Jedox rafraîchit les rapports du fabricant de boissons MBG

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1 Jedox rafraîchit les rapports du fabricant de boissons MBG «Nous pouvons désormais réaliser plus efficacement notre reporting et la planifi cation de nos ventes grâce à Jedox, et avons même soif de plus de données!» Oliver Dammann, Contrôleur de Gestion Commerciale, MBG International Premium Brands GmbH Client MBG International Premium Brands I Allemagne Secteur Agroalimentaire Service spécialisé Ventes de planifi cation et de reporting intégrée pour la gestion nationale de la distribution Environnement système MS SQL Server, Lotus Notes, système de gestion des marchandises L entreprise Basée à Paderborn, en Allemagne, la société MBG International Premium Brands GmbH est un partenaire industriel international du secteur agroalimentaire. En tant que fournisseur complet, ce producteur de boissons alcoolisées et non alcoolisées allemand dispose d une gamme riche et variée de produits, constituée de marques de distributeur, notamment effect, SALITOS et SCAVI & RAY, ainsi que de nombreuses marques de vente au détail dont THREE SIXTY VODKA, Almdudler ou Perrier. MBG compte plus de clients de la restauration et près de clients dans le secteur du commerce alimentaire en Allemagne. Ses marques sont distribuées à l international dans plus de 46 pays. En outre, avec ses quelques 200 employés, MBG est responsable de plus de 50 sites grands comptes (duty free, hôtellerie, discothèques, etc.) et de grossistes spécialisés dans les boissons et stations-service. Partenaire industriel innovant du secteur des boissons, le groupe MBG est présent sur le marché depuis plus de 20 ans et a réalisé en 2013 un chiffre d affaires de 200 millions d euros. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Exigences Problématiques Planifi cation et reporting fastidieux et sources d erreurs avec MS Excel Extraction manuelle des données à partir de Lotus Notes (CRM) Validation et consolidation de l ensemble des données clients très contraignantes dans MS Excel Classeurs Excel très volumineux (plus de 100 Mo) Nécessité d une base de données centrale à des fi ns de réécriture des données de planifi cation et de garantie d un stockage unique des données Le service de contrôle de gestion de MBG International Premium Brands GmbH doit traiter quotidiennement de grands volumes de données clients, et contrôler les indicateurs clés des ventes. Afi n de pouvoir réagir rapidement aux évolutions du marché, répondre aux demandes des clients exigeants tels que les discothèques et les hôtels, ou même identifi er des territoires inexploités, la société MBG extrayait jusqu à présent manuellement l ensemble des données produits et clients issues de son CRM Lotus Notes. Cela représentait une tâche complexe qui produisait encore des erreurs en raison des sources de données incompatibles, comme l explique Oliver Dammann, Contrôleur de Gestion Commerciale chez MBG : «Notre précédent processus de reporting consistait à extraire manuellement du système l ensemble des données, à les contrôler puis à les consolider. De nombreux articles ou centres de coûts identiques portant des noms différents dans les diverses bases de données, devaient être continuellement uniformisés puis validés : une charge de travail mensuelle redondante et très importante!» La préparation de ces données était effectuée dans le cadre d un processus global de production avec Microsoft Excel. Cependant, les rapports complexes composés de plusieurs classeurs, dont le volume des fi chiers dépassait les 100 Mo dans les cas extrêmes, ont vite repoussé les limites d Excel. Bien que doté d un matériel informatique de pointe, Excel rencontrait de plus en plus souvent des problèmes techniques lors de la création d analyses régulières. La structure organisationnelle de plus en plus complexe de l entreprise en croissance ne pouvait être représentée dans des rapports qu après un investissement temporel de plus en plus important. Les réelles tâches de l équipe de contrôle de gestion, l analyse des données de l entreprise et les suggestions d optimisation, étaient reléguées au second plan face aux anciens processus. Conformément à sa philosophie d entreprise, «We try harder» (Nous redoublons toujours d efforts), le producteur international de boissons rechercha alors une solution logicielle professionnelle et hautement performante avec laquelle il pourrait conserver la convivialité de MS Excel, obtenir une confi guration plus rapide et fl exible des rapports, réécrire les valeurs de planifi cation et intégrer automatiquement les bases de données existantes. Après avoir consulté de nombreux éditeurs de solutions de Business Intelligence, MBG International Premium Brands a opté pour Jedox, entre autres pour sa rentabilité. «Après avoir évalué différents fournisseurs de solutions de BI, [MBG a] conclu que Jedox représentait pour nous la meilleure solution, par sa plateforme intégrée et tournée vers les utilisateurs fi naux.», nous déclarait Oliver Dammann quant au choix du fournisseur. