Contrat de mandat de syndic de copropriété

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1 Contrat de mandat de syndic de copropriété

2 1. Parties au contrat Fonctions Durée du contrat Disposition fiscale Liste des prestations de gestion courante Forfait pour les prestations de gestion courante Liste et tarifs des prestations particulières Remboursement des frais Compte bancaire Élection de domicile Litiges Warmers 29 rue Marcel Dassault Boulogne-Billancourt contact@warmers.fr 2

3 1. Parties au contrat Le présent contrat est établi entre les soussignés : Le syndicat des copropriétaires de l'immeuble situé au représenté par spécialement mandaté à cet effet par l'assemblée générale du / / ci-après dénommé le syndicat, d'une part, et le cabinet Warmers et associés société à responsabilité limitée (S.A.R.L.) au capital de 1000 euros, située au 29 rue Marcel Dassault, Boulogne-Billancourt, inscrite au registre du commerce et des sociétés, S.I.R.E.T. nº , R.C.S. Nanterre, A.P.E. nº 6832A, représentée par monsieur Eric BALDASSARI, titulaire de la carte professionnelle nº 92/A/050, délivrée par la sous-préfecture des Hauts-de-Seine, responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de Generali, nº AL591311/25912, garantie financière souscrite auprès de la Compagnie Européenne de Garanties et de Cautions, nº 25912GES121, pour un montant de euros, ci-après dénommé le syndic, d'autre part. Il a été convenu ce qui suit : 2. Fonctions Le syndicat confère au cabinet Warmers et associés, qui accepte, les fonctions de syndic de l'immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi du 31 décembre 1985 et par la loi du 21 juillet 1994 et du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 9 juin 1986 et par le décret du 15 février 1995 ou texte à paraître. 3. Durée du contrat Le présent contrat est conclu pour une durée de 12 mois à compter de la date décidée durant l assemblée générale élisant le syndic, et à défaut de précision, au lendemain de l assemblée générale des copropriétaires. Le contrat ne pourra être résilié pendant cette période par le syndicat que pour motif légitime, l assemblée générale devant alors statuer dans les conditions de majorité des articles 25 et 25-1 de la loi du 10 juillet Le syndic, de son côté, pourra pendant la même période mettre fin à ses fonctions à condition d'en prévenir, sauf dispositions contraires du règlement de copropriété, chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 3 mois à l'avance, en indiquant les raisons fondées et légitimes de sa décision, et en convoquant à ses frais exclusifs une assemblée générale appelée à élire son successeur. 4. Disposition fiscale Toutes les sommes mentionnées dans le contrat sont toutes taxes comprises (T.T.C.) intégrant le taux actuel de 19,6 %. La taxe sur la valeur ajoutée (T.V.A.) en vigueur actuelle pour les travaux d entretien courant et travaux exceptionnels est de 7 %. 3

