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1 TUTORIEL WINTRANS Table des matières Les bases... 2 Création de profil de tables... 2 Les menus associés... 5 Structure... 7 Création de Société, Agence, Client, Affrété... 7 Société... 7 Agence... 7 Client... 8 Affrété... 9 Création de tarifs et des taxes... 9 Le tarif Création d'un secteur tarifaire Création d'une tranche tarifaire Affectation du tarif à un client Les taxes En exploitation Exploitation/Exploitation Génération d'une commande Les menus associés Facturation Vente Écriture comptable... 22

2 Les bases Création de profil de tables Wintrans version 9 est personnalisable. On peut le paramétrer pour Profil : permet de modifier l'ordre des colonnes, d'en enlever de l'affichage écran. Tout est paramétrable. Pour faire des modifications, on fait monter ou descendre les champs. En décochant la croix, on enlève le champ de l'affichage. Pour prendre en compte les modifications, on applique, puis ok. Possibilité de créer de nouveaux profils sur toutes les tables. Pour ce faire, on se base sur un profil existant. Ex: Se positionner sur un profil existant puis cliquer sur l'onglet de création

3 Attribuer un nom à ce profil Aller sur ce nouveau profil pour faire les paramétrages souhaités On a plusieurs onglets de personnalisation Contenu : modification de l'ordre des champs dans les colonnes Libellé : personnalisation du nom des champs Tri : ordonnancement des champs et tri des composants du champ par ordre croissant Filtre : création de filtre

4 Cliquer sur l'onglet «...» au niveau du champ que vous voulez filtrer et créer un paramétrage Les paramétrages faits, cliquer sur «Appliquer» puis «OK» On peut ensuite diffuser les profils créés aux personnes de notre choix ou à tout le monde

5 Les menus associés Des menus sont associés aux onglets sur lesquels nous nous positionnons. Regroupements : permet de regrouper des données selon différents critères Fenêtres liées : permet d'ouvrir des liens (de nouvelles tables) en relation avec la fenêtre principale. Éditions : permet d'imprimer les documents inhérents à la fenêtre Actions : permet de donner des ordres par rapport aux lignes, enregistrements selectionnés; On peut : Loupe Zoom = F3 Champs associés déplacer (en faisant glisser) tous les champs des formulaires enlever de l'affichage un des champs dans la liste, déplacer des colonnes, faire des tris, des filtres sur les colonnes (bouton de droit de la souris)...

6 Tout est paramétrable selon des profils, des besoins... Les champs avec astérie sont des champs obligatoires. Des noms de champs commencent par «Is» ; tous ces champs font référence à des cases à cocher (notion de True/False)

7 Structure On peut créer une ou plusieurs sociétés ; une ou plusieurs agences affectées à une et une seule société. Création de Société, Agence, Client, Affrété Société

8 Agence Elle est rattachée à une et une seule société. Client Pour accéder à la fiche client : Client/Fiche

9 Un champ à une réelle utilité pour l'échange de données avec le transporteur, l'affété. Il s'agit du champ EDI/Siret Ce champ est rattaché à une procédure appelée EDI (échanges de données informatisées) qui permet de transmettre un volume de données afin de l'intégrer sur un logiciel différent, la compatibilité étant assurée par l'export des données sous la norme INOVERT. Grosso modo, cela se traduit par la transformation du bon de commande en bon de transport et en retour SAV, on doit avoir un retour sur la livraison de la marchandise. Le client payeur fait alors de l'importation EDI et de l'exportation SAV; l'affrété fait quant à lui de l'exportation EDI et de l'importation SAV. Ainsi, client, transporteur et affrété peuvent avoir des informations relatives à l'acheminement de la marchandise. Affrété

10 Elle ressemble dans sa conception à la fiche client Création de tarifs et des taxes Il s'agit de pouvoir appliquer des tarifs à un client selon des critères pré-définis Le tarif

11 Aller dans structure/client/tarif. Notre tarif va être caractérisé par : un Code Tarif (à renvoyer à un client) et un Code Grille (à renvoyer à une zone, un secteur...) qui servent de clé, mais surtout doivent être parlant pour le transporteur. Le descriptif On peut lui attribuer une date de début et une date de fin d'application une unité Le tarif s'applique nécessairement à un nombre de colis ou de palettes, un volume, un poids... On peut filtrer encore plus le tarif en fonction d'un service, du type de marchandise... On applique le tarif en fonction d'un type

