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1 Documentation Extraclub Page 1/11 Sommaire SOMMAIRE... 1 ESPACE DU CLUB... 2 INTRODUCTION... 2 Bien utiliser la gestion du club... 2 Termes utilisés dans cet espace... 2 Par quoi commencer?... 2 L onglet Membres... 2 L onglet Famille... 3 L onglet Comptes... 3 Conseil d utilisation... 3 MODULE DE MEMBRES... 4 Gestion des membres... 4 Description... 4 Recherche de membres ou de familles... 4 L onglet Membres... 4 Interface de modification de membre... 5 Suppression de membre... 5 L onglet Famille... 5 Interface de modification de famille... 6 L onglet Comptes... 6 Procédure de changement de compte... 6 Détail des membres... 7 Description... 7 Recherche de membres ou de familles... 7 L onglet Membres... 7 L onglet Famille... 8 L onglet Comptes... 8 Ajout de membre... 8 Description... 8 Ajout d un membre... 8 Liaison d un membre à une famille / société existante... 9 Liaison d un membre à une nouvelle famille / société... 9 Membres en attente Description Liste et filtre d'affichage Validation des membres en attente Liaison d un membre en attente à une famille / société existante Liaison d un membre en attente à une nouvelle famille / société Liste des membres Description Etape 1 : Sélection des critères de recherche Etape 2 : Choix du format d'export Récupération du fichier d'export... 12

2 Documentation Extraclub Page 2/11 Espace du Club Introduction Bien utiliser la gestion du club Termes utilisés dans cet espace Membres en attente : Une personne est considérée comme membre en attente à partir du moment où elle s inscrit sur l Extraclub. Une personne peut être en attente de confirmation ou en attente de validation. La confirmation vient de la personne elle-même tandis que la validation provient du club. Membres : Une personne est considérée comme membre à partir du moment où son inscription à été confirmée puis validée. Familles : Une famille de membres est un ensemble de membres. Il existe deux types de familles : les sociétés et les familles. Coordonnée de contact : La coordonnée de contact d un membre est la coordonnée par laquelle le membre préfèrent être joint. Par quoi commencer? Pour utiliser la gestion du club sur Extraclub, il est nécessaire d inscrire des membres avant de pouvoir commencer son utilisation. Ce mini guide est donc la pour vous rediriger vers les étapes primordiales à suivre pour bien mettre en place votre Extraclub. La gestion du club n'est rien sans membres, il faut donc commencer par inscrire des membres. Module de Membres / Recherche de membres ou de familles La recherche de membre vous permet grâce au champ texte Nom d effectuer la recherche d un membre ou d une famille en fonction de son nom. Vous pouvez effectuer cette recherche en saisissant le nom ou simplement les premières lettres du nom d un membre ou d une famille et en cliquant sur le bouton. Le nombre de membres ou de familles trouvés est affiché en dessous ainsi que la liste des nom. Un clic sur un nom donne accès à ses données. L onglet Membres La page de détail des membres comprend deux onglets, un pour les données des membres et un autre pour les données des familles. Selon la recherche que vous aurez effectuée, l onglet Membres ou l onglet Familles sera automatiquement affiché. L onglet Membres permet de visualiser la «fiche Membre» d un membre. Cette fiche regroupe toutes les informations concernant un membre comme son type, ses coordonnées, son adresse et son historique. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. Si le membre fait parti d une famille, la liste des membres appartenant à la même famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille.

3 Documentation Extraclub Page 3/12 Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre. L onglet Famille L onglet Famille ou Société permet de visualiser toutes les informations concernant une famille comme le chef de famille, l adresse de la famille et ses coordonnées. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. La liste des membres appartenant à la famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille. Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre. L onglet Comptes L onglet Comptes permet de visualiser les informations des comptes des membres d une famille. Cet onglet permet de visualiser le solde, le montant ainsi que le propriétaire de chaque compte. Les comptes bloqués sont différenciés des autres comptes par l ajout d une croix rouge en fin de ligne :. Remarque : Si le titulaire, les soldes et le nombre de point ne sont pas affichés, cela signifie que le membre est rattaché au compte du membre le précédant dans la liste. Ajout de membre : page 7 Puis valider leurs inscriptions. Module de Membres / Remarque : Le membre passe dans l état «valide». Membres en attente: page 10 Pour rechercher ou modifier les informations concernant un membre, vous pouvez vous rendre à la page de gestion des membres. Module de Membres / Gestion des membres : page 4 Conseil d utilisation Pour éviter d avoir une liste de membre en attente trop importante, consulter régulièrement la page des membres en attente. Module de Membres / Remarque : Le membre passe dans l état «valide». Membres en attente: page 10

