REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES Fiche de gestion financière

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1 REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES Fiche de gestion financière Ce document a pour objet de décrire l ensemble des règles d imputation des dépenses et de préciser les biens pouvant être considérés comme des immobilisations. Document créé en février 2011 Date de modification : juillet 2012

2 SOMMAIRE 1.1 Principes Les comptes d imputation Imputation par nature L accessoire suit le principal Distinction charge/ immobilisation Traitement des immobilisations à l UPJV Traitement de la maintenance, des réparations, des améliorations et des opérations immobilières 1.3 Nomenclature d achat UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 2/ 10

3 1.1 PRINCIPES LES COMPTES D IMPUTATION Toute dépense doit faire l objet d une comptabilisation sur un code définit par l instruction codificatrice M9-3. La codification du plan de comptes permet : - le tri des opérations par grandes catégories (répartition dans les classes de comptes) ; - l analyse plus ou moins développée de ces opérations au sein de chacune des catégories visées ci-dessus (par l utilisation d une structure décimale des comptes). L ensemble de ces dispositions facilite les regroupements en postes, puis en rubriques, nécessaires à la production des documents de synthèse normalisés Répartition des opérations par classe de compte Les opérations relatives au bilan sont réparties dans les cinq classes de comptes suivantes : - classe 1 : comptes de capitaux (dotations, emprunts et dettes assimilées) ; - classe 2 : comptes d immobilisations ; - classe 3 : comptes de stocks et en-cours ; - classe 4 : comptes de tiers ; - classe 5 : comptes financiers. Les opérations relatives au résultat sont réparties dans les deux classes de comptes suivantes : - classe 6 : comptes de charges ; - classe 7 : comptes de produits. Dans le cadre de l imputation des dépenses, nous nous intéresserons ici qu aux classes 2 et Les comptes de charge La classe 6 regroupe les comptes destinés à enregistrer dans l'exercice les charges par nature qui se rapportent à l'exploitation normale et courante de l'établissement, à sa gestion financière et à ses opérations exceptionnelles (dépenses de fonctionnement). Les charges d'exploitation normales et courantes sont enregistrées sous les comptes 60 à : Achats et variation des stocks - 61 : Services extérieurs - 62 : Autres services extérieurs - 63 : Impôts, taxes et versements assimilés - 64 : Charges de personnel - 65 : Autres charges de gestion courante Les charges rattachées à la gestion financière figurent sous le compte 66. Les charges relatives à des opérations exceptionnelles sont inscrites sous le compte 67. Quand une charge revêt à la fois un caractère financier et un caractère exceptionnel, c est le caractère financier qui est prépondérant. Le compte 68 "Dotations aux amortissements et aux provisions" comporte des subdivisions distinguant les charges calculées d exploitation, financières ou exceptionnelles. UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 3/ 10

4 Les comptes de la classe 6 enregistrent le montant de la charge budgétaire, c est à dire les montants facturés par les fournisseurs hors taxes récupérables pour les acquisitions effectuées dans le cadre du SAIC et TTC pour les acquisitions effectuées dans le cadre de l exonération Les comptes d immobilisation La classe 2 regroupe les dépenses d investissements et se décompose de la façon suivante : - les immobilisations incorporelles non financières (comptes 20), il s agit par exemple des logiciels ; - les immobilisations corporelles (comptes 21) ; - les immobilisations financières (comptes 26 et 27) dans lesquels sont comptabilisés par exemple les titres de participation de l établissement. Le compte 23 a pour objet de faire apparaître la valeur des immobilisations non terminées à la fin de chaque exercice Focus sur les immobilisations corporelles : Terrains Le compte 211 enregistre la valeur des terrains dont l'établissement est propriétaire et qu'il a reçus en dotation : Agencements et aménagements de terrains Les dépenses faites en vue de l aménagement des terrains, clôtures, mouvements de terres, drainages... sont inscrites sous ce compte : Constructions Les constructions comprennent essentiellement les bâtiments, les installations, les agencements, les aménagements et les ouvrages d infrastructure. Constituent notamment un élément du prix de revient des constructions, les honoraires d architecte et la taxe locale d équipement. Les travaux et agencements effectués sur les constructions doivent être imputés en : Constructions sur sol d autrui Il s agit des constructions effectuées par l établissement sur un sol dont il n est pas propriétaire : Installations techniques, matériels et outillages Sont retracés à ce compte : - les installations techniques complexes (compte 2151) utilisées pour l ensemble de l établissement, comme par exemple l installation d un standard téléphonique ; - le matériel scientifique (compte 2153) : matériel utilisé dans le cadre des travaux scientifiques effectués au titre de la mission de recherche des EPSCP, affecté à un usage spécifique et dont l importance justifie une gestion comptable particulière ; - le matériel d enseignement (compte 2154) : ensemble des équipements utilisés pour l exercice de la mission d enseignement des EPSCP. Ce compte ne doit pas être utilisé à l UPJV. Il est remplacé par les comptes subdivisés au l outillage (compte 2155) : instruments (outils, machines, matrices...) ; - les agencements et aménagements du matériel et outillage (compte 2157) ; : Collections : Autres immobilisations corporelles Sont retracés à ce compte : - les installations générales, agencements, aménagements divers (compte 2181) dans des constructions dont l établissement n est pas propriétaire ou affectataire ou qu il n a pas reçues en dotation (ex : sur une location) ; UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 4/ 10

