SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE

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1 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE Rectorat DIBAPP5 septembre 2009

2 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES ORGANISES PAR LES EPLE FICHE N 1 Sorties et voyages pédagogiques : les grands principes p 2 FICHE N 2 Les associations au sein de l E.P.L.E. et les voyages p 5 FICHE N 3 Conditions matérielles d organisation Responsabilité et couverture des dommages p 7 FICHE N 4 Les modalités d organisation budgétair e des sorties et voyages pédagogiques gérés par l E.P.L.E. p 10 FICHE N 5 Les modalités de gestion comptable des sorties et voyages pédagogiques gérés par l E.P.L.E. p 16 FICHE N 6 Les régies d avances et les régies de recettes dans le cadre des sorties et voyages gérés par l E.P.L.E. p 21 FICHE N 7 Voyages pédagogiques et marchés public s p 33 FICHE N 8 Les agences de voyages p 37 FICHE N 9 Organisation des sorties et voyages pé dagogiques : Exemple d un voyage facultatif en Italie p 39 FICHE N 10 Sources et bibliographie p 43 Rectorat DIBAPP5 septembre

3 FICHE N 1 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES GRANDS PRINCIPES Les sorties et voyages pédagogiques participent par nature à la mission de l E.P.L.E. La présente fiche a pour objet d en préciser les modalités d organisation, en alliant transparence de l organisation et respect de la réglementation. La notion de sortie et de voyage pédagogique : Une sortie ne porte que sur une journée. Un voyage comprend nécessairement une nuitée. Le caractère obligatoire ou facultatif des sorties ou voyages pédagogiques : La sortie ou le voyage doit répondre à des critères éducatifs. Leur organisation doit être arrêtée par le chef d établissement qui en détermine le caractère, obligatoire ou facultatif, en se référant aux programmes officiels, aux textes et au projet d établissement. Cette distinction entre le caractère obligatoire ou facultatif est déterminante pour les modalités de gestion financière et comptable de la sortie ou du voyage. I - LES SORTIES ET LES VOYAGES PEDAGOGIQUES OBLIGATOIRES : PRINCIPE DE GRATUITE La circulaire du 12 juin 1979 précise : «afin d aider à apprécier le caractère obligatoire ou facultatif des sorties et voyages, il convient de préciser que toute sortie qui s inscrit dans le cadre des programmes officiels d enseignement est à l évidence obligatoire pour les élèves A cet égard, le caractère obligatoire d une sortie ne peut être reconnu que si celle-ci s inscrit dans le cadre d une action éducative organisée en période scolaire.» c'est-à-dire sur le temps scolaire. Toute action obligatoire fait donc partie intégrante de la mission de service public dévolue aux E.P.L.E. Elle est en conséquence gratuite et financée sur les ressources budgétaires de l établissement. En application du principe de gratuité (articles L132.2 et L551.1 du Code de l Education), aucune participation ne doit être demandée aux familles. Tous les élèves de la classe concernée doivent participer. II - LES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES FACULTATIFS : POSSIBILITES DE MULTIFINANCEMENT Ces actions, réalisées en marge des programmes officiels d enseignement, ne peuvent être obligatoires pour les élèves. Les élèves qui n y participent pas restent dans l établissement où l enseignement doit être Rectorat DIBAPP5 septembre

4 dispensé. Afin de limiter la gêne qui pourrait éventuellement être apportée dans le cursus scolaire des élèves par des déplacements de durée trop longue, la circulaire précise que toute sortie ne pourra excéder une durée de cinq jours prise sur le temps scolaire. Certains voyages font l objet d une réglementation particulière, tels les appariements, les classes patrimoine, Les sorties peuvent être organisées entièrement ou partiellement sur le temps scolaire. Une participation financière peut donc être demandée aux familles, le montant ne doit pas en être discriminant. Le principe et le montant de cette contribution volontaire des familles doivent être votés par le conseil d administration. Le financement doit également être recherché par des participations de l établissement sur ressources propres, des subventions d Etat (appariements, échanges), des aides des collectivités territoriales et peut être complété par des dons (FSE, ). N entrent pas dans cette catégorie les séjours liés aux stages en entreprise. III - LES SORTIES ET VOYAGES A CARACTERE NON PEDAGOGIQUE D autres types de sorties et de voyages, à caractère non pédagogique, peuvent être organisés. Ils ne relèvent pas des missions de l E.P.L.E. et ne peuvent donc être organisés que par une association ayant son siège dans l établissement (foyer socio-éducatif, association sportive ). Les accompagnateurs et les élèves sont adhérents de l association organisatrice et le voyage a lieu hors temps scolaire. Les accompagnateurs exercent alors en dehors de leur temps de travail. Les élèves sont hors temps scolaire. Ces voyages organisés sans lien avec l établissement sont placés sous la responsabilité exclusive de leurs organisateurs. **************** La comptabilité des sorties et voyages à caractère pédagogique, obligatoires ou facultatifs, doit obligatoirement être retracée dans le budget de l EPLE. Rectorat DIBAPP5 septembre

