Ouvrir...59 Ouverture du dossier comptable...59 Ouverture du fichier expert...60

Transcription

1 Menu Fichier Nouveau48 Assistant de création d'un nouveau fichier48 Boîte de dialogue Créer le fichier comptable si l'assistant n'est pas utilisé56 Exercice comptable et longueur des comptes 57 Ouvrir 59 Ouverture du dossier comptable59 Ouverture du fichier expert 60 Fermer 62 A propos de 63 Volet Identification - A propos de 65 Volet Initialisation - A propos de 66 Volet Contacts - A propos de 71 Volet Paramètres - A propos de 72 Volet Préférences - A propos de 76 Volet Ajustement lettrage A propos de 82 Volet Communication - A propos de 85 Volet Options - A propos de 87 Lire les informations127 Configuration système et partage131 Volet Configuration système - Configuration système et partage 131 Volet Utilisateurs connectés - Configuration système et partage132 Envoi d un message 134 Réception d un message 135 Autorisations d accès136 Commandes protégées 136 Importer 142 A propos des formats d'importation

2 Importer un fichier au format standard 144 Lancement de l'importation 144 Import au format Texte 150 Import des Ecritures Sage et Ciel Windows 154 Importer au format Edifact 155 Importer un fichier au format paramétrable 157 Exporter 158 Format Texte/Sylk 160 Export au format texte 160 Export aux formats SYLK et HTML 161 Format Classeur Microsoft Excel 163 Export au format Sage (Saari et Ciel) 165 Export au format EDIFACT 168 Préambule 168 Format d export EDIFACT 168 Exporter au format paramétrable 175 Exporter la balance 176 Exportations : mode opératoire 179 Définition format paramétrable 189 Communication 190 Envoi de données 193 Réception de données 199 Imprimer les paramètres dossier 205 Mise en page 207 Format d impression 208 Impression différée 210 Lancement des programmes Sage Ligne Quitter

3 Menu Fichier Ce menu permet de : créer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles, enregistrer, modifier, consulter la fiche de l entreprise ainsi que toutes les options de l entreprise, lire les informations sur l entreprise, consulter la configuration système et les partages de fichiers, autoriser ou interdire l accès de certaines commandes à certains utilisateurs, importer et exporter des données, lancer les communications entre client et expert comptable, avoir accès à la commande de mise en page, enregistrer le format d impression des différents documents et états de la comptabilité, lancer l'impression des documents dont l'impression a été différée, quitter le programme 47

4 Nouveau Fichier / Nouveau Cette commande permet de créer un nouveau fichier de la comptabilité Elle n'est accessible que si aucun fichier n est ouvert Cliquer sur le bouton Nouveau fichier de la barre d outils Standard a le même effet que d activer la commande Fichier / Nouveau Equivalent clavier sur Macintosh : + Si Voir Voir Equivalent clavier sous Windows : + ou + puis le Mode assistant est activé, la première fenêtre de l'assistant de création d'un nouveau fichier va apparaître Dans le cas contraire, c'est la boîte de dialogue Créer le fichier comptable qui s'ouvre Pour plus d'information sur l'utilisation de cette commande reportez-vous à la boîte de dialogue Créer le fichier comptable Reportez-vous à la commande Fenêtre / Mode assistant pour activer ou désactiver le mode assistant Assistant de création d'un nouveau fichier Lorsque l'option Mode assistant du menu Fenêtre est activé, un assistant est affiché pour vous guider dans la création d'un nouveau fichier Raison sociale et reprise des informations société La première étape de la création de fichier comptable concerne la raison sociale et la possibilité de reprise des informations déjà saisies 48

