CONTRAT DE MANDAT DE SYNDIC

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1 CONTRAT DE MANDAT DE SYNDIC ENTRE LES SOUSSIGNES : Le syndicat des copropriétaires de l immeuble sis : Spécialement représenté par Générale du Appelé ci-après «le syndicat» ET mandaté à cet effet par l Assemblée D UNE PART CRAUNOT SA, dont le siège social est situé 6 RUE DU FAUBOURG POIOSSONNIERE PARIS, représentée par son gérant, Monsieur Olivier CRAUNOT. CRAUNOT S.A titulaire de la carte professionnelle n G 3020 délivrée par la PREFECTURE DE PARIS, membre du Conseil Supérieur de l'administrateurs de biens C.S.A.B, garanti(e) par Société Mutuelle des Administrateurs de Biens SOCAMAB 18 rue Beaurepaire PARIS à concurrence de , assurée en responsabilité civile professionnelle par les ASSURANCES GENRALES DE France, police n , montant de la garantie , Cabinet VERLINGUE 12 rue KEROGAN QUIMPER CEDEX. Appelé ci-après «le syndic» D AUTRE PART IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : Par décision prise en l assemblée générale des copropriétaires du le Syndicat confie à CRAUNOT S.A. qui l accepte, les fonctions de syndic dudit ensemble immobilier, dans le cadre de la loi n du 10 Juillet 1965 et du décret n du 17 Mars 1967 modifiés aux clauses et conditions ci-après, jointes à la convocation et notifiées à l ensemble des copropriétaires. I - DUREE DU MANDAT : Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de Le.. /.. /.. pour se terminer.. /.. /.... mois commençant ce jour Le contrat ne pourra être résilié pendant cette période que dans les conditions suivantes : - par le Syndicat, pour motif grave et légitime porté à la connaissance du Syndic sur notification faite par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par le Président du Conseil Syndical (ce dernier devant être mandaté par le Conseil Syndical) ; l assemblée générale devant alors statuer à la majorité de l article 25 de la loi n du 10 juillet 1965.

2 -par le Syndic, à condition d en prévenir, par lettre recommandée avec accusé de réception, tous les copropriétaires au moins un mois à l avance, sauf stipulations contraires au Règlement de Copropriété, en indiquant les raisons fondées et légitimes de sa décision. II - MISSION DU SYNDIC : 1. GESTION DES PARTIES COMMUNES * Visite des locaux communs par le Syndic ou un de ses représentants. * Demande et étude comparative des devis. Le Syndic s engage à consulter les entreprises présentées par le Conseil Syndical * Commande, surveillance et contrôle des travaux de maintenance et non votés de manière spécifique en Assemblée Générale des copropriétaires. (au titre des travaux votés en Assemblées Générales ou suite à un vote ou bien encore des travaux d urgences, se reporter au chapitre des prestations particulières au présent contrat) ; * Souscription des contrats d entretien concernant les éléments d équipements communs (chauffage collectif, production collective d eau chaude sanitaire, adoucisseur d eau, ascenseurs, antennes collectives, ventilation mécanique contrôlée) et des parties communes, selon décision d Assemblée Générale ou après consultation du Conseil Syndical et dans la limite des montants des marchés et contrats fixés par l Assemblée Générale, surveillance de l exécution des prestations, application des pénalités contractuelles, suivi des clauses de révision de prix, mise en concurrence au moins tous les cinq ans après la prise d effet. 2. COMPTABILITE Le Syndic rappelle son obligation légale de tenir une comptabilité du Syndicat distincte de celle des autres copropriétés, et le Syndic s engage sur : * La répartition des dépenses entre les copropriétaires selon les dispositions légales. * Répartition annuelle des charges, établissement des appels de provisions chaque trimestre civil selon le budget voté par l Assemblée Générale des copropriétaires. * L émission d appels de fonds permettant de distinguer les charges courantes et les autres appels de fonds (travaux, provisions spéciales travaux, fonds de roulement ) * La tenue des comptes individuels des copropriétaires. * Après vérification, notamment des indexations éventuelles, le paiement des factures, effectué au maximum à 30 jours fin de mois du jour de réception de celles-ci (sauf litige, insuffisance de trésorerie) et dans le respect des conditions contractuelles. * Etablissement et envoi dans les délais des déclarations fiscales et sociales obligatoires. * La mise à disposition de tous les copropriétaires, des comptes et pièces justificatives des charges selon les modalités de consultation que le Syndic s engage à faire voter en Assemblée Générale. 3. GESTION ADMINISTRATIVE * Le syndic fournit des réponses écrites aux questions écrites des copropriétaires les concernant ou concernant la copropriété dans un délai maximum de trois semaines. * Réception des copropriétaires sur rendez-vous pendant les heures ouvrables du cabinet. * Etablissement et mise à jour permanente du carnet d entretien. * Diffusion à tous les copropriétaires des notes, circulaires nécessaires à leur information (frais de reprographie et postaux exclus) * Conservation des archives du syndicat (dossiers et procès verbaux d assemblées générales, comptes, plans éventuels, etc...) - 2 -

