Comptabilité et gestion Outils informatiques 29 mars 2014

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1 Outils de Communication Comptabilité et gestion Outils informatiques 29 mars 2014

2 Sommaire SOMMAIRE Comptabilité : papier ou informatisée? Avantages et contraintes Les outils informatiques Quelle comptabilité? Quels outils? Applications

3 Comptabilité: papier ou informatisée? La problématique est la même que celle de la bureautique: Rédiger un texte à la main ou utiliser un traitement de texte? La question ne se pose pratiquement plus.

4 Comptabilité: papier ou informatisée? Comptabilité papier Avantages : Investissements peu coûteux (registres) Contraintes : corrections difficiles classements et calculs manuels donc fastidieux Utilisable par les très petites structures non informatisées.

5 Comptabilité: papier ou informatisée? Comptabilité informatisée Avantages : rapidité sécurité corrections aisées avant validation répétitivité automaticité des classements et des calculs Contraintes : investissement en matériel et logiciel connaissances minimales en informatique difficulté de trouver un outil adapté aux besoins formation à prévoir perte de données possible (sauvegardes)

6 Pour gérer financièrement une association, on doit: 1. Tenir une comptabilité minimale 2. Établir des budgets prévisionnels, même élémentaires 3. Suivre et prévoir sa trésorerie

7 1) QUELLE COMPTABILITE? De trésorerie (ou Recettes/dépenses) D engagement (ou en Partie double)

8 Comptabilité de trésorerie (ou recettes / dépenses) On n enregistre que les sommes effectivement encaissées et dépensées (c est la compta du relevé de compte bancaire). Cette technique ne comptabilise pas les investissements, les dettes et les créances. Exemple: si on achète un ordinateur qu on ne paie que 2 mois plus tard, l achat ne sera enregistré que 2 mois après sa mise en service, lors du paiement. Même chose pour un client qui ne règle que 3 mois après livraison. Si l activité fonctionne majoritairement de cette façon, ce type de comptabilité ne rend pas compte de la situation financière réelle de l association, c est-à-dire son bilan.

9 Comptabilité de trésorerie (ou recettes / dépenses) Document de synthèse unique: compte de résultat recettes/dépenses Dépenses Achat fournitures Location salle Subventions Cotisations.. Recettes Cette comptabilité ne convient qu à des structures qui ont peu de matériel ou/et qui n ont pas beaucoup de dettes et de créances (et qu ils peuvent donc gérer en extracomptable, dans des dossiers papier : ex. classeur pour les factures à régler, liste du matériel possédé)

10 Comptabilité d engagement (ou en partie double) Chaque écriture comptable fait l objet de 2 opérations. Exemple 1: on facture une vente au client X qu il ne règle pas immédiatement : 1) On enregistre la vente (op. 1) 2) et la créance du client (op. 2) Lorsque le client règle sa facture: 1) On enregistre l annulation de la créance de X (op. 1) 2) et l encaissement du paiement (op. 2)

11 Comptabilité d engagement (ou en partie double) Exemple 2: On achète un ordinateur: 1) On enregistre l achat en immobilisation, et la dette au fournisseur. L ordinateur est alors comptabilisé dans les investissements Lorsqu on règle le fournisseur: 2) On annule la dette au fournisseur, et on enregistre le paiement. Toutes les immobilisations, toutes les dettes et créances restent inscrites (dans le bilan) tant qu elles existent.

12 Comptabilité d engagement (ou en partie double) Documents de synthèse : compte de résultat & bilan Compte de résultat Charges Achats Locations Produits Ventes Subventions Cotisations Cette comptabilité est indispensable: Si l association a beaucoup de matériel Actif (Besoins) Matériel Créances Si l association a des dettes permanentes Bilan Passif (Ressources) Fonds assoc. Emprunts Dettes Si l association a des clients à terme, ou des en-cours importants

