Fiche pratique n 27. Les mentions sur les documents commerciaux et les factures. Août Fiche pratique n 27. CCIT d Alençon. Août 2011.

Transcription

1 Les mentions sur les documents commerciaux et les factures Page 1/8

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3 Sommaire Documents concernés 4 Documents non concernés 4 Caractéristiques 4 Mentions obligatoires 4 Mentions facultatives (hors factures) 6 Mentions obligatoires sur les factures 7 Infractions et sanctions 8 Textes 8 Contacts 8 Page 3/8

4 Documents concernés La présente réglementation concerne tous les documents suivants : papier à en-tête, bon de commande, tarif, bon de livraison, facture, documents publicitaires (publiés par voix de presse, par affichage, distribués sur le domaine public ou par voie postale, etc. ), en bref, tout document émanant d une entreprise et destiné à des tiers, y compris le courrier électronique. Documents non concernés enveloppes, emballages, étiquettes, tickets de caisse, à condition qu ils ne tiennent pas lieu de facture acquittée. Caractéristiques Les documents concernés doivent comporter des mentions obligatoires, auxquelles peuvent s ajouter des mentions facultatives. Il n existe pas de règle sur la taille ou l emplacement de ces mentions, mais elles doivent être lisibles. Les documents non concernés peuvent, ou non, comporter tout ou partie des mentions obligatoires ou facultatives. Page 4/8 Mentions obligatoires Elles sont nombreuses : 1 ) Pour les entreprises inscrites au Registre du commerce et des sociétés, le numéro d identification se présente de la façon suivante : les lettres RCS + le lieu du greffe du tribunal de commerce dont dépend l entreprise + numéro SIREN ex : RCS Alençon les lettres RCS signifient Registre du commerce et des sociétés ; le numéro unique d identification SIREN est fourni par l INSEE à la suite de l immatriculation de l entreprise au Centre de formalités des chambres de

5 commerce et d industrie territoriales ou des chambres de métiers et de l artisanat. 2 ) Pour les entreprises inscrites également au Répertoire des métiers et de l artisanat, le numéro d identification se présente de la façon suivante : numéro SIREN + les lettres RM + le numéro de département dont dépend l entreprise ex : RM 61 les lettres RM signifient Répertoire des métiers et de l artisanat. 3 ) Pour les sociétés, il est nécessaire d indiquer la dénomination sociale suivie ou précédée du type de société (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social ex : SARL Le Perche Fleuri au capital de ou Le Perche Fleuri SARL au capital de pour les sociétés à capital variable, la forme sociale doit être complétée des mots «à capital variable» ; pour les SA à directoire et à conseil de surveillance, le forme sociale complète doit être indiquée en toutes lettres. 4 ) Le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire : - un locataire gérant est un commerçant inscrit au Registre du commerce et des sociétés qui a loué à un autre commerçant son fonds de commerce, en règle générale pour une durée d une année renouvelable, - un gérant-mandataire est un commerçant inscrit au Registre du commerce et des sociétés qui gère un fonds de commerce pour le compte du propriétaire du fonds (le mandant) si et perçoit une commission proportionnelle au chiffre d'affaires, Le locataire-gérant ou le gérant mandataire ne sont donc pas propriétaires des fonds qu ils exploitent. Il convient que les tiers soient au courant de cette information, pour pouvoir contracter avec eux en toute connaissance de cause ; 5 ) Le cas échéant, que l entreprise est en état liquidation judiciaire ; 6 ) Si l entreprise a constitué un patrimoine affecté en application de l'article L du code du commerce, l'objet de l'activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle incorporant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi immédiatement des mots «entrepreneur individuel à responsabilité limitée» ou des initiales «EIRL». 7) Si le chef d entreprise est bénéficiaire d un contrat d appui au projet d entreprise pour la création ou la reprise d une activité économique, il est obligatoire de faire apparaître la dénomination de la personne morale responsable de cet appui, le lieu du siège social et son numéro SIREN. 8 ) Les autoentrepreneurs, dispensés d'immatriculation au au Registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers, doivent mentionner sur tous leurs documents professionnels : le lieu et le numéro unique d identification ou SIREN, suivi immédiatement et lisiblement des mots «dispensés d immatriculation en application de l article L du code de commerce». Page 5/8