3 * Etablissement et mise à jour permanente de la liste des copropriétaires. 4. GESTION DES ASSURANCES * Souscription des polices après appel d offres ou étude comparative et consultation du conseil syndical. * Vérification annuelle du rapport des sinistres déclarés et négociation de l indexation annuelle de la prime. * Déclaration, et, suivi administratif des sinistres affectant les parties communes entrant dans le cadre de la convention C.I.D.R.E. * Encaissements des indemnités d assurance. 5. GESTION DU PERSONNEL EMPLOYE PAR LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES * Recherche (hors frais d annonce) et embauche, établissement du contrat et des avenants éventuels suite à consultation du conseil syndical. * Etablissement des bulletins de paie et paiement des salaires et indemnités diverses. * Tenue du livre des salaires. * Déclaration aux organismes sociaux et fiscaux. * Encadrement du personnel d immeuble (gardiens et employés de ménage). * Le syndic veillera au remplacement du personnel employé par les syndicats des copropriétaires durant les congés payés ou arrêts y compris si besoin est en adaptant les tâches demandées. 6. ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE (voir chapitre des prestations particulières du présent contrat). * Envoi au conseil syndical du projet de l ordre du jour et du budget prévisionnel. * Constitution du dossier de la convocation devant être diffusé, et, comprenant : - l ordre du jour avec les modalités de vote de chaque question - la situation comptable de fin d exercice, l état des dettes et des créances, le compte des recettes et des dépenses - s il existe un compte bancaire ou postal séparé le montant de son solde - la liste nominative des débiteurs et l état des impayés - le budget prévisionnel - les contrats dont celui du syndic, devis et marchés pour lesquels l assemblée générale doit prendre une décision (cette communication pouvant être remplacée par un tableau se synthèse) - le projet des résolutions en proposition de vote - le rapport éventuellement établi par le conseil syndical. * Envoi de la convocation et additifs éventuels (frais de recommandé, affranchissement et duplication exclus). * Etablissement des feuilles de présence. * Rédaction du procès-verbal (si l assemblée générale des copropriétaires ne désigne pas un autre secrétaire de séance). * Envoi du procès-verbal d assemblée générale à tous les copropriétaires (frais de recommandé, d affranchissement et duplication exclus). La notification aux opposants des décisions, absents et défaillants est effectuée par expédition postale en recommandé avec accusé de réception. * Tenue du registre des délibérations d assemblées générales III DEPOT DES FONDS * Dans le cadre de sa gestion courante le Syndic dépose sur un compte bancaire unique ouvert à son - 3 -

