COMPTABILITÉ DES CRÉANCIERS

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1 COMPTABILITÉ DES CRÉANCIERS

2 POUR UN TRAVAIL EFFICACE,

3 3 IL FAUT DES OUTILS DE QUALITÉ Des outils et des hommes Pour un travail efficace, il faut des outils de qualité. L outil idéal est celui qu on a bien en main et que l on utilise volontiers; d entretien facile, son emploi ne pose aucun problème et grâce à ses fonctions spécifiques, on peut l utiliser dans des situations très variées. Trouver la meilleure solution Chez ABACUS les concepteurs de logiciels se considèrent comme des façonneurs d outils. Outre une solide intuition et un bon sens pratique, cette démarche implique le plaisir de trouver des solutions nouvelles, inédites et optimales et des approches fondamentalement différentes, de même que la détermination à ouvrir de nouvelles voies. Résultat final Par exemple, la Comptabilité des créanciers ABACUS. Ses points forts résident dans sa forme claire et compréhensible, une conception intégrant rigoureusement tous les besoins des utilisateurs, des performances hors pair et une structure modulaire. Une solution logicielle qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts, tout en ayant plaisir à travailler.

4 ABACUS, PLUS QU UN SIMPLE LOGICIEL Performant et à toute épreuve ABACUS s est avéré parfaitement efficace au quotidien dans plus de entreprises issues des secteurs les plus divers. Le logiciel ABACUS a fait la démonstration de son caractère universel et de ses performances à la fois dans les petites et dans les grandes entreprises. Le logiciel ABACUS est utilisé par les plus grandes et les plus réputées sociétés fiduciaires suisses qui le recommandent sans hésiter. Souple et intégré Grâce à la conception modulaire des programmes ABACUS et à la possibilité d opter pour une configuration à poste unique ou intégrée en réseau, on peut procéder à l extension de l application à tout moment. Cela permet aux entreprises d adapter le logiciel ABACUS à leurs besoins suivant leur propre rythme. Le seul fait de pouvoir adapter les programmes aux besoins des utilisateurs dans de nombreux domaines garantit une parfaite adéquation du logiciel. Une technologie de pointe Il suffit d un clic pour ouvrir un Shop online directement à partir de la Gestion des commandes ou de la Facturation ABACUS. Une façon simple et efficace de pratiquer le commerce électronique. Les transactions peuvent circuler au format XML entre l entreprise et ses partenaires, et ainsi, le business to business devient réalité. Développement continu Le développement continu du logiciel permet de garantir l'investissement de l'achat du logiciel et de la formation des utilisateurs. Hotline ABACUS offre un service d assistance téléphonique rapide et compétent.

5 Le logiciel ABACUS évolue pour devenir <digital erp> À compter de la version , les utilisateurs du logiciel ABACUS disposent de nouvelles fonctions qui leur permettent de réaliser et de développer en mode digital les processus internes et externes de l entreprise, sans papier de A à Z. > Etablissement de documents tels que les factures au format PDF avec description du contenu XML intégrée > Envoi direct de documents tels que les factures par ou via les réseaux d e-commerce 5 > Attribution d une signature électronique avec système à clef publique aux documents pour une sécurité optimale conforme aux prescriptions légales > Réception de documents dotés d une signature électronique tels que les factures de fournisseurs avec contrôle automatique de la validité du certificat par le centre d authentification > Traitement automatique des factures de fournisseurs reçues dans la Comptabilité des créanciers au format PDF avec information du fichier en langage XML > Mise en relation des transactions comptables avec les documents originaux et possibilité de contrôle sans faille > Archivage électronique de l ensemble des documents digitaux dans le dossier Archives et puissant moteur de recherche AbaPilot pour effectuer des recherches de données ciblées et des documents originaux associés > Fonction scanner pour la digitalisation des documents originaux sur papier avec ventilation automatique en fonction du fournisseur et de la transaction comptable > Transposition de l ensemble des informations comptables sur des supports externes tels que CD / DVD, avec moteur de recherche et Viewer pour une recherche confortable de données et d informations directement sur le support de données (indépendant de la plate-forme) Partenaires commerciaux Les distributeurs ABACUS ont plusieurs années d expérience et offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour installer le logiciel avec succès et en assurer le suivi. Les distributeurs ABACUS qualifiés reçoivent le statut d un logo partenaire. Ils suivent des stages annuels obligatoires, emploient un certain quota de conseillers ABACUS et réalisent chaque année un chiffre d affaires minimum avec le logiciel ABACUS. En outre, les Software Partners assurent le suivi de toute la gamme des produits et offrent une assistance téléphonique permanente. Formation Une formation complète offre aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation productive des programmes. Certification du logiciel Le logiciel financier ABACUS a été contrôlé par une importante société d expertise comptable pour vérifier sa conformité avec les normes comptables.