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Mise en œuvre de planifi cation et de reporting intégrée pour la gestion nationale de la distribution Cube de données déterminé en fonction du temps, du type de données, du centre de coûts, du canal de distribution, de l article et de l indicateur ; les effets de saisons peuvent être décomposés mois par mois Saisie des données de planifi cation dans Jedox Web avec fonction de réécriture dans le serveur OLAP pour obtenir des données cohérentes Rapports Web sur les données de ventes et de chiffre d affaires par centre de coûts, article et unité de temps (avec visualisation des écarts par rapport à la planifi cation) Dès le début, l équipe de projet de MBG a travaillé en étroite collaboration avec son service informatique interne afi n de réfl échir à la modélisation des interfaces, afi n d identifi er et exploiter les diverses sources de données, telles que Lotus Notes par exemple. Avec seulement un consultant Jedox, MBG a développé une application intégrée pour la planifi cation, comprenant la ventilation des données de simulation par territoire de vente au niveau national. Cette application sert uniquement de base de données pour l élaboration du reporting des ventes nationales (données réelles et prévisionnelles). Peu de temps avant l implémentation de la solution de planifi cation Jedox, MBG avait introduit un nouveau système ERP basé sur MS SQL Server pour la gestion des stocks et la comptabilité fi nancière. Les deux systèmes ont ainsi été associés en amont et des données ont pu être directement intégrées dans le serveur ETL Jedox avec une requête SQL. Suite au cadrage, le consultant Jedox a modélisé les cubes de données, mis en œuvre l extraction automatisée des données avec Jedox Integrator et réalisé les masques de saisie dans Jedox Web. Le responsable de projet Oliver Dammann se réjouit particulièrement d avoir pu limiter les temps d implémentation: «La mise en œuvre de la première solution de planifi cation n a même pas duré une semaine! Nous disposons désormais d un outil nous permettant d exécuter rapidement et facilement l ensemble de notre planifi cation pour l Allemagne.» Jedox a également permis d optimiser le reporting national et de centraliser le stockage des données dans le serveur OLAP multidimensionnel. En suivant les formations individuelles personnalisées de la Jedox Academy, le service de contrôle de gestion de MBG a pu implémenter une base de données OLAP, et ce seulement en huit jours et sans assistance externe. Celle-ci lui a depuis permis de créer un reporting mensuel des données réelles et prévisionnelles. Les données de l ERP de source MS SQL ont été automatiquement intégrées à partir d un job ETL. L un des avantages majeurs de cette démarche réside dans la possibilité d utiliser les rapports Excel existants. Ces derniers ont été intégrés en toute autonomie dans le système Jedox par les utilisateurs expérimentés de MBG et sont enrichis en cas de besoin. Il n était ainsi pas nécessaire modifi er le format des rapports. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Avantages Base de données OLAP Jedox avec fonctionnalités de réécriture permettant une consultation des données en temps réel et une planifi cation efficace Extraction et traitement automatisés des données à partir de Lotus Notes et MS SQL Grande fl exibilité dans la génération de nouveaux chiffres de planifi cation ou de rapports Transparence permanente des données Rationalisation des processus avec diminution des besoins en ressources La société MBG International Premium Brands GmbH a introduit en quelques jours seulement une solution Jedox de planifi cation et de reporting intégrée pour la gestion de ses ventes au niveau national. Les cubes de données pour la planifi cation ont été chargés avec les données de ventes issues de l ERP, et peuvent être exploités selon différentes dimensions : date (année/mois), type de données (données réelles/prévisionnelles), centre de coûts, canal de distribution (commerce de détail/gastronomie), article et indicateur. Les données de planifi cation sont ensuite exportées