5 - le matériel de transport (compte 2182) comprend tous les véhicules et appareils servant au transport du personnel et des marchandises, matières et produits ; - le matériel de bureau (compte 2183) comprend les machines à écrire, machines comptables, télécopieurs, photocopieurs, etc... utilisés par les différents services ; - le mobilier (compte 2184) comprend les meubles et objets tels que tables, chaises, classeurs ; - cheptel (compte 2185) : les animaux de trait adultes sont immobilisés ; - emballages récupérables (compte 2186) ; - le matériel informatique (compte 2187) comprend à l UPJV des subdivisions pour le matériel fixe et pour le matériel portable ; - le matériel divers (compte 2188) comprend à l UPJV les subdivisions pour les gros équipements de reprographie et pour le matériel audiovisuel, de sport et domestique Coût d entrée dans le patrimoine A leur date d entrée dans le patrimoine de l établissement, les biens sont comptabilisés conformément aux prescriptions suivantes : - les biens acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût d acquisition (valeur du bien + frais de transport + frais d installation + honoraires); - les biens produits par l établissement sont comptabilisés à leur coût de production ; - les biens acquis à titre gratuit ou reçus en dotation ou en affectation sont comptabilisés, après estimation, à leur valeur vénale. Cette valeur est déterminée directement par l établissement en tenant compte des estimations recueillies auprès du service des domaines ou des experts que l établissement jugerait opportun de consulter Amortissements Les immobilisations font l'objet d'amortissements (constatation comptable d un amoindrissement de la valeur d un élément de l actif résultant de l usage et du temps) et de dépréciations à porter aux subdivisions des comptes 28 pour les amortissements, et 29 pour les dépréciations (provisions pour évènements exceptionnels). Certains biens ne font donc pas l objet d amortissement (droit au bail, terrains, collections, immobilisations financières). La durée d amortissement doit correspondre à la durée réelle d utilisation de l immobilisation. A chaque compte est attribué une durée d amortissement, il doit donc être porté une attention toute particulière au choix du compte (cf. durées d amortissement votées au CA du 15 avril 2011). L amortissement est calculé de manière linéaire à compter de la date de mise en service de l immobilisation. Les immobilisations entièrement amorties demeurent inscrites au bilan tant qu'elles subsistent dans l'établissement Inventaire Comme pour tous les autres postes des comptes annuels, l'établissement dresse à la fin de chaque exercice un inventaire détaillé de ses immobilisations, lesquelles sont individualisées comme suit : - les biens acquis imputés au budget des dépenses en capital et dont la valeur doit figurer à l actif du bilan ; UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 5/ 10