6 UN INVESTISSEMENT OPTIMAL L objectif de toute entreprise est de gérer et d investir les fonds de façon optimale. Or, cela passe impérativement par un contrôle précis et efficace des factures en cours des fournisseurs. Par ailleurs, les chiffres d affaires réalisés sont d une importance capitale pour mener à bien les négociations avec les fournisseurs. Grâce à la Comptabilité des créanciers, toutes les informations requises sont disponibles immédiatement. Caractéristiques de la Comptabilité des créanciers > Intégration directe dans la Gestion des commandes et la Comptabilité financière resp. dans la Comptabilité analytique > Libre choix du type de document > Libre choix du nombre de dispositions des paiements en fonction de différents critères > Affectation ciblée des sommes dans la disposition des paiements > Modes de virement les plus modernes (Electronic Banking, DTA, OPAE etc.) > Exploitation optimale des données de base fournisseurs grâce aux valeurs de proposition et aux fonctionnalités de copie > Interfaces modernes permettant l échange direct des documents et des données de base avec les systèmes installés > Utilisation optimale des lecteurs optiques de documents > Diverses options de présentation des postes ouverts, relevés de comptes et listes d échéances en fonction de critères les plus divers

7 7 > Propositions de comptes et de positions de paiement pour une imputation en souplesse dans la Comptabilité financière et analytique > Création de journaux conformément aux exigences de la révision > Possibilité de gérer plus de fichiers créanciers ou plus d 1 million de documents Chaque utilisateur peut définir lui-même un extrait ou un récapitulatif personnalisé, par exemple en l agrémentant de graphiques pour la direction. AbaVision, l add-on ABA- CUS pour Excel, assure une intégration parfaite d Excel et d ABACUS, ce qui permet non seulement l échange mutuel des données, mais aussi un accès direct, à partir d Excel, aux chiffres saisis dans la Comptabilité des créanciers ABACUS. Les pages suivantes présentent les nombreuses possibilités offertes par la version de base de la Comptabilité des créanciers ABACUS. Les modules en option sont décrits en détails en annexe de cette brochure: Fiche technique / configuration requise Mandants Divisions Monnaies étrangères Gestion et impression des chèques Electronic Banking (DTA, OPAE etc.) Contrôle visa Interfaces ASCII / Objets commerciaux Types de documents élargis AbaView générateur de rapports ABACUS Tool-Kit Outils ABACUS

8 FOURNISSEURS Toutes les informations et données relatives aux fournisseurs sont centralisées et gérées par un programme unique pour la Comptabilité des créanciers. Le système d information fournisseurs fournit à l utilisateur des chiffres à jour et améliore la transparence des relations avec les fournisseurs.

9 9 Les informations et les données relatives aux fournisseurs sont saisies dans les domaines suivants : > Adresses > Données monétaires > Propositions d attribution de compte > Lieux de paiement > Chemins de paiement > Propriétés > Propositions > Notes > Propositions pour la Gestion des commandes Adresses Toutes les adresses sont enregistrées dans un fichier central. À l entrée d un nouveau fournisseur, l adresse est vérifiée afin d éviter tout doublon dans le fichier des fournisseurs. Devises On peut définir plusieurs devises par fournisseur. Ainsi, lorsqu un fournisseur change de monnaie de compte, il n est pas nécessaire d ouvrir un nouveau compte fournisseur. Propositions d attribution de compte Lors du choix de l attribution du compte de chaque fournisseur, trois options sont disponibles : > Proposition de la société > Proposition centrale par fournisseur > Proposition individualisée par fournisseur Grâce aux propositions de compte, lors de la nouvelle saisie d un fournisseur, il suffit de saisir les comptes qui diffèrent de la proposition principale. Ainsi, on peut aisément définir n importe quelle spécificité pour la mention du compte de chaque fournisseur.