4 Documentation Extraclub Page 4/12 Module de Membres Gestion des membres Description La gestion des membres vous permet de gérer les membres de votre club. Vous pourrez dans cette rubrique effectuer les actions suivantes : - Rechercher un membre ou une famille - Sélectionnez le membre ou la famille - Modifier les données du membre ou de la famille - Supprimer un membre Recherche de membres ou de familles La recherche de membre vous permet grâce au champ texte Nom d effectuer la recherche d un membre ou d une famille en fonction de son nom. Vous pouvez effectuer cette recherche en saisissant le nom ou simplement les premières lettres du nom d un membre ou d une famille et en cliquant sur le bouton. Le nombre de membres ou de familles trouvés est affichés en dessous ainsi que la liste des noms. Un clic sur un nom donne accès à ses données. L onglet Membres La page de gestion des membres comprend deux onglets, un pour les données des membres et un autre pour les données des familles. Selon la recherche que vous aurez effectuée, l onglet Membres ou l onglet Familles sera automatiquement affiché. L onglet Membres permet de visualiser la «fiche Membre» d un membre. Cette fiche regroupe toutes les informations concernant un membre comme son type, ses coordonnées, son adresse et son historique. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. Si le membre fait parti d une famille, la liste des membres appartenant à la même famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille. Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre. Vous avez également accès aux boutons suivants : : Permet de modifier le membre courant. : Permet de supprimer le membre courant.

5 Documentation Extraclub Page 5/12 Interface de modification de membre Cette interface permet de modifier les informations concernant un membre. Les données actuelles sont automatiquement saisies dans les champs de saisie. Pour que la modification d un membre soit acceptée, les informations suivantes doivent être fournies : - Civilité - Prénom - Date de naissance - Date de début du type de membre - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. - La coordonnée de contact Un membre préférant être joint sur son portable aura comme coordonnée de contact son numéro de téléphone portable. Dans la partie Adresse, le lien Identique à l adresse de famille permet de copier automatiquement l adresse de famille pour le membre. Dans la partie Coordonnée et pour chaque coordonnée un lien Identique à la coordonnée de famille permet de copier la valeur de la coordonnée de famille pour le membre. En bas de page le bouton permet de valider les modifications tandis que le bouton permet de revenir à la fiche membre sans tenir compte des modifications. Suppression de membre Pour supprimer un membre, il faut cliquer sur le bouton formulaire de suppression d un membre. Ce formulaire demande une confirmation de suppression. La suppression effective peut être faite en cliquant sur le bouton membre, il faut cliquer sur le bouton de la fiche membre. Il donne accès au. Pour ne pas supprimer le L onglet Famille L onglet Famille ou Société permet de visualiser toutes les informations concernant une famille comme le chef de famille, l adresse de la famille et ses coordonnées. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. La liste des membres appartenant à la famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille. Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre.

