Guide de gestion des dépenses sur la mesure «appui aux microprojets»

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1 Guide de gestion des dépenses sur la mesure «appui aux microprojets» FSE en Ile-de-France Cette action est soutenue par le Fonds social européen et la Région Ile-de-France

2 Sommaire I) Dépenses éligibles et justification des dépenses A) Dépenses directes - Charges de personnel - Dépenses de fonctionnement - Prestations externes B) Dépenses indirectes (frais de structure) C) Dépenses en nature II) III) IV) Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur les factures Comptabilisation des ressources du projet Rappel concernant les modalités d enregistrement des dons et cotisations V) Versement des avances et du solde de la subvention FSE VI) VII) Le contrôle sur site en cours ou en fin de projet Rappel de vos obligations contractuelles VIII) Annexes - Barème fiscal en vigueur (lien web) - Notes de frais (déplacement / hors déplacement) - Reçu de dons - Facture type - Fiche de temps et fiche d émargement - Modèle de compte-rendu Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 2 sur 12

3 Votre projet a été retenu dans le cadre de la mesure «Appui aux microprojets» FSE 423. La convention que vous avez signée avec le FONJEP vous engage à certaines obligations concernant la validation des dépenses effectuées au titre de votre microprojet. I) Dépenses éligibles et justification des dépenses Moyens de paiement autorisés : 1. Les seuls moyens de paiement autorisés durant la période et les actions financés sont : le chèque, la carte bleue, ou le virement bancaire. le compte bancaire utilisé doit être le même pour toutes les dépenses liées au projet durant toute la durée du financement. 2. Dans le cas de facture dont le paiement a fait l objet d une avance par un membre de la structure (salarié, bénévole) soit en espèces, soit avec un moyen de paiement personnel, la re-facturation à la structure devra être faite par le biais d une note de frais avec un remboursement par chèque, carte bleue ou virement. Vous pourrez soit utiliser vos propres modèles de notes de frais si vous en possédez, soit utiliser celles fournies par le FONJEP (cf. annexe A). Les copies de factures devront également être attachées à la note de frais. Sur chaque facture ou note de frais, doivent être indiqués : - le numéro du chèque, - le nom du titulaire du compte bancaire et les coordonnées de la banque - la date d acquittement de la dépense (cf. relevé bancaire) ATTENTION Les règlements en espèces ne sont pas admis dans la gestion de fonds européens A) Les dépenses directes Il s agit des dépenses directement issues de la mise en œuvre du projet (location de salles, fournitures administratives, déplacements, etc.) et qui peuvent faire l objet de justificatifs (factures, notes de frais) pouvant être rattachés à 100% au projet financé. Dans certains cas, on appliquera un taux de prise en charge au prorata temporis. Ex. une facture annuelle d assurance sur un projet financé sur 6 mois, le taux de prise en charge sera de 12 mois/6 mois, soit 0,5 ou encore 50%. Les achats de biens, fournitures et services inclus dans les postes «Dépenses directes de fonctionnement», «Dépenses directes liées aux participants à l opération» et «Dépenses directes de prestations de services» sont effectués, en fonction de la structure bénéficiaire, en appliquant l un des cadres suivants : - le code des marchés publics ; - l ordonnance n du 6 juin 2005 ; - pour les organismes bénéficiaires ne relevant pas des deux premières hypothèses, la réalisation d une mise en concurrence en vue de sélectionner l'offre économiquement la plus avantageuse. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 3 sur 12