4 5. Liste des prestations de gestion courante 5.1. Conseil syndical précédant l'assemblée générale Présence du syndic et/ou de ses collaborateurs, selon les modalités suivantes : Présence pour une durée de : 3 heures (temps de présence supplémentaire facturé à la vacation). Jours possibles : du lundi au vendredi. Plages horaires possibles : 9h-12h, 14h-18h, 19h-23h. Possibilité d'une réunion le samedi, sur les plages horaires 9h-12h et 14h-18h, dans ce cas entièrement facturée à la vacation, au tarif des jours non-ouvrables (voir paragraphe 7.1). Établissement de l'ordre du jour. Établissement du budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical. Rédaction du compte rendu de la réunion à la demande du conseil syndical. Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. Réception du conseil syndical pour le contrôle des comptes annuels, à sa demande, aux heures ouvrables et sur rendez-vous. Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (hors frais d affranchissement) Assemblée générale annuelle Constitution du dossier d'assemblée générale. Préparation de l ordre du jour de l assemblée générale avec les membres du conseil syndical. Présence du syndic et/ou de ses collaborateurs, selon les modalités suivantes : Présence pour une durée de : 3 heures (temps de présence supplémentaire facturé à la vacation). Jours possibles : du lundi au vendredi. Plages horaires possibles : 9h-12h, 14h-18h, 19h-23h. Possibilité d'une réunion le samedi, sur les plages horaires 9h-12h et 14h-18h, dans ce cas entièrement facturée à la vacation, au tarif des jours non-ouvrables (voir paragraphe 7.1). Élaboration des convocations, des documents à joindre à la convocation, et des projets de résolutions. Envoi des convocations par lettre recommandée ou remise contre émargement si l assemblée ou le règlement de copropriété le prévoit (frais de recommandé remboursés). Dégagement, diffusion des conditions essentielles des contrats, devis et marchés. Établissement de la feuille de présence à l'assemblée générale, émargement, vérification des voix et pouvoirs. Rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale et tenue du registre des procès-verbaux. Notification du procès-verbal aux absents et opposants en lettre recommandée avec accusé de réception, et par lettre simple aux autres copropriétaires (frais de recommandé remboursés). Exécution des décisions de gestion courante. Affichage dans les parties communes de la copropriété d'un procès-verbal abrégé mentionnant les décisions prises en assemblée des copropriétaires et relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux. 4

5 5.3. Comptabilité générale de la copropriété En rapport avec le syndicat Compte bancaire séparé ou, le cas échéant, compte du cabinet en cas de dispense. Dans les deux cas, le prix du forfait pour les prestations de gestion courante reste le même (tel que défini au paragraphe 6.1). Tenue de la comptabilité générale de la copropriété ouverte au nom du syndicat des copropriétaires. Établissement des comptes de gestion générale et des annexes conformément au décret du 14 mars 2005 relatif au compte du syndicat des copropriétaires. Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. Mise à disposition des factures de l exercice comptable suivant les modalités définies en assemblée générale. Remise au syndic successeur de l'état financier de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat. Remise de la copie du dossier factures annuelles et copie des contrats au conseil syndical En rapport avec les copropriétaires Tenue des comptes individuels des copropriétaires. Appel de provisions de charges sur budget prévisionnel. Gestion des compteurs individuels d'eau chaude, d'eau froide, et calories chauffage et répartiteurs après la prise en charge de l'immeuble par le syndic. Répartition des dépenses annuelles entre les copropriétaires après approbation des comptes. Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires. Indication de la T.V.A. (à la demande d un ou plusieurs copropriétaires). Envoi du budget individuel en début d'année. Envoi trimestriel des appels de provisions de charges. Envoi trimestriel des appels de provisions sur honoraires du syndic. Sur demande et à titre indicatif, présentation au propriétaire bailleur de la répartition des charges récupérables et non récupérables auprès des locataires (cette prestation gracieuse ne peut engager la responsabilité du syndic). Établissement et envoi des décomptes individuels aux copropriétaires Comptes fournisseurs factures Vérification et paiement des factures aux fournisseurs : ventilation selon le plan comptable et les clés de répartition des dépenses prévues dans le règlement de copropriété. Transmission des attestations de T.V.A. 7 % aux fournisseurs Assurances Souscription des polices d assurances au nom du syndicat, en adéquation avec la situation de la copropriété et avec l accord préalable du syndicat. Déclaration des sinistres affectant les parties communes et/ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes. Règlement des indemnités aux bénéficiaires. Gestion et suivi des dossiers sinistres. Encaissement pour le compte du syndicat des indemnités relatives aux dommages Gestion des parties communes et équipements communs 3 réunions avec le conseil syndical (toute réunion supplémentaire est facturée à la vacation, voir paragraphe 7.2.2). Présence du syndic et/ou de ses collaborateurs, selon les modalités suivantes : Présence pour une durée de : 3 heures (temps de présence supplémentaire facturé à la vacation). Jours possibles : du lundi au vendredi. 5

