LA DEMATERIALISATION DES FACTURES : LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2

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1 Cahiers de l académie N 3 Juin 2005 JUIN 2005 William Nahum - Président Tél. : wnahum@lacademie.info Marie-Claude Picard - Groupes de travail Tél. : mcpicard@lacademie.info Nicole Powilewicz - Directeur délégué Tél. : npowilewicz@lacademie.info Vanessa Haddar - Communication / Presse Tél. : vhaddar@lacademie.info L Académie est une initiative de l Ordre des Experts-Comptables Cahiers de l Académie n 3 Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières 153 rue de Courcelles Paris Tél : Fax : LA DEMATERIALISATION DES FACTURES : LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2 Contacts LA DEMATERIALISATION DES FACTURES : LA NOUVELLE EQUATION FE = EDI + (I+P)2 Les Cahiers de l académie sont réalisés en partenariat avec

2 SOMMAIRE Introduction Les motivations Définitions, Contraintes, Solutions Le projet et la mise en œuvre Conclusion 3

3 Introduction 4

4 Introduction La facture, un objet multi-fonctionnel Matérialisation de la transaction commerciale Support d échange d information entre l acheteur et le vendeur et au sein de l organisation de l acheteur Support des écritures comptables clients et fournisseurs Pièce justificative au regard de la collecte et déduction de la TVA 5

5 Introduction La vision «duale» d une facture dématérialisée La Facture Texte ou Image La Facture de Données Structurées Original Facture «Image» signée Original Facture «EDI» structurée 6

6 Introduction L enjeu de la dématérialisation des factures est d organiser la convergence entre la position des clients et celles des fournisseurs: Validité juridique contractuelle (interchange) Automatiser les traitements Facture de Données (original) ou Données de Factures Dématérialiser les données (et l original) Fournisseur Facture Papier (original) Clients Eliminer le Papier Facture Image Signée (original) Dématérialiser l original Validité juridique intrinsèque (signature électronique) 7

7 Introduction Une opération de dématérialisation se résume à 4 axes : 3 3 Trésorerie Comptabilité GED Work flow Commandes CRM Pilotage 4 1. Savoir gérer des factures dématérialisées (GED, Workflow, Processus ) 2. Savoir dématérialiser ses factures (Factures structurées, Factures signées, Scan / OCR, Archivage) 3. Savoir déployer et gérer un monde externe hétérogène (déploiement, communautés, réseaux, ) 4. Savoir conserver et fiabiliser une validité juridique et fiscale en mode dématérialisé 8

8 Introduction Un focus sur : savoir dématérialiser ses factures Un choix d outils/services Un choix de moyens de distribution Fournisseur Client Outils de : -Création -Transformation - Intégration SI Factures Image Factures Données Outils de : - Gestion -Intégration Gestion de la distribution : (Internet ou Réseau à valeur ajouté) 9

9 Introduction Le contenu de cette présentation Partie 1 Motivations-Obligations Partie 2 Les Solutions Partie 3 Projet-Mise en Oeuvre Client Ouverture Réglementaire Motivations Client Obligations Scan Archiver Edi Ocr Signature Electronique Facture Originale Données De Facture Contraintes Légales Fournisseur Internet Rva Fournisseur 10

10 Motivations & objectifs Les motivations Les obligations Qui est concerné? 11

11 Quelques chiffres En 2004 : entreprises échangent factures par an (France) Dont 4% sont électroniques (environ 70 millions) Et moins de 0,5% en dématérialisation fiscale Pour 2005, il est prévu : 25 à 50 millions de factures électroniques supplémentaires Dont 50% en dématérialisation fiscale (soit ~ + 200% ) 12

12 Quelles motivations? Améliorer Optimiser les processus Qualité Coût Délai Éliminer le papier des process Optimiser le coût de traitement de la facture Partager l information Qualité de l information, traçabilité comptable 13

13 Quelles motivations Améliorer les processus Maîtrise des délais de paiements Visibilité du processus en interne et en externe Partage de l information Automatisation des traitements, notamment Validation Réduction des appels et relances Meilleure prévision de trésorerie 14

