DIMINUEZ VOS COÛTS EN TRANSFÉRANT AUTOMATIQUEMENT VOS DOCUMENTS

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1 1 DIMINUEZ VOS COÛTS EN TRANSFÉRANT AUTOMATIQUEMENT VOS DOCUMENTS

2 Présentation IZABELA LAMOUREUX, POSTFINANCE PIERRE-YVES VOIROL, SOLVAXIS 2

3 AGENDA e-facture en pratique ProConcept ERP et l e-facture ProConcept ERP et la dématérialisation des factures fournisseurs 3 3

4 E-FACTURE EN PRATIQUE De la petite entreprise aux grands groupes 4

5 SAVIEZ-VOUS QUE 1,65 million de factures sont expédiées quotidiennement en Suisse? cela représente 1,8 milliard de feuilles de papier par année? il est nécessaire d abattre annuellement arbres à cet effet? la production et le transport de ce papier et des factures émettent autant de CO 2 que voitures de tourisme? 5 5

6 E-FACTURE C EST La solution e-facture de PostFinance est un système de transmission électronique des factures qui se base sur la prestation d encaissement BVR. Les clients privés peuvent payer confortablement leurs factures électroniques en seulement trois clics de souris. En tant que client commercial et destinataire de factures, vous avez la possibilité d importer les factures électroniques de vos fournisseurs dans votre logiciel ERP via une interface. Les données contenues peuvent ensuite être utilisées pour d autres processus. 6 6 Comme sur papier, mais en plus commode Pour les particuliers et les clients commerciaux Meilleure qualité des données Données de paiement pré saisies pour le traitement ultérieur Simple, sûr et avantageux

7 APERÇU DU SYSTÈME E-FACTURE avec système ERP Émetteur de factures Facturation sans système ERP Transmission des données de la facture via Web Services, FTP ou Business Interface PostFinance Réception et validation Signature numérique Contrôle de la signature et établissement de protocole de contrôle Paiement de factures sans signature numérique Paiement de factures sans signature numérique & CD Archivage Destinataire de factures (B2C) E-Finance Destinataire de factures (B2B) sans système ERP Archives Téléchargement d e-factures signées numériquement via Web Services, FTP ou Business Interface Envoi d un CD d-archives Options: Conversion du format Génération du PDF Archivage sur CD Téléchargement d e-factures signées numériquement via Web Services, FTP ou Business Interface E-Finance avec système ERP Système ERP 7 7

8 RÉSEAU ET ROAMING Émetteur de facture Envoi de facture PostFinance Réception de facture Particuliers avec compte PostFinance Destinataire de factures B2B Émetteur de facture Conextrade (Swisscom IT- Services) Roaming Roaming SIX PayNet Particuliers avec compte bancaire Émetteur de facture Pentag Conextrade (Swisscom IT- Services) Destinataire de factures B2B Émetteur de facture Compudata Pentag Destinataire de factures B2B Compudata Destinataire de factures B2B Grâce au roaming de PostFinance avec d autres fournisseurs, vous pouvez joindre avec une interface et un processus: - Tous les particuliers suisses, indépendamment du fait s ils ont un compte PostFinance ou auprès d une banque. - Toutes les entreprises suisses (indépendamment de l institut financier) qui ont installé un roaming avec nous 8 8

9 POURQUOI NOS CLIENTS NOUS CHOISISSENT-ILS? Pas de frais supplémentaires cachés, tels la facturation de volumes de données, certificats, frais d adhérents, etc.. Pas de confirmation d inscription supplémentaire nécessaire sur un portail Support gratuit lors de la recherche d erreurs ou la correction d erreurs (par ex. données de base erronées, partenaires non inscrits) Roaming avec d autres fournisseurs EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment) Système rapide, simple, sûr et écologique 9 9

10 E-FACTURE - TOUJOURS ACTUALISÉE Petites et moyennes entreprises (par ex. installateurs électroniques ou mécaniciens de machines agricoles) qui travaillent avec des factures électroniques utilisent ensuite les données de la facture pour la gestion du stock, facturation client, divers calcules, etc. Toutes les administrations et entreprises publiques jusqu à 2014 vont non seulement émettre mais aussi pouvoir recevoir l e-facture. De plus en plus d entreprises obligent les fournisseurs à leur transmettre électroniquement des factures conformes à la législation (TVA, Olico, OelDI). Et pour vous? 10 10

11 NOUS VOUS REMERCIONS DE VOTRE ATTENTION! La Poste Suisse PostFinance Clients commerciaux stratégiques Domenic Schneider Leiter Integraler Verkauf Nordring 8, 3030 Bern Tel Izabela Lamoureux Conseillère technique e-services Av. d Ouchy 4, 1001 Lausanne Tel