10 FOURNISSEURS Lieux de paiement Pour chaque adresse il existe 98 positions de paiement différentes avec les types de bénéficiaires suivants : banque, poste, WIR, chèque, caisse, virement postal, BVR. Le fichier des banques de Suisse livré avec le logiciel facilite la saisie des adresses pour les lieux de paiement. Le fichier des banques peut être mis à jour à tout moment sur Internet. En outre, le fichier des banques d Allemagne est intégré et on peut saisir toutes les banques étrangères souhaitées. Par ailleurs, il est possible de paramétrer des paiements SWIFT. Chemins de paiement Les chemins de paiement peuvent être définis individuellement pour chaque fournisseur. Le chemin de paiement peut être prédéfini ou bien laissé au choix dans le programme de disposition. Toutes les options courantes de paiement sont disponibles, depuis les ordres de virement bancaire jusqu aux paiement en ligne. Listes des lieux de paiement Les extraits suivants sont disponibles: > Liste des lieux de paiement d une société: impression de tous les lieux de paiement de la société d un mandant. > Liste des lieux de paiement d un fournisseur: cette liste affiche tous les lieux de paiement qui ont été saisis. > Liste des chemins de paiement: impression de la liste de tous les chemins de paiement des fournisseurs.

11 11 FOURNISSEURS Classification Les fournisseurs peuvent être classés parallèlement selon des systèmes différents à plusieurs niveaux. Les outils ABACUS (par exemple AbaVision) permettent de traiter et de présenter les extraits en fonction des différents destinataires. Système d information fournisseurs Le SIF (système d information fournisseurs) est un système d information performant sur chaque créancier. Il permet de mettre à jour à tout moment les chiffres d affaires annuels et mensuels, les factures en cours, les extraits, etc. Il suffit d appuyer sur une touche pour afficher les chiffres d affaires réalisés. Relevés de comptes Toutes les opérations (factures et paiements) sont indiquées par ordre chronologique. La présentation peut être personnalisée à l aide du Designer, par exemple avec intégration du logo des sociétés pour l usage externe des relevés de compte. Listes du chiffre d affaires des fournisseurs La liste du chiffre d affaires des fournisseurs affiche les CA sur une base annuelle ou mensuelle, avec ou sans comparatif avec l exercice précédent. Plusieurs options sont disponibles pour les niveaux de totaux et les formes de représentation.

12 FOURNISSEURS Notes Il est possible de saisir toutes sortes de texte pour chaque fournisseur. En outre, on peut définir si le texte doit apparaître comme commentaire ou à la saisie de chaque document. L utilisateur peut ainsi être averti qu aucune nouvelle facture ne doit être établie pour un fournisseur donné.

13 CARACTÉRISTIQUES DES DONNÉES DE BASE DES FOURNISSEURS 13 Saisie des fournisseurs Lors de la saisie d une nouvelle adresse de fournisseur dans le programme de saisie, on peut soit enregistrer la nouvelle adresse dans le fichier d adresses central, soit reprendre une adresse existante à partir du fichier central. Saisie des chemins de paiement Pour une souplesse optimale lors de la disposition des paiements, on peut laisser le système attribuer lui-même le chemin de paiement; le système sélectionnera ainsi le chemin le plus approprié en fonction des paramètres de disposition (par exemple selon les montants disponibles). Propositions d attribution d un compte On peut affecter à chaque fournisseur une proposition individuelle de compte. Ces propositions de compte, qui comportent une date de validité, se basent sur la devise, le secteur d activité et les échanges intercompany. Listes de fournisseurs Les listes de fournisseurs permettent d afficher toutes les données de base des fournisseurs selon de multiples variantes. Les fournisseurs peuvent être classés au choix selon leur numéro de référence ou leur nom abrégé. La configuration peut être adaptée aux besoins de chaque entreprise et mise en mémoire à tout moment.

