CSP Comptabilité Fournisseurs. Cahier des charges Fournisseurs

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1 CSP Comptabilité Fournisseurs Cahier des charges Fournisseurs Formalisme des factures adressées à la SNCF Suivi des modifications Date de la modification Version Commentaires 10/09/ Rédaction du cahier des charges Fournisseurs 09/08/ Modification adresse du référentiel Achats 26/08/ Modification du paragraphe sur les recommandations Achats 13/12/ Modification de la bulle sur les groupements d entreprise (page 10)

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3 Sommaire I. Objet 4 II. La forme des factures 4 A. L émission de la facture 4 B. L édition de la facture 4 C. Police et présentation des champs 5 D. Le contenu des factures 6 D.1 L adresse de facturation 6 D.2 L en-tête de facture 6 D.3 Le pied de facture 7 D.4 Le corps de facture 7 D.5 L envoi des factures 7 E. Autres recommandations 8 F. Formats préconisés 9 Cahier des charges Fournisseurs Page 3

4 I. Objet Ce document s adresse aux fournisseurs et précise les dispositions et conditions de forme des facturations adressées à la SNCF. Les recommandations énoncées ci-dessous visent à améliorer le processus de dématérialisation et d acquisition des factures reçues au Centre de Comptabilité Fournisseurs de Lyon et ainsi faciliter leur traitement et leur règlement. A défaut du respect de ces dispositions, la SNCF, se réserve le droit de retourner la facture au fournisseur en lui précisant la nature de l insuffisance. II. La forme des factures Depuis que la SNCF dématérialise ses factures, certaines conditions de forme permettent une meilleure lecture automatique des factures et une optimisation de leur prise en charge pour le règlement. A. L émission de la facture Emettre les factures en un seul exemplaire. B. L édition de la facture Editer la facture en format «portrait» plutôt que «paysage», Imprimer le document sur des imprimantes type Laser plutôt que matricielles, Utiliser du papier standard (80g/m²) plutôt que du papier glacé ou du papier autocopiant, Éviter les images ou les couleurs en fond de page qui peuvent altérer la qualité de la numérisation, Eviter impérativement les surfaces grisées, qui empêchent la capture des champs au moment de la lecture automatique. Cahier des charges Fournisseurs Page 4

5 C. Police et présentation des champs Police : si possible Arial ou Times New Roman, éviter l italique et le gras, Taille de la police : 10 à 18 ", Logo du fournisseur : en haut de page, de préférence à gauche, Titre des champs : il doit être placé à proximité de la valeur, à gauche ou au dessus de la valeur. Exemple : Titres Valeurs Adresse et raison sociale «en clair» : de préférence en pied de page, Date de la facture : présentée en haut de page sous un format européen (ex : JJ/MM/AAAA 31/12/2008 attention, il ne faut pas d espace entre les caractères) précédée des titres : date, date de facture, du, le. Numéro de document : précédé du titre «numéro» ou «n» ou «avoir» ou «facture» ou «acompte» avec chiffre et/ou lettre et/ou caractères spéciaux (il ne faut surtout pas espacer les caractères), Numéro de commande SNCF : présenté en haut de page et non dans le corps, reprenant obligatoirement 15 caractères numériques. Numéro de contrat cadre si application unique d un contrat cadre (Cf. le deuxième alinéa du paragraphe «D2 L en-tête de facture» ci-après) : présenté en haut de page et non dans le corps. Le contrat cadre commence systématiquement par CTR- pour les contrats postérieurs au 1er juillet Titres pour les montants : hors taxe : HT/ base HT/ montant HT/ total HT TVA : TVA/ total TVA/ 19,60% Net à payer : montant TTC/ total TTC/ TTC. Cahier des charges Fournisseurs Page 5