6 Plages horaires possibles : 9h-12h, 14h-18h, 19h-23h. Possibilité d'une réunion le samedi, sur les plages horaires 9h-12h et 14h-18h, dans ce cas entièrement facturée à la vacation, au tarif des jours non-ouvrables (voir paragraphe 7.1). 10 visites annuelles des locaux communs par le syndic ou son représentant, accompagné ou non par un membre du conseil syndical. Rédaction et diffusion au conseil syndical d un compte-rendu de visite. Contrôle de l exécution des travaux d entretien courant. Veiller à l exécution des réparations d entretien courant ou présentant un caractère d urgence et nécessaire à la sauvegarde de l immeuble. Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats dans le cadre du budget prévisionnel. Appels d'offres, études des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises, lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'article 45 du décret du 17 mars Suivi des diagnostics/dossiers obligatoires. Rappel du respect du règlement de copropriété aux copropriétaires. Établissement et mise à jour du carnet d'entretien pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret nº du 30 mai Exécution et suivi de l'application des décisions de l'assemblée générale relatives à la gestion courante. Gestion des urgences sur sites : déplacement, mise en œuvre des mesures conservatoires conformément à l'article 37 du décret n du 17 mars Notification des travaux nécessitant l'accès aux parties privatives. Représentation du syndicat aux assemblées générales et conseils syndicaux d'une structure particulière (syndicat secondaire, A.S.L., union des syndicats, A.F.U.L.). Présence du syndic et/ou de ses collaborateurs, selon les modalités suivantes : Présence pour une durée de : 3 heures (temps de présence supplémentaire facturé à la vacation). Jours possibles : du lundi au vendredi. Plages horaires possibles : 9h-12h, 14h-18h, 19h-23h Gestion du personnel d'immeubles Management du personnel : recherche et entretien préalable à l'embauche (hors coût de la publication des annonces), gestion des remplacements pendant les congés, les arrêts maladie et maternité, proposition et gestion des formations du personnel du syndicat. Engagement, établissement du salaire de base et du contrat et le cas échéant ses avenants. Attestations et déclarations obligatoires. Tenue des registres, établissement des bulletins de paie. Déclaration aux organismes sociaux et fiscaux. Répartition des tâches. Gestion du document unique d'évaluation des risques (D.U.E.R.). Préparation du dossier de retraite. Gestion de la prévoyance. Déclaration d'accident, attestations/déclarations diverses. Suivi du registre des réclamations mis à la disposition du gardien. Contentieux social. Inspection du travail. Suivi de procédure pour licenciement. Contrôle U.R.S.S.A.F. 6

7 5.7. Recouvrement Modalités de recouvrement des charges ou appels de fonds : les charges ou appels de fonds sont d'une façon générale payables à la date d'exigibilité portée sur l'avis. Les appels de charges sont exigibles du 1 er au 5 de chaque trimestre. Recouvrement des impayés. Deux types d impayés : sur charges et sur travaux. Inclus le rejet de chèque, de T.I.P., de prélèvement. Envoi d'une première relance en lettre simple aux copropriétaires défaillants. Deuxième et dernière relance par lettre recommandée avec accusé de réception, 30 jours après la date d exigibilité (frais de recommandé remboursés, à la charge du copropriétaire défaillant). Arrangements et procédures amiables (échelonnement de la dette avant le contentieux de recouvrement) Contentieux général et litiges en défense Actions de recouvrement de droit commun. Suite à l échec des arrangements et procédures amiables, les pénalités et les intérêts de retard par jour calendaire sont au profit du syndicat. Constitution du dossier des impayés, envoi à l huissier et à l avocat pour le suivi de la procédure en référé. Suite à la mise en demeure restée infructueuse effectuée par l huissier (loi du 10 juillet 1965, article 10-1), mise en place de la procédure au fonds auprès des instances judiciaires : saisine du tribunal et inscription d'une hypothèque légale sur le lot et annexes (loi du 10 juillet 1965, article 19) concernant la créance du syndicat des copropriétaires pour le paiement des charges communes et des contributions aux divers fonds de prévoyance, travaux, etc. Cette saisine du tribunal et inscription hypothécaire comprend l inscription hypothécaire, les droits d enregistrements, les émoluments du notaire et les émoluments de l avocat Communication Internet Accès internet dédié à la copropriété. Consultation des documents comptables : grand livre, opérations comptables, factures fournisseurs, lots et copropriétaires, balances comptables. Consultation du carnet d entretien. Procès-verbal des Assemblées Générales. Règlement de copropriété. Consultation des archives de la copropriété. Contrat de syndic Warmers. Compte-rendu des visites du syndic. Toutes les communications du syndic à l attention des copropriétaires Divers Détention, conservation des archives du syndicat. Réception des copropriétaires, sur rendez-vous, pendant les heures ouvrables. Frais de déplacement. Transmission des archives au syndic successeur. Élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur. Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat. 7