14 Quelles motivations? Optimiser le coût de traitement de la facture 13,8 de coût «standard» par facture reçue 13,8 de coût «standard» par facture reçue 1 Réception 2 Saisie/ Codification 3 Validation 4 Paiement 5 Archivage 6 Gestion des litiges 0,9 0,9 1,4 1,4 5,4 5,4 2,8 2,8 1,5 1,5 1,8 1,8 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise 8 à 9,5 de coût «standard» par facture émise Préparation facturation Comptabilisation Envoi Rapprochement paiements Archivage Gestion des relances Gestion des litiges Coûts de trésorerie 0,3 0,3 1,2 1,2 0,5-2,0 0,5-2,0 0,8 0,8 0,8 0,8 2,4 2, Source Etude Arthur D Little Deskom

15 Quelles motivations? Qualité et sécurité de la facture Qualité des données de la facture : Fiabilité des données Validation mutuelle de la facture Traçabilité comptable Sécurités du cycle de vie de la facture : Création Transports et Traitements Conservation : archivage sécurisé Traçabilité 16

16 Quelles motivations? Partager l information En interne : entre les différents services : Une gestion collaborative du traitement des factures Sans obligation de proximité physique des acteurs Opportunité de redéploiement des ressources En externe: avec les partenaires (clients, fournisseurs et autres partenaires) Jouer la transparence Accélérer le traitement des anomalies Mode de gestion partenariale «gagnant gagnant» 17

17 Les obligations Suivre les tendances du marché Les obligations => Liées au «commerce» Certains clients ou destinataires imposent la dématérialisation. L évolution des pratiques implique une dématérialisation à terme (par exemple les marchés publics). Les obligations => Liées à «l organisation» Centres de Services Partagés pour les groupes. La concentration des centres administratifs & comptables. 18

18 Les obligations Créer un avantage concurrentiel Le volontarisme => maîtrise de l information Maîtrise de l organisation et des processus Dématérialisation progressive selon les services. Le volontarisme => démarche globale d entreprise Appréhension des problématiques de chacun Fixation des priorités en matière de dématérialisation Préparation à une démarche culturelle concertée. 19

19 Evolution et perspectives du marché Vous êtes tous concernés Quel que soit le métier Petit / Grand Privé / Public 20

20 Définitions, Contraintes, Solutions Les définitions Les aspects juridiques et fiscaux Les solutions «fonctionnelles» La plateforme de dématérialisation Les panoramas de solutions acheteur/vendeur 21

21 Les Définitions A : La facture numérisée Archivage de la facture papier Système informatique A Fournisseur Emetteur de la facture Sous forme papier Courrier Courrier physique physique Lecture Automatique de Documents Saisie Manuelle Client Destinataire de la facture Système Informatique B 22

22 Les Définitions B : La facture électronique 23 Archivage de la facture électronique quelque soit sa forme Lecture Automatique de Documents Système informatique A Saisie Manuelle Données ou Images Système Informatique B Intégration directe des factures E.D.I. Fournisseur - Emetteur de la facture sous forme électronique Client - Destinataire de la facture

23 Les aspects juridiques et fiscaux Fonctions de la facture Une fonction probatoire : permet de faire la preuve des obligations de l acheteur et du vendeur. Une fonction comptable : pièce justificative de la comptabilité. Une fonction fiscale au regard de la TVA : permet l exercice du droit à déduction de la TVA par l acheteur, permet à l administration d effectuer les contrôles. Rappel de la fonction «véhicule» d informations entre deux ou plusieurs utilisateurs. 24

24 Les aspects juridiques et fiscaux Contexte Rappel de la législation en matière de facturation : Obligation de facturation : Article 289.I-1 du Code Général des Impôts : "Tout assujetti est tenu de s assurer qu une facture est émise, par lui même, ou en son nom et pour son compte, par son client ou par un tiers : a. Pour les livraisons de biens ou les prestations de services qu il effectue pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie, [ ]." 25

25 Les aspects juridiques et fiscaux Contexte Rappel de la législation actuelle en matière de facturation : Conservation des factures : Art C. com. : la facture doit être rédigée en double exemplaire, le vendeur et l acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire. Art. 289.I-4 du CGI : l assujetti doit conserver un double de toutes les factures émises. 26

26 Les aspects juridiques et fiscaux Contexte européen Transposition de la Directive européenne du 20 décembre 2001 et impact en droit français : Droit européen : Directive du 20 décembre 2001 visant à harmoniser, simplifier et moderniser les conditions d établissement et de validité d une facture au regard de la TVA. Droit français : Loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002 transposant la Directive du 20 décembre 2001 (transposition anticipée). 27

