L AUDIT INTERNE DES COMPAGNIES D ASSURANCES. TRANSVERS CONSULTING L'audit des compagnies d'assurances

Transcription

1 L AUDIT INTERNE DES COMPAGNIES D ASSURANCES

2 Séminaire - Atelier L audit interne dans l assurance 1 ère communication : Généralités sur l audit interne 2 ème communication : L audit interne des compagnies d assurances 1 er atelier : Cartographie des risques des compagnies d assurances 2 ème atelier : Déroulement d une mission d audit interne

3 1 ère communication GENERALITES SUR L AUDIT INTERNE

4 INTRODUCTION Origine du contrôle interne La mise en place d outils de contrôle interne dans les entreprises d assurances est relativement récente (années 1990) Dans de nombreux pays la mise en place d un système de contrôle interne a une base légale. Le système de contrôle interne doit avoir un caractère permanent et durable

5 L audit interne et les autres fonctions de contrôle L audit interne a pour fonction d estimer et d évaluer l efficacité des contrôles internes et externes

6 Contrôle de gestion Fonction qui doit s assurer de l utilisation efficace et permanente des énergies et des ressources de l entreprise en vue d atteindre les objectifs fixés Analyse périodiquement les écarts entre les objectifs et les réalisations Propose des plans d actions pour réduire ou supprimer les dysfonctionnements rencontrés

7 Contrôle Interne Fonction qui doit s assurer en permanence de la sincérité et de la fiabilité des opérations pour détecter et corriger les erreurs de gestion et les fraudes internes et externes. Outils de contrôle : manuels de procédures, circulaires, notes de services Gestion par exception et niveaux de contrôle Analyse périodiquement les écarts entre les objectifs et les réalisations Propose des plans d actions pour réduire les risques d erreur ou de fraude

8 Contrôle externe Fonction qui doit s assurer en permanence de la concordance des états financiers et des opérations d une période avec les principes comptables, les instructions de la direction et la règlementation en vigueur (exemple des nouvelles normes comptables applicables à l assurance) Outils de contrôle : contrôles et vérification par sondages, analyse des méthodes d évaluation. Finalité : certification de régularité et de la sincérité des comptes auprès des actionnaires et des pouvoirs publics

9 PLAN 1 ère communication I - LE CONTRÔLE INTERNE II - L AUDIT INTERNE III - PREALABLES A LA MISE EN PLACE

10 I LE CONTRÔLE INTERNE

11 L audit interne composante clef du système de contrôle interne Les entreprises d assurances doivent disposer d une structure de gestion, d une organisation administrative et comptable et d un contrôle approprié aux activités qu elles exercent. Les autorités de contrôle des États exigent que toute entreprise d assurances dispose de procédures de contrôle adéquates (Code des assurances, directives CEE, Loi LSF, Loi Sarbanes-Oxley, etc.)

12 Les acteurs du système de contrôle Les autorités de contrôle de l État : (Ministère des finances, Commission de contrôle, Corps de contrôle) Les contrôleurs et auditeurs externes (sociétés de conseil) Les certificateurs des comptes (Expert-comptable, Commissaire aux comptes) Les auditeurs internes de la compagnie d assurances

13 Définition internationale du contrôle interne Ensemble des mesures qui, sous la responsabilité de la direction de l entreprise d assurances, doivent assurer avec une certitude raisonnable : Une conduite des affaires ordonnée et prudente suivant des objectifs bien définis Une utilisation économique et efficace des moyens engagés Une connaissance suffisante des risques, ainsi que leur maîtrise, en vue de protéger le patrimoine de l entreprise L intégrité et la fiabilité de l information financière et celle relative à la gestion Le respect des lois et règlements ainsi que les politiques générales, plans et procédures internes

14 Les implications du contrôle interne Une attitude positive à l égard du contrôle L établissement d objectifs, suivi de l identification des risques et de leur analyse L élaboration de normes et de procédures destinées à maîtriser les risques afin de permettre la réalisation des objectifs fixés La mise en place de systèmes d information et de communication afin de permettre la divulgation et le suivi des objectifs en matière de contrôle interne au sein de l entreprise

15 Les implications du contrôle interne L identification, l enregistrement et la communication d informations pertinentes de manière à permettre aux diverses entités de l entreprise d exercer de manière effective les responsabilités qui leur sont assignées. Un reporting tant interne qu externe correct et effectué à temps, en recourant à des systèmes d information adéquats La surveillance et l évaluation régulière des mesures prises

16 Fonctionnement du Contrôle Interne Il concerne toutes les activités de la compagnie d assurances. Spécificités des compagnies d assurances 1. Inversion du cycle d exploitation : d abord les primes, les sinistres ensuite. 2. Délai entre la déclaration de sinistre et son règlement (de quelques jours à plusieurs années)

17 Mesures de contrôle interne Description claire des fonctions et des responsabilités Séparation suffisante des fonctions Mesures assurant l intégrité et la capacité du personnel Principe de surveillance mutuelle (double signature et contrôles croisés)