4 nom les fonds détenus au titre du Syndicat des copropriétaires, et respecte l obligation d une comptabilité indépendante de celle des autres copropriétés. Les coûts et produits provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce compte sont à la charge ou au profit du Syndic. * L ouverture d un compte bancaire séparé, ouvert au nom du syndicat, sera soumise au vote des copropriétaires en assemblée générale conformément à l article 18 de la loi n du 10 Juillet 1965 modifié par la loi n du 31 Décembre Les coûts et produits provenant de la gestion ou du fonctionnement de ce compte séparé sont à la charge ou au profit du Syndicat des copropriétaires (les conditions de rémunération du syndic sont précisées au chapitre des prestations particulières du présent contrat). En cas d ouverture d un compte bancaire séparé le Syndic choisira la banque et informera l assemblée générale des copropriétaires des conditions tarifaires de la gestion ou du fonctionnement imposées par la banque. Les fonds du syndicat bénéficient, dans tous les cas (compte bancaire séparé au nom du Syndicat ou compte ouvert au nom du Syndic) d une garantie financière assurée par le garant indiqué en page 1 du présent contrat. Le placement des fonds n est pas inclus dans la gestion courante (voir annexe 1 du présent contrat). * Si la trésorerie le permet, les provisions spéciales travaux, les provisions constituées pour tout autre cause ainsi que tous types de fonds détenus hors gestion courante, pourront être placés à la demande de l assemblée générale sur un compte spécifique. * Les intérêts en résultant bénéficiant au syndicat de copropriétaires ne sont pas remboursables lors des mutations. IV PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES CHARGES IMPAYEES * Les appels de charges ou appels de fonds sont, d une façon générale, payables à réception. * Par précaution, il est défini ci-dessous le processus de recouvrement applicable à compter de la date d émission de l appel en cas d impayés (les conditions de rémunération du syndic sont fixées par le présent contrat au chapitre des prestations particulières) : - Relance pré-contentieuse 20 jours après la date d exigibilité - Mise en demeure d avocat 15 jours après la relance pré-contentieuse - Saisie immobilière Cette procédure est engagée après autorisation de L assemblée générale * Il est suggéré aux copropriétaires rencontrant des difficultés financières de se mettre en rapport avec le service contentieux du syndic en vue d établir un échéancier des paiements. Si ce dernier est accepté par le Syndic le processus de recouvrement des charges impayées peut, en ce cas, être interrompu. Le non respect de l échéancier établi entraîne la reprise immédiate de la procédure. * Des intérêts de retard au profit du syndicat de copropriété sont calculés et imputés au copropriétaire défaillant à compter de la mise en demeure. Le taux de ces intérêts est le taux légal conformément aux dispositions de l article 36 du décret n du 17 Mars V - LITIGES * En cas de litiges pour l exécution du présent contrat, les parties s efforcent de trouver une solution amiable. A ce titre, le syndic accepte l intervention d associations d usagers et des syndicats - 4 -

5 professionnels, par l intermédiaire d une commission de conciliation. Cette démarche ne fait pas obstacle à la saisie par l une ou l autre des parties du Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l immeuble qui reste seul compétent. Il en est de même pour les litiges qui viendraient à naître entre le syndic et un ou plusieurs copropriétaires. * Le syndic s oblige à déclarer à son assurance responsabilité civile professionnelle, tout litige relevant de sa gestion, sur demande du conseil syndical ou de l assemblée générale ou sur l avis de la commission de conciliation paritaire. L assureur en responsabilité civile professionnelle du syndic est indiqué en page 1 du présent contrat. VI - HORAIRES DU CABINET Jours d ouverture Du LUNDI au VENDREDI Permanence téléphonique Du LUNDI au JEUDI : de 9H à 12H et de 14H à 17H Le VENDREDI : STANDART SUR REPONDEUR Définition des heures ouvrables : Du LUNDI AU VENDREDI : de 9H à 12H et de 14H à 17H VII LES HONORAIRES * Pour les prestations de gestion courante les honoraires forfaitaires annuels au titre de l exercice sont fixés à : Montant hors taxes Montant de la TVA 0,00 (au taux actuel de 19,6%, en cas de variation celle- ci sera répercutée) Montant toutes taxes comprises 0,00 * En cas de nomination en cours d exercice, il est appliqué un prorata temporis. * Pour la période comprise entre la fin de l exercice comptable et le renouvellement du contrat, les honoraires sont provisionnés au tarif de l exercice comptable passé et réajustés en fonction du nouveau tarif voté en assemblée générale. VIII LES AUTRES PRESTATIONS Les prestations qui sortent du cadre de la gestion courante, définie au point II ci-dessus, donneront lieu à facturation d honoraires suivant le barème figurant en annexe 1. IX RELATION AVEC LES FOURNISSEURS Choix des fournisseurs en pleine collaboration avec le conseil syndical et sur la base des seuls critères de la qualité, des délais d'intervention et des prix CRAUNOT S.A. s'interdit toute forme de rémunération, commission ou ristourne qui n'aient été portées à la connaissance de l'assemblée Générale X - LE REMBOURSEMENT DES FRAIS ET DEBOURS Pour les frais auprès des tiers, qu il sera amené à exposer dans le cadre de la gestion de la copropriété, CRAUNOT S.A. aura droit au remboursement sur justificatif: - 5 -

