Notice Générale - MODULE CLIENTS. I. Description générale du module. II. La liste des clients a. Accès

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1 - MODULE CLIENTS L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. I. Description générale du module Le module clients permet: de constituer un annuaire des clients (nom, activité, coordonnées), d'enregistrer les ventes réalisées (suivi financier et technique), de créer les factures et suivre leur paiement. II. La liste des clients a. Accès Pour accéder à la liste des clients, cliquer sur La page suivante s'affiche. Entête Titres Filtres Liste L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. CAPI-13-NG-V2 87/158 Mise à jour : 21/02/2013

2 b. Composition de la page Elle est composée de 4 zones : L'entête : ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Imprimer la liste affichée - Créer un nouveau client (Si ce bouton n'apparaît pas c'est que vous n'avez pas les droits pour créer un nouveau fournisseur). - Actualiser la liste des clients - Afficher l'aide - Effectuer une recherche et une exportation des résultats. Les titres : Ce sont les noms des données affichées dans les colonnes. Lorsque l'on clique sur un titre de colonne, les données se trient par rapport à cette colonne. Les filtres : Les filtres permettent de filtrer l'information et faire des recherches. La liste : Ce sont les clients qui correspondent aux filtres activés. CAPI-13-NG-V2 88/158 Mise à jour : 21/02/2013

3 III. L'édition d'une fiche client a. Accès Depuis la liste des clients, rechercher la fiche client à éditer puis cliquer sur «Editer». La page suivante s'affiche. Entête Entreprise Coordonnées Contact Facturation Ventes Service L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. CAPI-13-NG-V2 89/158 Mise à jour : 21/02/2013

4 b. Composition de la page Elle est composée de 7 zones : L'entête : ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Retourner à la liste des clients - Afficher l'aide - Imprimer la fiche client - Enregistrer les modifications faites sur la fiche client (Ce bouton peut être remplacé par «lecture seule» dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modifications.) Entreprise : C'est la description de l'entreprise. - Nom : dénomination ou raison sociale de l'entreprise, - Activité : cette zone vous permettra de faire des recherches. Coordonnées Contact Facturation : Cette zone permet de préparer la facturation. - Conditions de paiement : les conditions de paiement se recopieront sur les factures émises à ce client. Elles doivent être définie au préalable. - Adresse, Code, Ville : à remplir si l'adresse de facturation est différente de l'adresse de livraison. Service : Service : Si vide, tous les services pourront accéder à la fiche client. Sinon seul le service désigné pourra la voir. CAPI-13-NG-V2 90/158 Mise à jour : 21/02/2013

5 IV. La facturation a. Principe général La création d'une facture se fait de la manière suivante : 1 Module Travaux Enregistrement des ventes 2 Module Ventes à facturer Sélection des ventes Affectation Création de la facture Factures 3 Suivi de la facture Une facture se crée en 3 temps : 1 - Enregistrement des ventes : Depuis le module «Travaux», enregistrement d'une vente dans la zone «transactions». 2 - Regroupement des ventes : Depuis le module «A facturer», groupement des ventes pour créer une facture. 3 - Création de la facture : On crée la facture 4 Suivi de la facture : Une fois créées, les factures apparaissent dans le module «Factures». CAPI-13-NG-V2 91/158 Mise à jour : 21/02/2013

6 V. Liste des «Ventes à facturer» a. Accès Pour accéder à la liste des ventes à facturer, cliquer sur La page suivante s'affiche. Entête Titres Filtres Liste L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. b. Composition de la page Elle est composée de 5 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Aller sur la liste des factures - Imprimer la liste affichée - Actualiser la page - Afficher l'aide Les titres : Ce sont les noms des données affichées dans les colonnes. En cliquant sur un titre de colonne, les données se trient par rapport à cette colonne. Les filtres : Les filtres permettent de filtrer l'information et faire des recherches. CAPI-13-NG-V2 92/158 Mise à jour : 21/02/2013

