource affectée" Champ d'application de la technique des ressources affectées TECHNIQUE BUDGETAIRE ET COMPTABLE L'inscription au budget Inscription au budget primitif ou par voie de décision modificative Montant à inscrire Le report des crédits Le déroulement budgétaire et comptable d'une opération suivie en ressources affectées Signature de la convention Réception des fonds Réalisation des dépenses nécessaires à l'exécution de la convention Constatation des recettes budgétaires en cours d execution de la convention Clôture de l'exercice Reliquats non utilisés à l'issue de la réalisation de la convention 8 3 SYNTHESE 10 UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 2/ 10

3 1 DEFINITION DES RESSOURCES AFFECTEES 1.1 LES CARACTERISTIQUES DES OPERATIONS DE RESSOURCES AFFECTEES La mise en place d'une procédure de suivi dérogatoire aux règles budgétaires et comptables en vigueur dans les établissements publics nationaux, permet d'apporter une réponse appropriée aux caractéristiques particulières de certaines opérations. Ces caractéristiques sont les suivantes : la recette a une affectation précise c'est-à-dire que l'établissement public doit en faire un usage spécifique, défini par le bailleur de fonds, le montant de la recette est égal au montant de la charge qui incombe à l'établissement public, la recette n'est définitivement acquise à l'établissement public que lorsque celui-ci a effectué la dépense correspondante. Ce sont ces éléments qui fondent le régime particulier des "ressources affectées". Les opérations effectuées dans un tel cadre correspondent bien souvent à la notion de mandat donné à l'établissement public, pour accomplir en lieu et place d'un tiers, les actions concernées. Il convient toutefois de s'assurer que ces activités entrent bien dans le champ des missions de l'établissement public. En effet, en raison du principe de spécialité qui régit les établissements publics, un établissement ne pourrait recevoir mandat pour effectuer des activités totalement étrangères à ses missions. 1.2 LES CRITERES A REMPLIR POUR ETRE UNE "RESSOURCE AFFECTEE" Avant de classer une opération dans la catégorie des ressources affectées, les établissements publics doivent s'assurer que les trois critères suivants se trouvent remplis simultanément : - il existe des obligations réciproques entre l'établissement public et le bailleur de fonds. Sauf cas particulier, ces obligations prennent la forme d'un contrat ou d'une convention. - l'établissement doit prouver qu'il respecte ses engagements contractuels par la production d'un compte rendu financier, c'est-à-dire un relevé des dépenses effectuées dans le cadre de l'opération, certifié par l'agent comptable. - Cette obligation a pour conséquence que le bailleur de fonds peut éventuellement refuser d'assumer la couverture de dépenses non conformes à l'engagement initial, ce qui laisse ces dépenses définitivement à la charge de l'établissement public. Les sommes non employées pour la réalisation des obligations de l'établissement public doivent être reversées au bailleur de fonds, sauf si celui-ci décide d'en laisser la libre disposition à l'établissement. Dans cette deuxième hypothèse, ces reliquats ne sont plus soumis à affectation. 1.3 CHAMP D'APPLICATION DE LA TECHNIQUE DES RESSOURCES AFFECTEES Peuvent être suivies selon la technique budgétaire et comptable des ressources affectées, toutes les opérations qui répondent aux trois critères d'identification définis ci-dessus. Ne sont pas concernés par les ressources affectées : - Les contrats sans compte-rendu financiers, notamment les contrats lucratifs ayant un prix de facturation supérieur au prix de revient de la prestation. - La taxe d apprentissage - Les prestations de formation continue - Les bourses UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 3/ 10

4 - Les subventions fléchées type plan licence ou contrat quadriennal - Les dons et legs 2 TECHNIQUE BUDGETAIRE ET COMPTABLE 2.1 L'INSCRIPTION AU BUDGET Il est indispensable de faire figurer au budget de l'établissement les sommes représentant des ressources affectées, bien qu'elles soient inscrites pour le même montant en dépenses et en recettes et n'entraînent ni excédent ni déficit pour l'établissement. Ne pas inscrire ces opérations au budget restreindrait l'information du conseil d'administration et conduirait à donner une image fausse de l'activité réelle de l'établissement, alors même que la réalisation de ces opérations mobilise une partie du potentiel humain, mobilier et financier de l'établissement public INSCRIPTION AU BUDGET PRIMITIF OU PAR VOIE DE DECISION MODIFICATIVE Si l'établissement dispose d'éléments d'information suffisamment précis lors de la préparation du budget, les crédits correspondant aux opérations de ressources affectées sont inscrits dans le budget primitif. Si ce n'est pas le cas, ils font l'objet, en cours d'exercice dès que la réalisation de l'opération connaît une fiabilité suffisante, d'une inscription par voie de décision budgétaire modificative. Dans la mesure où les crédits figurent pour un même montant en dépenses et en recettes, et ne peuvent donc mettre en cause l'équilibre du budget, la décision budgétaire modificative relève de la compétence de l'ordonnateur. Elle est ensuite soumise pour information au plus prochain conseil d'administration MONTANT A INSCRIRE Les crédits sont inscrits pour le même montant en dépenses et en recettes. Au choix de l'établissement, l'inscription au budget de l'année N est effectuée : - soit pour le montant total de la convention, y compris si l'exécution de la convention couvre plusieurs années. Les années suivantes, seuls les crédits non consommés et les recettes restant disponibles doivent être inscrits au budget ; - soit pour le montant des opérations qui doivent être réalisées dans l'année N, dans l'hypothèse d'une convention de ressources affectées comportant des tranches annuelles bien individualisées. Chaque année, il sera inscrit au budget le montant de la tranche prévue pour l'exercice considéré, éventuellement augmenté des reports de crédits résultant de l'exercice précédent. Depuis 2011, l UPJV a fait le choix de ne porter au budget que les tranches annuelles des conventions LE REPORT DES CREDITS La technique budgétaire et comptable des ressources affectées devant permettre le suivi d'opérations dont l'exécution est susceptible de s'étendre sur plusieurs exercices, le report automatique des crédits correspondant aux restes à réaliser sur convention, y compris en fonctionnement, est autorisé. Les crédits initialement inscrits en prévision au budget de l'année N et non consommés au 31 décembre sont reportés automatiquement sur simple décision de l'ordonnateur. Le UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 4/ 10