4 1. Charges de personnel Les salaires et charges sociales concernant les personnes travaillant sur le projet sont pris en charge. Afin de pouvoir justifier le temps de présence des salariés passé sur le projet financé par le FSE, un certain nombre de documents sont nécessaires. Si une personne est à 100% de son temps de travail sur le microprojet : 100% du salaire et des charges sociales afférentes seront retenues. Pour justifier de cette dépense, la fiche de paie du salarié est demandée, ainsi que la DADS Déclaration Automatisée des Données Sociales. Celle-ci doit mentionner le nombre d heures théorique effectué par mois (temps plein = 151,67h par mois) Chèque Emploi associatif Si une personne n est pas à 100% de son temps de travail sur le microprojet : Attention, les attestations d emploi délivrées par Chèque Emploi Associatif n indiquent pas toujours le nombre d heures mensuelles. Il faudra donc, dans ce cas, fournir le contrat de travail de la/des personne(s) concernée(s) dans lequel sera inscrit le nombre d heures travaillé par mois. Les personnes devront réaliser des fiches de temps mensuelles (voir annexe D). Ces fiches devront être conservées et une copie devra être fournie au FONJEP avec la copie du bulletin de paie correspondant. Attention : la fiche temps est une déclaration du temps effectivement passé sur le FSE. Elle doit être signée par le déclarant pour être recevable. Dans ce cas, la prise en charge des dépenses s effectue de la manière suivante : Nbre d heures dédiées au projet et déclaré dans la fiche de temps = X% Nbre total d heures du mois inscrit sur la fiche de paie - congés payés acquis (pour 7h/jour) - jours fériés (pour 7h par jour) + heures supplémentaires X% sera le taux de prise en charge par le FSE du salaire brut, des charges patronales et autres charges liées aux salariés : médecine du travail, tickets restaurant (part employeur), éventuels avantages sociaux (si ces derniers sont inscrits dans un accord d entreprise ou convention collective). Exemple : Mme Dupont travaille à temps plein, soit 151,67h/mois. En mars, elle a consacré 35h de son temps au projet financé par le FSE, elle a acquis 2,5 jours (2,5*7h=17,5h) de congés sur ce même mois, il n y a pas d heures supplémentaires à comptabiliser, pas de jour férié. = 35h/(151,67h-17,5h)=35/134,17=0,26 : c est le coefficient à appliquer sur le salaire brut + charges patronales du mois de mars de Madame Dupont. Si je bénéficie d une aide au poste ou d un contrat aidé? Emploi tremplin, CUI/CAE, poste FONJEP sont des aides au poste. Le montant de ces aides sera déduit du coût global du salarié concerné. Le montant de salaire indiqué en dépense prendra donc uniquement en compte la part résiduelle restant à la charge de votre structure. Pour les salariés dédiés à moins de 100% sur le projet financé, application de la même méthode de calcul que précédemment mais sur le montant résiduel (une fois déduite l aide au poste). Exemple : un salarié coûte euros (brut + charges patronales) par mois, vous touchez 900 euros d aide au poste. Le FSE prendra en charge les euros restant. Justificatifs : il faudra, dans ce cas, en plus de la fiche de paie, fournir une copie des attributions de versement de l aide au poste. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 4 sur 12

5 Les cotisations de médecine du travail sont prises en charge à 100% ou en fonction des heures déclarées sur le projet financé. Justificatif : copie de la facture et/ou appel de cotisation de votre organisme de service de santé au travail détaillant les salariés concernés. Attention : Les tickets restaurant Pour chaque personne travaillant sur le projet financé par le FSE, les convocations aux réunions ainsi que les agendas de la période concernée devront être conservés comme justificatif du temps passé sur l action et pourront être consultés lors des contrôles. Prise en charge des tickets restaurant (part employeur) à 100% ou en fonction des heures déclarées sur le projet. Justificatif : copie de la facture des tickets restaurant de l entreprise avec inscription sur les bordereaux des mentions suivantes : - nom du salarié concerné - prix total des tickets restaurant : part entreprise + part salarié - nombre de tickets pris en charge par le FSE si le salarié est à 100% sur le projet - calcul du montant à rembourser par le FSE si le salarié ne consacre pas tout son temps au projet. La mise à disposition de personnel est une dépense éligible à condition qu une convention de mise à disposition soit signée entre les deux structures. Justificatif : - copie des feuilles de paie de la personne concernée - fiches de temps si la personne n est pas à temps plein sur le projet - copies des factures de cette mise à disposition Vérification de l acquittement des rémunérations et des charges sociales Pour être retenue comme dépense éligible par le FSE, chaque dépense que vous faites sur le projet financé doit pouvoir faire la preuve de son acquittement (montant débité, visible sur les relevés bancaires). Il en va de même pour les salaires, leur acquittement sera contrôlé via les relevés bancaires fournis. Justificatif : fiche de paie et relevés bancaires La vérification de l acquittement des charges sociales sera faite uniquement en fin de projet. Justificatif : vous devrez demander une attestation à chaque caisse (retraite, pôle emploi, urssaf) certifiant que vous êtes à jour dans le paiement de vos cotisations jusqu à la date de fin du projet. Les charges sociales devront être déjà réglées au moment du contrôle final, sinon, elles ne seront pas retenues. 2. Dépenses de fonctionnement 2.1 Achats et fournitures Est considéré comme achat et fournitures tout matériel consommable (papeterie, fournitures administratives) et petits matériels non amortissables (valeur inférieure ou égale à 500 euros HT l unité). Le service FSE vérifie lors du bilan d exécution que l achat est bien «utile» pour la mise en place du projet. En cas de doute, n hésitez pas à nous contacter avant d engager la dépense. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 5 sur 12