6 Documentation Extraclub Page 6/12 Vous avez également accès au bouton suivant : : Permet de modifier la famille courante. Interface de modification de famille Cette interface permet de modifier les informations concernant une famille. Les données actuelles sont automatiquement saisies dans les champs de saisie. Pour que la modification d une famille soit acceptée, les informations suivantes doivent être fournies : - Type de famille - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. - Le rôle des membres de la famille La partie Membres permet de modifier le rôle des membres de la famille. De plus, il est possible de créer une famille / société par membre ou de changer les membres de famille / société grâce à la liste déroulante située en dessous de la liste des membres. En bas de page le bouton permet de valider les modifications tandis que le bouton permet de revenir à la fiche membre sans tenir compte des modifications. Pour changer les membres de famille / société, il faut saisir le nom de la famille de destination dans le champ de saisie Nom de la famille / société. Les résultats correspondant s affichent à l écran et pour en sélectionner un, il faut cliquer sur le nom de famille. En bas de page le bouton permet de valider le changement de famille, le bouton permet de revenir à la page de modification de famille et le bouton sans tenir compte des modifications. permet de revenir à la fiche membre Remarque : La recherche est immédiate, il n'y a pas de bouton de validation pour effectuer celle-ci. L onglet Comptes L onglet Comptes permet de visualiser les informations des comptes des membres d une famille. Cet onglet permet de visualiser le solde, le montant ainsi que le propriétaire de chaque compte. Les comptes bloqués sont différenciés des autres comptes par l ajout d une croix rouge en fin de ligne :. Remarque : Si les soldes et le nombre de point ne sont pas affichés, cela signifie que le membre est rattaché au compte du membre le précédant dans la liste. Le propriétaire du compte est affiché dans une liste déroulante. Cette liste déroulante contient le nom de tous les membres de la famille excepté le membre en cours qui est remplacé par : Personnel. De plus, une ligne Autres est ajoutée en fin de liste. Procédure de changement de compte Pour modifier le propriétaire d un compte, il existe deux possibilités. Pour rattacher un membre au compte d un membre de la même famille, il faut sélectionner dans la liste déroulante du membre à modifier le nom du membre auquel doit être rattaché le compte.

7 Documentation Extraclub Page 7/12 La seconde possibilité permet de rattacher le membre au compte d un membre extérieur à la famille. Puisque le nom ne figure pas dans la liste déroulante, il faut le rechercher à l aide de la ligne Autres qui se situe à la fin de chaque liste. Lors de sa sélection, Un champ de saisie demandant le Nom du membre de destination apparaît. En saisissant le nom du membre, la liste des membres trouvés s affiche. La sélection d un nom se fait par un clic. Remarque : La recherche est immédiate, il n'y a pas de bouton de validation pour effectuer celle-ci. Pour modifier cette sélection, un clic sur la croix rouge : saisie. à la droite du nom permet de revenir au champ de Un clic sur le bouton permet de valider les changements de comptes. Détail des membres Description Le détail des membres vous permet de consulter les membres de votre club. Vous pourrez dans cette rubrique effectuer les actions suivantes : - Rechercher un membre ou une famille - Sélectionnez le membre ou la famille - visualiser les données du membre ou de la famille Recherche de membres ou de familles La recherche de membre vous permet grâce au champ texte Nom d effectuer la recherche d un membre ou d une famille en fonction de son nom. Vous pouvez effectuer cette recherche en saisissant le nom ou simplement les premières lettres du nom d un membre ou d une famille et en cliquant sur le bouton. Le nombre de membres ou de familles trouvés est affiché en dessous ainsi que la liste des nom. Un clic sur un nom donne accès à ses données. L onglet Membres La page de détail des membres comprend deux onglets, un pour les données des membres et un autre pour les données des familles. Selon la recherche que vous aurez effectuée, l onglet Membres ou l onglet Familles sera automatiquement affiché. L onglet Membres permet de visualiser la «fiche Membre» d un membre. Cette fiche regroupe toutes les informations concernant un membre comme son type, ses coordonnées, son adresse et son historique. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. Si le membre fait parti d une famille, la liste des membres appartenant à la même famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille. Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre.