6 - les immeubles affectés ou reçus en dotation et dont la valeur doit également figurer à l actif du bilan, mais sous des rubriques distinctes de celles réservées aux immeubles acquis (6 en 5 ème position du compte). La valeur probante de la comptabilité est assurée par des procédures permettant de suivre les acquisitions et les retraits d immobilisations IMPUTATION PAR NATURE Les dépenses de l établissement doivent donner lieu à une imputation par nature et non par destination (les dépenses par destination sont retracées par les domaines fonctionnels saisis dans SIFAC permettant de nourrir un format de présentation imposé par la LOLF). Par exemple un achat de peinture sera comptabilisé en 6063 (fournitures) et non en 615 (entretien) L ACCESSOIRE SUIT LE PRINCIPAL L imputation de certaines dépenses se fait non pas selon la nature de celle-ci, mais conformément à celle de la dépense principale. Ainsi, les frais accessoires (charges directement ou indirectement liées à l acquisition et à la mise en place en état d utilisation du bien : droits de douane à l importation, TVA non récupérable, frais de transport, d installation et de montage nécessaires à la mise en d état d utilisation de l immobilisation) seront imputés sur la même imputation que le bien principal s ils sont facturés sur le même document. 1.2 DISTINCTION CHARGE/ IMMOBILISATION «Le bilan des EPSCP doit comporter à son actif l ensemble des valeurs immobilisées, c est-à-dire des biens et valeurs destinés à rester durablement sous la même forme dans l établissement et notamment les immobilisations, biens de toute nature, meubles ou immeubles, corporels ou incorporels, affectés à l établissement ou acquis par lui, non en vue d être consommés dans l année, transformés ou cédés, mais pour être conservés d une manière durable par l établissement en vue de l accomplissement de sa mission. C est donc le double critère de la fonction du bien acquis et de la durée d utilisation qui permet de distinguer les acquisitions d immobilisations des achats de matières consommables et des fournitures. Une application rigoureuse de ce principe conduirait cependant dans la pratique, à des complications inutiles, lorsqu il s agit de biens mobiliers de faible valeur. Les EPSCP sont donc autorisés à imputer en charges de la section de fonctionnement leurs acquisitions répondant à la définition des immobilisations, dont la valeur unitaire hors taxes est inférieure à 800.» (Instruction codificatrice M9-3). L instruction N M9 du 23 janvier 2006 relative à la définition des actifs identifie 3 critères permettant de préciser le périmètre des immobilisations. Pour être comptabilisé à l actif, l élément doit être à la fois : - identifiable : l immobilisation est identifiable si elle est acquise séparément ou si elle peut être individualisée par son N de série ou sa date d acquisition ; - porteur d avantages économiques futurs (les avantages futurs profiteront à des tiers ou à l entité conformément aux missions); - contrôlé : ce n est pas la critère de propriété qui est essentiel mais celui de contrôle. UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 6/ 10

7 1.2.1 TRAITEMENT DES IMMOBILISATIONS A L UPJV Si la M9-3 autorise par mesure de simplification les EPSCP à comptabiliser en fonctionnement les acquisitions inférieures à 800 HT., l UPJV, par un vote du conseil d administration du 14 octobre 2011, a abaissé le montant unitaire de 800 à 500 HT.. Par ailleurs, ce même vote admet que les acquisitions de matériel informatique, de logiciels et de mobiliers représentant une masse financière particulièrement significative font l objet d un traitement particulier : - le matériel informatique (ordinateurs fixes, portables, PDA, tablettes électroniques et petits serveurs d application) doit être immobilisé quelque soit le montant (cf. circulaire sur les achats informatiques) ; - de manière dérogatoire, les acquisitions de logiciels et de mobiliers doivent être considérées en lot ; ainsi le raisonnement pour ces commandes ne s établit pas par rapport à une valeur unitaire H.T. mais par rapport à la valeur d ensemble de la commande. Dés lors que cette dernière est supérieure à 500 HT., elle doit être immobilisée (exemple : l acquisition de 50 logiciels pour une salle informatique). Principe : Cas particulier du matériel informatique : UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 7/ 10