6 2.2 Publication, communication Plaquettes, dépliants, panneaux, cartes de visite, papier à en-tête sont des dépenses éligibles. Ils doivent faire apparaître de manière obligatoire les logos du FSE et du Conseil régional d Ile-de-France. Le coût unitaire doit être inférieur à 500 euros HT pour un outil de communication destiné à durer (ex. enseigne pour une boutique ou local avec accueil de public), sinon, il sera considéré comme une dépense d investissement (immobilisation) et ne pourra être pris en charge par le FSE. L obligation de publicité Tous vos supports de communication financés par le FSE et par le Conseil régional d Ile de France doivent obligatoirement en faire la publicité en utilisant les logos cidessous : Fonds social européen 2.3 Locaux : locations, entretien Le justificatif doit être une quittance de loyer ou une facture du trésor public pour des locaux municipaux. Les questions à se poser pour chaque dépense - la dépense a-t-elle un lien avec l action? - la dépense est-elle prévue dans le budget? - quel est le montant de la dépense? - quel est le mode de paiement utilisé (qui, quand et comment?) - est-ce que je possède une facture conforme ou une pièce comptable qui permet de justifier cette dépense et son lien avec l action? 2.4 Déplacements, missions (hors participants) Il s agit des frais de déplacement et de séjour (transport, hébergement) du personnel, des bénévoles ou quelconques intervenants travaillant sur le projet. Ces frais peuvent être payés directement par la structure ou faire l objet d un remboursement à la personne ayant avancé les frais (établissement d une note de frais avec justificatifs). Le FONJEP ne remboursera pas au-delà du barème pour une automobile 7CV. Justificatifs : en ce qui concerne les remboursements kilométriques : - la copie de la carte grise du véhicule utilisé pour vérifier que le taux retenu correspond au barème fiscal en vigueur (< 7CV). - La copie de l accord d entreprise (ou extrait de délibération du CA) précisant les taux de remboursement appliqués en interne si < barème fiscal - La copie de la note de frais signée par le salarié/bénévole demandant remboursement ATTENTION : Ne seront remboursés que les kilomètres entre l adresse de la structure (ou le siège social) où se déroule le projet et la destination du rendez-vous. Ces deux localisations devant figurer sur la note de frais. Plusieurs cas particuliers pour les déplacements : Si utilisation d un véhicule personnel demande systématique de la carte grise du véhicule : le nom de la carte grise doit concorder avec le nom inscrit sur la note de frais. Si ce n est pas le même nom, une attestation de prêt du propriétaire de la voiture Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 6 sur 12

