Feuille de route du copropriétaire

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1 Feuille de route du copropriétaire Que vous soyez déjà copropriétaire dans un immeuble géré par le cabinet IFNOR ou que vous veniez juste de faire l acquisition d un bien immobilier, nous avons voulu au travers de cette feuille de route vous donner, tel un phare, un éclairage, un guide pratique sur la copropriété(i), son fonctionnement, ses règles comptables (II) et les différents points auxquels vous serez inévitablement confrontés. Si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires ou si vous rencontrez une difficulté, le cabinet IFNOR met à votre disposition une adresse mail L'ORGANISATION DE LA COPROPRIÉTÉ LE CONSEIL SYNDICAL (CS) Ce regroupement bénévole tient sa légitimité, de l élection nominative des membres, lors de chaque Assemblée Générale. Parmi les acteurs du conseil syndical, pouvant varier en fonction de règles édictées par le règlement de copropriété, est désigné le Président. L élection du CS, la durée de son mandat, ainsi que l étendue de son pouvoir notamment financier sont fixés lors de l'assemblée Générale. Son rôle est important si ce n est primordial. À ce titre, deux missions lui sont confiées : D une part, il doit assister le syndic dans le cadre de sa mission de gestion. Nous interrogeons au cours de l année régulièrement le CS, afin de recueillir son avis et très souvent son autorisation pour engager certaines dépenses, conclure des marchés, des contrats et établir l ordre du jour de l assemblée générale. D autre part, il doit assurer une mission de surveillance des activités administratives et comptables du syndic. Vous l aurez compris, le CS est un rouage essentiel du fonctionnement de votre immeuble, assurant toute l année un relais entre les copropriétaires et le syndic chargé d administrer votre immeuble. LE SYNDIC Tout comme le conseil syndical, le syndic est élu lors de l Assemblée Générale des copropriétaires qui se réunit au moins une fois par an. Ce professionnel de la copropriété doit, pour exercer sa mission, détenir obligatoirement une carte professionnelle délivrée par la préfecture, une assurance responsabilité professionnelle, une garantie financière assurant la représentativité des fonds clients détenus. Son activité est réglementée par la loi Hoguet. La durée de son mandat de gestion est comprise entre un et trois ans. En sa qualité de professionnel élu, c est le seul représentant légal de la copropriété. À ce titre, il agit comme mandataire et est chargé d assurer le fonctionnement comptable, administratif, juridique et technique de la copropriété. Il met en oeuvre les décisions votées par les copropriétaires lors de l'assemblée Générale. L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE Dans les six mois suivant la fin de l exercice comptable, les copropriétaires sont réunis une fois par an en assemblée générale ordinaire, sur convocation du syndic. De plus, en fonction des besoins, une assemblée générale extraordinaire peut être organisée. Dans le cadre d une convocation, le syndic doit joindre tous les documents nécessaires à la prise de décision ( comptes, devis ). Lors de l Assemblée Générale ordinaire, le syndic rend compte de la gestion de l année écoulée et reçoit des copropriétaires, son mandat et ses missions pour l année ou les années à venir. Pour pouvoir valablement délibérer et prendre les décisions nécessaires au fonctionnement de la copropriété, non seulement la présence des copropriétaires est indispensable pour tenir l assemblée (le quorum), mais les copropriétaires doivent majoritairement se sentir concernés par les questions posées, les points débattus en assemblée et le vote des résolutions, vote qui se fait en fonction de l importance des sujets à des majorités différentes (majorité simple, absolue, des 2/3, unanimité). Sans implication et participation des copropriétaires, le syndic aidé du conseil syndical, ne pourra mener à bien aucun projet, quel qu il soit et la copropriété faute d exercer son vote sera condamnée à l immobilisme. Rappelons en revanche que les décisions votées et approuvées par l Assemblée Générale s impose à tous, copropriétaires opposants, absents, représentés.