5 SCHEMA RECAPITULATIF Diagramme de décisions pour gérer un voyage A titre indicatif, critères permettant de caractériser un voyage et d en définir les modalités de gestion : CARACTERISTIQUES Relevant ou non des programmes officiels éducatif ou non éducatif obligatoire ou facultatif gratuité ou participation des familles VOYAGE Relevant des programmes officiels? NON En lien avec l action éducative? OUI OUI NON Caractère éducatif Caractère éducatif Temps scolaire Temps scolaire? NON OUI OBLIGATOIRE FACULTATIF Gratuité pour les familles Participation des familles Gestion par l EPLE Gestion par une association Rectorat DIBAPP5 septembre

6 FICHE N 2 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES ASSOCIATIONS AU SEIN DE L E.P.L.E. ET LES VOYAGES I GENERALITES SUR LES ASSOCIATIONS Toute association fonctionnant et ayant son siège dans un établissement scolaire (foyer socioéducatif, maison des lycéens, association sportive, ) constitue une personne morale de droit privé, autonome juridiquement, et distincte de l établissement lui-même. La convention de siège de l association doit être votée en conseil d administration. Les activités effectuées par une telle association le sont en son nom, et pour son propre compte ; elles doivent être conformes à son objet et compatibles avec le bon fonctionnement de l E.P.L.E. (rôle de contrôle du chef d établissement). L organisation de sortie ou de voyage doit être expressément prévue dans les statuts de l association. Ces statuts doivent être transmis au chef d établissement et l association, comme toute association dite «loi 1901», doit être déclarée à la préfecture. II LES RELATIONS FINANCIERES ASSOCIATIONS E.P.L.E. 1 Eléments d une bonne gestion Une association peut en toute légalité verser un don à l E.P.L.E., pour l aider à financer des sorties ou des voyages pédagogiques. Une telle décision est prise de manière souveraine par l association, en assemblée générale, conformément à son objet et dans le respect de ses statuts. Elle prend la forme d une notification écrite de l association à l E.P.L.E., qui en précise l objet et le montant. Ce don doit faire l objet d une délibération du conseil d administration autorisant son acceptation (article R du Code de l Education), acte immédiatement exécutoire. Le don vient abonder le budget global du voyage : en vertu du principe d égalité de traitement des usagers du service public, il doit bénéficier à tous les élèves inscrits au voyage organisé par l établissement et non aux seuls élèves membres du F.S.E. Le F.S.E. peut organiser des opérations internes telles la vente d objets non publicitaires si ce type d activités est prévu dans ses statuts et autorisé par le chef d établissement. A noter : les collectes sur la voie publique, tombolas.requièrent une autorisation préfectorale. Rectorat DIBAPP5 septembre

7 2 La gestion de fait : une démarche à proscrire «Les associations ne sauraient gérer de fait des activités qui relèvent de la mission de l E.P.L.E.» (circulaire n du 25 octobre 1996). Ainsi, une association ne peut pas : encaisser des recettes à la place de l E.P.L.E. : participation des familles, subventions diverses destinées aux voyages pédagogiques (Etat, Région ELBE-, Département, ) prendre en charge tout ou partie des dépenses relatives à un voyage pédagogique. Les conventions de mandat sont proscrites au motif que la participation de l association est limitée aux activités qui, de par ses statuts, relèvent de ses missions. Cette participation n équivaut pas à une prise en charge en lieu et place de l E.P.L.E. Ces opérations relèvent de la seule compétence de l E.P.L.E. (gestionnaire, régisseur et agent comptable). Toute immixtion de personnes n ayant pas la qualité de comptable public constitue une gestion de fait et engage la responsabilité de celles-ci. Sont ainsi visés le recouvrement de recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes d argent destinées à un voyage ou une sortie. L agent comptable est tenu de dénoncer ces pratiques au juge des comptes. A défaut, sa responsabilité pourra être mise en cause s il apparaît qu il en avait connaissance. Rectorat DIBAPP5 septembre