7 doit être fournie. Dans ce cas de figure, le remboursement des frais s effectue au barème fiscal kilométrique en vigueur. Si utilisation d un véhicule loué Location ponctuelle : coût pris en charge au frais réel pour l essence (facture de station service), ainsi que pour la location (facture du loueur). Si utilisation d un véhicule d une autre structure que le bénéficiaire Prise en charge des frais sur la base du barème fiscal en vigueur, à condition de bénéficier d une autorisation du dirigeant de la structure prêteuse du véhicule. Autre moyen de déplacement : train, métro, bus, tramway Fournir une photocopie du titre de transport utilisé où apparaît le montant payé (et si possible le nom de la personne transportée). Justificatifs : pour les frais hors déplacements : - copie de la facture de restauration mentionnant l objet du repas (réunion, déjeuner de travail, repas à l occasion d un CA ), le nom des personnes ayant bénéficié de la prise en charge de leur repas, le cas échéant leur lien avec le projet et la structure financée. - Copie de la note d hôtel, l objet du déplacement (réunion, journée de travail, séminaire ), le nom des personnes prises en charge, le cas échéant leur lien avec le projet et la structure financée. BON A SAVOIR La prise en charge de frais de bouche et d hôtellerie fait l objet de plafonds : 15 euros maximum par personne pour un repas 70 euros maximum par nuitée pour une chambre double simple avec petit-déjeuner Les frais de bouche et d hôtellerie sont plafonnés (voir ci-dessus). Vous pouvez, bien sûr, présenter des factures d un montant supérieur, mais seul le montant maximum autorisé sera retenu. 2.5 Frais postaux Si la structure fait des publipostages importants, une copie de la liste des destinataires devra être annexée à la facture d achat de timbres et l objet du publipostage devra être indiqué. En cas d envois importants, il est demandé à la structure de joindre à sa facture de timbre la liste des personnes et structures destinataires ainsi que la copie du courrier qui a fait l objet du mailing. 2.6 Dotations aux amortissements Les amortissements des biens immeubles dédiés au projet financé sont également éligibles, sauf si les équipements concernés sont déjà financés par des fonds publics ou autres subventions privées. Calcul de l amortissement : Coût d achat du bien amortissable/nombre d années d amortissement du bien = amortissement annuel. Ces frais peuvent être pris en charge par le FSE, il sera demandé au porteur de projet la copie de la facture d acquisition ainsi que le tableau indiquant la durée d amortissement du bien. Exemple. Achat de serres pour un projet de mise en place d un jardin pédagogique Coût de l équipement : 2000 euros financé sur fonds propres Amortissement du bien sur 4 ans, soit 500 euros/an Le FSE pourra prendre en charge l amortissement (à hauteur de 500 euros/an) sur la durée de son intervention. Soit sur 18 mois : 750 euros. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 7 sur 12

8 2.7 Télécommunications (téléphone, Internet) Les frais de téléphone peuvent ne pas faire l objet d une proratisation. La structure doit : - ouvrir une ligne de téléphone dédiée au projet financé - isoler une ligne téléphonique sur un standard - prendre un téléphone portable dédié entièrement au projet financé La facture téléphonique devra être au nom de la structure. Dans le cas où un salarié utilise son portable personnel, il devra posséder une autorisation du président de la structure et réalisera une note de frais afin de se faire rembourser. 2.8 Frais bancaires : frais de tenue de comptes, de prélèvement Les frais de gestion courante (tenue de compte, abonnement pour consultation Internet, recommandé pour l envoi des chéquiers) sont des dépenses éligibles sur le FSE dans le cas d un compte bancaire ouvert spécifiquement pour la gestion de l opération. ATTENTION : les frais financiers types agios et intérêts sur emprunt bancaire ne peuvent être pris en compte au titre du FSE. 3. Prestations externes La subvention peut prendre en charge les frais de conseil juridique, expertise technique ou financière, de comptabilité ou d audit, s ils sont : - directement liés au projet - nécessaires pour sa préparation ou sa mise en œuvre - prévus dans le budget prévisionnel En ce qui concerne les frais de comptabilité ou d audit, s ils vous ont été imposés par le FONJEP lors de l instruction de votre projet, ils seront pris en charge à 100% par le FSE. Justificatifs : Les règles de mise en concurrence doivent être respectées. A minima, elle peut être démontrée en justifiant que trois devis ont été demandés. (voir cicontre). «C est l agence de com du cousin de ma femme qui a conçu notre site Internet» S agissant de fonds publics et pour éviter les conflits d intérêts, il est demandé à la structure de présenter au minimum 3 devis et de justifier de son choix si le prestataire sélectionné n est pas le moins cher. La prévention des conflits d intérêt fait l objet de l article 8 de la convention que vous avez signée avec le FONJEP. B) Les dépenses indirectes (frais de structure) Les dépenses indirectes éligibles de l opération sont les dépenses qui ne peuvent être identifiées comme étant des coûts spécifiques de l opération directement liés à sa réalisation et pouvant faire l objet d une imputation directe, mais qui peuvent être identifiées et justifiées par le bénéficiaire, en appui de son système comptable, comme étant encourus en relation avec les coûts directs éligibles de l opération. Les coûts indirects éligibles de l opération sont établis conformément au régime de forfaitisation approuvé pour le programme opérationnel dans lequel s inscrit l opération. C) Les dépenses en nature Dans le budget prévisionnel du projet, les contributions en nature doivent être strictement équilibrées en dépenses et en ressources. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 8 sur 12