8 Documentation Extraclub Page 8/12 L onglet Famille L onglet Famille ou Société permet de visualiser toutes les informations concernant une famille comme le chef de famille, l adresse de la famille et ses coordonnées. Remarque : En cliquant sur l adresse d un membre, vous pouvez lui envoyer un mail. La liste des membres appartenant à la famille est affichée en bas de page avec pour chacun d eux son rôle dans la famille. Remarque : En cliquant sur le nom d un membre de la famille, vous pouvez afficher sa fiche membre. L onglet Comptes L onglet Comptes permet de visualiser les informations des comptes des membres d une famille. Cet onglet permet de visualiser le solde, le montant ainsi que le propriétaire de chaque compte. Les comptes bloqués sont différenciés des autres comptes par l ajout d une croix rouge en fin de ligne :. Remarque : Si le titulaire, les soldes et le nombre de point ne sont pas affichés, cela signifie que le membre est rattaché au compte du membre le précédant dans la liste. Ajout de membre Description L ajout de membre vous permet d ajouter un membre à votre club. Vous pourrez dans cette rubrique effectuer les actions suivantes : - Ajouter un membre Pour commencer l ajout d un membre, cliquez sur le bouton. Ajout d un membre Cette interface permet d ajouter les informations concernant un membre. Pour que l ajout d un membre soit accepté, les informations suivantes doivent être fournies : - Civilité - Prénom - Date de naissance - Type du membre - Date de début du type de membre - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. - La coordonnée de contact Un membre préférant être joint sur son portable aura comme coordonnée de contact son numéro de téléphone portable.

9 Documentation Extraclub Page 9/12 Le bouton permet de soumettre l ajout tandis que le bouton permet de revenir à la page de démarrage de l ajout de membre. En cas de doublon, c est à dire deux personnes possédant les mêmes nom et prénom, vous aurez le choix de créer le membre ou de stopper l ajout pour modifier le doublon trouvé dans la rubrique : Module de Membres / Gestion des membres : page 4. Cliquez sur le bouton pour continuer ou sur le bouton pour stopper la création. Un message vous indique que le membre a été enregistré et vous pouvez donner au nouveau membre son login et son mot de passe pour qu il se connecte sur Extraclub. Remarque : A ce moment le membre est dans l état «en attente de validation». En cliquant sur le bouton vous continuez le processus d enregistrement du membre. A ce moment, vous pouvez lier le membre à une famille existante ou créer une nouvelle famille. Liaison d un membre à une famille / société existante Pour sélectionner une famille existante cliquez sur Sélectionner une famille/société existante et saisissez le nom de la famille du nouveau membre dans le champ de saisie Nom de la famille / société. Les résultats correspondant s affichent à l écran et pour en sélectionner un, il faut cliquer sur le nom de famille. Ensuite, vous pouvez choisir le rôle que tiendra le membre dans cette famille. Remarque : La recherche est immédiate, il n'y a pas de bouton de validation pour effectuer celle-ci. En bas de page le bouton permet de valider la liaison avec la famille et le bouton permet de revenir à la page de démarrage de l ajout de membre. Remarque : A ce moment le membre est dans l état «valide». Liaison d un membre à une nouvelle famille / société Pour créer une nouvelle famille / société, cliquez sur Créer une nouvelle famille/société et saisissez les informations nécessaires à la création de la famille : - Type de famille - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. Par défaut, les données du nouveau membre sont automatiquement saisies dans les champs du formulaire mais vous avez toujours la possibilité de modifier ses valeurs. En bas de page le bouton permet de valider la liaison avec la nouvelle famille et le bouton permet de revenir à la page de démarrage de l ajout de membre.

10 Documentation Extraclub Page 10/12 Remarque : Le membre passe dans l état «valide». Membres en attente Description Cette page vous permet de consulter la liste des membres en attente de validation, en attente de confirmation ou les personnes extérieures. Liste et filtre d'affichage Les membres sont listés en affichant les informations suivantes : - Age - Etat actuel du membre - Date de création du membre Il est possible de gérer l'affichage des membres en remplissant les champs fournis dans l'encart Filtres d'affichage. Pour valider votre recherche, cliquez sur le bouton. Une fois la liste visible, vous pouvez cliquer la ligne d'un membre pour le valider. Validation des membres en attente Pour valider un membre, sélectionnez le dans la liste. En cas de doublon, c est à dire deux personnes possédant les mêmes nom et prénom, vous aurez le choix de créer le membre ou de stopper l ajout pour modifier le doublon trouvé dans la rubrique : Module de Membres / Gestion des membres : page 4. Cliquez sur le bouton pour continuer ou sur le bouton pour stopper la validation. Une interface vous permet de modifier les informations concernant le membre. Les données actuelles sont automatiquement saisies dans les champs de saisie. Pour que la modification d un membre soit acceptée, les informations suivantes doivent être fournies : - Civilité - Prénom - Date de naissance - Date de début du type de membre - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. - La coordonnée de contact Un membre préférant être joint sur son portable aura comme coordonnée de contact son numéro de téléphone portable. En bas de page le bouton permet de valider les modifications tandis que le bouton permet de revenir à la page de sélection de membre en attente sans tenir compte des modifications. Un message vous indique que le membre a été enregistré Cliquez sur le bouton pour continuer.

