analyse Analyse de données avec le logiciel ABACUS Business Intelligence incluse

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1 analyse Analyse de données avec le logiciel ABACUS Business Intelligence incluse Business Intelligence ABACUS Des informations précieuses pour les entreprises peuvent dorénavant être extraites des données du logiciel ABACUS au moyen du nouveau module Gestion de l information. Les outils d exploitation et d analyse sont intégrés dans l environnement standard de la version 2007 et permettent la création de rapports et d analyses de données. Ces données peuvent également faire l objet d un traitement graphique grâce à Excel. Dans un logiciel ERP, les informations sont enregistrées dans des banques de données, dont le but est de permettre des transactions sûres et rapides. Cette tenue des données optimisée a l inconvénient de ne permettre que difficilement des extraits dynamiques et pluridimensionnels, tels qu on les obtient normalement avec des outils Business Intelligence (BI). Jusqu à présent, les données devaient être exportées du logiciel de gestion et ensuite importées puis préparées dans une solution BI, afin de pouvoir être traitées comme souhaité. Le processus de transformation des données nécessitait en règle générale beaucoup de temps et un savoir-faire spécifique, avec les coûts conséquents. Les utilisateurs des programmes se sentant souvent dépassés par la complexité de la plupart des systèmes BI, les données furent rarement utilisées dans la pratique pour la planification et l optimisation des processus de gestion. Grâce à l intégration dès la version 2007 du nouveau programme Gestion de l information dans les nombreuses applications d ABACUS, les données ERP peuvent également être enregistrées dans ce que l on appelle des cubes de données. Il est ainsi possible d extraire et de représenter les données directement, de façon interactive en les reliant entre elles. Ceci permet une analyse plus approfondie, permettant de déceler de nouvelles relations et de mesurer l efficience des processus de gestion. Ainsi, il est possible d évaluer et d afficher des informations de divers secteurs, sous forme condensée et adaptée au client comme par exemple sous forme d Indicateurs Key Performance de tous les départements de l entreprise. Le management obtient de la sorte des informations fiables, qui lui sont utiles pour la prise de décision ou la planification de stratégie, quels que soient le département ou la taille de l entreprise. La simplification du contrôle de gestion obtenue n est pas non plus à négliger. BI pour analyses de données Dans les outils courants de BI comme par exemple les Excel-Pivot Tables, QlickView, Dynasight, Cognos, Corporate Planning ou Palo, on peut déterminer ou traiter les axes à volonté ou se rendre à un niveau plus détaillé selon la devise slice and dice. Cette dernière possibilité décrit de façon pertinente les principes d exploitation des données OLAP conviviales pour l utilisateur, car le résultat analysé peut de façon aisée être limité ou étendu (slice = coupe), renversé ou retourné (dice = cube). Business Intelligence Business Intelligence (BI) définit la collecte et l exploitation d informations par des entreprises, afin de définir les relations du marché et leur position par rapport aux concurrents. BI sert donc à fournir de meilleures informations dans les plus brefs délais. Si elles sont exploitées correctement, elles permettent à une entreprise de prendre ses décisions à temps, en fonction de faits connus. des donnes Vous trouverez plus d informations sur Intelligence 1

2 ABACUS Business Intelligence Exemple: analyse de chiffres d affaires de vente Si des chiffres d affaires sont enregistrés dans un cube, ils peuvent être répartis selon les dimensions clients, trimestres, articles ou années. Les dimensions clients et articles sont construites selon la classification. Le trimestre est réparti sur chacun des mois et ces derniers sur chacun des jours de vente. Le trimestre et l année représentant des dimensions séparées, il est possible d afficher plusieurs années côte-à-côte. Grâce à l extrait il est possible de mettre immédiatement en évidence quel groupe d articles a été acheté par les clients de St. Gall et au cours de quel trimestre d une année. Il est possible de modifier la granularité des informations selon ses besoins. L utilisateur peut par simples clics de souris naviguer dans la structure prédéfinie, comprimer des données ou les afficher en détail, ainsi que grouper et consolider les données allant ensemble. Si l on souhaite les valeurs des articles plutôt que celles des groupes de produits, il est possible d ouvrir les éléments subordonnés par double-clic. Les montants affichés sont ainsi automatiquement recalculés et totalisés. Navigation aisée par clics de souris dans le visualiseur de données de Palo Les chiffres comprimés peuvent de suite être justifiés au moyen de leurs détails Analyse analogue pour un client défini Si les mêmes chiffres sont souhaités pour un client précis, il suffit de cliquer sur le bouton Clients et de choisir le client correspondant. Si l on souhaite savoir quel article a été vendu à quel client, on peut rapidement insérer le champ Clients dans le tableau, ce qui remplace la vue trimestrielle par celle du client. Cette analyse est définie au moyen des deux axes articles et clients, pour lesquels le degré de détail peut être modifié selon les besoins 2