13 Comptabilité d engagement (ou en partie double) Les associations peuvent être amenées à tenir une comptabilité d engagement dans plusieurs cas : L association est employeuse et verse des salaires L association est fiscalisée sur tout ou partie de son activité (TVA) L association doit rendre des comptes sur sa gestion financière à ses partenaires Les statuts de l association peuvent prévoir l obligation d établir des comptes annuels Il existe des règles particulières à certains secteurs d activité (sanitaire et social, jeunesse et éducation, formation professionnelle et agences de voyages) Certaines associations sont également soumises à l obligation légale de commissariat aux comptes : Financements publics (subvention en espèces, mise à disposition) > 153 k ; Dons et mécénat (dans le cadre des reçus fiscaux) > 153 k ; Activité économique importante, dépassant deux des trois seuils suivants : 50 salariés, k de ressources et k de total de bilan. Associations reconnues d utilité publique

14 2) QUELS OUTILS? Remarque : la liste suivante n est pas exhaustive mais donne les outils les plus connus et réputés, gratuits ou payants, et fonctionnent sous Windows. Ce sont soit des logiciels indépendants, soit des tableurs fonctionnant sur Excel. Dans certains cas, nous n avons pas trouvé l équivalent pour Open Office.

15 Compta de trésorerie: Nom Editeur Caractéristiques Gestion des membres site MicroCompta François LOUP Gratuit Excel et Open Office Très petites associations Non B-association B-association Gratuit - Logiciel propriétaire Gestion des membres et du matériel (<40). Sinon 65 Oui Ciel Associations Ciel! Payant (à partir de 74 ) Logiciel propriétaire Gestion des membres Oui EBP mon association EBP Payant (à partir de 79 ) Logiciel propriétaire Gestion des membres Oui On peut trouver de nombreux logiciels sur internet, mais les qualités et les prix sont très variables, donc attention!

16 Compta d engagement: Nom Editeur Caractéristiques Gestion des membres site Outil-comptabilité Solfia Gratuit - Tableur Excel Non (recherche : ˮcomptabilitéˮ) MicroComptaEng François LOUP Gratuit Excel et Open Office Non Oxygène V8 Memsoft Gratuit logiciel propriétaire pour entreprise Non Ciel Compta Ciel! Payant (à partir de 100 ) compta d entreprise adaptable Non EBP compta EBP Payant (à partir de 100 ) compta d entreprise adaptable Non Il existe de très nombreux logiciels de comptabilité d engagement à trouver sur internet, mais les prix sont souvent importants

17 Outils de gestion financière: Nom Editeur Type Caractéristiques site PréviTab François LOUP Gratuit - Tableur Excel uniquement Dossier financier prévisionnel complet pour partenaires financiers. Toutes structures Plan de trésorerie Solfia Gratuit tableur Excel Prise en compte ou non de la TVA (recherche : ˮplan de trésorerieˮ) Plan_tresorerie François LOUP Gratuit - Tableur Excel et Open Office Modifiable Il est facile de trouver sur internet des tableaux de trésorerie, qui sont tous sur le même principe simple. Se contenter des offres gratuites.

18 Les logiciels en ligne Il existe de plus en plus de nouveaux services informatiques en ligne, dans le cadre d un concept appelé «Cloud» ou nuage. Accès possible depuis plusieurs postes. Il suffit de s inscrire en ligne. Les données sont stockées en ligne et peuvent être téléchargées pour édition. Les coûts sont moins élevés que ceux des logiciels en local, et souvent gratuits pour les versions de base.

19 Voici quelques services en ligne: Nom Editeur Type Caractér. Site Gérer-mon-association Log. en ligne Gratuit 89 adh. 1 à 2 /mois ensuite Asso gérermonassociation AssoRD I-programmes Log. en ligne Gratuit 40 adh. 20 /an 100 adh. Lestasse Brusley Log. en ligne Gratuit 30 adh adh. ociation fr/ asso.com Citizen comptabilité Citizen Place Log en ligne À partir de 59 /an ptabiliteassociat ion.com Ici encore il existe de nombreuses solutions, mais du fait que les données sont en ligne, vérifier le sérieux de l entreprise et la possibilité de télécharger et sauvegarder vos données sous un format connu. Consulter aussi les conditions d hébergement et les garanties.

20 Applications Utiliser la compta de trésorerie: Sur Excel : MicroCompta Logiciel : B-association Utiliser la compta d engagement: Sur Excel : MicroComptaEng Etablir des budgets Sur Excel : budget recettes/dépenses PréviTab (partie double) Prévision de trésorerie

21 Et maintenant, Au travail! François LOUP :

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