11 Documentation Extraclub Page 11/12 En cliquant sur le bouton vous continuez le processus d enregistrement du membre. A ce moment, vous pouvez lier le membre à une famille existante ou créer une nouvelle famille. Liaison d un membre en attente à une famille / société existante Pour sélectionner une famille existante cliquez sur Sélectionner une famille/société existante et saisissez le nom de la famille du nouveau membre dans le champ de saisie Nom de la famille / société. Les résultats correspondant s affichent à l écran et pour en sélectionner un, il faut cliquer sur le nom de famille. Ensuite, vous pouvez choisir le rôle que tiendra le membre dans cette famille. Remarque : La recherche est immédiate, il n'y a pas de bouton de validation pour effectuer celle-ci. En bas de page le bouton permet de valider la liaison avec la famille, le bouton permet de retourner à la modification du membre et le bouton membre en attente. permet de revenir à la page de sélection de Remarque : Le membre passe dans l état «valide». Liaison d un membre en attente à une nouvelle famille / société Pour créer une nouvelle famille / société, cliquez sur Créer une nouvelle famille/société et saisissez les informations nécessaires à la création de la famille : - Type de famille - N et libellé de voie - CP - Ville - La valeur d une coordonnée si celle-ci est sélectionnée. Par défaut, les données du nouveau membre sont automatiquement saisies dans les champs du formulaire mais vous avez toujours la possibilité de modifier ses valeurs. En bas de page le bouton permet de valider la liaison avec la famille, le bouton permet de retourner à la modification du membre et le bouton membre en attente. permet de revenir à la page de sélection de Remarque : Le membre passe dans l état «valide».

12 Documentation Extraclub Page 12/12 Liste des membres Description L'export vous permet d'extraire les informations des membres d'extraclub au format CSV. Vous pourrez ainsi utiliser ces données dans des programmes externes de gestion. L'export se fait en 2 étapes : Sélection des critères de recherche Choix du format d'export Etape 1 : Sélection des critères de recherche Cette étape vous permet de définir quelles sont les données à exporter. Sur cette page, vous allez pouvoir préciser les points suivants : Tri des éléments. Vous pouvez inclure jusqu'à 3 tris de vos données, pour se faire, précisez dans l'encart Filtres d'affichage le critère de tri et son ordre (croissant ou décroissant). Chaque critère de tri sera traité successivement. Eléments à extraire. Chaque élément pouvant être extrait est présenté avec une case à cocher. Si celle-ci est cochée, l'élément sera présent dans le fichier d'export. Filtres d'extraction. A côté de chaque donnée, et si un filtre est possible, des champs sont présents pour limiter le nombre de résultat à exporter. Pour qu'un filtre soit pris en compte il suffit de le renseigner. Si sa valeur reste vide, il ne sera pas pris en compte lors de l'extraction. Une fois vos éléments définis, cliquez sur le bouton pour passer à l'étape 2. Etape 2 : Choix du format d'export A cette étape, vos critères de sélection et le nombre de résultat obtenu est affiché. Vous pouvez alors définir quel est le format du fichier d'export que vous souhaitez obtenir. Vous pouvez alors générer votre fichier en cliquant sur le bouton. Si vous souhaitez corriger les filtres, cliquez sur le bouton. Récupération du fichier d'export Le fichier d'export peut prendre quelques secondes à être créé. Une fois celui-ci accessible, cliquez sur le bouton. (Ou clic avec le bouton droit puis "Enregistrer la cible du lien sous")

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