3 ce Module ABACUS Gestion de l information Jusqu à présent, il était difficile d accéder aux données, par exemple de la Comptabilité financière ABACUS, avec des outils d exploitation externes. La raison était que les données financières étaient sauvegardées de façon optimale pour un usage interne, ce qui rendait une exploitation externe difficile. Enregistrement exporté dans la table WFB Des processus de transformation supplémentaires ont été implémentés à la version actuelle d ABACUS, ce qui permet de mettre les informations ERP dans une forme adaptée aux évaluations BI. Il est ainsi possible d obtenir immédiatement, simplement et de façon efficiente, avec Excel ou des outils BI spécialisés, des extraits à plusieurs dimensions. ABACUS a intégré un outil BI dans son logiciel, afin que ses utilisateurs puissent faire eux-mêmes ces extraits. Il s agit du produit OpenSource Palo de l entreprise Jedox. Palo se caractérise avant tout par son intégration à Excel. Les compléments apportés par le nouveau module ABACUS Gestion de l information ont permis de répondre au souhait de nombreuses PME, à savoir de pouvoir exploiter les données facilement, rapidement et de façon dynamique. Ces nouvelles possibilités sont disponibles depuis la version 2007 et seront simultanément rétroportées sur la version Données de la comptabilité financière Le module Gestion de l information offre la possibilité d exporter les journaux de saisie de plusieurs années dans une table spéciale WFB, sur laquelle on pourra ensuite accéder au moyen d un outil BI. La table classe chaque enregistrement en débit et en crédit et enregistre la TVA séparément. Ainsi, un maximum de 4 enregistrements sera généré à partir d une écriture dans le journal de saisie ABACUS ejour. La table WFB, optimisée pour les analyses avec des outils BI, est créée à partir des tables ABACUS contenant les écritures Cofi Des champs supplémentaires, importants pour des extraits futurs comme par exemple les données de classification avec désignation de chaque compte, chaque section de frais et chaque projet, sont également fournis dans ce fichier WFB. Il est également possible d exporter dans cette table WFB des paiements débiteurs et créanciers, ainsi que des factures avec numéro de document, à des fins d analyse de données plus poussée. Données de classification Avec les tables de classification normales des divers programmes ABACUS, elles aussi alignées sur les transactions, il est particulièrement difficile de préparer avec un outil externe des extraits dans l ordre de leur classification. Grâce à la nouvelle table WHB, ce processus est extrêmement simplifié. Toutes les variantes de classification de toutes les applications y sont enregistrées avec les données détaillées de chacun des éléments. Par exemple, pour l élément de classification des comptes Caisse tous les éléments parents, tels que les ID et les désignations de tous les niveaux, sont également enregistrés. Il est alors possible d établir à nouveau l arborescence dans un outil externe ou d extraire les données dans un rapport selon l ordre de classification. L enregistrement se fait dans toutes les langues utilisées et avec les deuxièmes désignation et numéro, ce qui est particulièrement important pour la classification. 3

4 Business Intelligence ABACUS La table WHB est créée à partir des tables ABACUS contenant les données de classification. Elle permet de représenter et de recréer l arborescence des données dans un outil BI. Excel Pivot-Table ou outils OLAP. Dans la Gestion de l information, l AbaView- Cubebuilder, permettant un transfert direct des données depuis le logiciel ABACUS vers Palo, est une alternative à l AbaView- Exporter. Il sélectionne les données du rapport AbaView créé, pour ensuite les structurer, les classer et si nécessaire les compter pour constituer ensuite un cube de données. L utilisateur ne doit pour cela que sélectionner les dimensions et valeurs souhaitées et donner un nom à ce cube. D ABACUS à Business Intelligence Pour exporter des données d une table ABACUS vers un outil BI, il existe plusieurs solutions. Il est toujours possible d accéder directement aux tables via ODBC. Mais il pourrait également être judicieux de créer un rapport AbaView et de l enregistrer comme nouvelle table. Ceci est particulièrement conseillé si plusieurs tables doivent être reliées entre elles, afin de ne pas subir de ralentissement lors d un accès direct à la table nouvellement générée. Des tables créées récemment de la sorte peuvent être exploitées et analysées en conséquence via Cube de données Des cubes de données, aussi appelés Cubes, sont composés de données OLAP. Elles ont été comprimées et structurées lors de l exportation. Un Cube est construit de telle sorte qu un outil OLAP puisse y accéder et afficher les données contenues le plus rapidement possible. Un Cube - par la suite aussi les axes des tables - est composé de plusieurs dimensions, qui à leur tour sont composées de plusieurs éléments. Les valeurs d un Cube sont appelées mesures. Les Cubes sont souvent utilisés pour l analyse de données d entreprise comme par exemple le chiffre d affaires, les états de stock et les ventes. Les dimensions qui sont importantes dans ce cas sont la période, la filiale, le vendeur et le produit. Plus simplement, chaque dimension représente une perspective déterminée des faits, comme le chiffre d affaires ou le gain. Le Cube représente donc les données telles que le chiffre d affaires, les états de stock et les ventes en fonction des dimensions période, projet, filiale, vendeur, produit etc. Informations sous: LAP Des cubes OLAP optimisés sont créés au moyen soit de l AbaView-Exporter, soit du Cubebuilder, à partir de données ERP 4