8 6. Forfait pour les prestations de gestion courante 6.1. Montant du forfait Pour les prestations de gestion courante, définies au paragraphe 5, les honoraires annuels du syndic, pour l'année, sont fixés à TTC pour lots (T.V.A. : 19,6 %) Révision du forfait Les honoraires fixés évolueront de plein droit suivant l indice annuel I.L.A.T. de l I.N.S.E.E., et décision votée en assemblée générale Appel des honoraires du syndic Les honoraires seront à régler indépendamment des charges de copropriété, et exigibles du 1 er au 5 de chaque trimestre. 8

9 7. Liste et tarifs des prestations particulières 7.1. Vacation (débours non compris) Les jours et heures ouvrables sont du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 14h à 18h. Coût de la vacation aux jours et heures ouvrables Coût de la vacation hors jours et heures ouvrables 60 TTC de l'heure 72 TTC de l'heure La vacation couvre le temps passé pour la prestation, et le cas échéant la durée du trajet Prestations imputables au syndicat Reprise de comptabilité... à la vacation Frais de prise en charge de la copropriété en cas de difficultés liées à la transmission des dossiers par le prédécesseur lors de l'entrée en fonction du syndic Assemblée supplémentaire, assemblée spéciale, assemblée extraordinaire... à la vacation Tenue d une assemblée supplémentaire, telle que l'assemblée sur seconde convocation, l'assemblée urgente (sinistre, etc.), l'assemblée en cas de destruction de l immeuble. Tenue d une assemblée spéciale, fondamentalement différente puisqu elle ne réunit pas tous les copropriétaires. Tenue d une assemblée extraordinaire, motivée par le conseil syndical ou les copropriétaires, la demande d autorisation émanant d un copropriétaire, les travaux ou opérations juridiquement obligatoires, les travaux techniquement obligatoires, les instances judiciaires. Le particularisme des assemblées extraordinaires est réduit aux conditions dans lesquelles elles doivent ou peuvent être convoquées Procédures expertises, en demande ou défense... à la vacation Études diverses : fiscales, sociales, juridiques, travaux d'amélioration, modification du règlement de copropriété... à la vacation D.P.E. collectif et audit énergétique de la copropriété... % à voter en AG Copropriétés de 49 lots ou moins (avec chauffage collectif) : vote de l assemblée pour la réalisation d un dossier D.P.E. collectif pour les parties communes et parties privatives, appel d offre auprès des sociétés spécialisées et diagnostiqueurs certifiés C.O.F.R.A.C., mise en place d un plan travaux portant sur les parties communes et privatives. Copropriétés de 50 lots ou plus (avec chauffage collectif) : une première assemblée vote pour la réalisation d un dossier audit énergétique. Une seconde assemblée vote pour la continuation vers un C.P.E. ou plan pluriannuel Suivi des travaux exceptionnels ou d'amélioration décidés par l'assemblée générale... % à voter en AG Cette prestation comprend la participation à la définition de l'appel d'offre et à l'analyse des devis, la recherche et l'encadrement d'un maître d'œuvre, la commande des travaux, la souscription des assurances, la participation aux réunions de chantier, la réception des ouvrages. Les honoraires du syndic sont établis à partir du montant hors taxes des devis Obtention des autorisations administratives dans le cadre des dossiers de gros travaux TTC 9