8 Dérogation : TRAITEMENT DE LA MAINTENANCE, DES REPARATIONS, DES AMELIORATIONS ET DES OPERATIONS IMMOBILIERES D une manière générale, il est rappelé que les nomenclatures budgétaires et comptables précisent au niveau de certains comptes de la section de fonctionnement, la nature des bien imputables à la classe 6 (exemples : les fournitures de bureau, la documentation administratives ). Bien que ces nomenclatures ne soient pas exhaustives, notamment au niveau des appellations des matériels, elles peuvent servir utilement de guide à la détermination du critère d imputation. Ainsi les dépenses à inscrire en investissement comprennent essentiellement des opérations qui se traduisent une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine (achats de matériels durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d infrastructure). En revanche, les dépenses qui se consomment par le premier usage, telles que les fournitures ou le petit outillage qui doivent être comptabilisées en charges. Toutefois, certaines dépenses peuvent susciter des doutes quant à leur imputation en fonctionnement ou en investissement. Leur imputation peut être déterminée en fonction des éléments ci-dessous Les opérations de réparation et de maintenance : charges d exploitation Les dépenses ont le caractère de charge d exploitation si elles ont pour effet de maintenir les immobilisations dans un état normal d utilisation. Le simple remplacement ou échange standard d un élément indispensable au fonctionnement d un matériel ne doit pas entrainer l immobilisation de la dépense quel qu en soit le montant à partir du moment où la réparation n a eu pour effet que de maintenir le matériel en état de marche. Les opérations de réparation et de maintenance constituent ainsi des charges d exploitation Les opérations d amélioration : dépenses d investissement Les dépenses ont le caractère d immobilisation si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d un élément d actif ou une augmentation de sa durée probable d utilisation (sur un matériel de recherche par exemple). Les dépenses d amélioration constituent ainsi des dépenses d investissement car elles ont pour effet d augmenter la valeur ou la durée de vie du bien immobilisé. UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 8/ 10

9 Les opérations immobilières En matière immobilière, les travaux destinés à mettre en état d utilisation les immobilisations de l université doivent être immobilisés. Les frais d'étude engagés en vue de déterminer la faisabilité d'un investissement, les frais de publicité, les dépenses relatives à la rédaction d'un CCTP et celles qui concernent le suivi et la réception des travaux (maîtrise d'œuvre) constituent des éléments du coût réel de production d'un immeuble et s'imputent donc en section d'investissement. Plus précisément, les travaux de ravalement et de peintures extérieures, la réfection totale des toitures ou des charpentes, les opérations sur les murs porteurs et les cloisons, les dépenses de mise en conformité, les travaux de désamiantage constituent des dépenses en investissement. Il est à noter en revanche que les opérations qui n ont pour effet que de maintenir ou de remettre le bien en état de marche sans augmenter sa valeur réelle constituent une charge de fonctionnement. Il s agit par exemple des réfections de peintures intérieures, de la révision des toitures ou du remplacement des vitres. Toutefois, si ces opérations sont incluses dans un projet global de rénovation qui augmente la valeur du bâtiment, elles doivent être comptabilisées en investissement. Les coûts de démolition sans reconstruction sont à imputer en section de fonctionnement s il n y a pas d augmentation de la valeur du terrain. Si la démolition a pour conséquence une augmentation de la valeur actuelle du terrain, les coûts de démolition sont incorporés dans le coût du terrain de l immeuble démoli (compte 211), dans la limite de cette valeur actuelle et sont comptabilisés, audelà, en charges exceptionnelles. 1.3 NOMENCLATURE D ACHAT Toute dépense doit être imputée sur un groupe d achat. Le groupe de marchandise renseigné systématiquement à chaque achat permet de cumuler les montants par groupe de marchandise (par an et en cumulé au niveau de l établissement) et ainsi d alerter le service achats marché sur la nécessité de mettre en place des procédures plus ou moins formalisées. Afin de faciliter la saisie de la commande dans SIFAC, le compte général est alimenté automatiquement par la saisie du type d imputation (fonctionnement ou investissement) et par le groupe de marchandise. (cf. nomenclature : UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 9/ 10

10 Il est possible de le modifier ou de l affiner s il ne correspond pas à la nature de l achat en choisissant dans la liste déroulante le code approprié. Il est alors nécessaire de vérifier que le compte général est bien cohérent avec le code budgétaire. UPJV REGLES D IMPUTATION DES DEPENSES 10/ 10