27 Les aspects juridiques et fiscaux Contexte européen Transposition de la Directive européenne du 20 décembre 2001 et impact en droit français : Décret n du 7 juillet 2003 : les conditions et modalités d application de l article L.102 C du LPF (stockage des factures). Décret n du 18 juillet 2003 : les conditions d émission des factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage. Instruction administrative du 7 août

28 Les aspects juridiques et fiscaux La facture électronique signée Dispositions spécifiques aux factures signées électroniquement Signataire de la facture électronique : «celui qui détient et met en œuvre le moyen de création de la signature électronique.» Signataire personne morale : Une signature électronique produite automatiquement lors de l envoi des factures Signataire personne physique : Une signature électronique produite par une personne physique en son nom pour le compte de l entreprise 29

29 Les aspects juridiques et fiscaux La facture électronique signée Dispositions spécifiques aux factures signées électroniquement Définition du certificat électronique : «document sous forme électronique qui atteste du lien entre l identité du signataire et les données de vérification de sa signature électronique» Caractéristiques du certificat électronique : Délivrance par un prestataire de service de certification, Contenu spécifique a minima, Absence de nécessité d un certificat «qualifié». Un degré de sécurité «suffisant» pour garantir l authenticité et l intégrité des factures transmises par voie électronique 30

30 Les aspects juridiques et fiscaux TVA Nature du document Délai de conservation Support de conservation Factures établies sur support informatique 3 ans 3 ans suivants Sur support informatique Sur tout support 31

31 Les aspects juridiques et fiscaux Que recouvre la notion d archivage? Une définition issue de la pratique Définition de l AFNOR : l archivage est "l ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter" (Association Française pour la NORmalisation Dictionnaire du Multimédia, 1995). 32

32 Les aspects juridiques et fiscaux Qu est-ce que l archivage électronique? Conserver sous forme électronique des documents : Obtenus par la numérisation de documents physiques (papier ou support microforme), Issus dès l origine de processus informatiques. 33

33 Les aspects juridiques et fiscaux Comment archiver sous forme électronique? Numérisation = première étape de l archivage sous forme électronique. Problématique : perte de la qualité d original du document physique dès l instant où il ne se trouve plus sur son support premier. La signature confère à l écrit la valeur de l original. 34

34 Les aspects juridiques et fiscaux Comment archiver sous forme électronique? La norme NF Z : Spécifications pour l enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d assurer la conservation et l intégrité de ceux-ci. 35

35 Les aspects juridiques et fiscaux La force probante d un système d archivage Reconnaissance des conventions de preuve Caractère supplétif des règles de preuve Article 1341 C. civ. : écrit aux fins de preuve pour les transactions supérieures à 800 Possibilité de déroger conventionnellement aux règles de preuve Confirmation de la jurisprudence Crédicas (Cass.1ère civ. 8 nov.1989) 36

36 Les aspects juridiques et fiscaux Conclusion Les entreprises disposent aujourd hui du cadre légal, normatif et contractuel pour établir une véritable chaîne de confiance du traitement du document électronique. 37

37 Les solutions «fonctionnelles» A. La facture électronique signée Fournisseur Client Optionnel Autres Applications De Gestion Création données factures Eléments permanents de la facture Horodatage Facture électronique signée Vérification Indexation Saisie GED Work Flow e-archives e-archives 38

38 Les solutions «fonctionnelles» B. Pour homogénéiser le support : Le Scan Transformation d un document physique en un fichier électronique pouvant être «lié» à d autres informations (index), pour traitement Archiver le papier Courrier Courrier physique physique Filtrer Concentrer Trier Factures Pièces jointes Scanner Contrôle des Flux Indexation LAD Vidéocodage Vérification Base d images Indexées Il existe des formats standards publics pour stocker ces images (pdf, tiff, ) Intégration Système Informatique 39

39 Les solutions «fonctionnelles» C. Pour homogénéiser les flux : la LAD Courrier Courrier physique physique Filtrer Concentrer Trier Interprétation d une image électronique. - Application de modèles - Reconnaissance de mots clefs Facture électronique signée Vérification Intégration OCR Base d images Indexées Fonctionne sur toutes sources de factures - Issues de scan - Factures électroniques signées e-archives Système Informatique 40