8 FICHE N 3 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES CONDITIONS MATERIELLES D ORGANISATION RESPONSABILITE ET COUVERTURE DES DOMMAGES La définition de ces conditions relève de la responsabilité exclusive du Chef d établissement, en sa qualité de représentant de l État et de garant de la sécurité des personnes (article R du Code de l Education). Le Chef d établissement accorde l autorisation d effectuer la sortie ou le voyage après avoir soumis la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires au vote du conseil d administration. Sa responsabilité se trouve engagée. Il conserve l entière responsabilité de l opération et des engagements qu elle exige. Il doit réunir les documents nécessaires et arrêter les conditions d encadrement et de transport adéquates. I - LES DOCUMENTS EIGIBLES 1 - AUTORISATIONS Autorisation parentale : la participation des élèves mineurs est subordonnée à la production d une autorisation parentale. Cette autorisation doit être écrite, et donnée pour chaque voyage. Fiche médicale : il convient d établir en lien avec l infirmière de l établissement une fiche médicale individuelle pour chaque élève participant au voyage. Autorisation de sortie du territoire : Elle peut être collective, dès lors que le nombre d élèves concernés est compris entre 10 et 100. La liste est établie par le Chef d établissement, qui la fait authentifier par la Préfecture ou la Sous Préfecture territorialement compétente, et n'est valable que pour le voyage mentionné (pré-imprimé à demander à la Préfecture suffisamment à l avance). Pour les élèves mineurs ressortissants d États tiers à l Union Européenne, scolarisés régulièrement dans un établissement, un document de voyage collectif, qui tient lieu à la fois de passeport collectif et de visa d entrée sur le territoire de la plupart des autres Etats membres de l Union peut être délivré par la Préfecture, à la demande du chef d établissement (cf. circulaire du ministère de l Intérieur du 02 janvier 1996, et note du 16 octobre 1996 BO n 38 du 24 octobre 1996). Seuls le Royaume Uni et l Irlande continuent d exiger un passeport individuel pour les élèves voyageant sous couvert du document collectif de circulation. Rectorat DIBAPP5 septembre

9 2 - ASSURANCE «RESPONSABILITE CIVILE» Dans le cadre des sorties et voyages obligatoires, le principe général selon lequel l Etat est son propre assureur s applique. Dans le cadre des sorties et voyages facultatifs, il est vivement conseillé à l'e.p.l.e. de souscrire une assurance couvrant les risques liés aux activités collectives facultatives. De même, une assurance couvrant la participation d élèves doit obligatoirement être souscrite par les familles pour les dommages subis ou causés par les élèves. Il est recommandé aux Chefs d établissement de refuser la participation d un élève non couvert par une assurance de responsabilité civile. 3 - ASSURANCE «ANNULATION» Il est vivement recommandé à l E.P.L.E. de souscrire auprès des voyagistes ou d une compagnie d assurance une assurance annulation, individuelle et collective. Dans tous les cas, il convient de préciser, sur l engagement écrit des familles, les modalités de remboursement en cas d annulation (cas limitativement énumérés par l assurance annulation), et notamment l'absence de remboursement en cas de désistement de la famille. II - LES ACCOMPAGNATEURS Selon les termes de la circulaire n du 20 ao ût 1976 relative aux sorties et voyages collectifs d élèves (R.L.R ), il appartient au chef d établissement d évaluer le nombre d accompagnateurs nécessaires, compte tenu notamment du nombre d élèves concernés, de leur âge, et des risques particuliers que peuvent comporter les excursions prévues. Sans lui donner de valeur de référence, on peut indiquer un ratio d'un accompagnateur pour 8 à 12 élèves en plus du professeur organisateur. Un ordre de mission est délivré par le chef d établissement aux personnels d enseignement, d éducation et de surveillance accompagnateurs et, plus généralement, à tous les fonctionnaires de l'e.p.l.e. auxquels serait confiée cette mission (ou un ordre de service pour les voyages à l étranger). Dans le cas de sorties sportives notamment, l ordre de mission doit mentionner si l accompagnateur est chargé de l encadrement sportif (à condition qu il possède les diplômes requis). Cette précision est importante et peut permettre le cas échéant la qualification en tant qu accident de service : en effet, seul un accident survenant à un fonctionnaire à l occasion de la mission qui lui est strictement confiée est reconnu comme accident de service. La responsabilité du fonctionnaire accompagnateur vis-à-vis des élèves doit être clairement définie par le chef d établissement. En effet, la responsabilité de l'etat se substitue à celle des membres de l'enseignement public et des collaborateurs bénévoles dans tous les cas où leur responsabilité est engagée à la suite de faits causés ou subis par les élèves qui leur sont confiés. Cependant l'etat peut, s'il y a faute détachable du service, c'est-à-dire faute personnelle, exercer une action récursoire à l'encontre de l'accompagnateur fautif. Le cas fortuit, la force majeure, le fait de la victime ou le fait d'un tiers peuvent exonérer en totalité ou en partie l'etat de sa responsabilité. Les assistants d éducation ne pourront encadrer un voyage scolaire que dans la mesure où leur Rectorat DIBAPP5 septembre

