Qualiac et la dématérialisation des factures. Dématérialisation des factures fournisseurs

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1 Qualiac et la dématérialisation des factures Dématérialisation des factures fournisseurs

2 Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication

3 Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication

4 Dématérialisation des factures Les factures fournisseurs Volumétrie considérable : 1,9 milliard de factures échangées en France chaque année. Dont plus de 95% sous format papier Coût de traitement élevé : environ 14 euros pour le tri, l enregistrement, le traitement et l archivage Temps moyen de traitement manuel : 12 jours 30% des entreprises envisagent la dématérialisation comme action prioritaire pour améliorer leurs processus, pour réduire les coûts dans le cadre d une conjoncture difficile Source Markess International Déc-2005

5 Un cycle de traitement source de dysfonctionnement Arrivée de la facture dans les services Arrivée de la facture à la comptabilité Retour Comptabilité Indication du centre de coût 1ère signature 2ème signature Saisie par le comptable 2eme signature 1ere signature Indication du centre de coût Envoi à la comptabilité Envoi pour validation Archivage de la facture papier 2

6 Cycle de traitement des factures fournisseurs source de dysfonctionnements Saisie manuelle des factures Beaucoup d acteurs au sein du cycle Aucune traçabilité Relance manuelle des intervenants Circulation du papier (photocopie, fiche navette, ) Des factures qui arrivent avant que les réceptions soient saisies Processus hétérogènes de traitement

7 Des réponses fonctionnelles Dématérialisation des factures Numérisation (papier) Fichier EDI image (dématérialisation fiscale) Rapprochement automatique pour les factures avec commande Workflow pour : Approbation des factures marchandise en litige (absence de réception, écart prix, écart quantité, ) Enrichissement des factures sans commande (compte comptable, centre de coûts, ) Bon à payer Archivage des factures Accès en permanence à l image de la facture Lien permanent entre le papier et l image

8 Les bénéfices attendus Réduction des coûts liés aux frais administratifs et aux ressources humaines Plus grande disponibilité du service comptable pour les tâches à valeur ajoutée Réduction des délais de traitement Amélioration de la relation fournisseur Industrialisation des processus Traçabilité du processus Accès instantané aux images des factures Retour sur investissement rapide de l ordre de un an

9 Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication

10 Les fonctionnalités principales Traitement des factures Papier Traitement de facture déjà dématérialisée (exemple envoie fichier par e.mail avec image des factures) Réception de Fichier facture 2

11 Facture Papier : Convertir le papier en images Identification Traitement dynamique de l image Suppression des fonds pré-imprimés Gestion avancée des lots Contrôle qualité lors de la numérisation

12 Réception des factures dématérialisées Sécurité Gestion des signatures électroniques Accusé de réception Traitement immédiat Tri automatique des s Toutes les informations du mail sont conservées

13 Réception de fichiers Réception de tout type de fichier XML Création automatique d une image du fichier Utile pour garder une trace du fichier reçu Utile lors des phases de Workflow

14 Identification et Capture Identification du fournisseur et de la société facturée N TVA intracommunautaire SIRET / SIREN ou équivalent Coordonnées bancaires Adresse Captures des informations permettant d automatiser la saisie de la facture Numéro de facture Date de facture Numéro de commande Numéro de bon de livraison Ligne articles (quantité, prix unitaire, article, prix total, ) Date d échéance TauxTVA MontantHT MontantsTVA MontantTTC Devise Détection des avoirs

15 Validation automatique des captures effectuées Règles métier : Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA Sommes des lignes articles = Montant HT Date de la facture = Date du système +/- intervalle de temps Tables de données internes (utilisateur, modèle, fournisseur etc.) Bases de données ERP : (fournisseur, commande, article etc.)

16 Exemple de process Cible Outil de LAD Numérisation Lecture et vérifications automatiques Intégration dans l ERP Qualiac Rapprochement commandes factures Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Dossiers fournisseurs électroniques Factures Pièces jointes Consultation images en Gestion Électronique de Documents Outil de GED

17 Dématérialisation des factures Sommaire Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et Gestion Electronique de Document Les fonctionnalités génériques attendues d une Lecture Automatique de Document Intégration Qualiac : Connecteur : LAD & GED Visualisation Publication

18 Offre Qualiac Intégration dans l ERP Qualiac Consultation images Qualiac Connecteur : intégration via LAD, Export GED Rapprochements commandes factures Qualiac Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Qualiac Publication de Document

19 Qualiac Connecteur : Lien LAD Traitement d intégration des factures dans le SAS d entrée (Développement fichier à intégrer via l outil Xlink) Lecture et vérifications automatiques Intégration dans l ERP Qualiac : Fichier de données + fichier images Rapprochements commandes factures Interface des données à contrôler dans la LAD : fournisseur, commande, etc.

20 Qualiac Connecteur : lien GED Traitement d export des Factures et documents associés vers le dossier fournisseur (interactif ou Batch) Intégration dans l ERP Qualiac Rapprochements commandes factures Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Consultation images Fichier export Qualiac Gestion Électronique de Documents

21 Qualiac Intégration dans l ERP Qualiac Consultation images Qualiac Connecteur : intégration via LAD, Export GED Rapprochements commandes factures Qualiac Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Qualiac Publication de Document

22 Qualiac Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Rapprochements commandes factures Règlement fournisseurs Consultation images, mise à jour dossier fournisseur électronique en GED

23 Qualiac Visualisation : Facture Active l option

24 Qualiac Visualisation : Bon à payer Active l option 2

25 Qualiac Visualisation : Utilisation module Wim

26 Qualiac Visualisation : Utilisation module Wim

27 Qualiac Intégration dans l ERP Qualiac Consultation images Qualiac Connecteur : intégration via LAD, Export GED Rapprochements commandes factures Qualiac Visualisation Approbation factures Bons à payer Workflow Règlement fournisseurs Qualiac Publication de Document

28 Qualiac Publication : Association de documents aux entités Qualiac ENTITE (GTDEN): exemple : Article, Tiers etc.. Autorisation (GTDAE) type de document/entité TYPE DE DOCUMENT (GTDTY) Association des documents appelables à partir des entités Qualiac (GTIDOC)

29 Qualiac Publication étape 1 : Association de document Active l option Bouton Parcourir 2

30 QUESTION(S) REPONSE(S)

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