7 Liste : Ce sont toutes les ventes enregistrées depuis le module «Travaux» et non facturées. Cette liste se compose de la manière suivante : - : Ce bouton permet de lancer la création d une facture une fois que les lignes à facturer ont été sélectionnées. - Case à cocher : cette case permet de sélectionner les lignes que vous voulez joindre à une facture. A l'appui sur le bouton «Créer», toutes les lignes cochées sont passées en facture. - Client : client auquel doit être facturé la vente. - Description : description de la vente. - N, Travail : N et titre du travail sur lequel a été saisie la vente. - Service : Si vide, tous les services pourront accéder à la facture Sinon seul le service désigné pourra le voir. - Montant HT : Quantité x Prix unitaire et Montant total de la vente. - Date : date de la vente. - «Editer» : permet d'éditer la vente pour la modifier. CAPI-13-NG-V2 93/158 Mise à jour : 21/02/2013

8 VI. Le détail d'une vente a. Accès Depuis la liste des ventes à facturer, rechercher la vente à éditer et appuyer sur «Editer». La page suivante s'affiche. Entête Détail de la vente Client Travail L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. b. Composition de la page Elle est composée de 4 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner à la liste des ventes - Documents associés au besoin à facturer CAPI-13-NG-V2 94/158 Mise à jour : 21/02/2013

9 - Afficher l'aide - Enregistrer les modifications faites sur la vente. (Ce bouton peut être remplacé par «lecture seule» dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modifications.) Détail de la vente: - Description : Description de la vente. - Compléments : Commentaires sur la vente - Quantité : Quantité vendue. - Date : Date de la vente. Client : - Client : client de la vente (cette valeur n'est pas modifiable) - Prix unitaire : prix unitaire de la vente. - Prix total : Prix unitaire x Quantité Association à un travail : - Type : «Vente». - Travail : numéro et titre du travail sur lequel la vente a été saisie. - Associé à la facture : vide si la vente n'a pas été facturée. Sinon : N de la facture (modifiable si la facture est au statut «A facturer»). - Service : Si vide, tous les services pourront accéder à la vente. Sinon seul le service désigné pourra le voir. Note : Certains champs ne sont pas modifiables (quantité, client..). En cas d'erreur, il faut effacer la ligne (avec profil «administrateur») et recréer une vente dans le modules «travaux». CAPI-13-NG-V2 95/158 Mise à jour : 21/02/2013

10 VII. Module «Création d'une facture» a. Accès Pour accéder au module «création d'une facture», depuis la page «A facturer», sélectionner les lignes à facturer et appuyer sur La page suivante s'affiche. Entête Lignes à facturer Client L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. b. Composition de la page Elle est composée de 3 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Retourner à la liste des ventes à facturer (Ce qui annule la création de facture en cours) - Afficher l'aide CAPI-13-NG-V2 96/158 Mise à jour : 21/02/2013

11 Lignes à facturer : Ce sont les lignes sélectionnées sur la page précédente. Si les lignes étaient affectées à des clients différents, l'application affichera le message suivant : Attention! Vous ne pouvez facturer qu'un seul client à la fois! Les lignes affectées aux autres clients ont été désélectionnées Dans ce cas, l'application ne conservera que les lignes affectées à un même client. A facturer à : Client qui a été désigné lors de l'enregistrement de la vente. -Factures en cours de création : Il s'agit de la liste des factures au statut «A facturer» pour le client choisi. Cela permet de grouper les factures. Cette liste se compose de la manière suivante : - N (facture) - Montant HT : montant total HT de la facture - Date : date de création de la facture - Etat : état de la facture : «A facturer». - Bouton «Ajouter» : pour de joindre les ventes sélectionnées à une des factures existantes. - Créer une nouvelle commande : pour créer une nouvelle commande avec les ventes sélectionnées. CAPI-13-NG-V2 97/158 Mise à jour : 21/02/2013

