Manuel de l administrateur

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1 Manuel de l administrateur (Version non définitive Novembre 2013) Technofutur TIC Pedago TIC CC by sa

2 Première utilisation en qualité d administrateur Compte administrateur Statut utilisateur Paramètre de votre compte utilisateur Gestion menteos Création des utilisateurs Edition des utilisateurs Suppression des utilisateurs Affiliation des utilisateurs Nouveau groupe Edition / suppression des groupes Insertion utilisateur Importation des agendas Ical Liste des présences

3 Première utilisation en qualité d administrateur Compte administrateur En tant qu administrateur de la plateforme menteos, vous possédez un compte utilisateur qui aura accès à toutes les informations nécessaires quant à sa gestion et à son contrôle. Votre login : «admin» Votre mot de passe : «menteos» Vous pouvez décider de l utiliser comme votre compte personnel, en modifiant le nom d affichage dans les paramètres mais bien sûr, vous avez la possibilité de créer votre propre compte utilisateur et de le rendre administrateur. Statut utilisateur Afin de faciliter le contrôle de la plateforme et d attribuer des services aux utilisateurs, des statuts utilisateurs ont été mis en place. Elève Parent Professeur Educateur Personnel administratif Directeur Administrateur Deux types d administrateurs sont présents dans la plateforme. Le premier type s agit d une administration technique, il vous donnera accès à des outils système, comme par exemple : Apparence du site (Modification du logo / texte d accueil / couleur du site) Widgets par défaut Pages externes (A propos, mentions légales et informations personnelles en bas de page) Gestion de l ensemble des groupes Gestion des utilisateurs

4 Le deuxième type concerne la gestion globale de la plateforme : Gestion des utilisateurs : Création et importation via un fichier.csv. Edition et suppression Gestion des groupes : Affiliation aux groupes / classes / cours Création, édition et suppression des groupes / classes / cours Gestion des membres du groupe Migration des membres Insertion utilisateurs Gestion des agendas Ical Listing des agendas importés et suppression Import d agenda Ical. Liste de présence Configuration des heures de cours Pour modifier le statut un utilisateur, vous devez vous rendre sur son profil et cliquer sur «Modifier le statut» Paramètre de votre compte utilisateur Nous vous invitons maintenant à vous rendre dans le menu «Mes paramètres» en cliquant sur l onglet comme indiqué sur l image ci contre : Les paramètres vous permettront de modifier votre pseudonyme, votre mot de passe ainsi que votre adresse . Pseudonyme : il s agit du nom qui sera affiché sur la plateforme et visible par les autres utilisateurs. La modification de ce paramètre n affectera en rien le nom utilisé pour vous connecter. Celui ci restera inchangé. Mot de passe : un mot de passe de minimum six caractères est requis. De plus, vous devez préalablement indiquer votre mot de passe courant, qui est, à la création de votre ENT : «menteos». Adresse il s agit de l adresse à laquelle seront envoyées toutes les notifications. Langue : il s agit de la langue dans laquelle vous souhaitez afficher les pages. Veuillez toutefois ne pas prendre en compte certaines langues présentes mais non la traduction n est pas et ne sera pas notre priorité. Pour plus de sécurité, nous vous conseillons de modifier votre mot de passe «menteos» et s en spécifier un nouveau. Il est également important de spécifier votre adresse car celle indiqué par défaut est une adresse factice.