6 D. Le contenu des factures Outre l objet détaillé repris sur la facture, des mentions sont nécessaires et/ou obligatoires pour permettre l identification de l entité SNCF et faciliter ainsi le traitement et la mise en règlement des factures. D.1 L adresse de facturation L adresse de facturation est unique : SNCF Centre Compta. Fournisseurs (CCF) TSA LYON CEDEX 20 D.2 L en-tête de facture Le numéro de commande SNCF de référence est obligatoire à partir de 300 euros HT. Le numéro de commande est composé de 15 caractères numériques du type « » (les 5 premiers caractères représentant la BU PO et les 10 derniers le numéro de commande). En l absence de numéro de commande, la facture ne pourra être traitée par la SNCF et sera retournée. Lorsque la commande n est pas obligatoire, il est impératif d indiquer le code à 5 chiffres (ou BU PO Business Unit Purchase Order - du type «12345») correspondant à l entité SNCF donneuse d ordre, à demander à l acheteur qui doit impérativement le communiquer. Si cette facturation est réalisée en application d un contrat cadre, le numéro SNCF du contrat doit être référencé en plus du numéro de la BU PO (en lieu et place du numéro de commande). En l absence de BU PO, la facture ne pourra être traitée par la SNCF et sera retournée. Une facture émise doit correspondre à une seule commande. Une facture ne peut faire référence à plusieurs commandes, Le code SIRET du site émetteur de la facture est obligatoire (en l absence de code SIRET, la facture ne pourra être traitée par la SNCF et sera retournée), Le numéro de TVA intracommunautaire de l entreprise émettrice de la facture est obligatoire, Cahier des charges Fournisseurs Page 6

7 Les factures de prestations pour le compte de RFF doivent obligatoirement porter la mention «Au nom et pour le compte de RFF» (en l absence de cette mention, la facture ne pourra être traitée par la SNCF et sera retournée). D.3 Le pied de facture Il est obligatoire d indiquer : Le montant Hors Taxes, Le montant TVA et/ou autres taxes, Le montant TTC, La devise. D.4 Le corps de facture Le n de poste (ou n de ligne) de la commande doit figurer sur la facture, Le n du bon de livraison doit figurer sur la facture ou être joint, Les rabais, remises et ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable lors de la vente ou de la prestation de services sont à intégrer en déduction du prix de chaque produit ou prestation concerné, Dans le cadre de marché avec sous-traitance, indiquer sur la facture le nom du ou des sous-traitants et le montant TTC à régler à chacun des sous-traitants. Les copies des factures des sous-traitants libellées à l ordre du titulaire doivent nous parvenir en pièce jointe de la facture originale du titulaire. D.5 L envoi des factures Ne pas anticiper l envoi des factures. La facture doit être envoyée après la livraison des biens ou la réalisation de la prestation (toute facture envoyée prématurément sera retournée), Ne pas faire de facturation partielle. La facture doit être envoyée lorsque la livraison ou la prestation a entièrement été réalisée (sont exclues de ce périmètre, les commandes estimatives annuelles). Objectif : 1 commande = 1 facture. Respecter les échéanciers prévus au contrat ou à la commande. Cahier des charges Fournisseurs Page 7

8 E. Autres recommandations Toute modification relative à la structure juridique de votre société ou à votre adresse (changement de SIREN, ) ainsi que toute modification de compte bancaire (RIB + IBAN) doit impérativement être portée à la connaissance de l acheteur. Toute réclamation relative au paiement des factures doit être adressée : Par courriel à l adresse suivante : assistance.factures.fournisseurs@sncf.fr. Au centre d appel téléphonique suivant : du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00. Cahier des charges Fournisseurs Page 8