12 VIII. La liste des factures a. Accès Pour accéder à la liste des factures, cliquer sur La page suivante s'affiche. Entête Titres Filtres Liste L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. b. Composition de la page Elle est composée de 4 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Afficher la liste des ventes - Imprimer la liste affichée - Actualiser la page - Afficher l'aide Les titres : Ce sont les noms des données affichées dans les colonnes. Lorsque l'on clique sur un titre de colonne, les données se trient par rapport à cette colonne. Les filtres : Les filtres permettent de filtrer l'information et faire des recherches. La liste : Ce sont toutes les factures qui correspondent aux filtres activés. CAPI-13-NG-V2 98/158 Mise à jour : 21/02/2013

13 IX. L'édition d'une facture a. Accès Depuis la liste des factures, rechercher la facture à éditer et appuyer sur le bouton «Editer». Note : En arrivant depuis le modules «A facturer», la facture s'ouvre directement La page suivante s'affiche. Entête Suivi Facture Lignes L affichage peut être différent suivant votre paramétrage mais le principe reste le même. CAPI-13-NG-V2 99/158 Mise à jour : 21/02/2013

14 b. Composition de la page Elle est composée de 4 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Retourner à la liste des factures Ajouter un besoin à facturer à la facture sélectionnée - Imprimer la facture - Enregistrer les modifications faites sur la facture (Ce bouton peut être remplacé par «lecture seule» dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modifications.) - Afficher l'aide - Générer un bon de livraison. Suivi : Ce sont des informations générales sur la facture qui n'apparaitront pas sur l'impression de la facture. - Créée le : date de création de la facture. Note : Cette date se remplit automatiquement à la création de la facture. - Avancement : cette case permet de savoir où en est votre facture: Rédaction Facturée Soldée Etat Sans suite? Etat concret La facture est créée mais n'a pas été envoyée au client La facture a été envoyée mais n'est pas encore payée La facture est payée L'état d'avancement ne se remplit pas automatiquement, il faut changer l'état de la facture manuellement. Par contre lors d'un changement d'état, les dates de paiement et de facturation se remplissent automatiquement. - Date de paiement : date de paiement. Note : Cette date se remplie automatiquement lors du passage à l'avancement à «Payé». CAPI-13-NG-V2 100/158 Mise à jour : 21/02/2013

15 - Service : (si cette option est utilisée) service émetteur de la facture. Si cette case est remplie, seul le service concerné pourra avoir accès à la facture. Facture : zone de la facture qui sera imprimée pour être envoyée au client. - Client : Si aucun client n'a été choisi, une liste de choix apparaît. Sinon, c'est le nom du client sélectionné lors de la création de la facture. L'adresse qui apparaît est: L adresse de facturation du client si celle-ci est renseignée, l'adresse du client sinon. - Date: la date de facturation se remplit toute seule lors du passage au statut «Facturé». - Facture/Devis N : ce champ se remplit tout seul au format «Fact- Numérochrono». Cependant il est possible de le remplir avec un numéro issu d'un chrono-facture. Note : Si la facture est imprimée alors qu'elle est au statut «A facturer», la légende affiche «Devis N». - Commande client : numéro de la commande émise par le client. - Présentation : c'est une zone de texte qui apparaîtra avant les lignes de la facture (elle se configure dans les paramètres). -Règlement/ Escompte/ Pénalité de retard/ Tribunal compétent : les conditions de règlement sont recopiées depuis la fiche client. - Remarques : zone de texte pour ajouter des remarques qui apparaitront à la fin de la facture. Lignes : - Travail : numéro et titre du travail sur lequel a été saisie la vente. - Détail : description de la vente. - Prix unitaire, Quantité, Prix total, Date - Liste de choix : liste permettant de modifier l'état de chaque ligne. Par exemple, si le client paie partiellement une facture, il est possible de modifier seulement l'état des lignes payées. Note : Si toutes les lignes changent d'état, il faut passer manuellement le statut de la commande. - Total HT : somme des prix totaux. - TVA : le taux de TVA est rempli automatiquement (il se configure dans les paramètres) mais il peut être changé. C'est le taux qui est appliqué sur le total de la facture. - Total TTC : somme du Total HT et de la TVA. AVERTISSEMENT! La réglementation impose de conserver un exemplaire papier des factures émises. En effet, l'enregistrement des factures dans le logiciel ne permet pas de «garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu du double électronique depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double». CAPI-13-NG-V2 101/158 Mise à jour : 21/02/2013