6 - Frais de timbre et acheminement pour la convocation des Assemblées Générales, la notification d un complément à l ordre du jour d une telle Assemblée, la notification du procès verbal de cette Assemblée, suivant tarifs postaux, - Frais de location d une salle pour les Assemblées et réunions du Conseil Syndical, - Frais pour l insertion dans des journaux d'annonces, lors de la recherche du personnel du syndicat, - Frais de location d un système de sonorisation. Cette liste n est pas limitative. XI - ELECTION DE DOMICILE Pour l'entière exécution des présentes, les parties élisent domicile : - Pour le syndicat, à l'immeuble - Pour le syndic, 6 RUE DU FG POISSONNIERE, PARIS Fait le de bonne foi, à, POUR LE SYNDIC POUR LE SYNDICAT - 6 -

7 ANNEXE 1 LES PRESTATIONS PARTICULIERES (Le taux de T.V.A en vigueur à ce jour est de 19,6%. En cas de variation, les honoraires TTC évolueront en conséquence.) Les prestations particulières, faisant l objet d une rémunération ou de débours, correspondent notamment à des tâches accomplies à l occasion de travaux et prestations inhabituelles pouvant concerner certains copropriétaires ou être exécutés en dehors des heures ouvrables. La liste des prestations particulières indiquées ci-dessous est limitative. TARIF HORAIRE APPLICABLE A TOUTES LES PRESTATIONS FACTUREES AU TEMPS PASSE Heures ouvrables Syndic, cadre, gestionnaire HT 65,55 TVA 12,85 TTC 78,40 Employé, secrétaire HT 53,36 TVA 10,46 TTC 63,82 Heures après 18h00 Syndic, cadre, gestionnaire HT 66 TVA 12,93 TTC 78,93 Employé, secrétaire HT 53,36 TVA 10,46 TTC 63,82 Heures après 20h00 Syndic, cadre, gestionnaire HT 96 TVA 18,81 TTC Employé, secrétaire HT TVA TTC TRANSMISSION DU DOSSIER AU SUCCESSEUR SYNDIC Droit fixe HT TVA TTC ETUDES JURIDIQUES, MODIFICATION DU REGLEMENT DE COPROPRIETE Facturation au temps passé PRESENCE AUX ASSEMBLEES GENERALES ET REUNIONS AVEC LE CONSEIL SYNDICAL Facturation au temps passé. Si le conseil syndical sollicite la présence d un spécialiste, celle ci sera facturée au temps passé. FRAIS ET DEBOURS - Location de salle extérieure et du matériel de sonorisation Aux frais réels - Postaux, affranchissement, frais de recommandé Aux frais réels - Tirage, photocopie noir et blanc facturation à l unité 0,15 HT TTC 0,18 - Tirage, photocopie couleur facturation à l unité 0.38 HT TTC Frais de changement d adresse TTC 6,10 - Gestion des données des compteurs individuels eau chaude ; froide ; chauffage par compteur et traitement/an 1.40 HT TTC Frais bancaires suite chèque impayé Aux frais réels - Frais d annonce pour recherche de personnel Aux frais réels - Mise en page et préparation de l ordre du jour forfait 40 HT/47,84 TTC - Reprise comptabilité ancien syndic 762,00 HT/911,36 TTC - Etude, suivi contentieux, assistance procédure, déclaration sinistre assurance et constitution de dossier à l avocat déclaration sinistre dommages ouvrage gestion des sinistres expertises : 70 HT/83,72 TTC - Modification du règlement de copropriété, cession de parties communes 70 HT/83,72 TTC - Frais de papeterie, mise sous pli, frais d envoi : aux frais réels ou sur justificatif et application des frais postaux - 7 -