18 Financement de la fonction Nécessité de dégager des moyens financiers suffisants pour garantir la fiabilité des systèmes d information comptable et de gestion Reporting interne et externe Moyens pour assurer la fiabilité et la continuité des systèmes d information électroniques

19 Responsabilité du contrôle interne La responsabilité finale du bon fonctionnement du contrôle interne relève du Conseil d Administration. La responsabilité opérationnelle peut être déléguée à un Conseil d audit, un Comité d audit ou à la direction générale. Le système de contrôle interne sera évalué annuellement à partir du rapport d audit interne

20 II L AUDIT INTERNE

21 L AUDIT INTERNE Fonction d évaluation indépendante au sein de la compagnie d assurances, axée sur l examen et l appréciation du bon fonctionnement, de l efficacité et de l efficience du contrôle interne. Fonction qui doit avoir un large pouvoir d investigation (accès aux descriptifs, documents, fichiers, informations, procèsverbaux, courrier, notes)

22 L AUDIT INTERNE Compétences générales ou pointues (recours à des experts externes si besoin) Champ d investigation global : siège, établissements, filiales, agences, intermédiaires indépendants, courtiers)

23 Plan d audit interne Plan à long terme des activités à auditer Rédaction de rapports d audit pour le Comité d Audit et le Conseil d Administration Plan de recommandations Suivi des recommandations

24 III PREALABLES A LA MISE EN PLACE D UN SERVICE D AUDIT INTERNE

25 Mise en place de l audit interne Bien connaître son entreprise Description des activités et de l organisation administrative de la compagnie d assurances : 1. Spécificités statutaires, agréments. 2. Modes de distribution 3. Organisation commerciale (bureaux, agences, etc.) 4. Produits, contrats et garanties commercialisés 5. Catégories de risques couverts (particuliers, entreprises, professions libérales, groupements, etc.) 6. Direction et Management de la compagnie 7. Organigrammes fonctionnel et hiérarchique

26 Les départements de l entreprise Missions, moyens, objectifs, place dans l organigramme Marketing Informatique (applications internes, applications externes) Production (contact avec la clientèle, devis, contrats, émissions des pièces, avenants, calcul des primes, encaissement des primes) Sinistres (traitement, recours, etc.) Services généraux (archives, courrier,etc.)

27 Les départements de l entreprise Missions, moyens, objectifs, place dans l organigramme Comptabilité (générale, analytique, contrôle de gestion) - partie comptable (encaissements et décaissements) - partie technique (amortissements, provisions et réserves, coassurance, réassurance) Gestion du personnel (calcul des salaires, paiement des charges sociales, déclarations sociales, etc.) Réassurance (contrats et traités)

28 Procédures de contrôle interne Auto contrôle par le management Gestion par exception Délégation de signature Niveaux de contrôle (souscription et sinistres) Contrôle budgétaire (autorisation de dépenses) Contrôles et états informatiques Sécurités et moyens de protection

29 2 ème communication L AUDIT INTERNE DES COMPAGNIES D ASSURANCES

30 PLAN 2ème communication I - EXEMPLES DE MISSIONS D AUDIT II - RECOMMANDATIONS III - CONCLUSION IV - Annexe : Nouvelles normes comptables internationales

31 I LES MISSIONS D AUDIT INTERNE EXEMPLES

32 EXEMPLES DE MISSION production Respect des règles de souscription Exactitude des polices et des avenants émis Prise d effet des garanties Délai d émission des pièces Suivi des attestations (Bonus - Malus par exemple) Suivi des polices sinistrées Suivi des polices résiliées

33 EXEMPLES DE MISSION production Exactitude des devis remis Délai de remise des devis Étude des plaintes et des réclamations Évolution des Conditions générales et des tarifs/concurrence Demande de produits non commercialisés Vente de garanties accessoires Organisation du travail Libellé des conditions générales et des clauses

34 EXEMPLES DE MISSION sinistres Délai d ouverture des dossiers Exactitude des positions prises Étude des abandons et renoncements Gestion des corporels Traitement du courrier Qualité du réseau d experts Rétribution des experts

35 EXEMPLES DE MISSION sinistres Réserves et recours Évaluation des dossiers Exactitude des paiements Suivi des recours Cadence des règlements Étude des plaintes et des réclamations Organisation du travail Détection des fraudes

36 EXEMPLES DE MISSION comptabilité Exactitude des réserves techniques et de leur liquidation Suivi des caisses Respect des règlements et des lois Coassurance Contentieux et recouvrement Comptabilité des intermédiaires indépendants Qualité du reporting et des statistiques

37 EXEMPLES DE MISSION comptabilité Suivi des créances Délais de paiement Étude des plaintes Organisation du travail Adaptation du plan comptable aux besoins de l entreprise Signatures Respect des budgets Détections des fraudes et des malversations

38 EXEMPLES DE MISSION informatique Adaptation aux besoins de l entreprise Qualité des procédures Gestion de la documentation Rigueur dans le développement applicatif Respect du cahier des charges et du planning Sauvetages et mesures de sécurité Utilisation abusive du temps et des ressources Conditions matérielles d utilisation Pannes et interruptions Données confidentielles