40 Les solutions «fonctionnelles» D. De l EDI au Web EDI Fournisseur sans équipement Archivage de la facture électronique quelque soit sa forme Formulaires de saisie Consultation des Informations /archives E.D.I. Signées ou mixtes Lecture Automatique de Documents Saisie Manuelle Intégration directe des factures E.D.I. Système Informatique B Prestataire de services ou système interne du client Client 41

41 La Plateforme de dématérialisation Partant des pratiques EDI Convention EDI / Contrat d interchange De l EDI traditionnel Fournisseur Station EDI Fichier des partenaires Contrôle MO Liste récapitulative Transmission original Archivage Restitution Factures Station EDI Fichier des partenaires Réception original Contrôle MO Liste récapitulative Archivage Restitution Acheteur 289 bis 289 bis Vers l externalisation Contrat Infogérance Convention EDI / Contrat d interchange Contrat Infogérance Données Factures Données Fournisseur Formulaires Prestataire Station EDI WEB EDI Archivage Restitution 289 bis 289 bis Prestataire Station EDI Portail WEB Archivage Restitution Portail Acheteur 42

42 La Plateforme de dématérialisation Vers un traitement centralisé mutualisé Convention EDI / Contrat d interchange Contrat de Service Contrat de Service Opérateur de facturation électronique Données Factures Données Fournisseur Formulaires Espace Fournisseur Fichier des partenaires Création original Contrôle MO Liste récapitulative Transmission original Archivage Restitution Espace Acheteur Fichier des partenaires Réception original Contrôle MO Liste récapitulative Transmission Données Archivage Restitution Portail Acheteur 289 bis 289 bis Données Portail Acheteur 43

43 La Plateforme de dématérialisation En intégrant la facture signée Contrat de Service Certificats, mandats Opérateur de facturation électronique Contrat de Service Acceptation tacite Espace Fournisseur Horodatage, signature Suivi de émissions Archivage Restitution Espace Acheteur Réception, aide à l intégration Vérification de signature Archivage Restitution OCR 44

44 La Plateforme de dématérialisation pour devenir Un Réseau pour une vision homogène du monde extérieur Des Services pour externaliser une partie des traitements Banques, Factors, Refinancement Un Réseau Annuaires des relations démat Cadre juridique conforme Vision Homogène des factures Horodatage et traçabilité Interopérabilité Plateforme Client a Client b Client Client Client 1 Client 2 Client 3 Client Client Annuaire Factures Client n Client Client Fournisseur a Fournisseur b Fournisseur Fournisseur Fournisseur 1 Fournisseur 2 Plateforme impression Traduction Contrôles Démat Archivage OCR Scan Des Services Réseau EDI Client p Client Client x Client y Fournisseur 3 Fournisseur Fournisseur Fournisseur n Fournisseur k Fournisseur Fournisseur p Réseau EDI OCR Validation Paiement Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Scan & OCR Impression Portail 45

45 Les solutions Le panorama coté «Acheteur» 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties 2b - Services Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : EAI, Workflow, GED Règlement Acheteur Information & Gestion des Clients Pilotage Fournisseur a Fournisseur b Fournisseur Fournisseur Fournisseur 1 Fournisseur 2 Plateforme OCR Scan Routage GED Traitements internes Validation Commandes Compta four Intégration & complétude comptable Fournisseur 3 Fournisseur Fournisseur Fournisseur n Fournisseur k Fournisseur Fournisseur p Réseau EDI 3a. Un déploiement en direct (point à point). 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Scan, LAD, Archivage 46

46 Compta Client Les solutions Le panorama coté «Fournisseur» 1. Des outils / systèmes pour traiter des factures électroniques : EAI, Base factures, GED Consommations Fournisseur Traitements internes Trésorerie Recouvrements Factures conformes 2b - Services Démat fiscale Archivage légal Traduction Contrôles Portail Scan & LAD Impression 3b. Un Réseau pour une vision homogène des contreparties Plateforme Réseau EDI Client a Client b Client Client Client 1 Client 2 Client 3 Client Client Client n Client Client Client p Client Client x Client y Pilotage CRM / Contrats 3a. Un déploiement en direct (point à point). 2a. Des outils pour dématérialiser EDI, Factures signées, Impression, Archivage 47

47 Le projet et la mise en oeuvre La mise en oeuvre en «mode projet» Quelques caractéristiques d un projet de dématérialisation Les incontournables 48