5 montant du report de crédits est égal au solde du compte Charges à payer sur ressources affectées, déterminé après prise en charge des titres de recettes à hauteur des dépenses réalisées. Ces crédits sont inscrits au budget de l'exercice N+1 lors de la première décision budgétaire modificative du nouvel exercice. Ils sont néanmoins considérés comme ouverts avant même leur inscription au budget N+1 et utilisables dès le 1 er janvier. 2.2 LE DEROULEMENT BUDGETAIRE ET COMPTABLE D'UNE OPERATION SUIVIE EN RESSOURCES AFFECTEES Les différentes étapes des écritures budgétaires et comptables sont présentées chronologiquement, avec pour chaque opération, l'aspect budgétaire (relevant de la compétence de l'ordonnateur) et l'aspect comptable (incombant à l'agent comptable) SIGNATURE DE LA CONVENTION Dans SIFAC, un eotp doit être créé via la transaction CJ20N. Type de projet : Ressource affectée Afin de positionner le budget, un PFI doit être créé via la transaction FMMEASURE. Le code du PFI doit impérativement commencer par les 8 premiers caractères de l eotp. Le type de programme de financement doit obligatoirement commencer par «RA» afin d assurer l étanchéité des crédits. Le montant de la tranche annuelle de la convention doit être inscrit au budget en recettes et en dépenses sur les subdivisions budgétaires concernées. Suivi comptable La technique budgétaire et comptable des ressources affectées fait intervenir deux comptes de la classe 4 : Produits à recevoir sur ressources affectées Charges à payer sur ressources affectées Il est nécessaire que l'agent comptable soit destinataire de tous les documents qui donnent naissance aux opérations suivies en ressources affectées, notamment les contrats et conventions. UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 5/ 10

6 D 4684/ C 4682 pour le montant total de la convention La comptabilisation dans SIFAC se fait par la transaction F-02 : CC 09 pour pouvoir utiliser un code CGS CGS J pour mouvementer le compte Produits à recevoir Il faut ensuite renseigner le montant, le champs «échu le» et l eotp. Pour le second poste : CC 11 et le compte client Modifier le compte proposé par : UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 6/ 10

7 2.2.2 RECEPTION DES FONDS Cette opération ne donne pas lieu à écriture dans les comptabilités tenues par l'ordonnateur. Suivi comptable Les fonds peuvent être versés par le bailleur de fonds totalement en une seule fois, ou en plusieurs paiements. D 5/ C pour le montant encaissé D / C 4684 après contrôle Le solde du compte "Produits à recevoir sur ressources affectées" correspond au montant des fonds qu'il reste à encaisser sur la convention. La comptabilisation dans SIFAC se fait par la transaction F REALISATION DES DEPENSES NECESSAIRES A L'EXECUTION DE LA CONVENTION La procédure est celle en vigueur dans l'établissement pour toutes les autres opérations de dépenses, sous réserve des précisions ci-après. L engagement et la liquidation doivent faire référence à la convention de ressources affectées à laquelle ils se rapportent via l eotp. Les dépenses sont imputées au compte de charge par nature adéquat, soit en classe 6 pour les dépenses de fonctionnement, soit en classe 2 si les achats de biens d'équipement deviennent propriété de l'établissement. Il est précisé à cet égard que dans l'hypothèse où des biens sont acquis par un établissement public pour être remis à un tiers, ce qui est fréquemment le cas dans le cadre des programmes européens de coopération, ces biens ne sont pas considérés comme des immobilisations au sens de la loi comptable, quel que soit leur montant dans la mesure où ils ne sont pas destinés à servir durablement à l'activité de l'établissement. Suivi comptable des opérations de dépenses D 6 ou 2/ C 4 pour le montant des dépenses CONSTATATION DES RECETTES BUDGETAIRES EN COURS D EXECUTION DE LA CONVENTION Afin d assurer le meilleur suivi des ressources affectées, la constatation des recettes doit être effectuée de manière régulière, et en tout état de cause au plus tard le 31 décembre. Pour cela, des bilans intermédiaires (état des dépenses + factures) doivent être adressés aux financeurs. La recette est enregistrée dans SIFAC via la transaction FV70 en remplaçant dans l onglet détail le code par le : UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 7/ 10