2 Vous l aurez aussi bien compris, il est primordial que les copropriétaires se sentent concernés par la vie et le fonctionnement de leur immeuble en participant à l Assemblée Générale. La politique de la chaise vide ne permet pas au syndic d assurer sa mission. Alors si vous ne pouvez pas être présent, donner votre pouvoir à une tierce personne. RÈGLES DE FONCTIONNEMENT COMPTABLE LA COMPTABILITÉ EN APPLICATION DE LA LOI SRU Les comptes du syndicat des copropriétaires concernés par le décret du 14 mars 2005 doivent être présentés selon des règles identiques, c est ce que l on appelle une comptabilité normalisée. Celle-ci instaure une technique obligatoire d enregistrement et de classement des opérations du syndicat. Cette comptabilité est présentée au moyen de cinq annexes comptables. Ces cinq tableaux doivent être adressés à chaque copropriétaire avec la convocation pour être approuvées en assemblée. Le syndic doit fournir une comptabilité d engagement, permettant aux copropriétaires d avoir une image claire et précise de la situation financière de la copropriété. La comptabilité d engagement consiste à inscrire les dépenses et les recettes dès leur engagement. Toutes les sommes sont comptabilisées dans l exercice qui les a généré. Les opérations concernées rattachées à l exercice annuel sont inscrites dans la comptabilité, sous la forme d une écriture comptable se composant d une date, d un libellé et d un montant. Pour plus de précision, vous pouvez sur la page "liens" de, accéder aux sites dédiés à cette question. LE BUDGET ET LES APPELS DE FONDS Lors de l Assemblée Générale, les copropriétaires, sur proposition du syndic et du conseil syndical, votent un budget de charges courantes (budget de fonctionnement). Ce budget est généralement appelé en quatre fois, soit un appel chaque trimestre. Cependant sur vote de l assemblée, il peut être appelé semestriellement. Les appels de fonds sont payables à réception et sans délai. Le paiement des charges peut se faire en espèces, par chèque, par prélèvement, par virement ou au moyen d une connexion dans la rubrique "Vos Comptes" de notre site. À ces appels de fonds s ajoutent, en fonction des décisions prises en Assemblée Générale, des appels de fonds pour les travaux à engager. Les appels de fonds permettent au syndic d assurer le paiement des fournisseurs de l immeuble, telles que l assurance, l électricité, la compagnie des eaux Le paiement tardif peut entraîner des difficultés de trésorerie aboutissant parfois à la rupture de fourniture. Par ailleurs et pour pallier à des décalages de trésorerie intervenant entre le rythme des appels de fonds (un quart du budget par trimestre) et la demande de paiement des fournisseurs (supérieur au quart du budget appelé notamment lors du premier trimestre), le législateur a mis en place une avance de trésorerie permanente. Cette dernière à hauteur d'un sixième du budget est constituée par les copropriétaires lors de leur acquisition et fait l objet d une restitution lors de la vente. Son réajustement est voté par l assemblée en fonction de l augmentation du budget. Lors de la tenue de l Assemblée Générale, le syndic, après avoir recueilli l approbation des comptes, procède à l arrêté des comptes annuels. Le bilan est établi entre les appels de fonds provisionnels effectués et les dépenses réelles, permettant ainsi d établir un solde définitif de régularisation. Lors de l établissement de ce solde, le propriétaire bailleur pourra d une part procéder à la régularisation de ses charges et d autre part connaître le montant déductible de ses impôts fonciers.

3 LE COMPTE BANCAIRE Le syndic de copropriété doit obligatoirement ouvrir un compte bancaire séparé au nom de chaque copropriété, afin d y déposer les fonds du syndicat des copropriétaires (art 18 loi du 10/07/1965 modifié loi du 13/12/2000). C est la règle. À ce titre aucun honoraire, quel qu il soit ne peut être facturé par le syndic au titre de la gestion de la copropriété au moyen d un compte séparé. C est alors juridiquement un compte ouvert au nom du syndicat, dont le mandataire est le syndic. Le client de la banque étant le syndicat des copropriétaires et non le syndic. Toutefois cette règle de principe supporte une exception. En effet, les copropriétaires en Assemblée Générale peuvent dispenser le syndic d ouvrir un compte bancaire séparé et demandé au syndic, à la majorité de l article 25, le dépôt des fonds sur un compte commun. Cette dispense est renouvelable et les copropriétaires doivent en fixer la durée. C est juridiquement un compte ouvert au nom du syndic. Le client de la banque est le syndic et non le syndicat. Enfin, certains syndics ont mis en place des «comptes individualisés», sortes d ersatz entre un compte séparé et un compte commun. Aucun texte ne prévoit cette solution qui laisse entendre aux copropriétaires, qu ils bénéficient d une gestion séparée, alors qu'ils se trouvent juridiquement dans la situation d un compte commun. Ce choix appartient au syndicat des copropriétaires et non au syndic. Le cabinet IFNOR en fonction des décisions des assemblées, gère les copropriétés au moyen d un compte commun ou d un compte séparé. Cette gestion conforme à la loi, ne supporte aucun honoraire supplémentaire. La rigueur de la tenue de la comptabilité et l outil informatique performant, permettent aux clients du cabinet une sérénité totale sur la représentativité des fonds clients. De plus, le cabinet IFNOR détient une garantie financière auprès de la SOCAMAB. CONCEPTS PHARES Assurances et copropriété Le syndic a l obligation de souscrire pour le compte de la copropriété une assurance "multirisque immeuble". Cette assurance a pour but de garantir les parties communes contre l incendie, les dégâts des eaux L assurance de l immeuble n intervient pas dans le cadre des sinistres entre deux occupants n affectant pas les parties communes et dont les dommages immobiliers sont inférieurs à (Convention Cidre). Il convient toutefois de tenir le syndic informé du sinistre. Dans le cas où une partie commune serait touchée, le syndic devrait faire une déclaration à l assurance de l immeuble. Vous trouverez sur note site à la rubrique "Assurance", les documents relatifs à la déclaration. CONTENTIEUX Dans le cadre de sa mission de gestion, le syndic doit veiller au bon paiement des appels de fonds adressés aux copropriétaires. À défaut de paiement, le syndic doit engager une action judiciaire à l encontre du copropriétaire défaillant, pour obtenir le recouvrement des sommes. À ce titre, les frais générés à compter de la lettre de mise en demeure, sont imputables au copropriétaire défaillant. Le syndic doit même en application de la jurisprudence de la cour de cassation, prendre une inscription d hypothèque, afin de sauvegarder les intérêts du syndicat. Par ailleurs et après une lettre de mise en demeure, constatant le défaut de paiement de la provision exigible prévue à l article 14-1, les autres provisions de l année non encore appelées deviennent également exigibles. Pour l ensemble de ces actions, le syndic en exercice et justifiant de comptes approuvés, peut engager de son propre chef une action judiciaire. En revanche pour la mise en œuvre de procédure immobilière ayant pour finalité la vente aux enchères du bien immobilier, un vote en assemblée est nécessaire. Cependant si vous veniez à rencontrer une difficulté financière passagère, n hésitez pas à prendre contact avec votre gestionnaire d immeuble.