8 ASSEMBLEE GENERALE SUPPLEMENTAIRE (hors frais et débours) Facturation au temps passé suivant tarif horaire ci-dessus. GESTION DES SINISTRES DONT LE MONTANT DES DESORDRES DEPASSE HT En cas de travaux faisant suite à un sinistre affectant les parties communes, entrant dans le cadre des garanties de l assurance de l immeuble ou de l assurance dommages-ouvrage et dépassant le cadre de la convention C.I.D.R.E (montant des désordres supérieurs à HT) les honoraires du Syndic sont facturés au temps passé au tarif des vacations et ce dans la limite des indemnités versées par la Compagnie d assurance. Ces honoraires sont perçus au titre des prestations suivantes: - Présence aux rendez-vous d expertise - Etablissement du dossier de consultation des entreprises pour la remise en état - Etude des devis avec l expert de la compagnie d assurance - Commande, suivi, et, réception des travaux - Etablissement du décompte définitif des travaux et des indemnités MUTATIONS d un lot ou d une fraction de lot : application de l article 90 de la loi n du 13 juillet 2006 : Pour le vendeur - Etablissement du questionnaire, situation financière, élaboration de l état daté, actualisation de l état daté, remise du carnet d entretien et des diagnostics : 260 HT SOIT 310,96 TTC - Réactualisation du questionnaire Au temps passé - Opposition sur le prix de vente Au temps passé Pour l acquéreur - Constitution du dossier, établissement du compte, situation financière prévisionnelle, information, renseignements administratifs mis à jour des fichiers, suite à la notification du notaire inclus Les copropriétaires vendeurs et acquéreurs devront veiller à indiquer au syndic leur adresse. HONORAIRES POUR TRAVAUX EN PARTIES COMMUNES (Travaux décidés en Assemblée Générale ou effectués en urgence et ratifiés ultérieurement par l Assemblée Générale.) 1 -Tarification pour gestion financière et administrative : 2 % HT (avec TVA de 19.6 %) sur le montant des dépenses HT 2 Tarification pour suivi des travaux: 2 % HT (avec TVA de 19.6%) sur le montant des dépenses HT CONSTITUTION, DEPOT, DOSSIER D EMPRUNT OU AIDE Ouverture de dossier Facturation au temps passé Gestion du prêt, sur le montant global de l emprunt 2 % TTC - 8 -

9 GESTION DU COMPTE BANCAIRE SEPARE Tenue du compte, établissement des rapprochements bancaires, établissement des règlements, redevance proportionnelle par compte de copropriétaire et par an HT TVA 4.90 TTC PLACEMENT DES FONDS AU PROFIT DU SYNDICAT Ces honoraires sont destinés pour partie à compenser les frais de garantie financière % HT du capital placé (par an avec application d un prorata temporis) PROCEDURES AU TITRE DU SYNDICAT AUTRES QUE LE RECOUVREMENT DES CHARGES - Constitution du dossier pour l avocat HT TVA TTC Suivi de la procédure, maintenance du dossier Facturation au temps passé - Présence aux expertises Facturation au temps passé RECOUVREMENT DES IMPAYES (à la charge des débiteurs - Art 10-1 de la loi du 13 juillet 2006) - Relance pré- contentieuse HT 8.36 TVA 1.63 TTC 9,99 - Mise en demeure par avocat Aux frais réels - Prise d hypothèque Aux frais réels RECOUVREMENT DES IMPAYES (à la charge du syndicat des copropriétaires) - Remise du dossier à l avocat, et gestion administrative du dossier Facturation au temps passé - Honoraires d avocat sur procédure Aux frais réels - Constitution dossier pour saisie immobilière Facturation au temps passé - Calcul des intérêts Facturation au temps passé - Suivi de la procédure Facturation au temps passé - Chèque rejeté, prélèvement impayé Facturation au temps passé - Présence aux expertises judiciaires Facturation au temps passé - Opposition sur saisie immobilière Facturation au temps passé PRESTATIONS EXCEPTIONNELLES non prévisibles et non prévues dans le contrat. Facturation au temps passé. Sauf raison de force majeure, le conseil syndical est préalablement avisé. DIVERS - attestation de créancier Facturation au temps passé - établissement contrats employés remplaçants Inclus dans les honoraires de base - copie du Règlement de Copropriété Facturation au temps passé - 9 -

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