5 Raison sociale Indiquez la raison sociale de votre société (zone de 35 caractères alphanumériques maximum) Lorsque la raison sociale a été définie, la zone suivante devient accessible Indiquez à l aide des boutons d option si vous souhaitez ou non reprendre les coordonnées de l entreprise renseignée au moment de l installation du logiciel Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création du fichier Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Dans ce cas, le programme ne crée pas le fichier comptable Saisie des coordonnées de l entreprise La deuxième étape de la création de fichier comptable concerne les coordonnées de l entreprise Si les coordonnées ne sont pas reprises, renseignez les différentes zones (Activité, Adresse, Complément, CP, Ville, Région, Pays, N SIRET, NAF (APE), N identification, Téléphone, Télécopie) selon les principes définis dans le paragraphe Volet Identification - A propos de page 65 Si l option Reprise des informations société est activée, la fenêtre reprend par défaut les coordonnées de l entreprise renseignées lors de l installation Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création du fichier Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler 49

6 Exercice et longueur de compte La troisième étape de la création de fichier comptable concerne la définition de l exercice et de la longueur des comptes Le Date début / Date fin d exercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs) programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates Si vous saisissez une date de début postérieure à la date de fin, un message vous en prévient Un exercice comptable est limité à 36 mois Les dates de l exercice pourront être modifiées par la commande Fichier / A propos de Longueur d un compte Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes, renseignez la zone par 0 (zéro) La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques La longueur des comptes est dite «flottante» 50

7 Il Après la création du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables Il ne sera pas non plus possible de revenir d une longueur flottante à une longueur fixe est conseillé de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le programme Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Paramétrage des devises L étape suivante concerne le paramétrage des devises Monnaie de tenue de compte Sélectionnez votre monnaie de tenue de compte : Franc Français, Euro, Autre, dans ce cas, précisez l'intitulé de votre monnaie de tenue de compte Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte Cette fenêtre apparaît uniquement si vous avez sélectionné Autre comme monnaie de tenue Elle vous permet de définir les caractéristiques de votre monnaie 51

8 Nombre de décimales / Séparateur de décimales / Séparateur de milliers Précisez le nombre de décimales de votre monnaie (par défaut, 2), les séparateurs de décimales et de milliers (par défaut, ceux définis dans les Paramètres régionaux de Windows) Ces informations permettent de définir le format Montant de votre monnaie de tenue de compte Exemple Nombre de décimales : 2 Séparateur de décimales :, (virgule) Séparateur de milliers : (espace) Le format Montant de la monnaie de tenue de compte sera # ###0,00 Code ISO Indiquez le code ISO de la devise nouvellement paramétrée La codification des codes ISO des devises les plus courantes est disponible dans le Manuel de l'euro Sigle Indiquez le signe de la devise, c'est-à-dire l'abrégé qui apparaîtra dans la barre d'état vous permettant de connaître la devise d'expression des valeurs monétaires 52

9 Paramétrage de la devise d équivalence Cette fenêtre n apparaît que pour une monnaie de tenue de compte Autre Lorsque Indiquez alors la devise souhaitée la monnaie de tenue est le franc français ou l Euro, l équivalence est déduite automatiquement : l Euro ou le franc français Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Voir Caractéristiques de votre devise d'équivalence Cette fenêtre apparaît uniquement si vous avez sélectionné Autre comme devise d'équivalence Elle vous permet de définir les caractéristiques de votre devise Cette fenêtre est identique à celle de définition des caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte L'intitulé de la devise est précisé sur la première phrase Reportez-vous au paragraphe Caractéristiques de votre monnaie de tenue pour plus de détails sur les zones 53

10 Reprise des éléments comptables Votre fichier comptable peut être créé à partir de modèles Le Cette fenêtre vous permet de choisir entre les options suivantes : Oui, à partir du modèle standard : le fichier est créé par copie du fichier modèle livré en standard, puis la mise à jour des informations de la fiche A propos de est effectuée Oui, avec sélection partielle : l'utilisateur pourra alors sélectionner les fichiers Structure (comptes généraux, codes journaux, taux de taxes ) récupérés du fichier modèle, Non : le fichier est alors créé vide de tout élément de structure modèle est stocké directement sous le répertoire de l'application, par défaut : Program Files / Maestria / C_modelmae Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la création Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Sélection des éléments comptables Cette fenêtre apparaît uniquement si l'option Oui, mais avec une sélection partielle est sélectionnée 54