14 SAISIR DES DOCUMENTS Ce programme offre une excellente convivialité et une performance hors pair, permettant une saisie efficace des documents tels que factures ou notes de crédit. Grâce au <digital erp>, la saisie des documents est entièrement automatique, sans aucun traitement manuel de la part de l utilisateur.

15 15 Types de documents Cette fonction permet de différencier et de classer les différentes situations commerciales dans la Comptabilité des créanciers ABACUS. Les options suivantes sont disponibles: > Factures > Notes de crédit > Reports > Recherche de versement > Clôtures de compte En outre, pour chaque type de document, on peut adapter tous les champs de saisie aux besoins de l entreprise, par exemple: > Propositions pour l attribution d une date au document, dans la COFI ou d une date de disposition > Affectation d une proposition de compte > Propositions pour la numérotation des documents, les conditions, etc. Grâce à la libre définition des types de documents, la saisie manuelle des documents se déroule de façon très efficace sur la base des propositions émises. Contrôle visa L option Contrôle visa permet la saisie de documents définitifs ou provisoires. Les documents saisis de façon provisoire ne peuvent pas être envoyés au paiement, ni être imputés dans la Comptabilité financière. Ils peuvent être modifiés à loisir jusqu à la confirmation définitive. Toutes les possibilités offertes par cette option sont détaillées dans une fiche jointe en annexe. Saisie des documents Pour différencier les documents selon la date, l échéance et l imputation en COFI, on peut entrer au choix les éléments suivants: > Date du document Créanciers > Date de disposition > Date d imputation en COFI

16 SAISIE DES DOCUMENTS La saisie des documents peut également se faire de façon automatique: Saisie optique par le biais du lecteur de documents Grâce au lecteur de document, la saisie des documents se fait sans même appuyer sur une touche. À partir du bordereau de versement, le programme reconnaît le fournisseur, la référence BVR et le montant. Cela permet d éviter la saisie manuelle et les risques d erreur lors de la saisie des fastidieux numéros de référence OCR-B. Les conditions de paiement et la mention du compte sont tirées des données de base fournisseurs et peuvent, si nécessaire, être mises à jour lors de la saisie. Saisie des données d un document via l interface en ligne Toutes les données créanciers saisies dans la Gestion des commandes ABACUS peuvent, bien entendu, se transmettre directement. Les données issues de programmes tiers peuvent être lues dans la Comptabilité des créanciers par le biais d une interface ASCII disponible en option. Traitement automatique des documents avec le <digital erp> Lorsque des factures arrivent par le biais de plates-formes d e-commerce telles que Conextrade, Paynet etc., on peut les importer et les inscrire dans la Comptabilité des créanciers. Dans le cas de fichiers PDF reçus par , le traitement automatique est possible grâce aux informations intégrées du contenu au format XML. Saisie de documents en monnaies étrangères Lorsque l option Monnaies étrangères est installée, on peut saisir des documents dans n importe quelle devise. La conversion correcte des soldes et de la TVA dans la devise principale de la comptabilité est effectuée automatiquement par le système en tenant compte de tous les paramètres (facteurs d arrondissement, unités minimales). Pour en savoir plus, consulter la fiche Options jointe en annexe. Passer une écriture avec la TVA Tous les postes d une facture peuvent être saisis avec différents codes TVA, en intégrant ou non la taxe déductible. Bien entendu, dans la Comptabilité des créanciers, seuls les codes TVA de type déductible sont inscrits, afin d éviter toute erreur de saisie.

17 CARACTÉRISTIQUES DE LA SAISIE DES DOCUMENTS 17 Possibilité de basculer Lorsqu il est nécessaire d entrer de nouveaux fournisseurs lors de la saisie d un document, une touche de fonction permet d aller directement dans le programme de saisie des fournisseurs. Ainsi, le fournisseur manquant pourra être saisi immédiatement avec tous les éléments concernant le paiement. Une fois la saisie du fournisseur terminée, le retour dans le programme de saisie des documents est automatique. Journal des factures Le programme des journaux permet d afficher tous les documents en fonction de critères très divers. Les informations traitées s affichent de façon plus ou moins détaillée, selon les besoins. En outre, plusieurs niveaux de sélection et de totalisation sont disponibles. L extrait peut être sauvegardé au format PDF et envoyé immédiatement par . Saisie optique de documents À la lecture d un bordereau de versement orange, le fournisseur est identifié automatiquement par le système grâce à son numéro d adhérent. Si plusieurs fournisseurs ont le même numéro (BVR+), une liste affiche les différents choix possibles. Le montant (avec BVR), le numéro d adhérent et le numéro de référence sont lus automatiquement à partir de la ligne OCR-B. TVA Sur la base des paramètres définis dans les données de base, la saisie du code TVA correct pour chaque fournisseur est pratiquement automatique. Le Code automatique spécial permet la répartition automatique de la TVA pour les frais d emballage et de transport.