5 Gestion menteos L administration utile à la gestion des utilisateurs et des groupes se trouve dans l onglet supérieur droit et plus précisément dans «gestion menteos» (voici image ci contre). Dans cette gestion, vous avez la possibilité de gérer : L ensemble des utilisateurs et leurs affiliations aux groupes L ensemble des groupes Les agendas Ical Les feedbacks La configuration des heures de cours pour les listes de présence Création des utilisateurs Afin de faciliter la création des utilisateurs, vous avez plusieurs types de formulaire : La création individuelle La création multiple La création par fichier CSV. Comment fonctionne l importation? La première étape du formulaire est de configurer votre importation : «La première ligne de votre fichier est elle les titres des colonnes?» Si votre fichier CSV contient des titres, afin d éviter de créer un utilisateur qui correspondrait aux titres des colonnes, cochez ceci. Le nom à afficher : ce détail important est irréversible. Faites donc le bon choix avant votre importation. Séparateur de données : ce champ vous permet de bien distinguer les données de votre fichier CSV. Encodage : comme le nom l indique, veillez à ce que l encodage corresponde au risque de voir des utilisateurs ayants des? à la place des accents. Comment puis je voir l encodage de mon fichier? Utilisez Notepad++! Cliquez sur le menu Encodage et regardez quel type d encodage est sélectionné. Pour modifier cela, sélectionnez tout le texte et cliquez sur l encodage que vous souhaitez. «Créer un fictif pour ceux qui n en possèdent pas» : Lorsque vous importez des centaines d utilisateurs, il est certain que vous ne possédez pas forcement tous les adresses s. C est pourquoi, lorsque le champ est vide, le système inscrira des s factices avant de valider leur inscription.

6 «Créer la classe si celle ci n existe pas?» : Lorsque vous indiquez, dans votre fichier d importation, dans quelle classe figure l élève, si la classe en question n est pas créé mais que vous le souhaitez, sélectionner «oui». «Les données sont elles entre guillemets?» : Pour vérifier ce paramètre, ouvrez votre fichier avec Bloc note. Si les données sont bien entre guillemets, sélectionner «oui». La seconde étape est de configurer la structure du fichier d importation. Voici un exemple d un fichier.csv ouvert avec bloc note : "username ";"name";"firstname";" ";"password";"class";"statut ; "ducobu";"ducobu";"jean";jeanducobu@menteos.be;"123456";"1a3";"eleve"; Votre structure dans le formulaire doit donc être comme suit : 1. Colonne 1 : Nom d utilisateur 2. Colonne 2 : Nom 3. Colonne 3 : Prénom 4. Colonne 4 : Adresse 5. Colonne 5 : Mot de passe 6. Colonne 6 : Classe 7. Colonne 7 : Statut Afin de valider l envoi du fichier d importation et donc la création des utilisateurs, trois champs sont indispensables : le nom d utilisateur, le nom et l adresse . Une fois mon fichier envoyé? Une fois votre fichier envoyé, une page avec l ensemble des utilisateurs s afficheront mais, ils ne sont pas encore créés. Vous avez la possibilité de créer individuellement un utilisateur en cliquant sur «créer» ou bien en cliquant sur «Process», qui créera l ensemble des utilisateurs de la liste.

7 Si vous constatez une anomalie, vous pouvez toujours double cliquez sur la donnée en question et la modifier directement sans devoir repasser dans votre fichier. Attention Les noms d utilisateurs doivent posséder au minimum quatre caractères Les mots de passe doivent avoir au minimum six caractères Les adresses s doivent être tous différentes. Si un autre utilisateur possède déjà une adresse , l utilisateur en question ne pourra être créé. Dans la structure de votre fichier.csv, si vous avez une colonne qui n est pas répertorié dans le formulaire, laissez le champ vide. Edition des utilisateurs Sélectionnez votre utilisateur. Pour cela, vous avez trois types de recherche. 1. par mot clé (1)

8 2. Par statut (2) 3. Par groupe / classe / cours (3) Les types de recherche se cumulent. Vous pouvez donc choisir un élève d une classe en particulier avec un nom qui comment par «mer». Sélectionnez votre utilisateur et modifier les informations qui s afficheront sur la droite. Suppression des utilisateurs La recherche des utilisateurs est similaire à l édition des utilisateurs. Faites votre recherche, et sélectionnez / cochez les utilisateurs que vous souhaitez effacer. En cliquant sur la petite croix rouge, pour en effacer un, en sélectionnant et en cliquant sur «Supprimer la sélectionner» pour en effacer plusieurs. Attention, cette action est irréversible! Affiliation des utilisateurs La recherche des utilisateurs est similaire à l édition des utilisateurs. Sélectionnez votre utilisateur et tous les groupes dans lesquels il est membre seront cochés dans la liste des groupes / cours / classes (voir image ci dessous).