11 Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez récupérer Le plan comptable est par défaut sélectionné, non modifiable Création du fichier comptable Cette dernière étape permet d enregistrer le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier comptable Nom Cliquez sur le bouton Parcourir, puis indiquez le nom du fichier comptable à créer Vous pouvez, si nécessaire, sélectionner un autre répertoire de stockage grâce à la zone Enregistrer sous de la fenêtre affichée 55

12 Windows La Voir Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension MAE Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création Il n est donc pas nécessaire de la saisir Par défaut, la taille d un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo) La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation La fiche d identification de l entreprise apparaît alors La fiche d identification de l entreprise est présentée pour la commande Fichier / A propos de Voir page Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler Boîte de dialogue Créer le fichier comptable si l'assistant n'est pas utilisé Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Fichier / Nouveau, c'est-à-dire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée Le programme propose tout d abord d enregistrer le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier comptable Voir Reportez-vous au manuel de Microsoft Windows pour l utilisation d une telle boîte de dialogue Le programme propose l enregistrement du nouveau fichier dans le dossier d installation du programme : il apparaît dans la zone Dans Nom Indiquez le nom du fichier comptable à créer 56

13 Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension MAE Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création Il n est donc pas nécessaire de la saisir Capacité en Ko Par défaut, la taille d un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux, quelques comptes) Nous vous conseillons de fixer la taille du fichier à 2000 Ko Exemple Pour lignes, prévoir environ Ko Ne prévoyez cependant pas trop grand car les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque dur En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procède de manière automatique à l agrandissement des fichiers de travail Chaque agrandissement s effectue par tranche de 100 Ko La Lorsque Les opérations d agrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux Pour optimiser les temps de saisie, nous vous conseillons de donner à vos fichiers une taille suffisante Veillez également à ce que le disque dur ait suffisamment d espace libre pour que l agrandissement puisse s opérer commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l état de remplissage des fichiers (zones Taille et Dispo) La taille minimale d un fichier comptable est de 200 Ko La taille maximale est de 2 Go (Giga octets), soit Mo ou Ko La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur Enregistrer ou par validation le nom du fichier sélectionné existe déjà, un double message de confirmation d'écrasement du fichier est affiché Exercice comptable et longueur des comptes Le programme propose ensuite la fenêtre Création de l exercice 57

14 Le Date début / Date fin d exercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs) programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates Si vous saisissez une date de début postérieure à la date de fin, un message vous en prévient : «Un exercice comptable est limité à 36 mois» Les dates de l exercice pourront être modifiées par la commande Fichier / A propos de Longueur d un compte Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères Il Exemple Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes renseignez la zone par 0 (zéro) La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanumériques La longueur des comptes est dite «flottante» Après la création du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables Il ne sera pas non plus possible de revenir d une longueur flottante à une longueur fixe est conseillé de laisser la longueur des comptes flottante si vous souhaitez récupérer le plan comptable du fichier comptable livré avec le programme Cliquez sur OK pour valider la création de l exercice Pour abandonner le traitement, cliquez sur Annuler Dans ce cas, le programme ne crée ni l exercice, ni le fichier comptable La fiche d identification de l entreprise apparaît alors Voir La fiche d identification de l entreprise est présentée pour la commande A propos de du même menu Elle apparaît après définition des paramètres généraux (cf ci-après) 58

15 Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette commande permet d ouvrir un fichier comptable existant Elle permet également d avoir accès aux informations d'un fichier comptable si aucun autre n est ouvert Cliquer sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre d outils Standard a le même effet que d activer la commande Fichier / Ouvrir Equivalent clavier sur Macintosh : + O Equivalent clavier sous Windows : + O ou + F, O Ouverture du dossier comptable La fenêtre Ouvrir le fichier comptable permet la sélection du fichier comptable à ouvrir Voir Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour l utilisation d une telle boîte de dialogue Le programme ouvre par défaut le dossier d installation du programme Si nécessaire, utilisez la zone Explorer pour ouvrir un autre dossier, ou cliquez sur le bouton Dossier parent Sélectionnez dans la fenêtre le fichier qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir Si le fichier est protégé, votre nom et le mot de passe vous seront alors demandés 59