10 contrat de recrutement le prévoit expressément. Ils ne peuvent, en aucun cas, assurer seuls l encadrement des élèves. Les parents d élèves - accompagnateurs sont quant à eux, considérés comme des collaborateurs bénévoles du service public : les dommages qu ils pourraient subir seront, hors les cas de force majeure ou de faute de leur part, couverts par l État. III - LES MOYENS DE TRANSPORT Le chef d établissement fait appel à un transporteur professionnel soumis à une obligation de résultat. Les établissements disposant d un minibus répondant aux conditions d aménagement réglementaires (Cf. R.L.R ), et satisfaisant aux contrôles techniques, peuvent l utiliser sous réserve de faire appel à un chauffeur professionnel. L utilisation des véhicules personnels est proscrite. Ce n'est qu'à titre exceptionnel (nécessité absolue, urgence,...) qu'un fonctionnaire peut être autorisé à transporter des élèves dans son véhicule personnel ou dans un véhicule de location ou de service. Les parents devront être avertis, même s il s agit d activités obligatoires. Il n'entre pas dans les obligations statutaires des fonctionnaires de conduire des véhicules et cette fonction doit normalement être assurée par un professionnel soumis aux contrôles propres à sa profession. L autorisation d utiliser un véhicule personnel n ouvre aucun droit en matière d indemnisation matérielle suite à accident, puisque, réglementairement, seuls les dommages corporels sont pris en charge par l administration. IV - LES REGLES D'HYGIENE Les règles HACCP s'appliquent et doivent être respectées, notamment en matière de conservation des repas. Il convient donc d'être attentif à la composition des paniers-repas. En cas d'intoxication alimentaire, la responsabilité du chef d'établissement est susceptible d'être engagée. Rectorat DIBAPP5 septembre

11 FICHE N 4 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES MODALITES D ORGANISATION BUDGETAIRE DES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES GERES PAR L E.P.L.E. I LE ROLE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le Code de l Education précise en son article R que le conseil d administration donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages pédagogiques. Il convient donc de soumettre au conseil d administration, ou à la commission permanente si elle a délégation, les projets de sorties et voyages. Ce vote doit intervenir en temps utile afin que les financements soient intégrés dans le budget initial de l établissement. Les projets qui n auraient pu être intégrés au budget initial devront faire l objet d une décision budgétaire modificative pour information lorsque les actes du conseil d administration relatifs à ces projets auront été rendus exécutoires. Sur l acte du conseil d administration relatif à l organisation et au financement d une sortie ou d un voyage pédagogique doivent figurer : la période et la destination du voyage, le nombre prévisionnel maximum de participants au voyage, élèves et accompagnateurs, la prévision d un montant maximum pour la participation des familles pour le voyage concerné (pas de blanc seing pour tous les voyages) ainsi que pour la participation des accompagnateurs si tel est le cas. Pour les sorties liées à l actualité (cinéma, expositions, ), le montant de la participation des familles peut être remplacé par les modalités de calcul de cette participation (ex : prix coûtant d une visite justifié par un devis). Un budget prévisionnel est joint à l acte, l autorisation donnée au chef d établissement de signer les contrats et conventions afférents à l organisation du voyage concerné, les modalités de gestion des reliquats. Un exemple d acte de conseil d administration est proposé en fin de fiche. Les délibérations du conseil d administration relatives au financement des voyages pédagogiques sont des actes relatifs au fonctionnement de l établissement soumis à transmission à l autorité académique par délégation du préfet. Ils sont exécutoires 15 jours après réception (si le budget du voyage figure au budget initial de l établissement, il est exécutoire 30 jours après réception). C est seulement à l expiration de ce délai que la signature des bons de commandes et du contrat avec l organisme de voyage peut intervenir. Ces actes peuvent également être transmis pour information à la collectivité de rattachement si Rectorat DIBAPP5 septembre