6 Mentions facultatives (hors factures) 1 ) Le nom du chef d entreprise (obligatoire sur les factures), est fortement conseillé. 2 ) L adresse de l entreprise (obligatoire sur les factures). 3 ) Le numéro SIRET : ex : il est fourni par la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi. Il est composé de 14 chiffres correspondant au numéro SIREN + numéro NIC (numéro interne de classement) ; il ne remplace pas le numéro de Registre de commerce et des sociétés qui demeure obligatoire, même si le numéro SIREN est inscrit sur le document ; le numéro SIRET est, par contre, obligatoire sur les documents ayant un caractère social (bulletin de paie, livre du personnel, déclaration annuelle des salaires, etc.) ; le numéro NIC identifie l établissement : une entreprise a donc un seul numéro SIREN, mais autant de numéros SIRET que d établissements. 4 ) Le code APE (activité principale exercée) ou code NAF (nomenclature des activités françaises) : ex : le code 4721Z correspond à l activité de «commerce de détail de fruits et légumes en magasin spécialisé» ce code, composé de 4 chiffres et d une lettre, est fourni par l INSEE au moment de l immatriculation de l entreprise en fonction des premiers mots déclarés en tant qu activité principale : ex : la mention «bar, hôtel» en tant qu activités principales conduira l INSEE à vous donner le code APE-NAF «5630Z débits de boissons», ex : la mention «hôtel, bar»» en tant qu activités principales conduira l INSEE à vous donner le code APE-NAF «5510Z hôtels et hébergement similaire», le code APE-NAF doit correspondre à l activité principale de l établissement réellement exercée. Si le code APE-NAF ne correspond pas ou ne correspond plus à l activité principale, il est nécessaire de demander à l INSEE une modification du code ; attention : ce n est pas le libellé du code APE qui détermine les activités exercées dans l entreprise, mais bien celles inscrites sur l extrait de Registre du commerce et des sociétés ; le code APE-NAF est notamment utile dans trois domaines : il doit correspondre à l activité principale autorisée dans le cadre du bail commercial (en cas de location du local) ; il renseigne sur la convention collective dont dépend l entreprise Page 6/8 NB : une convention collective est un accord passé entre les organisations patronales et salariales d un secteur d activité donné qui octroie aux salariés des entreprises dépendant de ce secteur d activité des conditions de travail particulières (journée de repos compensateur,

7 journée de repos supplémentaire, salaire supérieur aux conditions générales du code du travail, etc.) ; il détermine, en matière d assurances de biens et personnes, le degré de risques de l activité et par là-même, les montants des primes d assurances. 5 ) Le numéro d identification de TVA intra-communautaire (obligatoire sur les factures). 6 ) Le logo, le nom commercial ou les marques des entreprises. 7 ) Les coordonnées bancaires. Mentions obligatoires sur les factures Les factures font l objet d une réglementation spéciale. Elle doivent comporter : 1 ) toutes les mentions obligatoires sur les documents commerciaux, 2 ) le nom du ou des dirigeants, 3 ) les noms et adresses des parties (acheteur & vendeur), 4 ) le numéro d identification de TVA intra-communautaire du vendeur/prestataire, 5 ) le numéro d identification de la TVA de l acheteur, s il est étranger, 6 ) le numéro de la facture qui doit être chronologique, 7 ) la date de délivrance ou d émission de la facture, la date de la vente ou de la prestation de service si celle-ci est différente, 8 ) la quantité et la dénomination précises des produits vendus ou des prestations réalisées, 9 ) le prix unitaire HT des produits vendus ou des prestations réalisées, 10 ) le taux et le montant de la TVA (par taux), 11 ) le montant TTC, 12 ) toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de service, 13 ) les taux de pénalités en cas de retard de paiement, 14 ) la date à laquelle la facture doit être payée, 15 ) la franchise en base de TVA (si assujettissement) : mention en toutes lettres «TVA non applicable, art 293B du CGI», 16 ) le cas échéant, l adhésion à un centre de gestion agréé, 17 ) éventuellement, les conditions générales de vente, Attention : certaines professions particulières sont soumises à des mentions obligatoires supplémentaires. Page 7/8

8 Infractions et sanctions Les sanctions prévues sont les suivantes : le non-respect des dispositions concernant les mentions obligatoires sur les documents commerciaux constitue des infractions sanctionnées par des amendes pouvant atteindre 750 pour une entreprise individuelle et pour une personne morale ; le non-respect des dispositions concernant les mentions obligatoires sur les factures constitue des infractions sanctionnées par des amendes pouvant atteindre pour une entreprise individuelle et pour une personne morale ; le défaut de facture entre professionnels entraîne constitue une infraction sanctionnée par une amende s élavant à 50 % du montant de la transaction, avec solidarité entre le vendeur et l acheteur. Textes R et R du Code du commerce. Contacts Pour tout renseignement, contacter un conseiller d entreprise de la Chambre de commerce et d industrie territoriale d Alençon : Siège à Alençon - cafés, hôtels, restaurants Joël DELAUNAY delaunay@alencon.cci.fr Tél : commerce et services aux particuliers Philippe GALEANO galeano@alencon.cci.fr Tél : industrie et services aux entreprises Olivier BELLET bellet@alencon.cci.fr Tél : Antenne de Mortagne-au-Perche Arnault DELPECH delpech@alencon.cci.fr Tél : Antenne de L Aigle Michaël PENVEN penven@alencon.cci.fr Tél : Page 8/8