16 Voir Nom d'utilisateur Sélectionnez le niveau créé dans les autorisations d'accès Le paramétrage des utilisateurs et de leurs autorisations d accès est effectué par la commande Fichier / Autorisations d accès Si Mot de passe Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré Les lettres majuscules sont considérées comme différentes des minuscules Afin d en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à l écran par des étoiles sur Windows et par des points sur Macintosh Cliquez sur le bouton OK ou validez pour ouvrir le dossier comptable Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler le programme refuse d'ouvrir un fichier comptable en affichant un message de type "Ce dossier est déjà ouvert Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance!" (par exemple à la suite d'une panne de courant survenue pendant l'utilisation de la comptabilité), lancez le programme Sage Maintenance et ouvrez le fichier comptable en question Il vous est alors proposé de déconnecter les utilisateurs fictifs Validez en cliquant sur le bouton OK Voir Pour plus d'informations, veuillez vous reporter au «Manuel de la gamme» Ouverture du fichier expert Windows La Ce paragraphe concerne les utilisateurs ayant la version Pack+ fenêtre d ouverture du fichier expert est proposée si l option Ouverture du fichier expert de la commande Fenêtre / Préférences est cochée Cette fenêtre n'est pas proposée si le fichier expert lié est défini dans la commande A propos de /Volet Options/Fichiers liés Le programme propose ensuite l ouverture du fichier expert Il contient l ensemble des cycles de révision 60

17 Sélectionnez le dossier puis le fichier expert à ouvrir Le bouton Nouveau permet de créer un nouveau fichier expert Le programme propose alors d enregistrer le nom et l emplacement de stockage du nouveau fichier Voir Enregistrez le nom du nouveau fichier expert de la même manière que pour un nouveau fichier comptable page 48 61

18 Fermer Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant d en ouvrir ou d en créer un autre Cliquer sur le bouton Fermer le fichier de la barre d outils Standard a le même effet que d activer la commande Fichier / Fermer Equivalent clavier sur Macintosh : + Equivalent clavier sous Windows : + ou +, Le programme ferme les fichiers comptable et expert en même temps Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l écran Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l écran, elles seront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c est-à-dire accepté les modifications éventuellement faites 62

19 A propos de Fichier / A propos de Cette commande permet de consulter et modifier les paramètres de la société Cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre d outils Standard a le même effet que d activer la commande Fichier / A propos de Macintosh Pour Macintosh Les paramètres d une société sont enregistrés sur huit volets accessibles par des onglets sous Windows et par des boutons sur Macintosh Les paramètres de la version ligne 30 sont regroupés en sept volets Le nom de cette commande est complété par celui du fichier comptable ouvert Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d un nouveau fichier (sauf lorsque ce dernier est créé à partir de la commande Structure / Fusion ) imprimer le contenu de la fiche société ainsi que les Options du fichier, utilisez la commande Rechercher de la barre d outils Navigation et choisissez Dossier entreprise ou Options dossier dans le menu local Fichier Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer Le volet Identification regroupe les coordonnées de la société Le volet Initialisation permet : de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d équivalence, de modifier les dates de l exercice comptable et la longueur des comptes, d enregistrer le format des montants et des quantités, de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI Le volet Contacts regroupe les coordonnées des différents contacts Le volet Paramètres vous permet : de gérer les numéros de pièce, de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés, de déterminer quels sont les registres gérés par la société, d adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu à votre activité (utilisation des registres, saisie cabinet comptable ) Le volet Paramètres n'existe pas dans la version ligne 30 Les informations de ce volet sont regroupés dans le volet Préférences Le volet Préférences vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, l import / export, les éditions de votre dossier 63