12 celle-ci en a fait la demande expresse auprès de l établissement. Un voyage pédagogique peut concerner plusieurs établissements. Une convention inter établissements adoptée par le conseil d administration des établissements concernés définit alors les modalités de gestion du voyage. II LES SORTIES ET VOYAGES OBLIGATOIRES 1 - Caractère obligatoire : gratuité Les sorties obligatoires sont financées exclusivement par le budget de l établissement, des subventions spécifiques de l Etat, ou des collectivités territoriales. Le financement ne peut être que public, ce qui exclut le F.S.E. Ces sorties qui relèvent des missions de l E.P.L.E. et qui répondent à des exigences pédagogiques sont gratuites pour les familles et les accompagnateurs. En vertu du principe de gratuité de l enseignement, il ne peut être demandé de participation des familles, et le recours aux fonds sociaux ou à la caisse de solidarité est proscrit. 2 - Les imputations budgétaires Les sorties obligatoires sont réalisées dans le cadre de l exécution budgétaire et doivent donc être prévues au budget. 1 Le chapitre A1 ou le service spécial J1 Les sorties obligatoires sont gérées directement au chapitre A1 (ex: sorties géologiques) ou au service spécial J1 (ex : visite d une usine ou d une entreprise prévue dans les programmes officiels), en fonction de leur nature. 2 Le service spécial J38 Le projet d établissement peut contenir des fiches actions sur les sorties pédagogiques en particulier. Dans ce cas, le J38 peut financer tout ou partie d une sortie. III - LES SORTIES ET VOYAGES FACULTATIFS 1 - Caractère facultatif : possibilité de participation des familles Du fait du caractère facultatif de ces voyages, qui ne sont pas inscrits dans les programmes officiels, il est possible de demander une participation financière volontaire des familles. Dans ce cas, afin d éviter une discrimination des élèves en fonction des ressources de leur famille, les fonds sociaux ainsi que la caisse de solidarité pourront aider les familles nécessiteuses. Il convient en effet de veiller à ne pas exclure d élèves de ces activités pour des raisons financières. La circulaire du 20 août 1976 précise d ailleurs que «le coût du voyage ne doit en aucun cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des ressources financières de leur famille». Il est à noter que le montant de la participation volontaire des familles ne doit pas être supérieur au coût de la prestation. Les familles ne doivent pas supporter le coût du voyage des accompagnateurs. Rectorat DIBAPP5 septembre

13 Avec l accord avec l agent comptable, il est recommandé de proposer aux familles le fractionnement du coût du voyage en plusieurs mensualités, et si nécessaire sur deux exercices comptables. L échéancier sera fixé en fonction des dates de paiement des acomptes au voyagiste. Dans tous les cas, le versement total sera demandé avant le départ. La note de service n du 30 novembre 2005 permet aux E.P.L.E. d obtenir, avec l accord de leur conseil d administration, l agrément de l A.N.C.V. (Agence Nationale des Chèques Vacances) permettant aux familles de payer par chèques vacances. Les frais de gestion seront imputés au chapitre D, compte 627 services bancaires. Les remises d ordre relèvent actuellement du règlement de l E.P.L.E. relatif à la restauration et à l hébergement voté par le conseil d administration (décret du 06 octobre 2000). 2 - Les imputations budgétaires Un service spécial unique a été créé pour comptabiliser l ensemble des sorties et voyages facultatifs, le chapitre N3 appariements, voyages, échanges. C est un service spécial sans réserves, équilibré en recettes et en dépenses, géré en tant que ressources affectées. Une recette dite "affectée" a une affectation précise (réalisation d'un voyage autorisé par le conseil d administration et clairement défini, tant au niveau des dépenses que des recettes, par un budget prévisionnel). Le montant de la recette doit toujours être égal au montant de la dépense mandatée ce qui explique que la recette ne soit définitivement acquise à l'établissement que lorsque la dépense correspondante a été effectuée. Il est indispensable de suivre chaque voyage en comptabilité budgétaire à l aide d un code de gestion spécifique. La création de codes de gestion doit précéder tout mouvement du compte concerné. 3 - Les sources de financements Les voyages facultatifs peuvent être financés, en tout ou partie : par des subventions publiques : Etat, Collectivités territoriales (ELBE), fonds européens (OFAJ, SOCRATES, ) par prélèvement sur fonds disponibles : le service spécial N3 ne disposant pas de réserves, il faut procéder à une ouverture de crédit au service général (chapitre A1 ou D, compte 6588 contribution entre services de l établissement, pour ordre), une prévision de recettes au service spécial (chapitre N3 compte 7588 contribution entre services de l établissement, pour ordre) et une ouverture de crédit aux comptes de charges du chapitre N3 sur lesquels seront imputés les mandats par dons du F.S.E. par dons d autres organismes privés, (le don d un voyagiste qui conditionnerait la signature d un contrat avec celui-ci ne peut être admis) par la participation volontaire des accompagnateurs, par la contribution volontaire des familles. Aucun engagement (bon de commande, bon de réservation..) ne peut être pris si les recettes ne sont pas inscrites au budget et dans la pratique on veillera à la réalisation des recettes à hauteur au moins des paiements à effectuer (premier versement des familles notamment). Rectorat DIBAPP5 septembre