9 II ) Rappel concernant les mentions obligatoires devant figurer sur les factures Les factures que vous faites parvenir pour justifier de vos dépenses sur le projet financé doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires (cf. annexe 3) : - le nom complet, l adresse de votre structure - le nom (raison sociale), l adresse, le numéro de SIRET et le code APE du fournisseur (et/ou n d inscription au Registre du Commerce) - la date de la facture - pour chacun des bien ou services vendus et/ou livrés : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT et TTC - tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrable en lien avec le projet financé. Sauf cas de remise globale, celle-ci devra être inscrite ligne par ligne - la date à laquelle est livrée ou achevée la livraison de biens ou de services - la date à laquelle l acompte est versé si elle est différente de la date de facturation - le montant total TTC et le montant total HT inscrits bien distinctement - le cas échéant, la date de règlement, conditions et taux d escompte, et taux de pénalités de retard ATTENTION : les tickets de caisse ou de carte bleue ne font pas office de facture, ils ne sont pas acceptés comme preuve de justification d une dépense. III) Comptabilisation des ressources du projet Vous avez quatre mois à compter de la fin de votre projet pour constituer votre bilan. Si des recettes ont été générées par le projet pendant la période de financement FSE ou que vous avez perçu une subvention supplémentaire, vous devez les déclarer, elles seront déduites du solde de la subvention. IV) Rappel concernant les modalités d enregistrement des dons et cotisations Lorsque vous recevez des dons, vous devez en plus de les saisir dans votre comptabilité, fournir à vos donateurs un «reçu de don» ou encore, si vous y êtes autorisés*, un «reçu de dons aux œuvres». Avec ce reçu, le donateur aura le droit de déduire une part du don qu il vous aura versé de ses impôts sur le revenu. Vous trouverez le format légal de reçu en annexe (cf. annexe). En ce qui concerne les cotisations (ou adhésions), elles n ouvrent pas droit à déduction fiscale pour les membres mais vous avez l obligation de remettre à votre adhérent un reçu d adhésion. Les dons et adhésions viennent constituer vos fonds propres. Les reçus sont à conserver car ils vous seront demandés en fin de projet pour justifier des sommes perçues durant l action afin de bien les distinguer d éventuelles recettes ou subventions, qui elles, seront déduites du solde de la subvention FSE (cf. III Comptabilisation des ressources). les reçus de dons ouvrent droit, sous certaines conditions, à réduction fiscale pour les donateurs. Mais toutes les associations ne peuvent pas en délivrer. Pour savoir si votre structure est concernée, vous pouvez utiliser la procédure de rescrit fiscal cette procédure permet au contribuable de demander à l administration de prendre formellement position sur sa situation de fait au regard d un texte fiscal. Pour pouvoir délivrer des reçus de dons ouvrant droits à réduction fiscale, l association doit être reconnue d «intérêt général». Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 9 sur 12

