La dématérialisation fiscale

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1 La dématérialisation fiscale Mondial Assistance met en place la facture électronique, ou dématérialisation fiscale. Ce document a pour objectif de vous présenter les normes qui encadrent un nouveau mode d échanges, susceptible de créer des avantages économiques certains.

2 Quel contexte? Grande préoccupation de ces dernières années pour une majeure partie des prestataires de notre réseau, la dématérialisation des factures représente aujourd hui une alternative de choix face à l augmentation du volume des échanges papier. Elle s appuie sur une masse importante d innovations technologiques et réglementaires parvenues à maturité et des retours d expérience très positifs. Les exigences juridiques et les avantages économiques se conjuguent pour en faire un outil utile, que l entreprise soit fournisseur ou cliente. Techniquement au point, les solutions de dématérialisation fiscale du marché arrivent à maturité, s appuyant sur deux grands principes que sont l EDI et la facture électronique sécurisée au moyen d une signature électronique. La facture, un document essentiel La facture joue un rôle essentiel dans les transactions commerciales entre Mondial Assistance et ses prestataires, qu ils soient privés ou publics. Elle est un élément de preuve juridique de nos relations commerciales, ainsi qu à l égard de l administration fiscale. Imposée par certains textes comme l article L du Code de commerce ou encore l article 289 du Code général des impôts (CGI), elle permet au prestataire de déduire la TVA d une opération et, pour ses clients, de connaître le taux de taxe applicable. Dans un souci d harmoniser les règles de facturation applicables en matière de TVA dans les Etats membres, une directive 2001/115/CE a été adoptée le 20 décembre Parmi les dispositions prises*, la directive traite notamment de la facturation électronique ou dématérialisation fiscale. 1.Qu est-ce que la dématérialisation fiscale? Il convient de différencier la dématérialisation de facture de la dématérialisation fiscale de factures. - La dématérialisation de factures est un procédé de télétransmission de factures sous forme électronique ( , numérisation, ). Le document original demeure le support papier. - La dématérialisation fiscale (ou facturation électronique) est caractérisée par l absence de document papier. Elle peut se faire par deux moyens : Soit sous forme d un fichier non structuré (de type xls, doc, pdf, ), transmis par voie électronique et sécurisée par une signature électronique, Soit sous forme d un fichier structuré, transmis selon un protocole précis (EDI ou équivalent) et dont l intégrité et l identité du message facture émis et reçu sont certifiées par un tiers. Dans ces deux cas, l original fiscal est alors la facture dématérialisée.

3 Un document envoyé par ou une facture imprimée puis scannée n est pas de la dématérialisation fiscale. 2. Comment ça marche? La dématérialisation fiscale consiste à supprimer complètement le flux d émission papier vers tous vos clients qui le souhaitent, en accédant en ligne à un processus de traitement de factures qui prend en charge de façon centralisée l ensemble des opérations de transmission de factures, d échanges collaboratifs, d archivage légal et de restitution des factures requises par l administration fiscale. Compte tenu des volumes et des enjeux, Mondial Assistance privilégie les échanges de données structurées, via une plate-forme de dématérialisation, qui atteste de l intégrité des messages et qui crée l original fiscal. VENDEUR ACHETEUR Interopérabilité Éléments de facturation Plate-forme de dématérialisation fiscale Plate-forme de dématérialisation fiscale Éléments de facturation Contrôle des mentions obligatoires Création original vendeur original vendeur Contrôle des mentions obligatoires Création original acheteur original acheteur factures dématérialisées factures dématérialisées 1. Le fournisseur transmet un fichier de données de facturation au format de son choix à sa plate-forme de dématérialisation. 2. La plate-forme contrôle les mentions obligatoires, crée l original fiscal du fournisseur, archive l original et transmet les données à la plate-forme du client. 3. La plate-forme du client contrôle les mentions obligatoires, crée l original fiscal du client, archive l original. 4. La plate-forme de l acheteur transmet les données de facturation au format défini par le client. 5. En cas de contrôle fiscal du fournisseur ou du client, l administration dispose d un accès aux données originales conservées en ligne par la plate-forme.