18 DISPOSITION AUTOMATIQUE DES PAIEMENTS La disposition automatique des paiements permet une gestion efficace des virements effectués. Les délais de paiement et d escompte sont mis à profit de façon optimale par le système. On peut gérer un nombre illimité de virements dans autant de processus que l on souhaite.

19 Déroulement du processus de disposition Toutes les factures arrivées à échéance sont lancées dans un processus de disposition en fonction des critères sélectionnés en vue de leur règlement. Un schéma arborescent très clair représente toutes les étapes et tous les programmes requis. Les opérations déjà effectuées sont signalées par un symbole. Pour le règlement, les paiements proposés peuvent être retirés du processus de disposition par l utilisateur, qui peut également en ajouter de nouveaux. En outre, ces paiements peuvent être modifiés avec ajustement de leur montant ou changement des positions de paiement ou de la mention du compte. Dès que le traitement de la proposition est terminé, on peut imprimer la proposition de virement et effectuer le paiement. Outre les virements électroniques, on peut pratiquer tous les modes de règlement courants. Ces paiements sont ensuite inscrits dans la Comptabilité des créanciers comme des paiements réglés. 19 Exploitation des escomptes La Comptabilité des créanciers ABACUS permet de saisir jusqu à trois niveaux d escompte qui sont pris en compte par le programme lors de la disposition des virements. Un champ date librement définissable permet de mettre en disposition des factures arrivant à échéance ultérieurement. Gestion des liquidités Afin d utiliser au mieux les liquidités disponibles, on assigne à chaque position de paiement de l entreprise un ordre de priorité et un montant maximal. En outre, on peut voir à tout moment le montant requis par chaque position de paiement pour le règlement des documents déjà prévus. Dans le cadre de transactions réalisées avec l Electronic Banking ABACUS, si l utilisateur dispose du droit d accès aux différentes positions de paiement de l entreprise, le solde du compte s affiche également à titre d information. Sélectionner des documents individuels Les documents peuvent être également mis en disposition indépendamment de leur date d échéance et intégrés à une procédure de disposition en cours. Modification des virements Il est possible de modifier ultérieurement le montant des paiements et des remises, c est-à-dire qu on peut changer les réductions et les escomptes, ainsi que les chemins de paiement et l assignation à un compte et à une position de paiement pour la COFI. Informations sur le déroulement Pour chaque processus de disposition en cours, des informations détaillées sont disponibles, comprenant le nombre de paiements, la répartition par monnaie et la position de paiement à débiter. Paiements collectifs Il est possible de regrouper des virements ayant les mêmes chemins de paiement, soit automatiquement, soit manuellement, et de les passer en compte en même temps que les notes de crédit existantes.

20 DISPOSITION AUTOMATIQUE DES PAIEMENTS Transmission électronique Tous les paiements électroniques sont transmis au module Electronic Banking ABACUS pour paiement. Ce module démarre automatiquement et les virements n ont plus qu à recevoir l aval de l utilisateur. Le serveur envoie les virements mis en disposition (au format DTA, OPAE, SWIFT, etc.) aux établissements bancaires correspondants ou à la Poste. Dès que ces virements sont confirmés électroniquement par la banque ou que leur exécution est confirmée, ils sont harmonisés, dans la mesure du possible, avec les données utilisées par les banques (date de paiement, montants en monnaie étrangère) et renvoyés à la Comptabilité des créanciers pour passage en écriture. Paiements courants Outre les virements électroniques, les modes de paiement suivants sont également disponibles : > DTA via disquette > OPAE avec disquette > Ordre de paiement > Bordereau postal, virement postal > Paiement en liquide > Chèque bancaire > Chèque de correspondance > Avis de paiement Avis de paiement On peut établir un avis de paiement pour tous les paiements individuels ou collectifs (excepté les chèques de correspondance). Il suffit de définir dans les données de base les clients nécessitant un avis de paiement. Formulaires de paiement Tous les formulaires de paiement peuvent être adaptés aux besoins spécifiques à l aide d un éditeur de formulaire, soit par les partenaires d ABACUS, soit par l utilisateur lui-même. Rectifications Il est possible de rectifier la date des virements déjà passés en écriture. On peut ainsi ramener, au choix, des virements individuels ou des procédures entières de paiement à une date antérieure.

