FACTURES : MENTIONS OBLIGATOIRES

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1 FACTURES : MENTIONS OBLIGATOIRES 30/01/2014 La délivrance d'une facture est obligatoire entre professionnels sous peine de sanctions pénales et fiscales. Si le format du document, sa couleur, le fait qu'il soit établi manuellement ou par ordinateur restent libres, son contenu obéit en revanche à des règles incontournables auxquelles il vaut mieux se conformer pour éviter des litiges avec ses clients ou avec l'administration fiscale. Aux termes de l'article L.441-3, alinéas 3 et 4 du code de commerce, la facture doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires. Par ailleurs, elle doit être établie en deux exemplaires, l'un pour le vendeur, l'autre pour l'acheteur et être normalement délivrée dès la réalisation de la vente. A l'égard des particuliers, les règles de facturation sont simplifiées puisque seules les prestations de services d'un prix égal ou supérieur à 25 euros T.T.C. font obligatoirement l'objet d'une facture. Les entreprises qui réalisent des opérations fréquentes au cours d un même mois civil au profit d un même client peuvent, sous certaines conditions, êtres autorisées à délivrer des factures périodiques ou récapitulatives. Dès la délivrance des biens ou la réalisation de la prestation, les assujettis doivent remettre à leurs clients des bons de livraisons ou des bons de fourniture (numérotés de manière continue sur chaque année ou exercice), comportant l identité et l adresse du client, la date de l opération, ainsi que la quantité et la dénomination précise des biens livrés ou des services rendus. 1/10

2 I. IDENTIFICATION DE LA FACTURE II. IDENTIFICATION DU VENDEUR III. IDENTIFICATION DE L ACHETEUR IV. DATE DE LA VENTE V. DENOMINATION ET QUANTITE DES PRODUITS OU SERVICES VENDUS VI. PRIX UNITAIRE HORS TAXES DES PRODUITS OU DES SERVICES VII. REDUCTION DE PRIX VIII. LES MENTIONS RELATIVES A LA TVA IX. DATE ET REGLEMENT D ESCOMPTE X. TAUX DES PENALITES DE RETARD XI. CENTRES DE GESTION AGREES XII. PROFESSIONS PARTICULIERES XIII. SANCTIONS Les mentions devant figurer sur la facture sont les suivantes : 2/10

3 I. IDENTIFICATION DE LA FACTURE La facture doit être numérotée et datée. La numérotation doit être effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l'émission des factures. Elles doivent être émises en principe dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services. Un différé de facturation est toutefois admis à titre général s'il ne dépasse pas quelques jours ou dans certaines situations particulières, notamment lorsque les opérations, effectuées régulièrement, sont de faibles montants et que le vendeur, en accord avec son client, n émettra qu une facture pour une période donnée ou lorsqu un élément de facturation n'est pas encore connu au moment de la livraison ou de l'enlèvement des produits ou en fin d'exécution de la prestation de services. Dans ce cas, un document intermédiaire (bon de livraison) doit alors être établi en double exemplaire. Il comportera les éléments connus de la facture et sera numéroté. II. IDENTIFICATION DU VENDEUR Les factures doivent indiquer le nom ou la raison sociale ainsi que l'adresse du vendeur. Si le vendeur est une société, la forme sociale et le montant du capital doivent également y figurer. Enfin doivent être mentionnés le numéro d'identification unique des entreprises (= numéro SIREN à 9 chiffres), la mention RCS suivie de la ville où se trouve le Greffe où l entreprise est immatriculée ainsi que le cas échéant la qualité de locataire-gérant. Le numéro SIRET et le code d activité (NAF) ne sont pas obligatoires. III. IDENTIFICATION DE L'ACHETEUR L'article L du code de commerce prévoit que le nom ou la raison sociale ainsi que l'adresse du client doivent figurer sur la facture. 3/10

4 IV. DATE DE L OPERATION La facture doit mentionner la date de la vente ou de la prestation de services. Sauf, dans les cas de différé de facturation ou en cas d'exécution fractionnée d'une prestation, la date de la vente coïncidera avec celle d'établissement de la facture. V. DENOMINATION ET QUANTITE DES PRODUITS OU SERVICES VENDUS La dénomination précise des produits ou marchandises vendus ou des services rendus doit figurer sur la facture. Elle doit permettre d'identifier de manière précise le produit ou la prestation, ce qui exclut l'emploi de termes génériques non suivis de références. Les factures doivent également mentionner la quantité des produits vendus ou des services rendus. Elle doit être exprimée soit en unité de produits ou services soit en poids soit en volume ou taux horaire selon les usages de la profession ou de l'entreprise. VI. PRIX UNITAIRE HORS TAXES DES PRODUITS OU DES SERVICES Il s'agit du prix unitaire tel qu'il résulte du tarif du fournisseur ou du prestataire sans tenir compte des réductions accordées. 4/10

5 VII. REDUCTION DE PRIX Toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services doit figurer sur la facture. Cette obligation vise les réductions directement liées à l'opération de vente ou de prestation de services. Elle a pour objectif d'empêcher la mention de réductions sans rapport avec l'objet de la facture (notamment le regroupement de ristournes acquises lors d'achats précédents sur une seule facture) dans le seul but de diminuer le seuil de revente à perte. VIII. LES MENTIONS RELATIVES A LA T.V.A. 1. Le taux de TVA : Le taux de T.V.A. doit être indiqué par produit ou par service. Doivent également figurer sur la facture par taux d'imposition, le total hors taxes et la taxe correspondante mentionnée distinctement. Les mentions du taux et du montant de la T.V.A. n'ont pas à figurer sur les factures émises par les entreprises bénéficiant de la franchise en base (micro-entreprises réalisant un chiffre d'affaires inférieur à euros hors taxes pour les opérations d achat/vente et à euros pour les prestations de services). 2. Le numéro d identification : 5/10