sous la forme d un tableau SQL et mis à disposition dans d autres applications. Afi n de représenter la saisonnalité de manière automatique et décomposée mois par mois, le service de contrôle de gestion de MBG a poursuivi l amélioration du projet de planifi cation. vec un processus ETL simple, les chiffres de planifi cation saisonniers sont disponibles par article et par client. La courbe des ventes prévisionnelles est désormais reconnaissable au premier coup d œil. Le stockage des données sous la forme de cube offre une grande fl exibilité au service de contrôle de gestion pour générer de nouvelles données de planifi cation, lorsque des territoires doivent être classés au sein d une nouvelle liste de codes postaux par exemple. Oliver Dammann souligne un autre avantage de ces hautes performances : «Un avantage fondamental de Jedox réside dans l accélération massive et la simplifi cation de nos processus de planifi cation. Notre charge de travail a été réduite d un quart!» Le service de contrôle de gestion peut également générer des rapports de manière plus effi cace grâce à Jedox, car les données sont automatiquement extraites, consolidées puis restituées en fonction du rapport souhaité. Afi n d utiliser les modèles de rapports déjà présents dans Excel et de les améliorer, un cube de reporting a été modélisé. Celui-ci rassemble les valeurs par centre de coût, article et unité de temps, ainsi que les données de planifi cation. Dans le rapport MBG «Analyse des ventes, secteur gastronomie» par exemple, les données réelles sont automatiquement comparées au budget, et les écarts sont calculés et identifi és par des symboles similaires à des feux tricolores. Le stockage central des données de la solution de BI de Jedox simplifi e en outre la collaboration entre services: «Les données importantes ne sont plus enregistrées sur un ordinateur: tout collaborateur, s il dispose des autorisations requises, peut accéder aux données dans la solution Jedox. Ceci s avère très pratique dans le cadre de nos activités quotidiennes, par exemple lorsque l on souhaite mettre rapidement des données à disposition de collègues», déclare Oliver Dammann. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Pourquoi Jedox? Gamme complète de fonctions : outil ETL natif, compatibilité Web et mobile Intégration automatisée des systèmes hétérogènes précédents grâce à Jedox ETL Interface Excel conviviale pour le confort des utilisateurs Implémentation agile en quelques jours seulement Confi guration autonome du système par les utilisateurs métier sans aide externe grâce à l architecture claire de la solution Plateforme rentable et évolutive La mise en œuvre rapide et réussie de la solution de reporting et de planifi cation a convaincu MBG : quelques mois plus tard seulement, l entreprise a démarré un troisième projet avec Jedox. La représentation de toute la chaine de distribution est désormais gérée de manière claire au sein d une interface Jedox Web constituée de plusieurs fi ltres. Plus de 3 millions d ensembles de données sont actuellement stockés dans le cube et sont exploités par le service interne de MBG à des fi ns de saisie manuelle de ventes, de suivi de facturation et d analyses complémentaires. Grâce à un processus ETL, les données traitées sont mises à disposition pour les modules de facturation et comptabilité fi nancière. Malgré la complexité de la solution de ventes et après une mise en service réussie, le service de contrôle de gestion de MBG peut désormais anticiper les ajustements de son système, comme le rapporte Oliver Dammann : «Le grand avantage de Jedox réside dans le fait qu il ne s agit pas d une «boîte noire» : c est-à-dire que les fl ux de données, les dépendances et les autorisations sont toujours transparents. Nous pouvons confi gurer le système et faire des ajustements en toute autonomie.» Grâce à Jedox, la société MBG International Premium Brands a éliminé les inconvénients liés à MS Excel, sans toutefois renoncer à cette interface conviviale. MBG va en outre, insister davantage en interne sur les sujets de Business Intelligence et d analyse de données. Ainsi, le service de contrôle de gestion prévoit, par exemple, une utilisation accrue des analyses géographiques avec Jedox, pour un pilotage optimal de chaque territoire de ventes. De grands espoirs sont également fondés sur dans la puissante bibliothèque de statistiques «R» intégrée avec ses capacités d analyses statistiques complexes. Contact: Jedox web: mail: blog: jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5

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