48 Le projet et sa mise en oeuvre Déploiement La mise en oeuvre en «mode projet» Quelques caractéristiques d un projet de dématérialisation Les incontournables Les points clés d une démarche Déploiement Analyse d opportunité Conception Pilote Déploiement Analyse de la typologie des flux concernés Choix de la solution informatique Sélection «partenaires» de Communication Analyse des processus et des coûts et volumes Aspect jurodiques Test Formation utilisateurs des Identification des contraintes fiscales et juridiques Identification des solutions techniques et des contraintes Choix de la solution cible Communication Processus Formation ROI Formation Mise à jour des méthodes et procédures Contrôle interne Optimisation des processus Moyens nécessaires Estimation du ROI 4 à 8 mois Maîtrise du changement 49

49 Une gestion de projet est nécessaire Déploiement Un projet techniquement court pour le pilote mais une étude d opportunité déterminante Une synchronisation des compétences car le projet est pluridisciplinaire Un déploiement vers les partenaires qui demande du temps et nécessite de maintenir une structure interne même légère Les points clés d une démarche Déploiement Analyse d opportunité Conception Pilote Déploiement Analyse de la typologie des flux concernés Choix de la solution informatique Sélection de «partenaires» Communication Analyse des processus et des coûts et volumes Aspect jurodiques Test Formation utilisateurs des Identification des contraintes fiscales et juridiques Identification des solutions techniques et des contraintes Choix de la solution cible Communication Processus Formation ROI Formation Mise à jour des méthodes et procédures Contrôle interne Optimisation des processus Moyens nécessaires Estimation du ROI 4 à 8 mois Maîtrise du changement 50

50 Les points clés d une démarche Une gestion en mode projet classique, pluridisciplinaire Déploiement Analyse d opportunité Conception Pilote Déploiement Les questions à se poser : Analyse de la typologie des flux concernés Analyse des processus et des coûts et volumes Identification des contraintes fiscales et juridiques Identification des solutions techniques et des contraintes Choix de la solution cible Moyens nécessaires Estimation du ROI Choix de la solution informatique Aspect jurodiques Communication Processus Formation 4 à 8 mois Sélection de «partenaires» Test Bilan du pilote Formation Mise à jour des méthodes et procédures Communication Formation utilisateurs Contrôle interne Optimisation processus ROI des des Quel périmètre cible? Quels objectifs, à court et moyen terme? Quel potentiel de réorganisation? Quelle architecture globale? Quelle segmentation par type de flux? Quelle équipe pluridisciplinaire? Quelle méthode de déploiement? Quelle communication interne externe? Quelle maîtrise du contrôle interne dans un environnement mixte (papier & électronique) Maîtrise du changement 51

51 Quels objectifs. Bien poser la problématique Un projet de refonte de processus de traitement des factures Un projet «Acheteur» pour optimiser sa gestion de factures entrantes Coût Qualité Délai Un projet «Factures clients» pour répondre à la demande et construire des avantages compétitifs Un projet «Interco» pour automatiser le traitement des refacturations internes 52

52 Le projet et sa mise en oeuvre La mise en œuvre en «mode projet» Déploiement Quelques caractéristiques d un projet de dématérialisation Les incontournables Les points clés d une démarche Déploiement Analyse d opportunité Conception Pilote Déploiement Analyse de la typologie des flux concernés Choix de la solution informatique Sélection «partenaires» de Communication Analyse des processus et des coûts et volumes Aspect jurodiques Test Formation utilisateurs des Identification des contraintes fiscales et juridiques Identification des solutions techniques et des contraintes Choix de la solution cible Communication Processus Formation ROI Formation Mise à jour des méthodes et procédures Contrôle interne Optimisation des processus Moyens nécessaires Estimation du ROI 4 à 8 mois Maîtrise du changement 53

53 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation Pré-requis Dimension stratégique Apprécier l opportunité du projet dématérialisation pour redéfinir la nature des relations avec les clients comme les fournisseurs Dimension fiscale et juridique Déployer en grande masse les accords, principes et formalisation nécessaire sur l'ensemble des tiers (clients et fournisseurs) concernés Organiser une revue à faire avec les tiers concernés Dimension comptable et contrôle interne Analyser les flux par typologie achat et tiers fournisseurs Revoir le circuit d'autorisation de dépenses et les procédures de contrôle interne 54