14 Précision concernant les fonds sociaux : Les fonds sociaux ne sont pas une recette. Le mandat se fait au chapitre F. Le compte est soldé par le compte de classe 4 correspondant. Afin de ne pas adresser, à tort, ou pour des montants erronés, des demandes de versement aux familles, la créance peut être modifiée par l agent comptable dès que la notification d aide à un élève a été signée par l ordonnateur, sous réserve d émission rapide du mandat. Précision concernant la prise en charge des frais d encadrement : Les frais des accompagnateurs ne doivent pas être supportés par les contributions volontaires des familles. Une lettre d'observation de la Chambre Régionale des Comptes de Lorraine en date du 1er février 2001 rappelle que "l'encadrement des voyages qui relèvent d'une mission de service public ne saurait être mis, même indirectement, à la charge des familles et ce, en vertu du principe de gratuité de l'enseignement (article L du Code de l'education). Par ailleurs, le ministère (bureau DAF A3) dans un message du 21 mai 2002 précise que les frais de transport des accompagnateurs, qui exercent une mission au service de l'établissement, n'ont pas à être mis à leur charge. De manière générale, les frais d'encadrement peuvent être couverts par le budget de l'établissement (fonds de réserves si nécessaire), par les subventions des collectivités territoriales, de l'etat, et les dons. 4 La gestion des reliquats Le bilan financier de chaque voyage doit être établi dès que l'ensemble des charges (dépenses avant ordonnancement incluses) est comptabilisé et que l'ensemble des recettes est arrêté (encaissement des subventions). Les reliquats éventuels sont inscrits en classe 4. En cas de reliquat significatif, le montant sera reversé aux familles en distinguant, aux termes de la loi de finances du 22 décembre 1966 modifiée : les reliquats inférieurs ou égaux à 8 par participant : les familles sont informées par courrier de la possibilité qu'elles ont d'en demander le remboursement dans un délai de 3 mois. Si la famille ne répond pas, le compte de classe 4 est soldé par l'émission d'un ordre de recette exceptionnelle. les reliquats supérieurs à 8 par participant : ils doivent être obligatoirement reversés aux familles, ou, avec leur accord, affectés aux créances de demi pension ou d internat ou virés sur le compte"restauration" de leur enfant en cas de repas payés à la prestation. L établissement ne peut pas utiliser le reliquat d un voyage pour la réalisation d un autre voyage, sauf si les mêmes élèves sont concernés. En effet, il n'est pas acceptable d'utiliser, même partiellement, la participation de familles pour une destination autre que celle pour laquelle cette participation a été autorisée par le conseil d administration. En revanche, les reliquats des participations des familles concernant les appariements peuvent être conservés pour le retour de l échange. Les reliquats de faible importance pourront être affectés à la couverture des charges administratives telles les photocopies, le téléphone... Rectorat DIBAPP5 septembre

