L audit des établissements publics locaux d enseignement

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1 L audit des établissements publics locaux d enseignement

2 L audit des EPLE 1 ère partie : le déroulement d une mission d audit 2 ème partie : les principaux constats MNA - 06/03/2015 2

3 L audit des EPLE Plan de la première partie 1ère partie : Le déroulement de la mission d audit Thème 1 : l organisation de l agence comptable Thème 2 : l enregistrement des opérations Thème 3 : les opérations comptables Thème 4 : les opérations financières Thème 5 : les opérations patrimoniales

4 L audit des EPLE Le déroulement de la mission d audit Thème 1 : organisation de l agence comptable Environnement juridique Pertinence de l organisation Dispositif de contrôle interne Sécurité passives et sécurité informatique

5 L audit des EPLE Le déroulement de la mission d audit Thème 2 : l'enregistrement des opérations Exécution des opérations budgétaires et financières Opérations de dépenses Opérations de recettes Recouvrement La gestion des fonds sociaux La gestion des voyages scolaires

6 L audit des EPLE Le déroulement de la mission d audit Thème 3 : les opérations comptables L'enregistrement des écritures en comptabilité générale Les opérations sur compte de tiers

7 L audit des EPLE Le déroulement de la mission d audit Thème 4 : les opérations financières Les opérations en numéraire Les opérations bancaires Les régies et opérations assimilées Les valeurs inactives et assimilées

8 L audit des EPLE Le déroulement de la mission d audit Thème 5 : les opérations patrimoniales Gestion de l'actif Gestion du passif Gestion des stocks Gestion des concessions de logement

9 L audit des EPLE Deuxième partie 2éme partie : Les principaux constats La périodicité des arrêtés comptable : ils doivent être quotidien. Décompte des intérêts moratoires : obligation conformément à l article 9 du décret n du 29 mars Cautionnement : obligation réglementaire.

10 L audit des EPLE Deuxième partie Assurer un suivi régulier des dossiers transmis aux huissiers de justice et s'assurer de la non-prescription de l'action en recouvrement Apurer des reliquats qui peuvent être anciens sur certains comptes de tiers : subventions, excédents non affectés... Taxe d'apprentissage : utilisation et non thésaurisation réalité Rétablir une situation patrimoniale conforme à la

11 L audit des EPLE Synthèse des observations les plus courantes Organisation et contrôles internes en agence comptable le dispositif de contrôle interne préconisé par l Education Nationale doit être mis en œuvre en mettant l accent sur l utilisation de l organigramme fonctionnel, sur l exploitation de l outil ODICE et sur la formalisation des contrôles effectués par l agent comptable Etablir un organigramme fonctionnel décrivant la répartition des taches ( titulaires et remplaçants) et des responsabilités ( habilitations, délégations..) Aboutir à une cartographie des risques et élaborer un plan de contrôle interne Ces outils de pilotage: Organigramme fonctionnel, plan d actions..doivent être portés à la connaissance de l équipe ( réunions de service à tenir régulièrement) Lister les contrôles de supervision à effectuer Etablir un document précisant le type de contrôles réalisés avec les dates ainsi que les mesures correctives engagées le cas échéant L agent comptable doit veiller à ce que les régisseurs aient bien constitué leurs cautionnements auprès de l AFCM et que les montants de la régie soient conformes à la réalité des opérations (montant maximum de l avance pouvant être consentie et montant moyen des recettes effectuées mensuellement).arrêté du 28 MAI 1993 Les délégations de signature doivent être formalisées et précises RAPPEL : Il est rappelé que conformément à la circulaire n du 30 septembre 2005, le chef d établissement ne peut pas accorder de délégation de signature à l agent comptable pour les actes relevant de l ordonnateur, notamment l engagement des dépenses, sauf si une décision d'engagement a été prise préalablement par l'ordonnateur (marché à bon de commandes, menu ).

12 L audit des EPLE Synthèse des observations les plus courantes Organisation et contrôles internes en agence comptable Sécurité informatique Il est rappelé que les mots de passe doivent être personnels et changés régulièrement (à minima une fois par an) Une sauvegarde informatique, sur clé USB devra être conservée au coffre (dans un endroit ignifugé).mettre en place un protocole de sauvegarde pour l ensemble des établissements rattachés) Sécurité passive Veiller à changer la combinaison du coffre-fort (1 fois/an ) ou à dissimuler la clef dans un lieu connu des seuls collaborateurs habilités

13 L audit des EPLE - Synthèse des observations les plus courantes Gestion des voyages scolaires Disposer d une charte des voyages scolaires pour chaque établissement Chaque dossier voyage doit être complet : Les dossiers doivent comprendre les modalités de prise en charge financière du personnel d encadrement, la liste des participants et la date des paiements, la création éventuelle d'une régie, les modalités de remboursement dans l éventualité d une annulation individuelle et en cas d'excédent à l'issue du voyage ainsi que le bilan financier des voyages lorsque ceux-ci sont terminés. Ce dernier point semble être très rarement réalisé par les gestionnaires en conseil d'administration. RAPPEL : Le reversement aux familles pour les reliquats inférieurs à 8 n est pas obligatoire. Mais l agent comptable doit prévenir les familles qui disposent d un délai de 3 mois pour demander le remboursement. En l absence de réponse dans le délai requis, les sommes sont définitivement acquises par l EPLE. Le CA peut décider librement de son affectation. Les voyages doivent être individualisés dans des 4682 et 4686 subdivisés afin de garantir la traçabilité des opérations. Le paiement d acompte aux voyagistes doit être réalisé par ordre de paiement au 4091 L agent comptable doit refuser d encaisser des recettes pour un voyage si le CA n a pas fixé avec précision le montant de la participation des familles.

14 L audit des EPLE Synthèse des observations les plus courantes Disponibilités, valeurs, régies et stocks Un contrôle inopiné annuel des régies est conseillé, une trace écrite sera conservée. Veiller à harmoniser le fonctionnement des régies de l agence comptable L agent comptable doit effectuer des contrôles périodiques sur les virements. Cette procédure doit être initiée, par sondage, dans le cadre du contrôle interne, et formalisée notamment sur les opérations à risques (remboursement de cautions, de reliquats sur les voyages ou sorties scolaires, de bourses ) par un rapprochement entre les bénéficiaires des versements et leur relevé d identité bancaire. Il est rappelé que le compte 5117 n est qu un compte transitoire qui doit être soldé dans un délai de 30 jours. Pour les rejets de chèques, l agent comptable a la possibilité de représenter le chèque à l encaissement. Dans l hypothèse d un nouveau rejet le redevable doit être informé. Enfin, à l issue du délai de 30 jours le compte 5117 doit être soldé et la dette du redevable re-constatée avant l engagement de poursuites. Par ailleurs, lors de la régularisation par le redevable d'un chèque rejeté, celui-ci doit lui être restitué.

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