8 Suivi comptable D 4682/ C 7 ou 1 pour le montant des dépenses Le solde créditeur du compte 4682 représente ce qu'il reste à dépenser sur la convention CLOTURE DE L'EXERCICE Exécution de la convention non terminée au 31/12 L'ordonnateur émet une recette, à hauteur des dépenses effectivement réalisées, imputée sur les comptes 74xxx ou les comptes de classe 1 si la convention prévoit expressément l utilisation des fonds en achat d équipement. La recette ANR ne peut constituer qu une subvention de fonctionnement. Le tableau de synthèse des dépenses de l année doit être adressé comme justificatif à l agence comptable pour la prise en charge. Le montant des crédits inscrits au budget de l'année N et non consommés au 31 décembre doit être reporté sur l'exercice N+1. Ces crédits sont utilisables dès le 1 er janvier N+1. Par mesure de précaution, l établissement a fait le choix de n ouvrir au budget primitif que 50% des crédits non consommés à fin novembre de l année N. Suivi comptable Les soldes des comptes 4684 et 4682 sont repris en balance d entrée Exécution de la convention terminée au 31/12 Le bilan final (état des dépenses + factures) est adressé au financeur et la recette est comptabilisée via la transaction FV70 par le débit du RELIQUATS NON UTILISES A L'ISSUE DE LA REALISATION DE LA CONVENTION Lorsque les opérations prévues par la convention sont entièrement réalisées, en toute logique, les dépenses faites par l'établissement doivent atteindre le montant des ressources prévues par le contrat pour financer cette opération. Les comptes 4684 et 4682 se trouvent donc automatiquement soldés à l'issue de la convention. Il est cependant fréquent que des reliquats de recettes non utilisées subsistent, le bailleur de fonds peut exiger la restitution à son profit de ces sommes. UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 8/ 10

9 Il peut également décider de les abandonner définitivement à l'établissement public qui en fait alors l'usage qui lui convient Hypothèse de la restitution du reliquat au bailleur de fonds Compte tenu de la technique particulière de constatation des recettes en matière de ressources affectées, il n'y a pas lieu de faire émettre de titre par l'ordonnateur pour attester du reversement du reliquat au bailleur de fonds. En effet, la consommation effective des crédits budgétaires, en charges et produits, se trouve comptabilisée correctement à hauteur des opérations réalisées pour l'exécution de la convention. En revanche, il serait souhaitable d'annuler par voie de décision budgétaire modificative, le reliquat de crédits inscrits au budget, tant en recettes qu'en dépenses, étant rappelé que le montant total initial de la convention (ou de la dernière tranche annuelle) figure au budget. En effet, ces crédits n'auront désormais aucune concrétisation, mais n'étant pas individualisés budgétairement sur les chapitres concernés, ils pourraient éventuellement être abusivement engagés pour d'autres dépenses. Suivi comptable 1 cas : Si à l'issue des opérations, les fonds initialement prévus par la convention n'ont pas été versés en totalité : D 4682/ C 4684 pour apurer la prise en charge initiale 2 cas : Si l'établissement n'a pas dépensé en totalité les fonds qu'il a reçus, il doit les reverser de manière effective au bailleur de fonds. D 4682/ C 5 pour le montant du reliquat Hypothèse du reliquat définitivement acquis à l'établissement Le reliquat s'analyse alors comme une recette exceptionnelle Budgétairement, il convient de régulariser les inscriptions de crédits sur les chapitres concernés, par voie de décision budgétaire modificative afin d'une part, d'annuler le reliquat de crédits sur les chapitres initialement dotés en dépenses et en recettes au titre de la convention de ressources affectées, d'autre part, de constater l'augmentation des crédits en recettes pouvant éventuellement couvrir une charge nouvelle. L'ordonnateur constate la recette par émission d'un titre de recette à hauteur du reliquat, sur le compte 77 - Produits exceptionnels. Suivi comptable D 4682/ C 7713 pour le montant du reliquat UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 9/ 10

10 3 SYNTHESE Schéma de comptabilisation d'un contrat de ressources affectées 1. Signature du contrat d'un montant de Produits à recevoir 4682 Charges à payer Exécution des dépenses Constatation des recettes au 31/ Charges à payer Encaissement des fonds Si prise en charge préalable : 5 Banque 4684 Produits à recevoir Si prise en charge non effectuée : 5 Banque 4718 Recettes à classer Reversement du reliquat au bailleur de fonds (1ère hypothèse) 4682 Charges à payer Constatation du reliquat définitivement acquis à l'établissement (2ème hypothèse) Charges à payer 7713 Libéralités reçues UPJV RESSOURCES AFFECTÉES 10/ 10

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