54 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation Définir le périmètre Certains flux de factures (les + concentrés) Un seul type de solution Une cible d automatisation Prévoir une gestion manuelle pour les litiges Être vigilant sur l étanchéité des flux papier / électronique (risque de doublonnage) Répondre à une ou plusieurs demande(s) client(s) Se mettre en situation de produire de la facture électronique de données multi-format Se mettre en situation de gérer du multi-support 55

55 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation Définir le périmètre (suite) Toutes les factures Combiner facture électronique et scanning / LAD Se mettre en situation de gérer des factures sous forme électronique : GED, Workflow, remise à plat des processus et règles de gestion Avoir une approche réaliste et économique du déploiement Marketer et déployer une offre de factures électroniques Penser son système d information avec un passage à une base de factures de données couplée à un système d output management Définir une offre de services et la proposer comme un service additionnel 56

56 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation La mise en oeuvre Pré-requis Déterminer les fournisseurs et/ou clients «types» selon des critères stratégiques et/ou administratifs Brancher les «tuyaux» en double avec les circuits classiques Mettre en place une cellule de traitement des anomalies (règlements urgents, traitement des litiges, blocage des règlements, suivi des questions interne/fournisseur) Mesurer la situation avant 57

57 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation La mise en oeuvre Former une équipe pluridisciplinaire Comptable & financière, fiscale & juridique, technique et organisation, achat Marketing & Commercial, Comptable & financière, fiscale & juridique, technique et organisation Faire un choix de famille de solution interne / externe : Interne : équipement de Progiciels - infrastructure d exploitation / procédures (archivage notamment) - évolutions réglementaires / maintenance Externe : externalisation de la solution avec Contrat de Service Organiser le déploiement Segmenter les fournisseurs Mettre en place un plan de déploiement fortement appuyé par les directions Transformer une «contrainte» en offre de service Savoir produire une factures de données constitue une valeur ajoutée Se donner un avantage concurrentiel Se positionner dans une situation gagnant-gagnant 58

58 Quelques caractéristiques Projet Acheteur Projet Factures Clients Projet de Dématérialisation Le déploiement Ajuster les processus internes Ajuster la disponibilité des données Ajuster la typologie fournisseur/clients concernée Ne pas sous-estimer les Volumes Rester raisonnable sur les objectifs d automatisation Mesurer la situation après Mettre en place des indicateurs de performance 59

59 Le projet et sa mise en oeuvre Déploiement La mise en oeuvre en «mode projet» Quelques caractéristiques d un projet de dématérialisation Les incontournables Les points clés d une démarche Déploiement Analyse d opportunité Conception Pilote Déploiement Analyse de la typologie des flux concernés Choix de la solution informatique Sélection «partenaires» de Communication Analyse des processus et des coûts et volumes Aspect jurodiques Test Formation utilisateurs des Identification des contraintes fiscales et juridiques Identification des solutions techniques et des contraintes Choix de la solution cible Communication Processus Formation ROI Formation Mise à jour des méthodes et procédures Contrôle interne Optimisation des processus Moyens nécessaires Estimation du ROI 4 à 8 mois Maîtrise du changement 60

60 Pour réussir La Maîtrise du changement En interne Une implication de la Direction Générale Des Objectifs clairement définis Une approche pragmatique et réaliste du déploiement Mixte scan, facture électronique de données ou pdf signé Plateforme et / ou en direct En externe Une relation client / fournisseur classique ou «collaborative»? Une communication efficace et gérée Le déploiement est conçu dès la phase d opportunité 61

61 Pour réussir La Maîtrise du changement Projet transverse et pluridisciplinaire Conception simple mais des choix critiques Projet stratégique, court pour la mise en place, long pour le déploiement tout électronique Un accompagnement nécessaire aux déploiements La maîtrise et le suivi des coûts / performance SI 62

62 Conclusions 63

63 Conclusion : un projet «démat» de factures, c est : 1 1. L Evolution des processus 4 3 OCR Scan Trésorerie Commandes Pilotage Portail Fournisseurs Comptabilité Work flow Portail Clients GED CRM Une gestion électronique des factures 3. Des outils de dématérialisati on 4. La connexion avec les partenaires Juridique Fiscal Comptable 5 5. Une validation transverse 64