21 CARACTÉRISTIQUES DE LA DISPOSITION AUTOMATIQUE 21 Processus de disposition multiples Les processus de disposition se déroulent en parallèle et se traitent individuellement. Si un ou plusieurs documents ne peuvent être mis en disposition, par exemple du fait qu aucun mode de paiement n existe, un assistant de détection d erreurs est lancé automatiquement dès que le processus de disposition est terminé. Il affiche une liste de tous les documents non conformes et propose une solution. Les différentes positions de paiement de la société La disposition peut être confiée au programme Créanciers sur la base de l ordre de priorité d une position de paiement, des modes de paiement autorisés et des fonds disponibles. Le solde actuel des comptes bancaires et postaux est transmis et affiché par le module Electronic Banking ABACUS. Modifier les paiements mis en disposition Il est possible d annuler les factures proposées au paiement par le programme ou de modifier le mode de paiement, la mention du compte ou le montant. Différents critères de recherche permettent de retrouver une facture facilement et rapidement. Transmission électronique La transmission des paiements aux créanciers est assurée par le module Electronic Banking ABACUS, conformément à toutes les réglementations en matière de signature. Les virements peuvent être sauvegardés à tout moment sous forme de fichiers DTA ou OPAE et transmis à l aide d un utilitaire Internet spécial.

22 PAIEMENTS MANUELS Ce programme est conçu pour tous les paiements qui ne se déroulent pas dans le cadre de la disposition automatique et tous les paiements spéciaux.

23 Paiements individuels Ce programme permet d exécuter tous les modes de paiement pris en charge par la Comptabilité des créanciers ABACUS. Outre les paiements normaux, on peut passer en compte des opérations spéciales telles que le décompte des notes de crédit ou des remises. Pour faciliter le traitement manuel des virements, les documents à payer sont affichés clairement sous forme de listes. Divers critères permettent de faire une sélection ciblée. Les erreurs éventuelles, survenues, par exemple, lors de la saisie des factures, peuvent, bien entendu, être rectifiées dans la mesure où elles ne sont pas encore passées en COFI ou dans le calcul de la TVA. 23 Paiements collectifs Il s agit d un paiement réparti sur plusieurs documents d un même client. Toutes les factures en cours sont affichées clairement sous forme de liste et n ont plus qu à être sélectionnées. Un total de contrôle permet de vérifier le total des paiements sélectionnés. Tant que le paiement collectif n a pas été exécuté, on peut en modifier les montants à volonté. Bien entendu, les paiements partiels ou les remises peuvent également être pris en compte. Modes de paiement spéciaux La fonction Modes de paiement spéciaux permet de prendre en charge facilement les transactions suivantes : > Report des acomptes > Compensation des notes de crédit > Compensation avec les débiteurs > Commissions > Paiements collectifs > Paiements d avance > Reports de paiements > Diminutions des charges Ventilation des remises Les remises telles que les escomptes et les réductions sont automatiquement ventilées en fonction du code TVA appliqué au document. Gains et pertes de change Les postes ouverts dans la devise du document peuvent être évalués à une date donnée en fonction d un cours défini. Ces écritures de compensation sont affectées à des comptes de résultat spéciaux pour la comptabilité. Dès que le poste ouvert dans la devise du document est compensé, les écarts par rapport aux gains et pertes sur les cours sont passés en écriture.