15 IV LES POSSIBILITES DE PAIEMENT DES DEPENSES AVANT SERVICE FAIT Les arrhes et les acomptes sont des sommes versés à l occasion d une commande ou d un contrat de vente. 1 - Versement d arrhes Sauf dispositions contraires prévues au contrat, l annulation d une commande ou un désistement à l initiative de l E.P.L.E. entraîne leur perte. Si le voyagiste se dédit, il doit rembourser à l établissement le double du montant des arrhes. La circulaire n du 28 mars 1988 (paragraphe 4222), complétée par l instruction M9 du 23 juillet 2008 sur la modernisation des procédures de dépenses, prévoit certains assouplissements à la règle du paiement après service fait et notamment la possibilité de verser des arrhes en vue de prestations de voyages, réservation de salles de réunions ou de chambres d hôtel. 2 - Versement d acompte Il s agit d un paiement partiel à valoir sur le montant d une somme due qui interdit ensuite le dédit. L engagement entre l établissement et le fournisseur est réciproque : si le contrat est rompu, il peut y avoir paiement de dommages et intérêts. La réglementation permet, aux EPLE, de verser des acomptes dans deux cas : - le recours à des agences de voyages - le recours à des associations à but non lucratif justifiant de l agrément tourisme L acompte versé ne doit en aucun cas dépasser 70% du montant de la facture. Cette règle est d application stricte et ne pourra donner lieu à aucune dérogation. Le solde de 30% est versé au fournisseur lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour, tels des billets de train, des billets d entrée de musée, (article 98, 10 ème alinéa du décret n du 15 juin 1994). Dans la pratique, il convient d être attentif à la date de la dernière échéance compte tenu des délais de mandatement et de virements. Il est rappelé que le paiement par virement est obligatoire pour toute dépense supérieure à 750 TTC. V PAIEMENT PAR L AGENT COMPTABLE DES FACTURES EMANANT DE L ETRANGER Les factures d origine étrangère, rédigées en monnaie étrangère, ou en euros hors France, donnent lieu à l émission d un ordre de virement international (imprimé ou logiciel DVINT de création des fichiers d ordre de virements internationaux à se procurer auprès de la Trésorerie Générale), à transmettre à la Trésorerie Générale, accompagné d une copie de la facture. Le virement sera ensuite effectué et débité du compte trésor en fonction du taux en vigueur le jour de la transaction. Les délais de cette procédure sont variables et parfois assez longs, 2 semaines pour les virements en euros, de 3 à 4 semaines pour les virements effectués dans une autre monnaie. Les taux de change sont consultables sur le site du ministère des finances, à l adresse suivante : Rubrique accueil Europe international : données chiffrées, taux de chancellerie. Rectorat DIBAPP5 septembre

16 MODELE Voyage facultatif Exemple d acte du conseil d administration et de budget prévisionnel Acte relatif au fonctionnement de l établissement Le conseil d administration (ou la commission permanente) donne son accord sur la programmation du voyage et approuve le budget prévisionnel afférent. Le montant de la participation des familles est fixé à... maximum Le montant de la participation des accompagnateurs est fixé à.. maximum (le cas échéant) Les reliquats éventuels seront reversés aux familles, les trop perçus inférieurs ou égaux à 8 étant apurés 3 mois après notification aux familles. Il autorise le chef d établissement à signer les contrats afférents à ce voyage (si ces voyages ne sont pas inscrits dans l Etat Prévisionnel de la Commande Publique). Destination : Nombre maximum de participants : Elèves : : Accompagnateurs : DEPENSES RECETTES Frais de transport - aller-retour - circuit sur site - transports locaux (bus, métro) Hébergement Repas Visites, spectacles, conférences Documentation et fournitures pédagogiques Frais divers de gestion : - fournitures administratives - frais de téléphone - assurances (annulation, responsabilité civile) Divers : menues dépenses ex: pourboires (chauffeurs, guides) TOTAL DES DEPENSES = TOTAL DES RECETTES Subventions spécifiques des collectivités locales Subventions spécifiques de l Etat (Ministère de l Education Nationale, Ministère de la Culture, Ministère de la Jeunesse et des Sports ) Subventions spécifiques d organismes internationaux (hors fonds européens) Participation de l établissement : - dans le cadre du projet d établissement - participation du A1 ou d autres chapitres Participations éventuelles des associations type FSE ou sponsoring sous forme de dons à l EPLE. Ce don a un caractère certain d affectation qu il doit conserver. Participation volontaire des familles et, le cas échéant, des accompagnateurs Rectorat DIBAPP5 septembre