12 --> Relation : tarif varie en fonction du point d'enlèvement et/ou de livraison --> Ligne Tarifaire : tarif varie en fonction d'une zone ou secteur d'enlèvement et/ou de livraison (le champs de livraison est obligatoire). --> Kilomètre : tarif varie en fonction du kilométrage Enfin, on rentre le champ correspondant au point d'enlèvement et/ou de livraison. Création d'un secteur tarifaire Aller dans la barre de tâche à gauche et cliquer sur «Secteurs tarifaires» Créer le secteur. Ensuite, il faut associer à ce secteur un ou plusieurs départements, une ou plusieurs localités, un ou plusieurs intervenants (affrétés) ou encore combiner tout ça. Pour ce faire, dans la barre de tache à gauche, cliquer sur les champs associés à «Fenêtres liées»

13 Ex : Création du secteur «région PACA» Pour associer les départements à cette région, cliquer sur «Département du Secteur» Notre secteur PACA est créé. Pour retourner sur les tarifs, cliquer sur «Retour Tarifs» On peut alors créer un tarif au départ du secteur PACA

14 Création d'une tranche tarifaire Cliquer sur le champ «Tranche Tarif Client» Il s'agit de paramétrer des tranches de prix à appliquer en fonction de l'«unité» choisie (palettes, poids...) Cela signifie, si on le rapporte à notre exemple dont l'unité et le poids, que pour un transport de marchandise de 1 à 30 kg, on paiera 30, que de 30 à 60 kg, on paiera et que pour tout transport de plus de 90 kg, on paiera 0.8 du kg. Affectation du tarif à un client Dans les fenêtres liées, cliquer sur le champ «Tarif client» Aller sur code client, F3 puis affecter le client voulu Pour affecter ce tarif à tous les clients, quand vous êtes sur la fenêtre «Tarif Client» cocher la case «Tarif Défaut»

15 Nous avons créé un tarif se rapportant au client HOM et qui prendra effet au moment où ce client nous demandera de faire un transport depuis la zone PACA (département 04, 06, 13, 83, 84). Les taxes La création de Taxes est basée sur la même logique que la création de Tarifs

16 On doit choisir le type de taxe. Et ensuite, on l'applique à un type comme pour le tarif. Comme pour les tarifs, on peut associer les taxes à un client, une tranche.

17

18 En exploitation Exploitation/Exploitation On est en mode exploitation et on peut générer des commandes qui passeront en Ordre de Transport et en Factures Génération d'une commande Code relation : utile quand il existe des trajets récurrents entre un expéditeur et un destinataire ; trajets générés par un même client payeur. Lors de la première génération, il faut créer ce code (le système nous demande ensuite s'il faut l'enregistrer) une fois que les champs «client», «expéditeur» et «destinataire» sont saisis; ensuite, en saisissant le code relation généré pour ce trajet, les champs précédemment cités se rempliront automatiquement. Code client : code généré sur la fiche client (client payeur) N dossier : ce numéro s'incrémente automatiquement, mais il est possible d'en générer un nouveau manuellement. Date saisie : date de la saisie du transports Code expéditeur : identifiant de l'expéditeur ; en le saisissant, on génère automatiquement les champs liés à ce code, à savoir : «code postal expéditeur» et «ville expéditeur» Code destinataire : identifiant du destinataire ; en le saisissant, on génère automatiquement les champs liés à ce code, à savoir : «code postal destinataire» et «ville destinataire» Pour les 2 champs sus nommés, si on est face à des codes ne correspondant à aucun expéditeur ou destinataire connu, nous sommes renvoyés dans le formulaire et nous pouvons en créer de nouveaux qu'on sauvegarde ou pas. Date de chargement : date à laquelle l'enlèvement va être fait Date de déchargement : date à laquelle la livraison doit être effectuée Heure chargement et déchargement : horaires auxquels sont prévus les enlèvements et livraisons (saisir heures:minutes:secondes) Durée de chargement : temps prévu pour le chargement de la marchandise (en minutes) Poids : poids de la marchandise à transporter ; peut être paramétré (kg, tonnes...) Colis, palettes : nombre de colis ou de palettes à transporter Volume : volume de la marchandise à transporter Mètre : métrage au sol de la marchandise à transporter Quantité : se rapporte à unité d'œuvre