24 PAIEMENTS MANUELS Correction / extourne d un paiement L ensemble des données relatives à un paiement manuel peut être modifié ou annulé, à condition qu aucun blocage manuel n ait été mis en place, que l opération ne soit pas passée en COFI, qu aucun bilan annuel ou intermédiaire n ait été établi et que le calcul final de la TVA n ait pas eu lieu. Bien entendu, les paiements collectifs peuvent également être annulés; dans ce cas, tous les postes du paiement collectifs sont annulés, de même que le total. Le programme d extourne affiche tous les paiements activés pour la facture sélectionnée. Il suffit de sélectionner les paiements devant être annulés. Ensuite, on peut saisir de nouveaux paiements pour ce document, soit manuellement, soit par le biais du programme de disposition. Création de journaux Tous les paiements sont consignés dans un journal conformément aux exigences de révisions. Cela permet d avoir un justificatif exhaustif de tous les paiements effectués Le classement peut se faire selon les critères suivants : > Nom abrégé du fournisseur > Numéro de fournisseur > Numéro du document > Genre de paiement > Numéro d enregistrement Plusieurs niveaux de détail des extraits et divers critères de sélection permettent d avoir une bonne vision d ensemble; en outre, pour les opérations d harmonisation, on peut imprimer un récapitulatif sur la base des comptes de la COFI. Les extraits de paiements peuvent se faire selon différents critères. En cas de problème d harmonisation, pour pouvoir procéder à un contrôle efficace et retrouver facilement les écarts existants, on dispose d un récapitulatif sur la base des comptes de la COFI.

25 CARACTÉRISTIQUES DES PAIEMENTS MANUELS 25 Valeurs proposées et listes de sélection Grâce aux propositions faites à partir des données de base des fournisseurs, la saisie des paiements est très simple. Une liste affiche clairement tous les postes ouverts du fournisseur sélectionné. Extourner un paiement Il est possible de sélectionner des paiements individuels ou des paiements groupés avec tous les postes associés et de les annuler. Paiements collectifs Après la saisie du montant à payer et du fournisseur bénéficiaire, les documents à payer s affichent clairement sous forme de liste. Journal des paiements Tous les virements peuvent être extraits selon de multiples critères. Il est possible d établir un récapitulatif général sur la base des comptes de la COFI.

26 EXTRAITS La gestion des postes ouverts occupe une place importante. Avec la liste des postes ouverts et la liste des échéances, on dispose de deux précieux outils. Ces extraits permettent à l utilisateur d avoir un aperçu immédiat de tous les documents arrivant à échéance à un moment donné.

27 Principe du document Lors de la consultation d extraits à l écran, on peut d un simple clic afficher directement un solde avec tous les documents associés (principe du document). Classement de la liste des PO La liste des postes ouverts peut être extraite par ordre chronologique, rétrospectif ou prévisionnel, à partir d une certaine date et selon les critères suivants: > Numéro de fournisseur > Nom abrégé du fournisseur > Monnaie étrangère (code devises) 27 Création d une liste PO Plusieurs éléments permettent de configurer la liste PO de façon personnalisée: > Affichage de tous les postes d un document > Affichage des contreparties liées à un document pour pouvoir déduire la nature du poste ouvert > Récapitulatif général détaillé de tous les postes ouverts Liste des échéances La liste des échéances permet à l utilisateur d examiner très facilement quelles sont les sommes qui arrivent à échéance. Ces informations constituent un impératif de base pour mettre en place une planification efficace des liquidités. L un des principaux avantages réside dans le fait que la liste n est pas uniquement prévisionnelle, mais aussi rétrospective jusqu à une date donnée. Libre définition des intervalles des listes d échéance A partir de la date d échéance indiquée, l utilisateur peut définir à son gré les intervalles des extraits. Quatre options sont disponibles. Le système affecte tous les documents aux intervalles correspondants en fonction de leur date d échéance. Rapports hebdomadaires de la liste d échéances Outre les totaux établis à intervalles prédéfinis, on peut imprimer un rapport hebdomadaire qui récapitule les sommes arrivant à échéance sur une semaine calendrier. Le programme peut établir aussi bien un rapport hebdomadaire rétrospectif (51 semaines en arrière) que prévisionnel (19 semaines à venir).