17 FICHE N 5 SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES LES MODALITES DE GESTIONCOMPTABLE DES SORTIES ET VOYAGES PEDAGOGIQUES GERES PAR L E.P.L.E. La nature du voyage, obligatoire ou facultatif, induit les modalités de comptabilisation des opérations. Les sorties obligatoires, financées par le budget de l établissement, sont comptabilisées en charge, comme toutes les dépenses pédagogiques ordinaires, sur le chapitre A1 ou sur les services spéciaux J1 ou J38. Les sorties ou voyages facultatifs, dont les sources de financement peuvent être multiples, sont comptabilisés au chapitre N3 en charges et en produits, en tant que ressources affectées. I ECRITURES EN COMPTABILITE BUDGETAIRE OUVERTURE CREDITS DE MONTANT PREVISIONS DE RECETTES MONTANT Chapitre N3 Divers comptes de classe 6 par nature et codes de gestion Ex : * compte 6245 transports pour voyages d études, visites, sorties ; * compte 6248 transports divers ; * compte 6284 sorties pédagogiques (hors transport) ; 150 Chapitre N Contribution des familles aux voyages scolaires Contribution des accompagnateurs : subventions diverses de l Etat ou : autre subvention de la collectivité territoriale, 7588 : contribution d un autre service total 150 total Rectorat DIBAPP5 septembre

18 II ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Cas d un voyage facultatif autorisé et réalisé sur l exercice n. Le ministère ne recommande plus l utilisation systématique des comptes produits à recevoir appariements voyages et charges à payer appariements voyages. En effet, ces comptes fonctionnent sur conventions et autres ressources affectées, ce qui limite leur utilisation. Or, les participations des familles n ont pas le caractère de ressources affectées. Néanmoins si la technique des produits à recevoir et des charges à payer était utilisée, elle devrait concerner l ensemble du projet, et comporter une subdivision par voyage. 1 Encaissement des contributions et subventions Encaissement contribution des familles (contribution directe ou chèques vacances) D classe 5 C D 4118 C Encaissement contribution des accompagnateurs D classe 5 C D 4632 C Encaissement subvention de l Etat D classe 5 C D C Encaissement subvention de la collectivité D classe 5 C D ou C Mandatement Prise en charge du mandatement D N3 6. C D 4012 C Paiement du mandatement D 4012 C D classe 5 C Rectorat DIBAPP5 septembre

19 3 Ordre de recettes Prise en charge ordres de recettes (le montant de la participation des familles inclut les éventuelles aides au titre des fonds sociaux et des chèques vacances) D N C D 4118 C D N C D N C D 4632 C D C D N ou C D ou C D N C D 4662 C Dans cet exemple, le bilan du voyage fait apparaître un solde créditeur du compte 4118, à rembourser aux familles selon l acte du conseil d administration pris en application des dispositions de la loi de finances du Contribution entre services de l établissement Prise en charge du mandat pour ordre du montant de la recette émise au N D 6588 C D 4662 C Gestion des trop perçus Constatation et reversement des trop perçus D 4118 C D 4664 C Emission de l ordre de paiement D 4664 C D classe 5 C III ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Cas d un voyage facultatif autorisé et faisant l objet d un acompte versé au voyagiste sur l exercice n, mais réalisé sur l exercice n+1 : Rectorat DIBAPP5 septembre

20 Paiement de l acompte sur l exercice n au chapitre N ou 6. D 6245 ou 6 C D 4012 C D 5159 C Etablir un ordre de reversement au N ou 6. D 6245 ou 6 C D 486 C Au début de l exercice n+1, mandater à nouveau pour ordre l acompte au N ou 6.: D 6245 ou 6 C D 486 C La charge, sur l exercice n, figurera au débit du compte 486 charges constatées d avance, au compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, puisqu elle aura été annulée par l ordre de reversement, alors qu elle figurera bien dans la comptabilité budgétaire de l exercice n+1. IV ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Voyage autorisé et faisant l objet d une avance versée par les familles sur l exercice n, mais réalisé sur l exercice n+1 : Encaissement de l avance sur l exercice n D 5151/531 C D 419 C En fin d exercice n, solde du compte d avance par le compte 487 D 419 C D 487 C Au début de l exercice n+1, ordre de recette du montant de l avance au N D 7067 C D 487 C Le produit, sur l exercice n, figurera au crédit du compte 487 produits comptabilisés d avance, au compte financier, mais ne figurera pas en comptabilité budgétaire, il figurera dans la comptabilité budgétaire de l exercice n+1. Rectorat DIBAPP5 septembre

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