9 Nouveau groupe Pour créer un nouveau groupe, vous devez entrer le nom et choisir le type de groupe. Vous pouvez également écrire une brève description du groupe. Edition / suppression des groupes

10 Vous pouvez éditer ou supprimer un ou plusieurs groupes grâce à cet outil. Vous devez tout d abord choisir le type de groupe que vous voulez éditer ou supprimer. Pour cela, cliquez sur le type correspondant (1) (Classes, Groupes ou Cours) Les groupes s afficheront (2), ensuite, cliquez sur celui que vous désirez modifier, et les options de modifications s afficheront à droite (3), une fois les modifications faites, cliquez sur «Modifier ce groupe» pour valider. Vous pouvez également cliquer sur «Liste des membres» en haut à droite pour modifier la liste des membres. Pour supprimer les groupes, vous pouvez le faire groupe par groupe en cliquant sur la croix rouge à gauche du nom ou sur le nom de l utilisateur. Ou bien en cochant tous les groupes que vous désirez supprimer et en cliquant sur «Supprimer la sélection». Vous pouvez également Tout cocher ou tout décocher avec les boutons appropriés. Insertion utilisateur

11 1. Sélectionnez la ou les classes, ainsi que le ou les statuts que vous voulez faire migrer. Si vous voulez en sélectionner plusieurs, cliquez sur Ctrl + clic pour les sélectionner ensemble. Vous pouvez également Créer une nouvelle classe grâce au bouton prévu à cet effet. Une fois que vous avez tout sélectionné, vous pouvez cliquer sur «Migrer ces utilisateurs» pour finaliser l insertion. 2. Les membres correspondant aux critères s affichent sur cette zone. Vous pouvez les enlever en cliquant sur la croix rouge à coté de leur nom ou sur le nom. (sur cette image, le personnel administratif de 6TQ7). 3. Sélectionnez le ou les groupes vers lesquels les utilisateurs vont être migrés. Vous pouvez également Créer une nouvelle classe grâce au bouton prévu à cet effet. Si vous voulez en sélectionner plusieurs, cliquez sur Ctrl + clic pour les sélectionner ensemble. Vous pouvez cocher la case «Effacer les membres des groupes ci dessus avant l enregistrement des nouveaux membres?» si vous désirez vider les groupes vers lesquels les nouveaux membres vont se diriger. Pour finaliser, vous avez 2 boutons : Migrer va déplacer les utilisateurs vers les nouveaux groupes, et les enlever de leur groupe d origine. Dupliquer va garder les utilisateurs dans leur ancien groupe, mais également les copier vers leur(s) nouveau(x) groupe(s). Représentation schématique :

12 Importation des agendas Ical Pour afficher un agenda dit «officiel» aux utilisateurs ou aux groupes, vous pouvez envoyer un fichier.ics ou bien fichier zip contenant des fichiers.ics. Comment cela fonctionne? Pour affecter un fichier à un groupe ou à un utilisateur, il faut que le nom du fichier corresponde au nom (affiché) de l utilisateur en question. Par exemple : vous voulez affecter un agenda ical à «Jean Ducobu», il faut que votre fichier soit nommé «Jean Ducobu.ics». Pour les supprimer, il suffit de vous rendre dans la liste des agendas et de cliquer sur la petite croix. Liste des présences Chaque établissement a des heures de cours différentes. Aussi, menteos vous permet de régler celles ci afin de pouvoir sortir des listings aussi fiables que possibles. Comment configurer ces heures?

13 Cliquez sur le bouton Modifier les heures pour se faire. Vous arriverez sur le formulaire vous permettant de les configurer. Nous vous laissons la possibilité de définir 10 heures, si vous avez une 10e heure. Chaque ligne se comprend ainsi : nom de l heure heure de début (heure réelle) heure de fin (heure réelle). Le premier menu déroulant dans chaque colonne symbole l heure et le second les minutes (de 5 minutes en 5 minutes). Si vous désirez ne pas configurer une heure (par exemple, votre école n a que 8 heures de cours), laissez chaque champ à 00. La capture d écran ci dessus montre un exemple de configuration des heures. Il vous suffit de cliquer sur Enregistrer une fois vos heures sélectionnées. Un récapitulatif de celles ci se trouvera sur la page d accueil de cette section.

14 A présent, vos utilisateurs peuvent utiliser cette possibilité dans la recherche d absentéisme ou dans l encodage des listes.