4 MUTATIONS Lors d une mutation, le syndic de copropriété doit, sur demande du notaire, informer les parties de la situation technique, juridique, financière et administrative de la copropriété. Au préalable de la vente, un état daté est adressé au notaire. Cet état indique la situation comptable du vendeur et informe l acquéreur sur ses obligations à venir vis-à-vis du syndicat des copropriétaires. Lors de la mutation, le syndic rembourse au vendeur l'avance de trésorerie, qu il appelle à l acquéreur. Il procède également à l arrêté du compte du copropriétaire. L article 6-2 du décret du 17 Mars 1962 (modifié par le décret n du 27 Mai 2004 art5) fixe de manière légale la répartition de la prise en charge des éléments comptables : «À l occasion de la mutation à titre onéreux d un lot : 1 Le paiement de la provision exigible au budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur. 2 Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui du vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l exigibilité. 3 Le trop ou moins perçu sur provision, révélé par l approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l approbation des comptes». Par date d exigibilité, il convient de prendre en compte non pas la date de l Assemblée Générale qui a voté les travaux, mais la date à laquelle les appels de fonds sont faits par le syndic. Les parties peuvent sur ces points prendre des accords particuliers sur la prise en charge de ces fonds. Ces conventions n ont d effet qu entre les parties et ne sont pas opposables au syndicat des copropriétaires. À la suite de la vente, le notaire notifie au syndic la mutation, faisant de l acquéreur un nouveau copropriétaire. À réception de cette notification, le cabinet IFNOR adresse à ce nouveau copropriétaire, une demande de paiement pour constituer l'avance de trésorerie et une fiche destinée à recueillir des renseignements administratifs. ORDRE DU JOUR Après la réception de la convocation en Assemblée Générale, la mise en place d ordre du jour complémentaire n est plus possible. Depuis septembre 2004, les copropriétaires peuvent à tout moment notifier au syndic les questions à ajouter à l ordre du jour, si leur demande parvient au syndic avant l'établissement de la convocation. Dans le cas contraire, ces questions seront inscrites à l ordre du jour de l assemblée suivante. Il convient de préciser que la demande doit être faite par lettre en recommandée avec avis de réception. Le copropriétaire doit formuler sa demande. Pour cela, vous trouverez à la rubrique "Outils pratiques" un modèle de demande. TRAVAUX Vous souhaitez faire des travaux dans votre appartement, nous vous conseillons selon le type de travaux de : Vérifier la faisabilité des travaux envisagés au regard des obligations légales et du règlement de copropriété. Prendre l avis de votre conseil syndical. Demander au syndic de copropriété, l accord préalable, accord qui dans certains cas, nécessite un vote en Assemblée Générale des copropriétaires (cf. ordre du jour). Obtenir les autorisations administratives nécessaires.

5 Nous vous rappelons et sans que cela ne soit exhaustif, que pour des raisons d harmonie de l immeuble, vous ne pouvez de votre propre chef, bien qu ils constituent des ouvrages privatifs, modifier fenêtres et volets. Pour des raisons de structure, vous ne pouvez abattre des murs porteurs ou semi porteurs, ouvrir des portes dans ces derniers, faire un escalier intérieur. Vous ne pouvez modifier le passage de la colonne montante, des évacuations EU/EV, du chauffage collectif, faisant partie des installations communes et se trouvant dans le volume de vos parties privatives Afin d éviter toute obligation de remise en conformité, prenez le soin préalablement d obtenir les autorisations et accords nécessaires à la réalisation des travaux. Enfin pour le bon rapport de voisinage et le respect des réglementations, il convient que les travaux bruyants ne se fassent ni le week-end, ni tôt le matin ou en soirée. Veillez à prévenir vos voisins de la gêne occasionnée, vous constaterez alors que tout se passera plus facilement. Nous espérons que cette feuille de route a répondu à quelques-unes de vos questions, concernant la copropriété et son environnement juridique. Au cas où vous souhaiteriez plus d informations, n hésitez pas à vous connecter sur. Nous sommes heureux de vous communiquer ces informations et restons à votre disposition pour vous donner le meilleur conseil de location de votre bien ou de recherche de votre futur logement. Enfin, IFNOR vous renseigne sur la copropriété et la constitution de patrimoine défiscalisé.

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