16 De plus, tous les champs qui ne sont pas modifiables sur la facture ne sont pas recopiés sur la facture. Par exemple, si le n TVA intracommunautaire est modifié dans les paramètres, toutes les factures (même celles émises avant la modification) feront apparaître le nouveau code TVA. X. Les contrats clients a. Accès Depuis la liste des clients, appuyer sur La page suivante s'affiche. Depuis la liste des contrats, rechercher le contrat à éditer et appuyer sur «Editer» ou créer un nouveau contrat en cliquant sur CAPI-13-NG-V2 102/158 Mise à jour : 21/02/2013

17 La page suivante s'affiche. Entête Description Conditions tarifaires Prix négociés Equipements Interventions programmées Interventions réalisées b. Composition de la page Elle est composée de 7 zones : Les entêtes : Ce sont des boutons qui permettent de : - Retourner au menu - Retourner à la liste des contrats Ajouter un besoin à facturer à la facture sélectionnée - Imprimer la facture CAPI-13-NG-V2 103/158 Mise à jour : 21/02/2013

18 - Enregistrer les modifications faites sur la facture (Ce bouton peut être remplacé par «lecture seule» dans ce cas, vous ne pourrez pas faire de modifications.) - Afficher l'aide Description : - Libellé : Nom du contrat - Référence : Référence du contrat - Durée : Exemple 1 an - Nature - Responsable : Responsable du contrat - Début : Début contractuel - Fin : Fin contractuelle - Etat : Permet d activer le contrat - Reconduction : Fixe : Durée initiale ne peut pas être modifiée Tacite : Reconduction automatique sauf mention contraire Express : Reconduction si demandée par le client - Délai : Délai de dénonciation du contrat - Prévenir : Permet d afficher une alerte sur le menu synthétique - Délai d intervention / Week-end / Jours fériés : Engagements pris auprès du client - MO théorique : Main d œuvre théorique chiffrée en heure - Dépenses prévues : Dépenses théoriques prévues - Client : Sélectionner un client - Interlocuteurs : Permet d ajouter des interlocuteurs Conditions tarifaires - Le bandeau permet d afficher tous les contrats relatifs au client et qui ont la même référence de contrat. - Révision : Annuelle (au 1er janvier), Anniversaire, A chaque échéance (après chaque paiement) - Paiement tous les : Permet de définir la date de paiement - Règlement : Type de règlement, les règlements sont à définir dans les paramétrages. - Mode : 3 modes possibles Echéance : Paiement par rapport à une durée Consommation : Le client paie par rapport à sa consommation Ponctuel : Paiement d une consommation à date imprévisible - Unité : S applique pour les modes «Consommation» et «Ponctuel» - Echéancier : Créer l échéance en cliquant sur les cases vertes. Mettre capture d écran CAPI-13-NG-V2 104/158 Mise à jour : 21/02/2013

19 - Prix HT : Permet de fixer le prix HT ainsi que l indice (les indices doivent être ajoutés dans les paramètres) - TVA - Prix TTC - Remarques c. Facturation des contrats clients Depuis la liste des clients, appuyer sur La page suivante s'affiche. Cre er la facture Elle s enregistre dans le module «Factures» Editer la formule de calcul Il existe deux modes à choisir en haut de la page dans le menu déroulant : - Le mode Factures (image ci-dessus) qui permet d afficher le planning des factures. - Le mode Indices (image ci-dessous) qui permet de définir les indices de facturation. CAPI-13-NG-V2 105/158 Mise à jour : 21/02/2013

20 CAPI-13-NG-V2 106/158 Mise à jour : 21/02/2013