19 Unité d'œuvre : au cas où on transporterait de la marchandise qu'on ne pourrait pas générer avec les champs précédents, il est possible de gérer des Unités d'œuvres (nombre de bouteilles, de canards...). km : utile si client facture au km En cliquant sur F3, on peut remplir ce champ en faisant référence à KM TRO (découpage de la France en zone et kilométrage entre ces zones quelque soit l'endroit de la zone), KM WayPro (kilométrage entre centre villes expéditeur et destinataire) ou Tarif (prix au km pré-saisi) Taxe fixe client : montant facturé du récépissé laissé au destinataire. Ce champ est alimenté dans la fiche client et derrière est mis en relation avec le montant du transport. Prix unitaire : renvoi aux champs précédemment rempli ou aux forfaits qui ont pu être enregistrés dans la fiche client ; pour y accéder taper sur F3. Il faut lui incrémenter un champ de référence. Montant contre remboursement : le client payeur demande au transporteur de récupérer un chèque chez le destinataire. Une taxe de contre remboursement peut alors être appliquée ; soit elle est fixée (donc liée au client), soit elle est gérée manuellement. Port dû : transporteur est payé par le destinataire Une taxe de port dû peut y être rattachée Montant assurance : il peut être demandé d'assurer la marchandise à transporter Une taxe qui correspond généralement à pourcentage du montant à assurer est appliquée. Taxe debours : taxe gasoil ; cette taxe correspond à un pourcentage qui s'applique au montant du transport. Prestations : on peut facturer des prestations annexes au client payeur (hayon, temps de charge ou de décharge...) Pour y accéder, cliquer sur F4 et un champ une grande zone de saisie s'ouvre. Ces champs font références au prestations existantes. Marchandises : cela permet de facturer de façon distincte des transports sur des marchandises différentes (ex : transport de pommes et de bananes ne sont peut être pas facturés de la même façon) Ce champ se retrouve au niveau de «prestations». Cet table fait référence à la table LIGART. Ce champ peut être simplement un champ d'informations. Montant transport = tarif du transport. On peut rentrer manuellement un montant ou faire un renvoi à un forfait de transport déjà créé. TVA : par défaut, elle est associée au client payeur, mais elle peut être modifiée manuellement Écran : correspond au statut de la ligne en cours ; 0 si en saisie, 1 si valider en commande, 2 si valider en planning

20 Champs 1,2,3 : champs de saisie alphanumérique libre Commentaires : commentaires pour l'exploitation (4000 caractères) Commentaires clients : commentaire à destination du client Service : généralement en rapport avec le délai de livraison N facture : champ en lecture seule ; il s'alimente tout seul quand OT passe en facture Ressources externes : renvoi à un affrété N CMR : lettre de voiturage ; permet de savoir si cela été pointé ou pas Code affrètement : renvoi à l'activité (viennoiseries, primeur...) - lien avec activité rattachée au conducteur N bordereau commande : n de commande globale (si plusieurs commandes) N bordereau exploitation : n de plan attribué au dernier chauffeur lié à la commande ; il s'incrémente automatiquement depuis SPOT Code tournée : important dans le cas de la messagerie où on a à faire à des tournées qui peuvent être liées à une ou plusieurs localités, régions... C'est à mettre en parallèle avec les les tarifs par rapport au secteur Les tournées sont alimentées sur SPOT URL et URL local: utile pour archivage des récépissés Agence facture client : fait appel aux tables LIGCOMM et AGENCE ; permet d'éviter les doublons de numéros de factures quand des factures sont générées par 2 agences différentes. Ce champ nous permet de savoir quelle agence facture le bon. D'autres champs existent mais sont peu ou pas utilisés. Les menus associés Actions : permet de générer des actions à réaliser

21 Valider - commandes : on valide la commande (pas d'ot généré) - Localités : on valide par rapport aux codes postaux (vérifie si codes postaux sont connus de la base pour les calculs liés au transport) - Pointage : permet de rappeler les lignes dont le code écran = 0 - Planning : génère OT vers SPOT Pointage : permet de rapatrier les données en filtrant selon nos choix Récépissé bon : rappeler un dossier une commande par rapport à son numéro

22 Facturation Vente Facturation/Vente/Journal Passer les commandes en factures ; ne peuvent être facturés que les bons de commandes passées en planning ou en commande Aller dans Actions/Facturer Une fenêtre s'ouvre Remplir les champs afin de récupérer les commandes à facturer

23 Les champs utiles remplis, cliquer sur «Valider». Les commandes sont rapatriées. A chaque ligne de facture, on peut voir toutes les commandes rattachées. Le numéro de facture est attribuée automatiquement en fonction de nos paramètres. Il est possible de facturer autre chose que du transport et de faire des avoirs ; le type de facture varie (vide si transport et «facture» ou «avoir» pour autre). Pour accéder aux autres types de facture, faire Vente/Facture Annexe

24 On génère des factures en remplissant les champs. On peut également facturer des prestations. On va sur Lignes Facture Annexes Les données de prestations sont celles crées dans les prestations liées à l'exploitation. Écriture comptable Derrière cette notion se cache tous les paramètres d'écriture comptable qui permettent de basculer les données sont des logiciels de comptabilité (SAGE, CIEL...)

25 Plan comptable paramètres généraux de comptabilité Paramètre Client : paramètres liés au client Collectif = compte 411 = TTC Contrepartie = compte 706 = HT Auxiliaire = TTC Paramètres Affrétés Prestation Activité TVA Paramètres : pour exporter

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