4 3. Quels sont les avantages? Les gains de la dématérialisation sont de 2 ordres : Financiers, grâce à : - La rapidité de la transmission. - La rapidité de traitement des factures et des litiges potentiels. - La diminution du nombre des litiges potentiels. - L émission plus rapide du titre de paiement. - La diminution des frais d archivage. - La diminution des frais d envoi papier (timbres, enveloppes, etc.). Renforcement de la sécurité et de la qualité de facturation, par : - La garantie d authenticité et d intégrité des factures transmises. - Le suivi rigoureux de la réception des factures par l outil de dématérialisation. - La possibilité de systématiser les contrôles. - Une logique d externalisation qui permet d exiger une qualité de service optimale par contrat. 4. Quels coûts? Les différentes études** menées sur l aspect financier montrent un rapport de 3,5 entre le coût de traitement standard d une facture émise via papier et une facture émise électroniquement (10,5 euros pour une facture papier, contre 3 euros pour la version dématérialisée). Les étapes et coûts de traitement «classique» d une facture peuvent être représentés sous le schéma suivant : Préparation facturation comptabilisation Envoi Rapprochements paiements des relances des litiges Coûts de trésorerie 0,3 1,2 0,5-2 0,8 0,8 2, ,4 En cas de dématérialisation fiscale, certaines étapes sont annulées ou réduites : Préparation facturation comptabilisation Envoi Rapprochements paiements des relances des litiges Coûts de trésorerie 0,3 1,2 0,5-2 0,8 0,8 2, ,4

5 Toutefois, la structure tarifaire d un procédé de Dématérialisation Fiscale comprend des frais de mise en service auxquels s ajoutent des frais mensuels facturés à l usage et dégressifs en fonction du nombre de factures échangées : - Coûts de mise en place, 1500 à 3000 euros environ. - Coûts unitaires de traitement tenant compte des volumes que l entreprise compte traiter, de 0,30 à 0,45 par facture environ. - Coûts de personnalisation éventuelle. En bref Un coût de traitement indexé sur les métriques de production. Le prix marginal de ces métriques est d autant plus faible que les volumes sont importants, engagés a priori et conformes dans les ordres de grandeur aux prévisions. 5. Le cadre juridique de la facture électronique Le respect de formalités préalables est un premier lieu indispensable. Le système de facturation électronique doit avant tout garantir l authenticité de l origine des factures ainsi que l intégrité de leur contenu. Fonctionnement et règles à respecter : - L émetteur peut transmettre à un même destinataire un lot de factures en ne mentionnant qu une seule fois les mentions communes à ces factures sous certaines conditions. - Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format original : sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai de droit de reprise (soit trois ans), sur tout support au choix de l entreprise pendant les trois années suivantes. - La facture émise et celle reçue doivent être identiques et restituables par l entreprise à laquelle l administration en fait la demande, dans un format habituellement admis dans les usages commerciaux. Par conséquent, l administration doit pouvoir, à des fins de contrôle, accéder en ligne à ces factures et aux données jointes. - Un système de télétransmission répondant à certaines normes techniques. identité du message émis et reçu. tenue d une liste récapitulative et du fichier des partenaires. Sur demande de l administration, l intégralité des informations, facultatives ou obligatoires, des messages factures que la DGI veut expressément contrôler doit être restituée en langage clair par la personne chargée de s assurer qu une facture est délivrée et par la personne destinataire.

6 6. Comment faire pour dématérialiser avec Mondial Assistance? La dématérialisation se fait au moyen d une plate-forme de dématérialisation ; ces plate-formes sont, généralement, conçues comme un nœud de réseaux permettant de communiquer avec tous vos clients ou fournisseurs sans imposer de format commun. Mondial Assistance a choisi la société ACCELYA comme plate-forme de dématérialisation. L interopérabilité des plate-formes entres elles est assurée pour la plupart des prestataires de service. En effet, ces plate-formes sont déjà connectées entre elles, et disposent de très nombreuses possibilités de conversion de formats et de protocoles de communication (Atlas, Réseau à Valeur Ajouté X400, Internet, ENX, Réseaux IP, etc.) Vous êtes, de ce fait, libre de sélectionner la plate-forme de votre choix. Vous pouvez utiliser le procédé de dématérialisation fiscale avec l ensemble de vos clients, et non uniquement avec Mondial Assistance. Il n est donc pas indispensable d utiliser la même plate-forme que celle de vos clients, les plate-formes étant capable de communiquer entre elles, tout en garantissant l intégrité des données transmises. Néanmoins, Mondial Assistance vous recommande de sélectionner ACCELYA afin de faciliter le raccordement et les échanges. Pour nous L adresse suivante est à votre disposition * Textes de loi : - Article 17 de la loi de finances rectificative pour Décret n du 7 juillet Décret n du 18 juillet Instruction fiscale du 7 août 2003 (BOI 3 CA-136) - Instruction du 24 janvier 2006 (BOI 13 L-1-06) - Instruction du 11 janvier 2007 (BOI 3 E-1-07) ** Sources : - Arthur D.Little (Mars 2001) - Option Finances (n 733) - Etude du Gartner Group - CMS Bureau Francis Lefèvre 54 rue de Londres Paris cedex 08 Société par Actions Simplifiée au capital de , RCS Paris - Siret : Société de courtage d assurances immatriculée à l ORIAS ( sous le numéro Autorité de Contrôle des Assurances et des Mutuelles sise 61 rue Taitbout Paris cedex 09. MAFSAS / AA - 05/ Document non contractuel

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