20 Le volet Ajustement lettrage permet d enregistrer les paramètres de génération d écritures d équilibrage en cas d écart de règlement, d écart de change ou d écart d arrondi de conversion Le volet Communication permet l enregistrement des données nécessaires à l utilisation de la commande Fichier / Communication Le volet Options regroupe les informations générales qu il est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilité Voir Nous vous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l utilisation des fenêtres et des boutons, la barre d outils Navigation, la commande Rechercher et bien d autres commandes d usage général sont regroupées dans le «Manuel de la gamme» La partie supérieure de la fenêtre présente une rangée d onglets sur Windows ou de boutons sur Macintosh Ces onglets et ces boutons donnent accès aux différents volets dont se compose la fiche de la société Onglet / Bouton Identification Permet de revenir au volet Identification lorsqu on consulte un autre volet de la fiche Onglet / Bouton Initialisation Permet d accéder au volet Initialisation Ce volet permet d enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats Onglet / Bouton Contacts Permet d accéder au volet Contacts Ce volet permet d enregistrer des informations générales concernant la gestion des contacts Onglet / Bouton Paramètres Permet d accéder au volet Paramètres Ce volet permet d enregistrer des informations générales concernant la gestion comptable Onglet / Bouton Préférences Permet d accéder au volet Préférences Ce volet permet d adapter le programme à vos habitudes de travail Onglet / Bouton Ajustement lettrage Permet d accéder au volet Ajustement lettrage Ce volet permet le paramétrage de toutes les données nécessaires au lettrage des divers comptes de tiers Onglet / Bouton Communication Permet d accéder au volet Communication Ce volet permet d enregistrer des informations générales concernant le transfert des données 64

21 Onglet / Bouton Options Permet d accéder au volet Options Ce volet regroupe des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme Volet Identification - A propos de Pour revenir à ce volet, cliquez sur l onglet Identification ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme Par défaut, la commande A propos de s ouvre sur ce volet Le volet Identification regroupe les coordonnées de la société Les différentes zones dont se compose ce volet ont les rôles suivants Raison sociale Zone de 35 caractères (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la société Cette information est obligatoire Activité Zone de 35 caractères (maximum) destinée à préciser l'activité de la société Adresse complète Enregistrez l'adresse complète de la société sur les zones Adresse (35 caractères maximum), Complément (35 caractères maximum), Code postal (9 caractères maximum), Bureau distributeur - Ville (35 caractères maximum), Code région - Région (9 caractères maximum) et Pays (35 caractères maximum) 65

22 Commentaire Zone libre de 69 caractères (maximum) destinée à la saisie d informations diverses Lorsque N de SIRET / Code NAF (APE) Enregistrez le numéro de Siret et le code NAF (APE) de la société, respectivement sur 14 et 5 caractères La zone N de SIRET n admet pas les espaces entre les caractères le code pays correspond à celui de la France, un contrôle permet de valider le format du N de SIRET Un message d alerte apparaît et demande la confirmation de la saisie N d'identifiant Zone de 25 caractères alphanumériques (maximum) pour l enregistrement du numéro d identification CEE de la société Télécommunication L'encadré Télécommunication est composée de quatre éléments : Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum), Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum), (69 caractères alphanumériques maximum) et Site (69 caractères alphanumériques maximum) Les boutons en regard des zones et Site permettent respectivement d envoyer un message à l adresse indiquée et de se connecter au site mentionné Volet Initialisation - A propos de Pour accéder à ce volet, cliquez sur l onglet Initialisation ou sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme Le volet Initialisation permet : de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d équivalence, de modifier les dates de l exercice comptable et la longueur des comptes, d enregistrer le format des montants et des quantités, de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analytique), et l adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI 66

23 Monnaie de tenue de comptabilité Au Cette zone permet de définir toutes les caractéristiques de la devise utilisée pour tenir la comptabilité Devise Indiquez dans cette zone l intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité, c est-à-dire la devise d expression des valeurs monétaires de la comptabilité Elle est obligatoire moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise n existe dans la liste, la Devise compte est créée par défaut Nous vous recommandons de la modifier en indiquant la monnaie locale Lors de la création d un dossier, il est impossible de refermer la fenêtre A propos de ou de passer à un autre volet tant que cette devise n est pas définie La modification de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut être envisagée qu en respectant la cohérence des formats Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut se faire que par une autre devise ayant un format identique, à savoir un nombre identique ou supérieur de décimales Important! La modification de l intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité n entraîne aucune conversion des valeurs monétaires Unité Cette zone reprend l unité de la devise sélectionnée (le franc par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour saisir l unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabilité Le programme utilisera cette information pour l impression des montants en lettres 67