5 Business ABACUS Intelligence Analyse des données avec Palo Grâce à Palo, l outil BI intégré, il est possible d utiliser Excel pour l analyse des données ou pour la préparation sous forme d un cockpit ou dashboard. Il est ainsi possible de calculer avec les données exportées du logiciel ABACUS ou avec des données Excel. Les avantages des possibilités graphiques et analytiques d Excel, le programme le plus populaire pour le controlling et la gestion d entreprise dans le secteur des PME, peuvent entièrement être mis à profit. Des tableaux Excel existants peuvent également être utilisés, après quelques adaptations. De plus, il n est pas nécessaire d apprendre de nouveaux programmes. Le Cube-Viewer est une alternative à Excel pour l affichage et l analyse du cube de données. Il s agit d un client Palo, dans lequel on peut afficher et analyser de manière dynamique les données et leur structure. A partir de la version 2007, le CubeViewer est disponible en standard dans le programme Gestion de l information. Exemples de cockpits Dans le logiciel ABACUS, il existe déjà quelques exemples de cockpits Excel avec les cubes de données correspondants, au moyen desquels il est possible de créer ses propres dashboards. Ils montrent les possibilités qui existent pour l analyse des données et la façon de créer des évaluations dynamiques. Par exemple pour les modèles Excel des ratios COFI, les valeurs de l année choisie sont décomptées et les divers ratios sont affichés en même temps. L affichage peut aussi se faire graphiquement, comme le montre l exemple. Lors d un changement d année, les données sont automatiquement réexportées du cube de données et l affichage recalculé. Ceci offre de nombreuses possibilités, car on peut en un temps réduit comparer les données de différentes divisions à divers moments grâce aux ratios automatiquement calculés. Le client a ainsi une solution Controlling individuelle. Cockpit ou dashboard Un cockpit ou dashboard est en principe un masque prédéfini fixe, grâce auquel on a accès à des ratios déterminés. Les ratios y sont fixés indépendamment des données de travail, afin que les données puissent être indiquées en quantité voulue. Elles sont traitées selon la fonction du dashboard et par exemple éditées sous forme de ratio ou de type de représentation défini. Plus d informations (en allemand) sous: Cockpit Exemple de cockpit sur base Excel avec informations comprimées issues du logiciel ABACUS 5

6 Une autre possibilité d utilisation propose la comparaison de ratios des détails de secteurs de diverses années. Exemple d un cockpit avec extrait par secteur Conclusion Avec l extension de la version 2007 il est dorénavant plus simple et avantageux d analyser des données ABACUS au moyen d outils BI. Les informations issues de la Comptabilité financière et les données de classification, qui jusqu à présent ne pouvaient être que difficilement analysées, sont maintenant disponibles pour des outils externes. Le traitement est ainsi particulièrement simplifié. Grâce à l intégration de l outil BI Palo dans le programme standard, chaque utilisateur peut immédiatement créer des extraits OLAP et ses propres cockpits. D autres outils BI au choix peuvent être utilisés comme alternative à Palo, car il est possible d accéder aux tables ABACUS via ODBC ou d exporter via Aba-View-Export des données préparées en conséquence. Prix indicatif de la Gestion de l information Version de base avec Info-Cockpit et OLAP (2 mandants inclus) dès Fr Prix Single-User hors TVA Disponibilité A partir de la version 2007 Questions concernant Business Intelligence Pour de plus amples informations concernant la Gestion de l information ABACUS, veuillez contacter: bi@abacus.ch ABACUS Research SA En Budron H14 CH-1052 Mont-sur-Lausanne Téléphone Fax E+S ASW.P1/07.300f.CA.5.09