12 12 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE

13 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE La méthode «classique» Emetteur Destinataire ProConcept ERP Papier Données de facturation ERP Numérique ERP 13 13

14 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE B2B (Business to Business) Emetteur des factures Robert Schneider SA Bernstrasse Biel Tel Maria Bernasconi Testweg Biel Destinataire des factures Papier Maria Bernasconi Teststrasse Biel Rechnungsnummer: Datum: 01. Januar 2005 Kundennummer: 223 Artikel-Nr. Anzahl Einzelpreis Gesamtpreis Total MWST (7.6%), MWST-Nr Gesamttotal Zahlbar innert 30 Tagen netto EBPP Facturation Débiteurs Prestataire e-facture Données de paiement Récapitulatif de la facture Données complémentaires Poste (Services de paiement) Banque Entrée de la facture Processus automat. Créditeurs 14 14

15 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE Ce que ProConcept ERP prends en charge : Elaboration du document numérique au format attendu par le prestataire e-facture Elaboration du document PDF contenu dans le document numérique Transmission du document numérique Récupération des protocoles de traitement 15 15

16 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE Ce que ProConcept ERP prends en charge : Récupération du document numérique original accompagné de sa signature numérique La signature numérique garantie l authenticité du document numérique et permets de détecter toute manipulation (falsification) du document 16 16

17 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE Ce que ProConcept ERP ne prends pas en charge : L obligation de conserver le document numérique signé au même titre qu un document papier (Olico) Le document numérique est le seul document valable au regard de la loi sur la TVA (la version imprimée de celui-ci n a aucune valeur légale). Durée de conservation du document numérique : 10 ans 17 17

18 PROCONCEPT ERP ET L E-FACTURE Intégrés aux modules ERP Logistique (documents) Document numérique e-facture généré à la confirmation du document Intégration automatique du PDF Finance (documents) À venir 18 18

19 19 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION

20 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION À quoi sert une facture? La facture a plusieurs fonctions : matérialise la transaction commerciale support d échanges d information entre l acheteur et le vendeur (et au sein de l organisation de l acheteur) support des écritures comptables clients et fournisseurs constitue une pièce justificative (Olico) 20 20

21 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Distinction claire entre La facture «numérisée» qui est une facture qui, au départ, est émise par le fournisseur sous forme papier Et la facture «numérique» (e-facture) qui est, dès sa création, sous forme électronique et arrive chez son destinataire sous forme d image ou de données 21 21

22 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Le processus de dématérialisation consiste donc à transférer le contenu du support physique (ici le papier) dans son équivalent purement numérique

23 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Pourquoi un projet de «Dématérialisation» : améliorer les processus, diminuer le coût de traitement de la facture, partager l information, éliminer le papier des processus, optimiser la qualité de l information, notamment la traçabilité comptable

24 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Diverses expertises ont montré que le cycle de vie d une facture (réception, contrôle, saisie, comptabilisation et archivage) peut coûter, en frais administratifs, jusqu à Sources : ComputerWorld (sept.2008) 24 24

25 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Acteurs Logiciels de dématérialisation (producteur de la facture «numérisée») Basware IP ZeDoc ReadSoft Captiva by EMC 2 Anydoc Freeform Star Kofax Capture ProConcept ERP (consommateur de la facteur «numérisée») 25 25

26 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Retours sur un projet «Dématérialisation» Problématiques principales à solutionner : Diminuer drastiquement le temps nécessaire au flux de validation Supprimer les factures «oubliées» Centraliser le stockage des factures 26 26

27 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Aujourd hui Le temps moyen de validation pour paiement d une facture est largement en dessous de 5 jours Le travail administratif est simplifié (saisie centralisée) Aucun document ne s égare plus durant son cycle de validation Le nombre de paiements «à temps» permettant de profiter des escomptes accordés par les fournisseurs a grimpé en flèche Les utilisateurs ont pris en main très rapidement la solution 27 27

28 PROCONCEPT ERP ET LA DEMATERIALISATION Pourtour de la solution mise en place Basware IP Implémenté par une SSII Click2Data pour la dématérialisation Flux de validation pris en charge par Basware IP Interface avec ProConcept ERP pour récupérer le référentiel de données ProConcept ERP (10.01) Processus automatique de récupération des factures validées via Basware IP Intégration directe en comptabilité Intégration en logistique via la pré-saisie 28 28

29 29 NOUS VOUS REMERCIONS DE VOTRE ATTENTION.

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