10 V) Versement des avances et du solde de la subvention FSE Votre structure a touché 40% d avance à la signature de la convention. Pour obtenir le versement d un acompte, vous devez remplir un bilan d exécution intermédiaire dès lors que vous aurez dépensé la totalité de la 1 ère avance et que vous êtes en capacité de la justifier. Procédure : vous envoyez le document de bilan d exécution intermédiaire par mail au service FSE et vous envoyez par courrier les copies de la totalité des pièces justificatives (factures, fiches de paie, fiches de temps, notes de frais, notifications d aide au poste preuves de réalisation des actions déjà menées). Après contrôle de l ensemble des pièces fournies, le service FSE valide le document de bilan avec vous afin que vous le fassiez signer par le responsable légal et nous procédons au versement sur votre compte de la seconde avance. Pour obtenir le solde de la subvention (20% minimum). Vous devez remplir le bilan d exécution final. Procédure : de la même façon que précédemment, après validation du bilan par le service FSE et contrôle des pièces justificatives, celui-ci calcule le montant du solde de la subvention et procède au versement sur votre compte. NB : pour les projets dont la durée est supérieure à 18 mois, un bilan intermédiaire supplémentaire vous sera demandé, à la fin de chaque tranche annuelle. C est sur la base des bilans remis accompagnés des justificatifs comptables et non comptables que le porteur de microprojet justifie de la mise en œuvre du microprojet dans le respect des termes de la convention. Le service FSE vérifiera notamment : - La conformité des actions mises en œuvre avec les actions conventionnées - L éligibilité des dépenses (valeur probante des pièces contrôlées conformément aux modalités de justification prévues dans le décret n du 3 septembre 2007 modifié ; éligibilité par nature des dépenses déclarées au regard de la règlementation communautaire et nationale ; lien avec le projet conventionné et nécessité de la dépense, éligibilité temporelle, acquittement justifié ) VI) Le contrôle sur site en cours ou en fin de projet Tout projet financé sur la mesure «appui aux microprojets» du FSE doit faire l objet d un contrôle sur site qui a pour but de rendre compte de la réalité des actions réalisées ou en cours de réalisation, de recueillir des preuves de réalisation qui viendront compléter celles déjà transmises par le porteur de projet et de procéder à un contrôle par sondage de comptabilité (vérification des originaux des factures). Ce contrôle peut avoir lieu en cours ou en fin de projet. Il est opéré par un membre du service FSE du FONJEP différent de celui qui a instruit votre dossier. Vous êtes informés préalablement du contrôle et devez ce jour-là, être en capacité de fournir tout document justifiant de la bonne réalisation du projet et de la bonne gestion des fonds. VII) Rappel de vos obligations contractuelles - Publicité : vous devez informer tous vos partenaires du financement FSE qui vous a été accordé sur le projet. Les 3 logos qui vous ont été fournis par le FONJEP en version numérique doivent figurer sur tous vos courriers, courriels ainsi que sur vos documents de communication (internes et externes). - Communication de chaque justificatif de dépense au FONJEP : vous vous engagez à faire parvenir au FONJEP tous les documents que nous vous demanderons dans les délais qui vous seront impartis. - Conservation des documents : vous devez conserver toutes les pièces justificatives ainsi que tous les documents liés au projet financé par le FSE durant un délai de 10 ans. Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 10 sur 12

11 VIII) Annexes - barème fiscal en vigueur (lien web) - notes de frais hors déplacement - note de frais déplacement - reçu de dons - facture type - fiche de temps et fiche d émargement - modèle de compte-rendu en cas de problème, vous pouvez joindre votre référent FSE FONJEP 51 rue de l Amiral Mouchez Paris tel : fax : Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 11 sur 12

12 Barème fiscal en vigueur au 22 février Guide de suivi de la mesure en Ile-de-France Page 12 sur 12

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