9 F. Formats préconisés Modèle de facture "fournitures" Logo de l'entreprise Raison Sociale FACTURE N : xxxxxx Code SIREN : xxxxxxxxx N de TVA Intraco : xxxxxxxxx Date Facture : jj/mm/aaaa SNCF Tel. n : xx xx xx xx xx Centre Compta Four. (CCF) Fax n : xx xx xx xx xx TSA xxxx@xxxx LYON CEDEX 20 indiquez le type de document Facture, Acompte, Avoir Affaire suivie par : xxxxx Code TVA SNCF : FR au nom et pour le compte de RFF Bordereau livraison xxxxxx : Lieu de livraison : adresse du service SNCF Date d'expédition : jj/mm/aaaa Code Client : xxxxxx Référence commande xxxxx : xxxxxxxxxx Code BU PO : xxxxx Un numéro de commande est inspensable pour les factures > à 300. Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez vous de votre donneur d'ordre. Précisez cette mention lorsque la fourniture concerne RFF: Cette information est reprise sur la commande Cette mention est indispensable pour le traitement automatique de votre facture, Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez vous de votre donneur d'ordre DESCRIPTION Objet de la facturation : Prix unitaire Quantité Tx TVA Total HT Désignation des articles livrés Acomptes ou cumul des situations précédentes Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés précédemment Montant HT Montant HT soumis à 19,6 % TVA 19,6 % soumis à 5,5 % TVA 5,5 % ( ) ( ) ( ) ( ) à déduire Retenue de Garantie X de % Net à Payer ( ) Montant T.T.C ( ) Précisez le taux et le montant de la Retenue de Garantie contractuelle Particularités (voir CCCG ) Adresse de l'entreprise Lieu de règlement : adresse du service de recouvrement Références bancaires : code BIC/IBAN Page 1/n Cahier des charges Fournisseurs Page 9

10 Modèle de facture "Prestations ou Travaux" Indiquez le type de document: Facture, Acompte, Logo de l'entreprise FACTURE Avoir. Raison Sociale N : xxxxxxxx Code SIREN: xxxxxxxxxxx N de TVA Intraco: xxxxxxxxxxx Date Facture: jj/mm/aaaa Tél. n : xx xx xx xx xx SNCF Fax n : xx xx xx xx xx Centre de Comptabilité Fournisseurs (CCF) E- mail: xxxx@xxxx TSA LYON CEDEX 20 Affaire suivie par: xxxxxxx Code TVA SNCF FR au nom et pour le compte de RFF Bordereau livraison: xxxxx Lieu de livraison adresse du service SNCF Date d'expédition: jj/mm/aaaa Code Client: xxxxx Précisez cette mention lorsque la prestation ou les travaux concernent RFF: Cette information est reprise sur la commande. Un numéro de commande est indispensable pour les factures> à 300. Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez de votre donneur d'ordre. Référence commande:xxxxx xxxxxxxxx Code BU PO: xxxxx Cette mention est indispensable pour le traitement automatique de votre facture. Si vous ne détenez pas cette information, rapprochez vous de votre donneur d'ordre. DESCRIPTION Prix unitaire Quantité Taux TVA Total HT Objet de la facturation: Description de la prestation ou des travaux réalisés Acomptes ou cumul des situations précèdentes Indiquez, le cas échéant, le montant des acomptes facturés précèdemment. sous total HT à déduire retenue de Garantie de X % Précisez le taux et le montant de la retenue de Garantie contractuelle. Total HT soumis à 19,6% ( ) TVA 19,6% ( ) Total HT soumis à 5,5% ( ) TVA 5,5% ( ) Total T.T.C ( ) Particularités voir (CCCG) Précisez les références du(es) sous traitant(s); et les parts respectives en paiement direct (montant TTC). Joindre à cette facture la copie des factures des sous traitants annotée de la mention "bon pour paiement direct". Cette mention est apposée par le titulaire du marché. Sous Traitance Co Traitance Groupement d'entreprises En présence d'un marché de co-traitance chaque co traitants élabore sa propre facturation pour le compte de la SNCF. En présence d'un marché de groupement d'entreprise, chaque entreprise élabore sa propre facturation pour le compte de la SNCF sauf si le marché fait l'objet d'un paiement à compte unique. Le règlement des factures est subordonné à l'acceptation et à la remise des factures correspondantes par le mandataire. Le mandataire indique sur sa facture (au titre du marché) les sommes à faire régler à chacun des entrepreneurs groupés. Adresse de l'entreprise Lieu de règlement: adresse du service de recouvrement Références bancaires:code BIC/IBAN Page 1/n Cahier des charges Fournisseurs Page 10