39 EXEMPLES DE MISSION informatique Respect des règlements et des lois (informatique et liberté par exemple) Qualité des données Contrôle de qualité Redondance et doublons Organisation du travail Signatures Respect des budgets Détections des fraudes et des malversations Autorisations et habilitations Protection contre les intrusions

40 EXEMPLES DE MISSION services administratifs Évaluation globale Outils adaptés Qualité du travail Procédures

41 EXEMPLES DE MISSION Unités décentralisées/agences Respect des horaires et des procédures Complaisance vis à vis de clients Relations avec le siège Gestion des remplacements - congés Caisses et chèques

42 EXEMPLES DE MISSION Gestion du personnel Embauche Formation Hiérarchie Politique Générale en matière sociale Rotation du personnel Intégration et motivation Respect des règlementations Communication

43 EXEMPLES DE MISSION Marketing et publicité Respect de la politique commerciale Existence de tableaux de bord (actions commerciales, résultats par produit, etc.) Opérations dispendieuses, mal ciblées Publicité mensongère

44 EXEMPLES DE MISSION Réassurance Adaptation aux moyens de l entreprise Contrats et engagements Évènements exceptionnels Qualité des réassureurs Calcul des primes et des sinistres

45 EXEMPLES DE MISSION Fraudes - Malversations Faux sinistres Paiement de complaisance Suivi des caisses Chaîne des paiements Faux avenants Dépenses injustifiées Abandons en pertes et profits Procédures de sécurité (internes et externes) Protection des biens (personnes et assurances)

46 EXEMPLES DE MISSION Politique Générale de la compagnie Qualité et existence des informations nécessaires à la prise de décisions Conformité des plans prévisionnels aux réalités économiques Marge de solvabilité Politique de placements Capitaux propres et provisions non techniques Immobilisations Gestion immobilière Systèmes d information Évolution des métiers Lutte contre le blanchiment des capitaux Impôts et taxes Intéressement et participation Image et notoriété de la compagnie Partenariats Relations publiques

47 II RECOMMANDATIONS en matière d audit interne

48 Recommandations relatives au fonctionnement de l audit interne Qualités de l auditeur : polyvalence et bon sens Priorités : en fonction de l analyse des points forts et points faibles de la compagnie d assurance Qualité des recommandations Suivi des recommandations L auditeur : rôle de gardien et de conseil

49 Plan annuel de contrôle interne Objectif : développer l auto contrôle des opérationnels (se contrôler et faire contrôler) Control self assessment : examiner et autoévaluer l efficacité du contrôle interne au sein du département ou du service

50 III - CONCLUSION L audit interne contribue à l amélioration de la gouvernance de l entreprise et constitue un relais essentiel pour le Comité d audit

51 L Audit Interne est une fonction majeure du système de contrôle interne de l entreprise d assurances Les entreprises et leurs dirigeants doivent faire face à une recrudescence des risques liés à leurs activités assurantielles et aux nouveaux risques que font naître un contexte légal, juridique et économique de plus en plus fourni dans de nombreux domaines : social, commercial, environnemental, financier

52 IDEE Créer un club des auditeurs internes de l assurance : Benchmark de l audit Échanges d expériences Mise en commun d informations en vue d évaluer les risques Élaboration d un guide d audit interne propre au secteur de l assurance

53 IV ANNEXE Normes IFRS applicables à l assurance

54 Normes IAS-IFRS applicables à l assurance Toutes les entreprises cotées (dès 2005) ou faisant appel public à l épargne ( en 2007) sont tenues d élaborer leurs états financiers consolidés aux normes comptables internationales (International Accounting Standard IAS ou International Financial Reporting Standards IFRS)

55 Objectifs des Normes IAS-IFRS applicables à l assurance Une comparaison internationale des performances des sociétés évaluées à leur valeur de marché (fair value) Un détail des comptes plus important permettant de connaître les méthodes d évaluation du passif et de l actif consolidé

56 Normes IAS-IFRS applicables à l assurance IFRS1: 1 ère application IFRS2 : stock-options IFRS3: regroupement d entreprise IFRS4: contrats d assurances (frais d acquisition reportés, provisions techniques) IAS12 : impôts différés actifs/passifs; autres actifs et passifs IAS16/40 : Immeubles IAS 19 : capitaux propres, engagements sociaux IAS 32/39 : instruments financiers, dépôts IAS36 : dépréciation IAS37 : provisions pour risques et charges IAS38 : actifs incorporels, écarts d acquisition IAS39 : dérivés et dettes

57 ATELIERS

58 1 er ATELIER CARTOGRAPHIE DES RISQUES DES COMPAGNIES D ASSURANCES

59 Identification et quantification des risques : la cartographie des risques Analyse des activités de la compagnie d assurances : Activités opérationnelles : ventes, production, sinistres, achats, etc. Activités de pilotage : direction et contrôle Activités de support : RH, finances, informatique, etc

60 2 ème ATELIER DEROULEMENT D UNE MISSION D AUDIT INTERNE

61 Mission d audit interne Les préalables Le déroulement de la mission Le suivi de la mission