10 Rémunération du syndic pour placement des fonds et affectation des intérêts... % à voter en AG Si le syndicat décide d'ouvrir un compte spécial destiné à recevoir toutes sommes correspondant aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs et à toutes indemnités pouvant revenir au syndicat, ce compte sera générateur d'intérêts revenant au syndicat des copropriétaires selon les modalités fixées par l'assemblée générale Frais de photocopies, à la page, hors prestations incluses dans le forfait de gestion courante : 1 à ,20 TTC 201 à ,15 TTC Plus de ,10 TTC 7.3. Prestations imputables au copropriétaire concerné Constitution des dossiers de subvention, souscription et gestion d'emprunts... à la vacation A.N.A.H., O.P.A.H., A.D.E.M.E., éco-prêt, F.S.L., le 1 % patronal, copropriété objectif climat, crédit d impôt Frais de mutation à titre onéreux à la charge du vendeur : Lot principal TTC Lot secondaire vendu séparément TTC Le syndic établit l état daté en trois parties (décret nº du 27 mai 2004, en vigueur le 1 er septembre 2004). Comme il s agit d une dépense faite dans le seul intérêt du copropriétaire vendeur, elle est imputée immédiatement à celui-ci (article 1 de l arrêté 83/50A du 3 octobre 1983). 8. Remboursement des frais En sus de ses honoraires de gestion courante, le syndic aura droit au remboursement, par le syndicat, des frais et débours engagés pour le compte de ce dernier, tels que : Frais de recommandé de mise en demeure liée au copropriétaire défaillant (recouvrement / nonrespect du règlement de copropriété, etc.). Frais de recommandé liés à l'envoi de la convocation et du procès-verbal de l'assemblée générale. Frais de tirage des documents à joindre à la convocation (devis, plans, descriptifs, etc.). Frais de recherche de concierges, gardiens, employés (annonce presse, etc.). Location d'une salle extérieure pour les diverses réunions. 9. Compte bancaire Conformément à l article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée par celle du 31 décembre 1985, modifié par la loi solidarité et renouvellement urbains (S.R.U.) nº du 13 décembre 2000, le syndic dépose toutes les sommes ou valeurs reçues au nom et pour le compte du syndicat sur un compte bancaire ou postal séparé ouvert au nom du syndicat. Les produits ou charges financiers sont affectés au syndicat. En cas de dispense, et conformément à la loi 70-9 du 20 janvier 1970 et l'article 35 du décret nº du 17 mars 1967 pris en application de la loi nº du 10 juillet 1965, ainsi qu à la décision de l assemblée générale en date du / /, le syndic est autorisé à déposer toutes les sommes ou valeur reçues au nom et pour le compte du syndicat sur un compte unique ouvert au nom du syndic. Les produits ou charges financiers sont affectés au syndic. 10

11 10. Élection de domicile Pour l'entière exécution des présentes, les parties élisent domicile : Pour le syndicat, adresse de l'immeuble : Pour le syndic, adresse de ses bureaux : 29 rue Marcel Dassault, Boulogne-Billancourt. 11. Litiges En cas de litige pour l exécution du présent contrat, le tribunal du lieu de la situation de l immeuble est seul compétent. Fait au cabinet du syndic, en deux exemplaires, en application de l article 1325 du code civil, dont l un a été remis au signataire représentant le syndicat, qui le reconnaît, et dont l autre est conservé par le syndic de copropriété et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l article 2004 du code civil. Nombre de pages : Nombre de ratures : Fait à Le / / Le syndic (Signature, précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé") Le syndicat (Signature, précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé") 11