24 Sous-unité Cette zone reprend la sous-unité de la devise sélectionnée (le centime par exemple), si celle-ci existe dans la table des devises Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour saisir la sous-unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabilité Le programme utilisera cette information pour l impression des montants en lettres Format montant Cette zone reprend le format de la devise sélectionnée, si celle-ci existe dans la table des devises Dans le cas contraire, vous pouvez définir le format de la monnaie de tenue de comptabilité Ce format est utilisé en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Débit et Crédit Le signe # remplace n importe quel chiffre Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés Un 0 force l impression d un chiffre (quelconque) à la position où il se trouve Le format par défaut est # ##0,00 La zone accepte jusqu à 31 caractères (dont 4 décimales), chiffres, lettres ou signes de ponctuation Exemple # ##0,00 F Le programme imprime tout nombre avec au moins un chiffre des unités (0 s il y a lieu) et deux décimales (égales à 0 s il y a également lieu) Les milliers sont séparés des centaines par un espace, les décimales par une virgule Le symbole du franc est ajouté à la fin de chaque nombre (ne doit pas être saisi) Exemple # ###,00 Le programme n imprime rien si le nombre est nul S il est décimal, il s affiche avec deux chiffres Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles Ces formats devront être séparés par des points-virgules Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins (-) Exemple # ##0,00;(# ##0,00);0 Le programme affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs entre parenthèses Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro Un format pourra être modifié : vous pourrez le passer de 2 à 3 décimales L'inverse sera par contre impossible si des écritures ont été enregistrées Un message vous demandera alors de confirmer ce changement Devise d équivalence Cette zone est initialisée par défaut à la valeur Aucune Cependant, la zone à liste déroulante vous permet de sélectionner une autre devise qui servira dans les calculs d équivalence Cette devise d équivalence permet : d utiliser l inverseur (affichage des valeurs à l écran en devise d équivalence), de régler les paramètres permettant la gestion automatique des écarts de conversion, 68

25 Si Voir Le Voir Changement d équilibrer les écritures en export / import si la devise exportée ou stockée dans le fichier d import est la devise d équivalence aucune devise n est affectée à la devise d équivalence, l accès à l Inverseur n est pas autorisé Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l inverseur Exercice / Date début / Date fin Le programme rappelle les dates de l exercice saisies lors de la création du fichier comptable Vous pouvez modifier ces dates La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs) Lorsqu il existe plusieurs exercices dans le fichier, seules la date début du premier exercice et la date fin du dernier sont modifiables programme accepte la saisie d'un exercice comptable "à cheval" sur deux années civiles Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates Si vous saisissez une date de début postérieure à la date de fin, un message vous prévient Un exercice comptable est limité à 36 mois Le programme permet de gérer simultanément plusieurs exercices Pour ouvrir un nouvel exercice (précédent ou suivant), voir la commande Traitement / Fin d exercice - Nouvel exercice d'exercice Lorsqu un fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fenêtre en présente la liste Vous pouvez ainsi sélectionner celui sur lequel vous désirez travailler La sélection d un de ces exercices modifie instantanément l exercice affiché dans la présente fenêtre Un changement d exercice referme automatiquement les fenêtres des commandes du menu Traitement (en enregistrant les valeurs saisies) Au démarrage, le programme sélectionne par défaut l'exercice correspondant à la date système Pour démarrer la comptabilité sur l'exercice utilisé lors des derniers traitements, utilisez le programme Reprendre la compta A partir de cette fenêtre, vous pouvez supprimer un exercice dans la mesure où : aucune écriture n'a été passée sur l exercice en question, il existe plusieurs exercices paramétrés dans le dossier, et la suppression ne porte pas sur un exercice intermédiaire Il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation Les exercices clôturés sont précédés d un cadenas fermé 69