6 Depuis le 1er juillet 2003, toutes les entreprises fournisseurs de biens ou prestations de service doivent faire figurer sur leur facture leur numéro d identification TVA et ce quelque soit le lieu de destination du bien (échange intracommunautaire, exportation ou le territoire français). Par ailleurs, les entreprises qui effectuent des échanges (livraisons et certaines prestations intra-communautaires) avec d'autres Etats membres de l'union Européenne doivent en plus de leur numéro de T.V.A. intra-communautaire mentionner celui de leur client sur les factures. 3. Les autres mentions obligatoires : Enfin si une entreprise est autorisée à acquitter la T.V.A. selon des modalités particulières, il est obligatoire de l'indiquer. Il s agit notamment des dispositifs suivants : T.V.A. sur les débits, l'option pour la T.V.A. sur les livraisons en matière de travaux immobiliers, pour les entreprises effectuant des livraisons de déchets neufs d'industries et de matières de récupération, leur numéro d'identification, date de l'autorisation et Direction des Services Fiscaux dont elles émanent, pour les entreprises bénéficiant du régime de franchise de base (mention «TVA non applicable, art.293 B du CGI»), pour les livraisons intracommunautaire (mention «Exonération de TVA, art.262 ter I du CGI»). Les omissions ou inexactitudes constatées en matière de mentions obligatoires relatives à la TVA sont sanctionnées par une amende de 15 euros par omission ou inexactitude, sans que le montant puisse excéder le quart de celui de la facture. 6/10

7 IX. DATE DE REGLEMENT ET CONDITIONS D'ESCOMPTE A. Date de règlement La facture doit mentionner la date à laquelle le règlement doit intervenir. Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d exécution de la prestation demandée (art. L.441-6, alinéa 8 du code de commerce). En matière de transport, le délai est de 30 jours à compter de la date d émission de la facture (art. L.441-6, alinéa 11). Le non-respect de ces délais de paiement peut être sanctionné par une amende de euros. La date doit être indiquée par la mention du quantième du jour, du mois et de l'année. En cas de paiement le jour même de la livraison, il est possible de faire figurer la mention "paiement comptant". Attention : Pour les contrats conclus à compter du 1er janvier 2009, le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne pourra dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d émission de la facture. Ce délai maximum pourra être réduit conventionnellement. Le débiteur qui ne respecterait pas ces dispositions et soumettrait son partenaire commercial à un délai plus long pourrait voir sa responsabilité engagée. Les professionnels d'un secteur peuvent décider conjointement de retenir la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation de services demandée comme point de départ de ce délai. Un décret peut étendre ce nouveau délai maximum de paiement à tous les opérateurs du secteur. 7/10

8 B. Conditions d escompte La facture doit également mentionner les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente. Le vendeur est libre d'accorder ou non un escompte pour paiement anticipé. S'il ne souhaite pas octroyer d'escompte, il est souhaitable qu'il le mentionne expressément sur la facture. Dans le cas contraire, les conditions de l'escompte (taux ou montant de la réduction) sont librement déterminées par les parties. X. TAUX DES PENALITES DE RETARD L article L du code de commerce prévoit que la facture doit indiquer le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. En l absence de taux convenu par les parties ou de précision dans les conditions de vente (qui ne peuvent fixer un taux inférieur à une fois et demie le taux d intérêt légal), le taux d intérêt des pénalités de retard est «égal au taux d intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 7 points de pourcentage.» (art. L du code de commerce). Ce taux est indiqué sur le site de la CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin, rubrique «Indices». Ces pénalités sont exigibles sans qu un rappel soit nécessaire. A compter du 1er janvier 2009, le taux des pénalités de retard convenu par les parties ne pourra être inférieur à 3 fois le taux d intérêt légal. A défaut, le taux d intérêt des pénalités de retard sera «égal au taux d intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de 10 points de pourcentage». Attention: Depuis le 1er janvier 2013, la mention relative à l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement doit figurer sur les factures (article L du Code de commerce). Cette indemnité forfaitaire s'élève à 40 euros. L'absence de cette mention est sanctionnée d'une amende de euros (article L du Code de commerce). 8/10

9 XI. CENTRES DE GESTION AGREES En cas d'adhésion à un Centre de gestion agréé, il est obligatoire, pour bénéficier de l'abattement fiscal, d'indiquer que l'on accepte le paiement par chèque. XII. PROFESSIONS PARTICULIERES Dans certaines professions, des références complémentaires sont imposées. Par exemple, une entreprise de sécurité doit, sur ses factures, mentionner son numéro d autorisation administrative, préciser qu elle est une entreprise privée et rappeler les termes de l article 8 de la loi du 12 juillet Les entreprises de travail temporaire, les agences immobilières sont également tenues au respect de mentions particulières. XIII. SANCTIONS Toute infraction aux dispositions de l'article L est punie d'une amende de euros. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée (art. L du code de commerce). Les sociétés peuvent être condamnées solidairement au paiement des amendes prononcées à l'encontre de leurs dirigeants (art. L du code de commerce). Elles peuvent également faire l'objet de poursuites pénales ; elles encourent une amende pouvant aller jusqu'à euros et l'exclusion des marchés publics pour cinq ans au plus (art. L du code de commerce). 9/10

10 FACTURES TELEMATIQUES : les factures transmises par voie télématique sont admises par l administration fiscale à condition d utiliser un système de transmission conforme aux normes fixées par l administration et moyennant une déclaration préalable des données techniques du système. CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg Strasbourg cedex juridique@strasbourg.cci.fr CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP Colmar cedex juridique@colmar.cci.fr CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP Mulhouse cedex juridique@mulhouse.cci.fr 10/10